Использование программного обеспечения в работе кадровых служб

В формах по учёту личного  состава отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.

Применение информационных технологий значительно облегчает  работу по оформлению унифицированных  форм. Их остаётся только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые  отделом кадров, например изменение  фамилии, наложение дисциплинарного  взыскания, временное замещение  работника и др. Во всех этих случаях  в службе кадров создается типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа, который и используется впоследствии.

 

2.2 Ведение кадровых баз данных в ООО «Канцоль»

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть  должна иметь наряду с электронным  экземпляром экземпляр, выполненный  на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Фирма автоматизирует кадровую деятельность путем создания и ведения базы данных по личному составу. Это простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями данной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом становится отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Создаются документы, фиксирующие трудовую деятельность, они требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся  сведений о работнике в различные  виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный  ввод сведений, соответствующих личному  листку по учёту кадров, которые  многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные  системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями ООО «Канцоль».

Программы, используемые для кадровой службы, предусматривают как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа обеспечивает распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все  сведения о работнике вносятся в  форму № Т2, так же вносятся в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения незамедлительно вносятся работниками в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

ООО «Канцоль» так же использует программы комплексной автоматизации работы с документами, которые строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, используемая программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

В фирме широко используется программа «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты»  хранит информацию о лицах, приём  которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о  приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках  организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура»  находятся сведения о штатном  расписании, иерархии подразделений, вакансиях  и т.д. С помощью базы данных «Присутствие»  ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Данная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то она взаимодействует и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Сотрудники фирмы могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

• структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;
• списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;
• списки уволенных из организации лиц и т.д.

2.3 Программа «Кадры» компании «Канцоль»

Такие программы предусматривают  обычно возможность импорта текстовых  и графических файлов, что позволяет  включать в формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения  бумажных документов и т.д., а при  наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств  допуска - персональные коды, отпечатки  пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и  БД по личному составу учитывается, что Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации и юридические и физические лица несут ответственность за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило, имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа к документам базы данных, ограничение создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это соответствующих полномочий.

Если в функции кадровой службы входит подбор персонала, то может  осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение  списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную  или сдельную работу (так называемый «резерв»).

Система для тестирования может оказывается полезной, когда фирме требуется формирование временных трудовых коллективов для выполнения краткосрочной задачи, так называемых творческих групп, и т. д. По результатам компьютерного тестирования составляются развернутые психологические характеристики испытуемых, содержащие оценку личности, её основных черт характера, определяющих успех или неудачу в различных сферах деятельности, уровень развития личностных, деловых и интеллектуальных качеств, выявляются отклонения от психической нормы, проводится анализ структуры ценностей личности на основе мотивации, а также выводится общий уровень надежности личности каждого испытуемого.

Однако ещё раз следует  подчеркнуть, что как специализированные программы для тестирования личного  состава, так и получившие широкое  распространение наборы популярных тестов могут служить в качестве помощи, но никак не определяющего  фактора при подборе кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был  выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации  работы кадровой службы, рассмотрены  теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в  современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором  и организатором всей работы с  кадрами, кадровой политики и любых  других мероприятий по работе с кадрами.

Создание автоматизированного  рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время  на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск  необходимой информации; улучшится  качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность  работы не только кадровика, но и остальных  подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность  работы кадровых служб за счет использования  преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться  предварительные ожидания, и, как  следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование  системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных  и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

Внедрение современных технологий классического кадрового учета  оставит сотрудникам гораздо  больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием  расходов и прочее, и прочее.

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Унифицированная форма Т-2

Унифицированная форма N Т-2 Утверждена постановлением Госкомстата  России

от 05.01.2004 N 1

Код

Форма по ОКУД

0301002

по ОКПО

наименование организации

Дата составления

Табель- ный номер

Идентификационный номер налогоплательщика

Номер страхового свиде- тельства государст- венного пенсионного страхования

Алфа- вит

Характер работы

Вид работы (основная, по совместитель- ству)

Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор

номер

дата

1. Фамилия

Имя

Отчество

Код

2. Дата рождения

день, месяц, год

3. Место рождения

по ОКАТО

4. Гражданство

по ОКИН

5. Знание иностранного языка

по ОКИН

наименование

степень знания

по ОКИН

6. Образование

по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное  профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного учреждения

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность  по документу

Код по ОКСО

Наименование образовательного учреждения

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

Год окончания

наименование

серия

номер

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность  по документу

Код по ОКСО

Послевузовское профессиональное образование

Код по ОКИН

аспирантура, адъюнктура, докторантура

Наименование образовательного, научного учреждения

Документ об образовании, номер, дата выдачи

Год окончания

Направление или специальность  по документу

Код по  ОКСО

Код

7. Профессия

по ОКПДТР

основная

по ОКПДТР

другая

 

 

2-я страница формы N Т-2

 

 

 

8. Стаж работы (по состоянию на

"

"

20

г.):

Общий

дней

месяцев

лет

Непрерывный

дней

месяцев

лет

Дающий право на надбавку за выслугу  лет

дней

месяцев

лет

дней

месяцев

лет

9. Состояние в браке

Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)

Фамилия, имя, отчество

Год рождения

1

2

3

11. Паспорт:

N

Дата выдачи

"

"

г.

Выдан

наименование органа, выдавшего  паспорт

Дата регистрации по месту жительства

"

"

г.

Номер телефона

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ  УЧЕТЕ

1. Категория запаса

6. Наименование военного комиссариата  по месту жительства

2. Воинское звание

3. Состав (профиль)

7. Состоит на воинском учете:

4. Полное кодовое обозначение  ВУС

а) общем (номер команды,  партии)

5. Категория годности к военной  службе

б) специальном

8.

отметка о снятии с воинского  учета

Работник кадровой службы

должность

личная подпись

расшифровка подписи

Работник

личная подпись

"

"

20

г.