Информационное обеспечение управления организацией

       Необходимость  в частичной  реорганизация   структуры  и  деятельности

предприятия. Прежде чем приступать  к  внедрению  системы  автоматизации  на предприятии  обычно  необходимо  произвести  частичную   реорганизацию   его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из  важнейших  этапов проекта внедрения, является полное и  достоверное  обследование  предприятия во всех аспектах его  деятельности.  На  основе  заключения,  полученного  в результате  обследования,   строится   вся   дальнейшая   схема   построения корпоративной информационной  системы.  Несомненно,  можно  автоматизировать все, по принципу "как  есть",  однако,  этого  не  следует  делать  по  ряду причин. Дело  в  том,  что  в  результате  обследования  обычно  фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных  затрат, а  также  противоречий  в  организационной  структуре,  устранение   которых позволило бы уменьшить производственные и логистические  издержки,  а  также

существенно сократить время исполнения  различных  этапов  основных  бизнес- процессов. Как сказал, кто-то из великих, нельзя автоматизировать хаос,  ибо в  результате  этого  получится  автоматизированный   хаос.   Под   термином реорганизация я  даже  не  имею  в  виду  реинжиниринг  в  его  классическом западном  понимании,  с  полной  перестройкой  всей  внутрихозяйственной   и коммерческой  деятельности.  Реорганизация  может  быть  проведена  в   ряде локальных точек, где она объективно необходима, что  не  повлечет  за  собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

       Необходимость   в  изменении  технологии  работы  с  информацией,   и

принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система  не может  не  внести   изменений   в   существующую   технологию   планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

       Во-первых, одними  из  самых  важных  для   руководителя  особенностей

• корпоративной информационной системы, являются модули управленческого  учета и  финансового  контроллинга.  Теперь  каждое функциональное  подразделение может  быть  определено  как  центр  финансового  учета,  с соответствующим уровнем финансовой ответственности его  руководителя.  Это  в  свою  очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и  предоставляет  в

руки высших  менеджеров  эффективный  инструментарий  для  чёткого  контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

       При наличии  информационной системы, руководитель  способен  получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах  деятельности  компании, без  временных  задержек  и  излишних  передаточных  звеньев.  Кроме   того, информация подаётся руководителю в удобном виде  "с  листа"  при  отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято  или  субъективно  трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что  некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения  по  информации  в

чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

 

      2.2 Улучшение сетевой организации предприятия.

 

 

       Персональные  компьютеры и компьютерные сети  стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но  и  их  выживания.  Они являются  инструментом,  позволяющим   рационализировать   работу,   снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

       Одна  из  главных   задач  владельца  небольшой   фирмы  -   опережать

конкурентов. Чтобы сохранить  конкурентоспособность  на  сегодняшнем  рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами - и именно  здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

       Правильно сделанное  капиталовложение  в  компьютерную  сеть  поможет предприятию зарабатывать деньги  за  счет  четырех  основных  факторов.  Оно позволит:

           - Снизить  административные накладные расходы

           - Повысить  производительность труда

           - Рационализировать  ведение дел

           - Снизить  затраты на аппаратные средства

       Это как раз  и началось осуществляться с  1998 года, другое  дело  как

это делается.  К числу недостатков  можно причислить:

   1) Нет утверждённого плана  развития компьютерной сети или  он не

      соблюдается.

   2) Администрирование сети  происходит по принципу «всё  закрыть» даже

      внутри отделов  и подразделений.

   3) Не используются потенциальные  возможности локальной вычислительной сети

   4) Не производилось обучение  сотрудников порядком работы  в сети и с

      сетевыми приложениями.

   5) Система администрирования  сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

 

       Перечисленные  выше преимущества локальной  сети не используются. Так, например,  повышение  производительности  труда.  Наличие   сети   позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции,  экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по  электронной почте,  менеджеры  избавляются  от  необходимости  печатать,  копировать   и разносить  их.  Электронная  почта   обеспечивает   практически   мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее.  Однако электронная почта  просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

       Возьмём рационализацию  работы. Применение сетевых приложений,  таких как система  управления  базами  данных  и  электронные  таблицы,  позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы  ни находились  пользователи  или  прикладные  программы.  Это   может   намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за  неграмотности  персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения  больше  не  доверяют  друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

       Рассмотрим снижение  расходов на аппаратные  средства.  Наличие  сети

позволит сотрудникам фирмы  совместно использовать  достаточно  дорогостоящее периферийное  оборудование,  такое   как   лазерные   принтеры,   устройства резервного  копирования,  коммуникационное  оборудование.  Это  снижает   их стоимость, приходящуюся на одного  пользователя,  и  обеспечивает  доступ  к нему большому числу работников.   Однако  этого  даже  нет  в  перспективном плане  развития  организации.  Наглядный  пример  205  аудитория.   В   этот компьютерный класс по плану должна быть  проведена  локальная  сеть  в  1997 году, а её до сих пор нет.

       Значительное  снижение  административных  расходов   возникает   при

объединении  персональных  компьютеров  в  сеть.  Если,  например,  менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему  достаточно  внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на  каждом  рабочем месте.  Простота  управления  сетью  означает  повышение  производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно  важно  для небольших   подразделениях   нашей   организации,   где   управление   часто совмещается с исполнением других обязанностей.  Чем  меньше  времени  тратит менеджер на выполнение  рутинных  операций,  тем  больше  времени  он  может

уделить решению важных для подразделения  текущих  задач,  что,  в  конечном счете, повышает рентабельность организации.

       Моим первым  предложением будет организация  в административном отделе некоторого  временного   подразделения,   занимающегося   внедрением   новых информационных технологий в организации.  Оно  должно  заниматься  тем,  что будет пересматривать существующее положение дел  и  внедрять  через  ректора новые методы работы.

       Почему необходимо  создавать специальное временное  подразделение? Во- первых,  это  дело  не  прибыльное,  а  все  подразделения   в   Техническом университете работают на прибыль, а  не  на  качество,  во-вторых,  у  этого подразделения будет не предвзятое отношение к различным проблемам.

       Этому подразделению  необходимо решить следующие  задачи:

   1)   модернизация   существующих   компьютеров   и   приобретение   новых персональных компьютеров

   2)  организация  сетевой   структуры   и   распределение   полномочий   по

      администрированию

   3) выбор программного обеспечения,  исходя из эффективности, надёжности  и стоимости существующих программ и операционных систем

   4) организация обучения  сотрудников организации  новым   способам  работы, используя  новые   возможности  и   более   эффективное   использование привычных приложений

   5)  организация  отдела,  занимающегося  технической   поддержкой  сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать,  хранение файлов на сервера, приём и отправка  электронной  почты,  факсимильных сообщений за пределы организации.

 

       Эффект от внедрения  локальной  сети  в  данном  случае  будет  более

ощутимым, так как само только подключение  отдела  к  локальной  сети  ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более  закрытым.  Известна  такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

         - архивация  данных на дискеты

         - защита  файлов паролями

         - отказ  от использования сети

         - проверка  на компьютерные вирусы

         - отказ  соблюдать требования администратора  сети,  мотивируя  это

           неумением

       В итоге   как  работало  подразделение,  так  и  работает:  выполняет

бюджет,  объёмы  работ  прежние.  Начальники  подразделений   считают   себя опытными людьми и поэтому поступают  так,  как  считают  нужным,  исходя  из опыта  прошлых  лет,  на  проведённые  собственными  силами   маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые  технологии, не думают о том, как можно новые  достижения  науки  и  техники  или  других организаций применить у себя в отделе. Если что-то  вводится  принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

       Нельзя так  говорить за все подразделения,  в некоторых  отделах,  где

есть опытные в этом деле  сотрудники,  сразу  произошло  оживление:  активно используется локальная почта, Интернет, сетевые технологии.

       Нельзя здесь  рассчитывать на энтузиазм сотрудников.  Когда с человека

требуют выполнение плана, изо дня в день  повышают  нагрузку  второстепенной работой, он не  будет  отнимать  у  себя  время  изучением  локальной  сети.

       Итак,  внедряются  новые  технологии,  а  способы   выполнения  работ

остаются  прежними.  Поэтому  самой  трудной  задачей  нового  отдела  будет обучение сотрудников организации новым информационным  технологиям.  Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет  здесь  главных задач, так как  если  проигнорировать  или  упустить  некоторые  направления комплексного   развития   в   организации   информационной    системы,    то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

       Призывы     к     самофинансированию      научили      подразделения

самостоятельности. Теперь каждое подразделение  работает строго  по  смете  и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами –  становятся независимыми. Однако, использование локальной сети,  может  снизить  расходы на  аппаратное  обеспечение.  Необходимо  организовать  отдел   множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет  находиться  один  или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров,  ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

          1) Снижение  расходов на аппаратное обеспечение

          2) Улучшает  контроль  за  рациональным  использованием  техники  и

             расходными материалами

          3) Закупка  расходных материалов по низким  ценам

          4) Выход  из строя одного из оборудования  не влечёт к остановкам  в

             работе

          5)  Возможность   вести  статистику  расходов  по   подразделениям,

             мотивируя их к снижениям расходов.

 

             2.3 Использование Интернет технологий.

 

 

       Почему мы должны  использовать  технологии  Internet,  Intranet  для

интеграции  информационных  ресурсов  в   корпоративных   сетях.   Поскольку Internet  базируется  на  стандартизированных технологиях,  применяемых   к глобальным сетям,  почему  бы  не  воспользоваться  этими  технологиями  при работе в корпоративных сетях?

       Intranet как раз  и предлагает  использование  Internet-технологий  в

корпоративных сетях. В локальной  сетевой  среде  все  преимущества  Internet могут  быть  реализованы  с  использованием   стандартных   инструментальных средств  Internet.  Например,  классическая  задача  связи  "один-ко-многим" решается  с  применением  Internet-средств  даже  внутри   локальной   сети.

Intranet-решения позволяют быстро  создавать  локальные,  защищенные  сетевые системы  с  реальной  технологией  "клиент-сервер",  которые  доступны   для освоения,  как  подготовленному  специалисту,  так   и   обычному   рабочему персоналу компании.

       WEB-серверы могут  посылать и принимать сообщения  электронной  почты, собирать данные и отвечать на запросы, кодировать  сообщения  в  зависимости от требований по защите информации. Компании могут  использовать  внутренние WEB-серверы   для   всех   операций,   которые   обычно   осуществляются   в киберпространстве.  При  этом  основным  программным  инструментом  конечных потребителей  информации  становится  какой-либо  из  браузеров   (например, NETSCAPE  компании  Netscape  или EXPLORER  компании  Microsoft).  В общем случае, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно  получить в  печатном  виде,  может  быть  представлена  с  помощью   языка   описания

документов (HTML).

       Результаты оказались  весьма многообещающими:

         - подобная  реализация технологии "клиент-сервер"  улучшает  защиту

           данных  корпорации  (конечный  пользователь  обращается  к  базам

           данных  только с помощью браузера);

         - все приложения  разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре  (нет  необходимости  в   сопровождении   приложений   на  компьютерах пользователей);