Информационное обеспечение деятельности руководителя

Введение.

Актуальность темы исследования. Информация – это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация – это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления организацией. 

Объектом исследования является информационное обеспечение управления.

Предметом исследования является информационное обеспечение деятельности руководителя.

Цель  исследования – изучение содержания информационного обеспечения деятельности руководителя.

Задачи исследования:

• проанализировать роль информации в управлении;
• выявить источники информации;
• изучить виды управленческой информации;
• выявить составляющие информационного обеспечения деятельности руководителя;
• осуществить анализ главных элементов информационного обеспечения деятельности руководителя.

Источники представлены Должностной инструкцией секретаря приемной, так как в ней отражены основные составляющие информационного обеспечения деятельности руководителя.

Новизна заключается в том, что впервые были рассмотрены функции секретаря с точки зрения информационного обеспечения деятельности руководителя с использованием последних публикаций.

Использованная в работе литература представлена учебными пособиями, публикациями в периодической печати и статьями в Интернете.

Учебную литературу можно классифицировать:

• на учебные пособия, которые рассматривают роль информации в управлении¹;
• учебники, которые исследуют элементы информационного обеспечения деятельности руководителя²;
• учебно-методические пособия, которые изучают оформление основных документов при осуществлении информационного обеспечения руководителя³.

Публикации, представленные в периодической печати, делятся:

• на статьи, в которых рассматриваются составляющие информационного обеспечения деятельности руководителя⁴;
• на публикации, в которых слабо раскрыта данная тема⁵.

Статьи в Интернете можно разделить:

• на публикации, рассматривающие управленческую информацию⁶;
• на статьи, изучающие составные части информационного обеспечения руководителя⁷.

Практическая значимость. Данная курсовая работа может использоваться в качестве дополнительной литературы в преподавании курса «Информационное обеспечение управления»  в высших учебных заведениях.

Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, где рассматриваются актуальность данной работы, объект и предмет, ее цели и задачи, источники и литература, новизна и практическая значимость, структура курсовой работы, первой главы, в которой  изучаются понятие информации, источники информации, виды управленческой информации, второй главы, которая анализирует поиск информации для руководителя, организацию приема посетителей, организацию проведения телефонных переговоров руководителя, организационную подготовку заседаний и совещаний, заключения, где сделаны основные выводы курсовой работы и списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информация в управлении.
1. Понятие информации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т. п.), опираются на информацию.

Что же такое информация?

Информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.)⁸. Из этого определения следует, что:

• информация — это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;
• информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;
• информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;
• сообщение может быть записано на материальном носителе (т.е. оно является формой передачи информации);
• сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.

Управленческая информация – это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри  и во вне организации.

Информация характеризуется следующими показателями: объемом, достоверностью, ценностью, насыщенностью, открытостью⁹.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения. 

Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам. 

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат.

Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды». 

Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием сохранения ее в тайне от работников других предприятий. 

Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой  информации оказывается главной  причиной ошибок руководителей.

 

2. Источники информации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации — это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации¹⁰.

Информация внутренней среды, как правило, — точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

В качестве внешних источников информации могут выступать¹¹:

• законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т. п.);
• клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);
• информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);
• конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);
• органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

 

3. Виды управленческой информации.

Информацию, которая поступает к руководителю и исходит от него, можно классифицировать по нескольким признакам¹². 

По источникам поступления информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю. 

По содержанию информация делится на: 
1. Научно-техническую информацию, содержащую в себе данные о научных исследованиях, изобретениях, технических разработках как внутри предприятия, так и за его пределами.  
2. Экономическую информацию, содержащую данные технико-экономического планирования и прогнозирования, учета и экономического анализа деятельности предприятия.  
3. Оперативно-производственную информацию, которая содержит данные оперативно-производственного планирования, оперативного учета и оперативного контроля работы предприятий и их подразделений.  
4. Административную или деловую информацию различного содержания. Важнейшей составной частью этой информации является информация по кадрам.  
5. Маркетинговую (рыночную) информацию, содержанием которой является реклама, цены, спрос, конкуренция и т.д.  
6. Правовую, общественно – политическую, природоохранную и др. 

По времени  использования информация может быть разделена на  условно – постоянную и переменную.

Условно-постоянной считается такая информация, содержание которой меняется сравнительно редко, она используется многократно. Такой информацией являются нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели. Условно-постоянная информация составляет около 60–70% всей информации, необходимой для управления. Переменная информация отражает динамику процессов в производстве и хозяйственной деятельности.

По характеру  возникновения информация делится на первичную и вторичную.

Первичной называется информация, которая возникает в ходе производства. Однако в своем первоначальном виде такая информация мало пригодна для использования в управлении. Поэтому она подвергается обработке, превращаясь во вторичную  и в таком виде поступает к руководителю. Примером может служить информация об уровне рентабельности и конкурентоспособности выпускаемой продукции. 

По степени  обработки информацию можно подразделить на систематизированную и несистематизированную.

Систематизированной называется информация, которая регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Такая информация, в частности, оформляется в виде статической и бухгалтерской отчетности. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю эпизодически. Примером такой информации могут служить сообщения о чрезвычайных происшествиях (авариях, несчастных случаях, крупных кражах, пожарах и т.п.). 

По степени конфиденциальности – для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная, подлежащая разглашению через установленный срок. 

По степени  достоверности – достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, основанная на домыслах и слухах. 

По назначению – оперативная информация: служит для корректировки деятельности организации; отчетная: предназначается для анализа. 

По возможностям закрепления и хранения – фиксируемая на носителях информации (хранится подчас бесконечно, не подвергаясь при этом искажению); не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает).

По степени  важности –   основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная – облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) – несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.