Информационное обеспечение управления организацией

         - решается  вопрос  удаленного  доступа   в  смысле  неоднородности

           технической  базы конечного пользователя;

         - решается  вопрос работы по коммутируемым  каналам связи и т.д.

       В  самом   обобщенном  виде  информационная  система  -  это    набор

связанных  между  собой  компонентов,   который   собирает,    обрабатывает,

сохраняет  и   распространяет   информацию   для   поддержки    деятельности организации. На уровень информационных  систем  влияет два фактора:

 

          1)  уровень   научно-технического  развития  в   организации,   т.е.

             насколько современны используемые  технологии;

          2) люди  и существующая в организации  культура.

 

       В Техническом  университете существует реальная  возможность с  любого

практически компьютера выйти в  глобальную  сеть  Интернет,  причём  в  любое время. Это говорит только  о  высоком  уровне  научно-технического  развития организации. Однако  эти  возможности  используются  не  всеми.  Большинство сотрудников  даже  не  имеют  представление  об  Интернет.  Другими  словами культура  организации  необходимо  повышать  до  уровня  научно-технического развития.  Например,  подразделение  Компьютер-колледж  может  обучить  весь персонал Технического университета за очень минимальную  плату  (компенсацию расходов).

       Последний фактор  является определяющим, поскольку   именно  от   него будет зависеть первый.  Действительно,   усложнение информационных  систем растет пропорционально росту формализации  культуры  и   увеличению  размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным  кругом  задач,  где  в ходу  простые  и неформальные   отношения  рядовых   сотрудников    с    ее управляющими  зачастую  отсутствует  потребность  в  сложных  информационных системах.  И,  наоборот,  в  больших  организациях  с  сильно  разветвленной структурой  такие  системы   являются  жизненной  необходимостью.   Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия  решений  и управление потоками входящей/исходящей информации .

Наиболее традиционное и распространенное использование  интернет-технологий — это маркетинг, прямые продажи и работа с общественностью. Львиная доля всех корпоративных Web-сайтов, которые в настоящий момент создаются  или поддерживаются, выполняют именно эту функцию.

Основными факторами, определяющими успех использования  Интернета в данной области, являются:

- Функциональность — информация и сервисы, предлагаемые Web-сайтом, должны быть действительно необходимы и полезны аудитории пользователей.

- Надежность  и безопасность — работоспособность системы 24 часа в сутки, быстрый доступ к информации и защита от несанкционированного доступа являются основой хорошего имиджа любого Web-сайта и, соответственно, его хозяина.

- Интерактивность — Web-сайт должен быть не только источником информации для своих пользователей, но и средством общения с ними и обратной связи. В этом случае он может рассчитывать на значительную эффективность внешних связей.

- Планомерное внедрение Web-сайта — задачей не менее сложной, чем создание хорошего информационного ресурса, является «приучение» к нему потенциальных пользователей.

Принципиальными особенностями  Интернета как средства управления внешними связями, по сравнению с  другими средствами, можно считать  следующие:

- Возможность интерактивного  общения. 

- Расширенные возможности  по учету информации.

- Узкая и довольно  специализированная аудитория. 

В отличие от телевидения, например, которое доносит информацию до пользователей в форме односторонней  связи, Интернет дает возможность оперативно отслеживать реакцию пользователей  и, соответственно, корректировать стратегию  работы с ними. Телевизионные передачи сейчас активно ищут прямого контакта с аудиторией через телефонное голосование  и опросы. Они тратят огромные усилия на то, что в Интернете заложено по определению, — возможность интерактивного общения с аудиторией.

Как средство массовой информации Интернет охватывает значительно  меньшую аудиторию пользователей, чем телевидение или газеты. Однако по силе потенциального воздействия  на сознание аудитории имеет для  целей манипулирования общественным мнением значительно большее  значение, чем какая-либо другая среда. Связано это в первую очередь  с тем, что компания имеет прямой доступ к своему клиенту, может без  посредников показать ему то, что  считает нужным, спросить его мнение или совет, принять заказ и  оказать техническую поддержку.

Вторая особенность  — автоматический учет информации о пользователях. В Интернете  эта проблема решена на уровне технологических  стандартов. Практически вся информация в сети поддается учету и цифровому  анализу. Мы знаем точно, когда и  откуда пришел человек на Web-сайт, что  его интересовало и даже на какое  разрешение настроен его монитор. Анализируя эти данные, можно просчитать эффективность  любых маркетинговых мероприятий, а также скорректировать свою тактику и стратегию непосредственно  в процессе работы с пользователями. Мы также можем контролировать все  замечания и высказывания о нас  в открытом доступе через обратные ссылки с сайта или поисковые  системы. Как работодатель, я могу даже проследить, что пишут сотрудники компании в своих резюме, которые  размещают в сети. Что уж говорить о процессе клипинга (сбор вырезок из газет и журналов о конкретной компании для целей PR). Постоянная головная боль любого менеджера по маркетингу в Интернете лечится за 10 минут простым запросом на поисковые системы.

Основным недостатком  Интернета как средства управления внешними связями является то, что  его пользователи не представляют достаточно широкой аудитории — это узкая  специализированная группа людей.

Эта группа может  находиться в эпицентре целевой  аудитории той или иной компании (в основном в компьютерных, телекоммуникационных и информационных областях, а также  в сфере услуг для взрослых), пересекаться с ней (например, для  книжной или видеоиндустрии) или  практически не пересекаться (скажем, для оптовой дистрибуции гуталина). Это значит, что компьютерная компания просто обязана использовать Интернет в управлении внешними связями, а  гуталиновой фабрике не стоит  тратить на это сколько-нибудь значительные усилия.

Работа  с партнерами

Другой сферой эффективного использования технологий Интернета  является работа с партнерами. Системы, выполняющие эти функции, получили даже в России широкое распространение, однако общественность мало о них  знает по очень простой причине: отличительной особенностью системы  работы с партнерами (именно поэтому  я выношу их в отдельную категорию) является ограничение доступа к  информации, представленной в ней, только узким кругом партнеров. Тем не менее  сегодня именно системы работы с  партнерами — основной источник доходов  для профессиональных участников Web-рынка, так как в этом направлении  экономический потенциал использования  Интернета огромен, и добиться показательного повышения эффективности максимально  просто. Тенденция развития этого  рынка также показывает, что количество заказов от корпоративных клиентов на создание Web-систем, выполняющих чисто маркетинговые функции, падает, — в структуре заказов доля систем работы с партнерами постоянно растет.

Подобные системы  отвечают за поддержку конкретных бизнес-процессов, связывающих, например, производителя  и его дилеров, головной корпоративный  офис и его дочерние подразделения, равноправных партнеров — участников ассоциации и т.д.

Использование Интернета  в качестве среды поддержки подобных бизнес-процессов дает экономическую  отдачу сразу после внедрения  за счет экономии на междугородних  и международных каналах связи, скорости доступа к большим объемам  динамически меняющейся информации.

Но самое главное  — это открытость стандартов реализации. В долгосрочной перспективе именно возможность быстрого и дешевого совершенствования является ключевым фактором экономии.

В мире существует большое количество готовых систем и технологий, способных решить перечисленные  выше задачи, однако у каждой есть свой производитель и поставщик, заинтересованный в том, чтобы клиенты использовали только его продукты. Как только компания внедряет его программное  обеспечение для управления бизнес-процессами, она связывает себя узами покрепче брачных. В дальнейшем она вынуждена  использовать для расширения и развития модули производства этого же поставщика, так как только они будут совместимы с существующей системой. Все наверняка  слышали историю о том, что 

обычный молоток  на американской подводной лодке  обходится заказчику этой лодки  в $15 000. А вы знаете, за сколько ваша компания купила простой интерфейсный кабель к тому мощному серверу, что  моргает лампочками в стойке в  углу серверной? Если сервер стоил даже $30 000, обычный кабель к нему будет  стоить $1500–2000! В магазине такой  же, только стандартный, будет стоить не более $25–100, но он наверняка не подойдет к серверу, просто потому что это не выгодно производителю.

Использование стандартных  технологий значительно упрощает жизнь  компании-заказчику. Открытость практически  всех стандартов гарантирует совместимость  модулей от разных производителей. Открытость стандартов также ведет  к открытости рынка поставщиков  услуг, что в любом случае будет  только на руку конечному потребителю.

В свое время в  борьбе за лидерство в производстве программ-браузеров Netscape и Microsoft пытались навязать рынку свои стандарты. Обе  компании ругали за мелкие несоответствия тем или иным стандартам, однако главное, что принесла эта гонка  в корпоративную среду и широкому кругу потребителей, — это мощный инструментарий построения клиентских рабочих мест для доступа в  корпоративные информационные системы. Причем стоимость этого инструментария несоизмеримо мала по сравнению с  традиционными, доинтернетовскими  средствами.

Если использование  технологий Интернета в других областях корпоративного управления часто вызывает споры, то преимущества средств Интернета  в области работы с партнерами неоспоримы. Основными факторами, определившими  это, являются:

- Дешевизна решения  для всех партнеров — участников  информационного обмена, что обеспечивает  демократичность этого обмена  и минимальный порог вхождения  для новых партнеров. 

- Настраиваемость на нужды конкретных партнеров. Чем больше участников информационного обмена, тем больше возникает требований и запросов. Открытые стандарты позволяют настраивать интерфейсы, структуру запросов и формы представления информации под самые специфические требования.

- Преодоление проблемы  географической удаленности. Любые  потенциальные партнеры, имеющие  минимальные телекоммуникационные  возможности, могут объединяться  в группы и осуществлять информационный  обмен без оглядки на пространственное  расположение друг друга. 

Основным движущим фактором, заставляющим компании вкладывать деньги в развитие систем работы с  партнерами на основе интернет-технологий, является удобство и удовлетворение этих самых партнеров.

В существующей многоуровневой структуре продаж практически любых  товаров и услуг, когда за партнеров  идет конкурентная борьба порой еще  более жестокая, чем за конечных клиентов, качественная информационная и техническая поддержка партнеров, не требующая от них значительных затрат времени и средств, может  стать определяющим конкурентным преимуществом.

Управление  внутрикорпоративными связями 

Управление бизнесом — это непрерывный процесс  принятия решений. Эффективное управление бизнесом требует постоянного доступа  к информации, как из внешних, так  и из внутренних источников.

Использование технологий Интернета для управления потоками информации внутри корпорации — наиболее спорная область применения данной технологии. Исторически крупные  корпоративные заказчики относятся  к такой возможности с большим  скептицизмом. Это связано с недоверием к открытой интернет-идеологии, а  также с отсутствием надежного  и конкурентоспособного инструментария для эффективной разработки бизнес-приложений корпоративного уровня.

Другим фактором, тормозящим применение интернет-технологий внутри предприятий, является достаточно высокий уровень вхождения на рынок услуг автоматизации предприятий. Если функции управления внешними связями  или работы с партнерами корпорация может поручить небольшой сторонней  компании при соблюдении необходимых  условий, то управление внутренней информацией  она доверит только большому и  консервативному партнеру, чей опыт в данной области, по крайней мере, не навредит. С другой стороны, уважаемые  компании — консультанты по управлению бизнесом и системные интеграторы  не спешат переходить на новые, слабо  изученные 

технологии, когда  есть проверенные годами и хорошо себя зарекомендовавшие методы автоматизации  внутреннего управления.

Тем не менее, можно  ожидать, что экспансия технологий Интернета на внутрикорпоративный  рынок — лишь дело времени. Очевидные  преимущества использования интернет-технологий для оптимизации внутрикорпоративного управления рано или поздно приведут к тому, что эти технологии начнут активно внедряться на предприятиях всех уровней, причем время, которое  для этого понадобится, измеряется не годами, а месяцами.

Основное преимущество использования Интернета внутри корпораций — это возможность  существенно снизить издержки за счет виртуализации бизнеса. В числе  примеров такой стратегии снижения издержек следующие:

- Мобильный доступ  к информационным ресурсам компании  из любой точки земного шара  для консультантов, менеджеров  по продажам и технических  специалистов. Снижаются затраты  на оплату стационарных рабочих  мест для выездных специалистов  и 

расходы на распространение  информации среди них.

- Разделение компании  на несколько офисов, причем головной, выполняющий представительские  функции, расположен в дорогом  центральном районе, а основная  работа выполняется в удаленном  спокойном и недорогом районе. Возможности для экономии очевидны.