Исследование систем управления

4. Эффективность  информационной системы; информационное  обеспечение

управления и  управляющего воздействия на фирму.

Таким образом, современный комплексный анализ "выхода" фирмы с точки

зрения ее эффективности  включает многосторонний учет социальных и

экологических последствий производственной деятельности, влиянию

производимой  продукции или услуг на потребителя  и т.д.

Анализ научных  разработок показывает, что авторы постоянно пытались найти критерий оценки эффективности.

4. семь основных факторов эффективности: действенность, экономичность, качество, производительность, качество трудовой жизни, прибыльность, нововведения.

Действенность - степень достижения фирмой поставленных перед ней целей.

Для оценки обычно используются следующие показатели:

• Своевременность;

• Количество;

• Качество.

Для измерения  действенности сравнивают то, что  намеревались сделать с тем, что фактически достигли (ресурсы обычно не учитываются, так как они не фигурируют в качестве цели).

Экономичность - показатель, характеризующий результативность

организационной системы в отношении затрат.

5. Определятся отношением ресурсов, подлежащих потреблению к ресурсам

фактически потребленным, т.е. отношение нормативных и фактических

ресурсов, используемых на управление в фирме.

Практически, задача определения меры экономичности  сводиться к наиболее

полному поэтапному учету затрат на управление. Так  должны быть учтены

капитальные единовременные и эксплуатационные (текущие) затраты,

неизбежные накладные  расходы. Одновременно следует учесть затраты на

разработку системы  управления, включая экспериментальные  расходы на ее

внедрение и  эксплуатацию, на возможную коррекцию  и последующий

демонтаж. Только такой всеохватывающий учет позволит оценить

действительную  экономичность системы управления.

Качество  - степень соответствия фирмы требованиям необходимым для

производства  товара, подлежащего использованию.

Оценка качества связана с понятием качественных признаков или конкретных свойств, которые закладываются при конструировании, создании изделия и подтверждаются при испытаниях и эксплуатации.

Качественными признаками продукта/услуги являются следующие условия:

1. Произведен  ли и доставлен продукт так  как требовалось?

2. Удовлетворен ли покупатель продуктом?

3. Будет ли  продукт выполнять то, для чего  он предназначен?

Производительность  - это соотношение количества продукции фирмы и

количества затрат на выпуск соответствующей продукции.

Качество  трудовой жизни  - реакция людей на условия труда и

психологический климат в фирме.

Оцениваются такие  характеристики фирмы, которые способны повлиять на

производительность  труда, "текучесть" кадров, простои  и т.д. Организационное управление ставит перед собой задачу обеспечить "удовлетворенность" работников, создать чувство безопасности, уверенности.

Прибыльность  - это соотношение между валовыми доходами и суммарными

издержками.

Прибыльность  характеризует взаимосвязь между  финансовыми результатами и характером их использования.

6. Нововведения - творческий процесс приспособления фирмы к внешним и

внутренним требованиям, запросам, изменениям. Это процесс  поддержания

пригодности продукции  с точки зрения потребителя.

В современных  условиях усложнения производства и  экономики в целом,

возрастания роли научно-технического прогресса, обострения конкуренции,

необходимости учета в процессе управления факторов, связанных с

использованием  сырьевых и энергетических ресурсов и воздействием на

окружающую среду, конечные результаты деятельности фирмы  зависят от

рациональности  структуры и эффективности процессов  управления во всех ее элементах и подсистемах.

На наш взгляд в наиболее общем смысле оценка эффективности  управления

должна включать совокупность различных методов, что  позволит получить

наиболее полную оценку эффективности управления объектом.

В настоящей  статье оценка эффективности управления объектом

рассматривается на примере фирмы, основная деятельность которой протекает в подразделениях, основанных для выполнения конкретных целей. 
 
 
 

Практическая часть.

1. Общая характеристика  организации.

ООО «Мир дверей Софья» была основана в конце 2009 г. в лице директора Громова Д.А. В тот момент в ней работало 4  человека. В настоящее время в компании работает 12 человек, включая директора.

      На  данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Как именно осуществить разделение труда в организации – один из вопросов, являющийся существенным управленческим решением.

      Не  менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для  успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении  нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители, в свою очередь, могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой – плоская структура управления.

Любая организация находится и функционирует  в среде. Каждое действие всех без  исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

      Основной  целью работы ООО «Мир дверей Софья» является получение прибыли. Прибыль  это ключевой показатель организации. Основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

• ее максимизацию;
• получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. ее суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;
• минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

      ООО «Мир дверей Софья» ориентирована на получение максимальной прибыли. Рост прибыли в компании обуславливается следующими факторами:

• удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

• позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

• условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

• публичная ответственность и имидж организации;

• техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, минимизация издержек производства и т.д.

Однако  за максимизацией прибыли в краткосрочном периоде руководство не должно забывать об  основной цели и миссии компании - стать лидером на рынке межкомнатных дверей премиум класса в Вологде, что может быть возможным только при условии грамотной работы с кадрами.

      Формулирование  и сообщение целей организации  в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

      В компании ООО «Мир дверей Софья» у каждого работника стоят свои задачи, которые необходимо решать в зависимости от сложившейся ситуации. Два важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

      Персонал  является основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит  то, чем является организация.

      В силу такого положения люди для руководителя являются первостепенным ресурсом. Менеджер формирует кадры, устанавливает  систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс  совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе. На данном этапе развития организации данная деятельность практически отсутствует, необходимо делегировать полномочия по работе с кадрами отдельному сотруднику-менеджеру по работе с персоналом.

      Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п.  Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации.

      В связи с этим руководство ООО  «Мир дверей Софья» пытается строить  свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных  результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий, но без должного внимания всё это малоэффективно. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

      Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. На данный момент, в организации можно выделить следующие структурные подразделения:

1. Руководство и бухгалтерия
2. Отдел транспортной логистики и доставка
3. Отдел менеджеров (продаж)
4. Технический и гарантийный отдел

Основная  задача меня в качестве генерального директора на сегодняшний момент – рационализировать и добиться максимальной эффективности взаимосвязи  работы всех отделов.   

Технико – экономические  и финансовые результаты деятельности (фин. планы, оборот, уставной капитал и т.п.) являются коммерческой тайной ООО «Мир Дверей Софья» и не подлежат разглашению 
 
 
 
 

2. Организационная  структура управления.

Структура организации является элементом  ее внутренней среды.      Структура организации - взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей. Структура организации тесно связана с характерным для нее специфическим разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации.