Внутренняя и внешняя среда в управлении

Менеджер формирует и  изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.

К основным переменным в  самой организации, которые требуют  внимания руководства, относятся: цели, задачи, структура, технология и люди.

Цели.

Организация, по определению, это, по крайней мере, 2 человека с  осознанными общими целями. Организацию  можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет  людям выполнить коллективно  то, чего они не могли бы выполнить  индивидуально.

Цель - есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что  он дает возможность членам организации  знать, к чему они должны стремиться.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Прибыль это ключевой показатель организации. Цели разрабатываются  руководством фирмы и доводятся  до сведения управляющих всех уровней, которые в процессе координации  совместной деятельности используют разнообразные  средства и методы для их достижения.

Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно  делятся на три категории: работа с людьми, предметами и информацией.

Изменения в характере  и содержании задач тесно связано  с эволюцией специализации. Как  показал в своем знаменитом примере  о производстве булавок Адам Смит: «специалист может существенно  увеличить производительность труда». В нашем веке технологические  нововведения и системное сочетание  техники и специализации труда  сделали специализацию задач  углубленной и сложной до такой  степени, о которой и думать не мог Смит.

Технология.

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо  большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают  технологию как нечто, связанное  с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который  много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает  технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в  искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает  стандартизацию и механизацию.

То есть использование  стандартных деталей может существенно  облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения. Люди определяют окончательную пригодность  данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Люди.

Люди являются основой  любой организации. Без людей  нет организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения  люди для менеджера являются “предметом номер один”. Менеджер формирует  кадры, устанавливает систему отношений

между ними, включает их в  созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга  по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его  способности и т.п. Все эти отличия  могут оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами  таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов  поведения и деятельности каждого  отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для  него характерно наличие отношения  к своим действиям и действиям  окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В  этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных  задач, от чего в большой степени  зависит успех функционирования организации.

Были рассмотрены основные внутренние переменные. Но следует  помнить, что в управлении эти  переменные никогда не должны рассматриваться  отдельно. Никто не будет отрицать что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

Технология

 Технология

 

Целииии

Люди

 

 Люди Структура 

 

  Задачи

 Рис.1. Взаимосвязь внутренних переменных

 

 Этот рисунок представляет собой модель, показывающую взаимоотношения внутренних переменных: целей, структуры, задач, технологии и людей. Но нужно не забывать, что организация – открытая система. И поэтому эта схема не может быть адекватной полной моделью переменных, влияющих на успешность действий организации, потому что на нем показаны только внутренние переменные. Правильнее рассматривать этот рисунок как модель внутренних социотехнических подсистем организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому, что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Рассмотрев первую главу  можно сделать следующие выводы:

1.Организация – это  группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижения общей цели или  целей. Выделяют формальные и  неформальные организации. Общие  черты организаций:

1. Преобразование ресурсов.
2. Значимость от внешней среды.
3. Горизонтальное разделение труда.
4. Подразделения.
5. Вертикальное разделение труда.
6. Управление.
3. Внешняя среда управления

Под внешней средой организации  понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие  оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. Однако набор  этих факторов и оценка их воздействия  на хозяйственную деятельность различны, причем, не, только у авторов научных  публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма  в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой  степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий  период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или  текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств  и методов для принятия соответствующих  управленческих решений. Причем, прежде всего выявляются и учитываются  факторы внешней среды, оказывающие  воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие  на состояние внутренне среды  фирмы.

Внешняя среда организации  является источником, питающим организацию  ресурсами, необходимыми для поддержания  её внутреннего потенциала на должном  уровне. Организация находится в  состоянии постоянного обмена с  внешней средой, обеспечивая тем  самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация  не сможет получить нужные ресурсы  из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом  для достижения её целей, и тем  самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. 
 И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. И поскольку каждая фирма, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организационные  формы и структуры управления

 

2.1 Организационные  формы управления

Управление организациями различных  организационно-правовых форм имеет ряд особенностей. 
Вначале рассмотрим отличия в управлении коммерческими организациями. 
Управление в полном товариществе регламентируется учредительным договором, подписанным всеми товарищами. 
Физическое или юридическое лицо может быть участником только одного полного товарищества. Фирменное наименование полного товарищества содержит слова «полное товарищество» и имена всех участников. Возможно вместо всех участников упомянуть одного или нескольких с добавлением слов «и компания». 
Управление, как правило, осуществляется по общему согласию всех участников. Случаи, когда решения принимаются большинством голосов участников, оговариваются в учредительном договоре. Каждый участник обладает одним голосом (если иной порядок не предусмотрен учредительным договором). Каждый участник полного товарищества, как правило, может действовать от имени товарищества. Учредительным договором может быть также предусмотрена и совместная деятельность товарищей либо поручение этой деятельности отдельным участникам. Причем при совместном ведении деятельности на каждую сделку требуется согласие всех участников. 
В случае, если товарищество уполномочивает для ведения дел организации одного или нескольких участников, остальные товарищи для совершения сделок от имени товарищества должны получить от уполномоченных соответствующие доверенности. Упомянутые полномочия по требованию одного или нескольких участников могут быть прекращены судом лишь при наличии серьезных оснований - грубого нарушения уполномоченным своих обязанностей либо неспособности вести дела. 
Участник полного товарищества должен вести в товариществе определенную работу, предусмотренную учредительным договором. Участник не имеет права без согласия остальных товарищей совершать от своего имени, в своих интересах либо в интересах третьих лиц сделки, аналогичные тем, которые характерны для товарищества. Нарушение этого условия влечет за собой необходимость передачи товариществу приобретенной выгоды либо возмещения убытков. 
Прибыль и убытки делятся между товарищами пропорционально их долям в общем (складском) капитале либо в ином порядке, предусмотренном учредительным договором. Устранение кого-либо из товарищей от участия в прибылях и убытках запрещается. Прибыль не распределяется между товарищами до тех пор, пока чистые активы организации не превысят размера общего (складского) капитала. 
Участники полного товарищества солидарно отвечают по его обязательствам своим имуществом. Эта ответственность распространяется и на те обязательства, которые возникли до вступления данного участника в организацию. Ответственность сохраняется и в случае выбытия участника еще в течение двух лет. Соглашения участников товарищества об устранении кого-либо из них от ответственности либо о ее ограничении не допускаются. 
Исключение участника из товарищества может быть произведено лишь по решению суда по единогласному мнению остальных товарищей при наличии достаточных оснований (нарушение обязанностей, неспособность ведения дел). Участнику, выбывшему из полного товарищества, выдается его доля общего имущества либо выплачивается ее стоимость. 
Полное товарищество может быть ликвидировано по решению его участников либо по постановлению суда, а также в том случае, когда в организации остается единственный участник. 
Управление в товариществе на вере регламентируется учредительным договором, подписанным всеми полными товарищами. 
В товариществе на вере помимо полных товарищей имеется еще один или несколько участников-вкладчиков (так называемых коммандистов), которые вкладывают в товарищество свои средства, получают по ним доход, но не принимают участия в предпринимательской деятельности товарищества. Вкладчики несут риск убытков только в пределах своих вкладов. 
Физическое или юридическое лицо может быть полным товарищем только в одном товариществе на вере. Участник полного товарищества не может быть полным товарищем в товариществе на вере, а полный товарищ в товариществе на вере не может быть участником полного товарищества. 
Фирменное наименование товарищества на вере должно содержать слова «товарищество на вере» (или «коммандитное товарищество») и либо имена всех полных товарищей, либо наименование не менее чем одного полного товарища с добавлением слов «и компания». 
Управление деятельностью товарищества на вере осуществляется полными товарищами (а вкладчики-коммандисты им доверяют - отсюда название организации). Порядок управления соответствует правилам для полного товарищества. Вкладчики могут выступать от имени товарищества на вере только по доверенности. 
Управление в акционерном обществе регламентируется Законом об акционерных обществах и Уставом общества. 
Высшим органом управления в акционерном обществе является общее собрание акционеров. Порядок созыва общего собрания и принятия на нем решений (процедура голосования, по каким вопросам требуется квалифицированное большинство голосов, а по каким достаточно простого большинства) предусматриваются уставом. 
Исключительной компетенцией общего собрания акционеров должно быть:

1. изменение устава общества;
2. изменение величины уставного капитала;
3. выборы членов совета директоров (наблюдательного совета) и ревизионной комиссии, а также досрочное прекращение их полномочий;
4. образование исполнительных органов общества (правления, генерального директора), а также прекращение их полномочий; уставом общества эта компетенция может быть передана совету директоров;

В соответствии с законом об акционерных'обществах  и его уставом, по решению общего собрания акционеров, к исключительной компетенции общего собрания могут быть также отнесены и другие вопросы. 
Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции акционерного общества, не могут быть переданы на решение исполнительных органов общества. 
Совет директоров акционерного общества (наблюдательный совет) создается при наличии более чем пятидесяти акционеров. Работой совета директоров руководит его председатель (президент). Исключительная компетенция совета директоров в соответствии с Законом об акционерных обществах определяется уставом общества. Вопросы этой компетенции не могут передаваться исполнительным органам общества. 
В компетенцию исполнительного органа входят вопросы, не являющиеся исключительной прерогативой общего собрания и совета директоров. Исполнительный орган управления обществом создается в соответствии с Законом об акционерных обществах и уставом общества и может быть как коллегиальным (правление, дирекция), так и единоличным (генеральный директор, директор, руководитель). Исполнительный орган ведет текущее (оперативное) руководство обществом. Он подотчетен общему собранию акционеров и совету директоров. Совмещение должностей в совете директоров и исполнительном органе не допускается. Полномочия исполнительного органа могут по решению общего собрания акционеров передаваться для осуществления менеджмента постороннему наемному управляющему (менеджеру) или управляющей коммерческой организации. 
Исключительной компетенцией общего собрания общества должно быть:

1. изменение устава общества;
2. изменение величины уставного капитала;

В соответствии с законодательством  и уставом общества, по решению  общего собрания к исключительной компетенции  общего собрания могут быть отнесены также и другие вопросы. 
Общее собрание создает подотчетный ему исполнительный орган управления обществом. Исполнительный орган управления может быть как единоличным (генеральный директор, директор, руководитель), так и коллегиальным (правление). Правление избирает своего председателя (президента) 
Единоличный управляющий для осуществления менеджмента (менеджер) может быть избран общим собранием участников также из числа посторонних наемных работников. 
Исполнительный орган управления осуществляет текущее (оперативное) управление обществом. Он подотчетен общему собранию. Вопросы, отнесенные к исключительной компетенции общего собрания, не могут быть переданы на решение исполнительных органов общества. 
Для проверки правильности ведения финансовых документов общества оно вправе ежегодно привлекать профессионального аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками. Такая проверка также должна проводиться в любое время по требованию хотя бы одного из его участников. 
За исключением специально оговоренных законом случаев публичная отчетность общества с ограниченной ответственностью не требуется. 
Ликвидация общества с ограниченной ответственностью производится по решению суда или добровольно по решению общего собрания участников. 
Управление в обществе с дополнительной ответственностью осуществляется в основном по тем же правилам, что и в обществе с ограниченной ответственностью. 
Управление в производственном кооперативе регламентируется соответствующим законодательством и уставом кооператива. 
Высшим органом управления в кооперативе является общее собрание его членов. Исключительной компетенцией общего собрания является: