Жизненный цикл проекта и фазы развития проекта

3. Постановление задач  и ожидаемых результатов. Это  тот эффект, достигнуть которого  требуется в ходе выполнения  проекта. Выполнение задач приводит  к достижению целей и, следовательно, решению проблемы. Задачи всегда  указывают на конкретный результат, который поддается количественной  оценке и имеет показатели, необходимые  для измерения эффекта проекта. Из раздела должно быть ясно, что получится в результате  выполнения проекта, какие изменения  произойдут в существующей ситуации, положении данной целевой группы  или окружающей среде. Результаты  обычно описываются глагольными  формами в прошедшем времени.  Это раздел отвечает на следующие  вопросы: Какой конкретный эффект  должен быть достигнут во время  выполнения проекта, то есть если  проект будет завершен, то какого  конкретного улучшения или изменения  следует ожидать в окружающей  среде, положении данной группы  населения и т. д. Как выполнение  поставленных задач приближает  ситуацию к достижению заявленных  целей? Какие результаты, их характер  и количественное измерение необходимо  получить для выполнения поставленных  задач? Какие свидетельства, данные и показатели подтверждают, что проект выполнил поставленную задачу? Каковы конкретные количественные методы измерения результатов, позволяющие проверяющему судить о степени выполнения работ по проекту? Предусматриваются ли проектом сбор данных, позволяющих контролировать и корректировать ход выполнения работ?

3. Планирование  проекта 

 

Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается предварительный неофициальный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о финансировании проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана.

Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки  проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. На этом этапе часто используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы ресурсов.

Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее составлен план проекта, тем он точнее. Поэтому в случаях, когда это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).

Существует также календарное планирование. Это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный календарный план проекта (план-график, календарный график, план управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Календарное планирование включает в себя:

- планирование содержания  проекта и построение структурной  декомпозиции работ.

- определение последовательности  работ и построение сетевого  графика;

- планирование сроков, длительностей  и логических связей работ  и построение диаграммы Ганта;

- определение потребности  в ресурсах (люди, механизмы, материалы  и т.д.) и составление ресурсного  плана проекта;

- расчет затрат и трудозатрат  по проекту.

Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Должны быть спланированы сроки и длительности работ, определена их последовательность и взаимосвязи, продуманы необходимые ресурсы, учтена стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику отслеживается ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так,  сверив с первоначальным планом проекта, можно внести соответствующие изменения.

Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области. Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта - маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ.

Следующий шаг по созданию календарного плана проекта – это определение длительностей работ и их взаимосвязей. Например, какие-то работы могут выполняться строго последовательно, а какие-то – параллельно друг с другом во времени. Для того чтобы «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, используется инструмент календарного планирования – диаграмма Ганта.

 Диаграмма Ганта – это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта, и справа – календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами - стрелками.

Кроме составления перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной модели проекта. Нужно подумать о том, кто будет выполнять те или иные работы или этапы работ, какие люди для этого нужны, кто является ответственным за результат работы или этапа. Кроме человеческих ресурсов, в проектах могут потребоваться расходные материалы, сырье, а также – использование машин и механизмов, техники, транспорта . Все это – ресурсы для проекта, и все они имеют свою стоимость. Помимо стоимости, ресурсы обладают такими характеристиками, как: календарь, затраты на использование, максимальная доступность ресурса, измеряемая в процентах.

Многие считают, что на планирование не требуется специально выделять время. Однако, как показывает практика, ошибки или небрежности в планировании, могут привести компанию к значительным финансовым (и не только) потерям. Сэкономив на стадии планирования, можно потратить гораздо больше времени, сил и финансов на постоянном исправлении ошибок, внесении дополнительных работ, привлечении дополнительных ресурсов.

Таким образом, календарное планирование - это итерационный процесс, позволяющий моделировать проект и получать в итоге оптимальный вариант календарного плана-графика проекта с оптимальными сроками.

 

4. Осуществление  проекта

 

После утверждения формального плана на руководителя проекта ложиться задача по его реализации.

По мере осуществления проекта руководитель должен постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми.

На практике отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда.

Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений.

Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

Осуществление проекта включает в себя следующие действия:

- проведение торгов, заключение контрактов;

- ввод в действие системы УП;

- организация работ;

- ввод в действие средств связи;

- ввод в действие систем мотивации;

- детальное проектирование;

- оперативное планирование;

- контроль за ходом работ;

- руководство, координация работ;

- прогноз состояния;

- регулирование основных показателей проекта: ход работ, качество, сроки, стоимость.

Процесс осуществления проекта протекает во времени: он имеет начало и конец, требует в течение этого времени определенных усилий и затрат.

С фазами жизненного цикла связана динамика развития проекта. Она характеризуется следующими особенностями: монотонное возрастание усилий на начальной фазе, стремление к выравниванию на фазе разработки, крутой подъем до пика на фазе реализации и резкий спуск к нулю на заключительной фазе. Быстрое изменение ситуаций на протяжении жизненного цикла проекта подтверждают необходимость применения специальных теоретических разработок, методов и средств управления проектами.

Так же осуществление проекта подразделяется на определенные уровни осуществления:

1. Распределение информации

2. Получение предложений

3. Развитие команды проекта

4. Выбор поставщиков

5. Подтверждение качества

6. Подтверждение достижения целей проекта

7. Управление контрактами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Завершение проекта

 

Проект заканчивается, когда истекает его срок и достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Их конкретный набор зависит от характера самого проекта.

Если в проекте использовалось оборудование, производится его инвентаризация  и, возможно, передача для нового применения. В случае подрядных проектов определяется, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Особое внимание руководитель проекта должен обратить на подготовку заключительного отчета.

Главная цель этой фазы — проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Результаты проекта должны быть переданы во внедрение или сопровождение, или должным образом законсервированы для дальнейшего использования. Все линейные руководители всех участников должны быть извещены о завершении работ по проекту, и освобождении сотрудников.

Важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту. Ее цель — сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения работ и управления проектами.

Все проекты и в особенности провальные проекты должны завершаться итоговым отчетом. Итоговый отчет должен содержать следующую информацию:

Итоги проекта:

Достижение целей проекта

Дополнительные полезные результаты

Фактические сроки

Фактические расходы

Обоснование отклонения от целей

Отклонения результатов от требований

Уроки проекта

Проблемы проекта и способы их решения

Материалы и программные компоненты для последующего использования

Предложения по изменению технологий или стандартов компании

На фазе завершения желательно реализовать и план мотивации участников проектной команды, поскольку отложенное вознаграждение мотивирует существенно слабее.

Подведение итогов проекта включает в себя:

Закрытие работ

Административное завершение:

- Оценка проекта

- Разбор работы

- Накопление опыта

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Важность первых двух стадий жизненного цикла проекта трудно переоценить. Несмотря на то, что на долю этих двух стадий — определения и планирования — обычно приходится не более чем 10% совокупного времени реализации проекта, они чрезвычайно важны с точки зрения подготовки проектной команды к эффективной работе на стадии выполнения.

Создается впечатление, что определение, планирование и выполнение, соответствующие последовательным стадиям жизненного цикла проекта, являются непосредственным отражением определения, планирования и управления, которые представляют собой функции управления проектом. Разница, однако, заключается в том, что жизненный цикл носит линейный характер, а границы между разными его стадиями представляют собой точки принятия решений.

Завершающая оценка проводится через некоторое время после осуществления проекта и служит целям ретроспективного анализа.

Все сказанное позволяет еще раз подчеркнуть сложность, многогранность реального процесса прохождения от идеи проекта до стадии подведения итогов.