Документация в банке

     Документы, разрабатываемые на основе данного шаблона, должны соответствовать нормативно-правовым актам РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления, а также организационно-распорядительным документам предприятия (компании), включая документы в области обеспечения качества (документы системы менеджмента качества организации).

     Шаблон  представляет разделы, подлежащие обязательному  включению в должностную инструкцию работника. При необходимости, в  документ могут быть внесены дополнительные положения.

5. Внедрение  системы менеджмента качества

     На  первом этапе внедрения системы  менеджмента качества в организации определяются потребности и ожидания собственника, потребителей, и других заинтересованных сторон (партнеров, акционеров, персонала и т.д.). На втором – вырабатывается стратегия и политика в сфере управления качеством. Затем определяются необходимые для реализации стратегии бизнес-процессы, методы и показатели оценки их эффективности с точки зрения качества. Происходит измерение по заданным показателям, проводятся проверки, и, в случае выявленных несоответствий, реализуются мероприятия по их устранению или по повышению показателей эффективности системы управления качеством.

Процесс внедрения системы менеджмента  качества включает в себя:

• внедрение разработанной документации системы менеджмента качества;
• измерение по заданным показателям;
• обучение сотрудников;
• обучение внутренних аудиторов;
• проведение внутренних аудитов;
• разработка и проведение корректирующих и предупреждающих действий;
• проведение анализа функционирования системы менеджмента качества со стороны руководства.

6. Сертификация  системы менеджмента качества.

Сертификация  системы менеджмента качества - это процедура подтверждения степени соответствия и результативности внедренной системы менеджмента качества заявителя установленным требованиям стандарта (ISO 9001:2008). ”[3]

     Создание  и внедрение СМК необходимо рассматривать  как инновационный подход к управленческой деятельности и стремление улучшить работу каждого служащего, повысив  тем самым качество предоставляемых услуг.

     Всю работу по созданию и внедрению СМК на сайте о менеджменте качества quality.eup.ru условно разделяют на 6 этапов:

“1) Подготовительный этап

Подготовительный  этап предполагает реализацию следующих  мероприятий:

а) Издание  приказа о создании и внедрении  СМК

б) Создание рабочей группы

в) Разработка программы (плана работ) по созданию и внедрению СМК.

2) Второй этап - формирование миссии, Политики в области качества, целей в области качества.

     Существует достаточно много определений понятия миссии. Миссию определяют как стратегическую цель, выражающую смысл существования и предназначение организации. Генеральная цель, смысл существования, предназначения, роль и философия – это список понятий, с которым связывают миссию организации.

3) Третий  этап - определение и построение  процессов.

     Суть  процессного подхода как одного из принципов менеджмента качества изложена в стандартах ISO серии 9000.

     Тем не менее, этот подход по-прежнему остаётся нереализованным в той мере, в коей должен обеспечивать своё предназначение – быть инструментом постоянного улучшения деятельности. Причина этого – в человеческом факторе, определяющем эффективность и, в конечном счёте, экономические результаты всех видов деятельности, реализуемые в рамках организации. Только люди, работающие в организации, могут сделать его успешным.

     Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы  для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс.

     Применения  процессного подхода становится объективно необходимым, по крайней мере, для тех, кто совершает свою деятельность. Процессная модель представляет собой систему (сеть) взаимодействующих процессов, каждый из которых влияет на функционирование других процессов и системы в целом.

     Состав  процессов формируется на основе их классификации и для разных организаций он будет своим в  зависимости от размера организации, направления бизнеса, организационной структуры и других факторов. В большинстве случаев процессные модели и составы процессов СМК отличаются друг от друга даже для похожих организаций.

     Классификацию процессов считают одним из наиболее эффективных способов идентификации  и систематизации процессов.

     Сегодня большинство специалистов склоняются к тому, чтобы подразделять все процессы на 3 группы:

• Основные процессы;
• Обеспечивающие (вспомогательные);
• процессы Управления (менеджмента).

Согласно требованиям стандартов ISO серии 9000 реализация процессного подхода идёт в последовательности, представленной на рисунке 1.

Рисунок 1. Последовательность реализации процессного подхода. 

     Попытка организации реализовать первый этап – идентифицировать процессы СМК, сразу высвечивает ряд проблем представленных в таблице 1.

Таблица 1. Проблемы идентификации процессов  СМК.

 

Успешное  устранение этих проблем позволяет:

• определить процессы и их функции;
• установить ответственность за результаты процессов;
• сформулировать баланс ответственности и полномочий, необходимых для принятия решений по улучшению процесса.

         На этом этапе у сотрудников формируется чёткое представление о границах их прав и ответственности, что с другой стороны, исключает дублирование функций, а с другой – предупреждает желание переложить проблемы своего процесса на плечи других коллег.

     Основным  документом, подтверждающим, что организация установила процессы, необходимые для функционирования СМК, служит организационная структура.

     Поскольку потери качества происходят на стыках процессов, то следующая стадия реализации процессного подхода включает в  себя установление последовательности и взаимодействия процессов. На этом этапе также возникают проблемы представленные в таблице 2.

Таблица 2. Проблемы на стадии реализации процессного подхода.

     Чёткое  установление взаимодействия процессов  на основе перечисленных документов создаёт основу для рационального  распределения ресурсов с учётом того вклада, который вносит каждый из процессов в достижение общих целей организации.

     Поскольку предназначение любого процесса –  способствовать достижению целей организации, логика улучшения деятельности состоит  в том, чтобы через совершенствование  процессов обеспечить развитие организации в целом.

 

      Управление процессом (рисунок 2) начинается с определения того, для чего данный процесс создан, какую роль он выполняет в организации.

Рисунок 2. Управление процессом.

     Документирование  процесса требует разработки детальных  процедур, которые описывают, как  что делается. Так как описание процесса технически сделать нетрудно, мало кто понимает, как много работы требуется на самом деле, чтобы  разработать хорошую документацию по процессам и поддерживать её в рабочем состоянии.

4) Четвертый  этап - документирование СМК.

     Структура документации СМК состоит из следующих  уровней:

а) "Нулевой  цикл" образует правовая документация (лицензионные документы, распоряжения вышестоящих организаций, постановления Правительства РФ, законы РФ);

б) "Базовый  уровень" образует документация по обеспечению качества (внутренние технические  документы, внутренние нормативные  документы, внешние нормативные  документы, методические документы, документы по стратегическому и оперативному планированию, организационно-распорядительные документы);

в) Документация по подтверждению качества (записи);

г) Документация по управлению на основе качества (рабочие  инструкции исполнителей, документированные процедуры (среди которых шесть обязательных), руководство по качеству, политика и цели в области качества).

5) Пятый  этап - внедрение СМК.

     Внедрение СМК подразумевает проведение внутренних аудитов системы, а также выполнение корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих в конечном счете повысить результативность процессов.

6) Шестой  этап - сертификация СМК.

     На  данном этапе происходит процедура  сертификации СМК, где предварительно необходимо выбрать орган по сертификации.”[6]

     Я считаю, что внедрение СМК можно разделить на несколько этапов:

1. издание приказа о внедрение СМК;
2. создание рабочей группы и разработка плана по внедрению СМК;
3. описание основных и вспомогательных процессов;
4. разработка документации системы менеджмента качества:
• политика и цели в области качества;
• руководство по качеству;
• 6 обязательных документированных процедур;
• карты процессов;
• записи по качеству;
• положения о подразделениях;
• должностные инструкции.
5. внедрение СМК
6. Сертификация системы менеджмента качества.

Разработка, внедрение и сертификация системы менеджмента качества на предприятии «Казаньоргсинтез».

     “В 1999г. разработана, внедрена и сертифицирована система качества на соответствие требованиям стандартов ISO 9002:94 и ISO 9002:96. Органами по сертификации были выбраны одно из наиболее авторитетных международных сертификационных организаций Det Norske Veritas (Италия) и орган Госстандарта РФ Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации (г. Москва).