Информационное обеспечение – важнейшее условие принятия эффективного управленческого решения

Таким образом, одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является информация, использую и передовая ее, а также получая обратные сигналы, он организует подчиненных. Важно при этом передать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации тому, кому она предназначена.

Управленческая информация должна соответствовать следующим обязательным требованиям: достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью, реализуемостью.

Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.

Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначениям.

Реализуемость информации говорит о возможности ее практического использования в действительных ситуациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Содержание управленческих решений  и требования,

  предъявляемые к ним

Осуществление любой деятельности человека связано с принятием решения. Для руководителя принятие решений является постоянной и весьма ответственной работой, так как оно пронизывает все его действия, разрабатывая цели и добиваясь их осуществления. При этом возможные последствия от принятых решений могут затрагивать не только одного человека и группу людей, но и общество в целом. Поэтому важно понять суть принимаемого решения и ожидаемые последствия от их реализации.

Как правило, управленческие решения принимаются при наличии назревшей проблемы, могут проявляться в функционировании самой системы, в достижении поставленной цели в будущем. Такие проблемы часто появляются в связи с изменениями внешней среды, внутренними факторами, которые обобщенно называют ситуацией.

Таким образом, управленческое решение служит средством разрешения проблемы.

Управленческое решение – это творческая деятельность по целенаправленному анализу проблемной ситуации, выбору и реализации путей, методов и средств ее разрешения в соответствии с поставленной целью. В широком аспекте управленческое решение – одна из форм общественных отношений людей в сфере производства, распределения, обмена и потребления. Их содержание – реализация требований объективных экономических законов социализма, закономерностей и принципов управления.

Управленческое решение является основой управления производством. Их используют в качестве организационного инструмента проектирования организации и оптимального функционирования структуры управления, определяя ее целостность и эффективную работу. В организации и использовании структуры управления они имеют важное, но не определяющее значение. В правленческом процессе они выступают существенным фактором его функционирования.

Управленческое решение – продукты деятельности руководителей и специалистов предприятия и его подразделений. Если руководители подразделений среднего звена принимают решения с учетом стратегии партии, предприятия, интересов коллектива, имеющихся материальных, трудовых и финансовых ресурсов и на высоком научном уровне, то они становятся эффективными, обеспечивают социально-экономическое развитие коллектива подразделений среднего звена и предприятия в целом.

Управленческое решение призваны обеспечить всестороннее развитие личности; способствовать повышению качества и эффективности производства; направлять, организовывать, активизировать экономическое и социальное развитие коллективов сельскохозяйственных предприятий и их подразделений; создавать здоровый психологический климат.

Руководители и специалисты ежедневно принимать и реализуют множество решений, которые классифицируются по различным признакам.

По видам целей решения разделяют на стратегические, тактические и оперативные.

Стратегические решения определяют главные направления развития или деятельности. Их применяют на больших формулах с широким привлечением опыта и знаний трудящихся.

Тактические решения действуют от одного месяца до двух лет и призваны реализовать стратегию хозяйствования.

Оперативные решения обеспечивают выполнение тактических решений. Срок их действия – менее одного месяца. Их принимают ежедневно при анализе, планировании, регулировании и контроле деятельности.

По сфере действия решения бывают общие, частные и локальные.

Общие предусматривают коренные изменения в развитии хозяйства, затрагивают интересы большинства членов коллектива

Частные принимают при анализе текущих вопросов на уровне определенного звена в иерархии управления. При решении частных проблем возникают локальные ситуации, требующие разрешения. Такие решения называются локальными. Их принимают управляющие, бригады, заведующие фермами.

По длительности действия решения бывают долгосрочными, среднесрочными и краткосрочными.

Перспективные решения принимают в основном руководители предприятий и объединений, они рассчитаны на длительный срок.

Среднесрочные решения охватывают квартал, сезон, год. Оперативные решения принимают бригадиры, управляющие, начальники цехов и специалисты этих подразделений при планировании, организации и контроле выполнения краткосрочных работ.

По уровню в иерархии управления встречаются решения на уровне предприятия, производственного подразделения, первичного коллектива. На уровне внутрихозяйственных подразделений решают в основном вопросы планирования, организации оперативного управления производством. В первичном трудовом коллективе преобладают решения оперативного характера. Руководители и специалисты этих коллективов решают много вопросов, связанных с взаимоотношениями в коллективе, и призваны хорошо владеть искусством управления.

По функциональному характеру можно выделить социальные, административные, планово-экономические, учетно-бухгалтерские, технологические, финансовые решения и т.д. Их в основном принимают соответствующие службы и специалисты.

В зависимости от причины возникновения решения подразделяют на плановые, ситуационные, инициативные и по предписанию.

Плановые решения принимают в плановом порядке.

Ситуационные решения возникают в связи с неплановыми и непрограммированными проблемными ситуациями.

Инициативные решения исходят от руководителей и специалистов и не обусловлены перечисленными выше факторами.

Решения по предписанию вышестоящих органов определяют стратегию и тактику хозяйствования.

По форме принятия решения бывают коллективными, коллегиальными и единоличными.

Коллективные принимаются всеми членами коллектива.

 Коллегиальные вырабатываются определенными органами управления или совещаниями, советами.

Единоличные решения принимают самостоятельно бригадиры, агрономы т.д.

По форме доведения до исполнителей бывают директивные, организационно-нормирующие и оперативно-распорядительные решения.

Управленческое решение могут принимать как форму разработки в виде указа, закона, приказа, распоряжения, контракта, так и форму реализации – убеждения, разъяснения, деловой беседы и т.д.

Чтобы управленческое решение было эффективным и обеспечивало достижение целей предприятия, оно должно отвечать определенным требованиям:

1. Четкая целевая направленность – ориентирует на достижение целей организации.

2.  Научная и всесторонняя обоснованность, т.е. принимаемое решение должно отражать объективные закономерности развития объекта и системы управления им. Решение, противоречащее этим закономерностям, будет пассивно или активно отторгаться, что требует дополнительного расхода ресурсов и соответственно замедлит развитие организации.

3. Адресность – означает ориентированность на определенный объект управления и конкретных исполнителей.

4. Непротиворечивость – означает согласованность с ранее принятыми решениями и другими принимаемыми решениями.

5.  Правомочность – обеспечивается правом и полномочиями органа либо лица, принимающего решения.

6. Своевременность (оперативность) – означает, что решение должно приниматься не ранее, но и не позже необходимых сроков. Несвоевременно принятое решение часто бывает не только не эффективным, но вызывает отрицательные действия.

7. Эффективность состоит в том, чтобы обеспечить достижение намечаемых в решении целей при оптимальных затратах трудовых и материальных ресурсов.

8. Полнота, краткость, четкость. Управленческое решение должно содержать все компоненты, соединяющие все стороны воздействия решения на управляемый объект: цель, средства и ресурсы для достижения целей; способы и сроки их реализации; процесс выполнения работ. Оно должно быть четким и ясным, исключать разночтение.

9. Компромиссность. Необходимость этого требования исходит из того, что управленческое решение почти всегда имеют негативные последствия, т.е. невозможно принять решение, полностью удовлетворяющее организацию, руководителя и всех работников. С этой точки зрения важно иметь в виду перспективную эффективность принимаемого решения.

Именно умение принимать решения отличает эффективного руководителя, который видит их недостатки, но не позволяет им парализовывать собственную волю. Эти люди понимают, что принятие даже неэффективного решения лучше, чем непринятие решения вообще. Вместе с тем бывают ситуации, когда из-за недостатка информации именно непринятие решения становится единственно верным способом поведения. В этом случае руководитель возглавляет больше надежды на саморегуляцию в организации, чем на собственную инициативу.

Вся совокупность факторов, определяющих качество управленческих решений, связана с интеллектуальной деятельностью по разработке решения и организационно-практической работы по реализации принятого решения.

Руководители и специалисты подразделений среднего звена решают много экономических, социальных, бытовых, культурных проблем. Она состоит из стадий, операций, приемов и действий, имеет три стадии: подготовку решения, его принятие и реализацию.

Стадия подготовки решения включают операции: анализ проблемы и постановку стратегии действия; определение цели; установление критериев оценки вариантов.

Вторая стадия – принятие решение. Ее разделяют на следующие операции: набор и исследование вариантов; выбор методов оценки вариантов; оценку вариантов и определение лучшего; принятие и формирование решения.

При принятии решения необходимо иметь несколько вариантов в зависимости от сложности проблемы. При определении и исследовании вариантов необходимо привлекать членов коллектива или отдельных работников. Их опыт, знания, творческие способности помогают лучшему решению проблемы

Третья стадия включает организацию, контроль и оценку выполнения решения. При организации выполнения решения разрабатывают конкретные планы реализации решения.

Организовать выполнение решения это очень сложная задача, которая требует знания людей, их возможности сил, средств и методов исполнения. Решение принятое руководителем оформляется в виде приказа или распоряжения, после чего они преобладают силу закона. Организация исполнения решения невозможно без контроля. Главное назначение контроля – своевременно обнаружить возможные отклонения от заданной программы реализации решения, а также своевременно принять меры по их ликвидации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3.Организация делопроизводства  на конкретном сельскохозяйственном  предприятии

Руководители и специалисты хозяйств и их подразделений много времени тратят на работу с различными документами, которыми оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения, действия юридических лиц и отдельных граждан.

В общем объеме управленческой деятельности работа с документами занимает значительный удельный, поскольку документы являются основными носителями информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Хорошо надежное делопроизводство и правильно организованная документация – это показатели высокой культуры управленческого труда.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком, способом для передачи во времени и пространстве. Отдельный документ – это единичный акт документирования, определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага. Она подтверждает какой-либо факт, право на что-то или определенную директиву. Деятельность учреждения или предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных, составляющих документацию.