Коммуникации в организации

В ООО «Смак» бухгалтерский учёт ведёт главный бухгалтер. Главным бухгалтером является Бычкова Галина Николаевна. В её обязанности входит обеспечивать контроль за отражением на счетах бухгалтерского учёта всех осуществляемых хозяйственных операций, предоставление оперативной информации, составление в установленные сроки бухгалтерской отчётности, осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учёта и отчётности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов. Возглавляет ООО «Смак» генеральный директор, который имеет право без доверенности действовать от имени ООО «Смак», в том числе представлять его интересы и осуществлять сделки, заключать трудовые договора с работниками Общества, издавать приказы о назначении на должности работников Общества, об их переводе и увольнении, применять меры поощрения и налагать дисциплинированные взыскания, также в его обязанности входит контроль за организацию деятельности ООО «Смак».Генеральному директору подчиняется заместитель генерального директора, который выполняет его распоряжения, определяет исполнителей и контролирует выполнение данных распоряжений, главный инженер, экономист, инспектор по кадрам, инспектор по охране труда, менеджер.  
Кроме того, отдельным структурным элементом выступает сортовая мельница, которую обслуживают сменный мастер, рассевщик, слесарь-ремонтник, а также младший обслуживающий персонал в количестве 3 человек. 
Директору также подчиняется бухгалтерия (главный бухгалтер и бухгалтер), в которую входит главный бухгалтер. Главный бухгалтер несёт ответственность за формирование учётной политики, ведение бухгалтерского учёта, своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской отчётности, также он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.  
 
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Как уже отмечалось ранее, директору ООО «Смак» подчиняется инспектор по кадрам, в его обязанности входит организация текущей работы данного предприятия (оформление, подбор документов и так далее). 
2.2. Методы исследования эффективности коммуникации в 
 
ООО «Смак» 
Рассмотрим систему коммуникаций на примере организации ООО «Смак». Аппарат управления представляет ООО «Смак» собой систему взаимосвязанных органов и работников управления. На предприятии существуют постоянно-действующие отделы и службы, отвечающие за выполнение определённых функций на производстве.  
 
В верхней иерархии управленческой структуры имеются должности: генеральный директор, исполнительный директор, заместитель генерального директора, начальник отдела сбыта, начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник цеха основного производства, главный энергетик, главный механик, начальник отдела маркетинга, начальник службы по управлению персоналом. 
 
В состав отделов управления входят: бухгалтерия, отдел сбыта, отдел снабжения, основное производство, отдел маркетинга и отдел по управлению персоналом. Также имеются службы: главного энергетика и главного механика. 
 
В непосредственном подчинении генерального директора находятся исполнительный директор и заместитель генерального директора, информация к ним поступает в устной и письменной форме. Систему внутренних коммуникаций ООО «Смак» можно проследить на примере должностных инструкций. Например, зав. производством для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей сотрудничает с другими работниками подразделения или другими отделами и обменивается следующей информацией. Получает информацию от: 
 
- мастеров ООО «Смак» - сведения о производственном задании, о проблемах производственных процессов, качества сырья, о поступившим в производство сыре - главного технолога - о новых разработках продукции, о вносимых изменениях в технологические процессы, информацию о подборе сырья; 
 
- начальника цеха - о расстановке и переводе персонала по участкам, организации производства; 
 
- зав. складом сырья - о наличии сырья на складе; 
 
- начальника лаборатории - о результатах анализов сырья, дегустации готовой продукции. 
 
Передает информацию: 
 
- мастеру - об экспериментальных и проблемных видах продукции, об изменении закладок, об изменениях последовательности выполнения операций в технологическом процессе; 
 
главному технологу - о результатах по производству экспериментальных и проблемных видов продукции, о причинах производства брака. 
 
Как видно из вышесказанного, правильная организация внутренних коммуникаций ООО «Смак» (между сотрудниками организации) очень важна как для самого процесса слаженной работы, так и для конечного результата - выпускаемого продукта. Следовательно, от квалифицированной работы менеджера зависит деятельность предприятия. 
 
На каждом уровне управления ООО «Смак» можно проследить нисходящее и восходящее направление коммуникаций. Нисходящее направление: коммуникационный поток перемещается от одного уровня к другому, более низкому уровню. Используется для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. 
 
Например: генеральный директор ООО «Смак» - исполнительный директор -начальник отдела сбыта - менеджер. 
 
Восходящее направление: информация перемещается от низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчинённого с 
 
руководством ООО «Смак» с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Также используется руководителями отделов и служб для информирования исполнительного директора и заместителя генерального директора. 
 
Например: психолог — начальник отдела маркетинга — заместитель генерального директора — генеральный директор. 
 
Начальники отделов управления вместе с исполнительным директором и заместителем генерального директора принимают участие в ежедневной планёрке, где происходит обмен информацией, решаются текущие вопросы. В этом случае можно говорить как о горизонтальном направлении коммуникационного потока, когда общение происходит между руководителями ООО «Смак» одного уровня, так и о восходящем и нисходящем одновременно. 
 
Например, горизонтальное направление коммуникаций: начальник отдела снабжения - начальник отдела сбыта - главный бухгалтер - начальник отдела маркетинга - начальник отдела по управлению персоналом - заведующий производством. 
 
В наиболее крупных по численности работников подразделениях - отделе сбыта и на основном производстве проходят также ежедневные планёрки. Система коммуникаций ООО «Смак» включает в себя визуальные средства: информационный стенд для работников предприятия, на котором вывешиваются приказы, информация о нововведениях в законодательстве и другое; внутриорганизационное издание - выпуск газеты предприятия к праздникам, где можно найти сведения о планах развития предприятия. 
 
Ещё к системе внутренних коммуникаций можно отнести созданный на основе коллектива в форме общественной организации союз «МК», где происходит межличностное (деловое и неофициальное общение). 
 
Основными целями и задачами являются: 
 
- постоянное развитие потенциала работников ООО «Смак»; 
 
- добиваться того, чтобы творческое и заинтересованное отношение к работе было повседневной нормой, чтобы каждый из сотрудников ощущал себя причастным к деятельности предприятия, разделял его ценности и вносил свой вклад в достижение общих целей; 
 
- укрепление и развитие профессиональной солидарности, взаимопомощи; 
 
- улучшение и укрепление психологической атмосферы в коллективе; 
 
- сплочение коллектива, проведение культурно - массовых и спортивных мероприятий. 
 
Также на ООО «Смак» используются коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами. На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы: 
 
1. Структура управления ООО «Смак» нечёткая, это связано с тем, что многие отделы и службы создавались и расширялись постепенно, по мере необходимости. В связи с этим происходят постоянные сбои в системе коммуникаций, конкретно в нисходящем и горизонтальном направлении. 
 
2. Коммуникационная связь ООО «Смак» через локальную сеть неэффективна, так как одновременно должны быть включены все компьютеры, может использоваться только как источник получения информации. 
 
Предложение: В этом конкретном случае можно предложить создание аудиосистемы коммуникаций. 
 
Рассмотрим систему внешних коммуникаций на примере ООО «Смак», наиболее важной для продолжения действия организации. Прежде всего это связи с общественностью, которыми занимается отдел маркетинга и отдел сбыта. Используются различные формы взаимоотношений:  
 
1. Реклама. 
 
На ООО «Смак» используются следующие виды реклам: выпуск рекламных буклетов (раздаются покупателям оптовым и розничным; обновление материалов 1 раз в месяц); внешняя реклама (по разрешению администрации города и владельцев магазинов); реклама на общественном транспорте (внешняя и внутренняя по разрешению администрации города); реклама на телевидении и радио (обновление 1 раз в полгода). 
 
2. Проведение расширенных дегустаций в магазинах, где реализуется продукция ООО «Смак», один раз в месяц. 
 
3. Участие в региональных, областных конкурсах. 
 
4. Социологический опрос в торговых точках (1 раз в квартал) позволяет выявить целевую аудиторию. 
 
5. Благотворительность. ООО «Смак» является одним из спонсором МУСО Социальный приют для детей и подростков г.Сельцо, предоставляет транспортное средство школам города для проведения экскурсий. 
 
Поддержка политических партий и их представителей не входит в сферу интересов организации. Обратная связь покупателей продукции ООО «Смак» происходит по схемам: 
 
1. Покупатель - продавец - владелец магазина - отдел сбыта - отдел маркетинга. 
 
2. Покупатель - отдел сбыта - отдел маркетинга. 
 
На основании исследованного материала можно сделать следующие выводы: 
 
1. На ООО «Смак» есть проблемы, связанные с распространением продукции, что сказывается на имидже компании. Это связано прежде всего с неукомплектованностью кадров (водители) «текучкой» кадров (менеджеры отдела сбыта).  
 
2. В ООО «Смак» выделяется значительно больше денежных средств на благотворительность, чем это известно общественности (скрытая благотворительность), а могло бы повысить рейтинг организации. Предложения: 
 
1. В качестве нового средства рекламы можно предложить использование фирменных витрин с логотипом организации. 
 
2. В рекламных буклетах следует указать краткое содержание состава продукции, а также страну - производителя сырья (генетически модифицированные продукты). Эта информация значительно повлияет на общественное мнение покупателя, благоприятно скажется на имидже. 
2.3. Реализация исследования эффективности коммуникации в организации 
При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «Смак» было выявлено ряд проблем, а именно:  
 
1. Плохо сформулированные сообщения. Независимо от того, как доставляются сообщения, их неточность - слишком частые явления. Такие недостатки, как плохо выбранные и ничего не значащие слова, небрежные упущения, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей, неправильная структуры предложений, недостаток лексических средств, повторения, жаргон и так далее, довольно широко распространены. Отсутствие ясности и точности приводит к дорогостоящим ошибкам. 
 
2. Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. Менеджеры ООО «Смак» находятся в центрах коммуникаций на предприятиях и функционируют как получатели и отправители сообщений. Они получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих лиц, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для них язык.  
 
Часто бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю. Этот процесс требует умения, которое зачастую отсутствует. Поскольку сотрудники ООО «Смак» действуют, обычно только приблизительно понимая друг друга, эффективность постоянно от этого страдает, что приводит к значительным убыткам. 
 
3. Искажение сообщений. Когда информация движется внутри ООО «Смак» вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях. Сознательное искажение информации имеет место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах. Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщения возникают также вследствие фильтрации.  
 
В ООО «Смак» существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются.  
 
Поскольку именно управляющие определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений.  
 
Руководители высшего звена ООО «Смак» обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку не хочет сообщать начальнику плохие новости. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации бывает повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных. 
 
4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. Причиной несвоевременного донесения информации служит, как и географическое положение организации, то есть её протяженность по всей части республики, так же не ответственное отношение менеджера к полученной информации. 
 
5. Психологический настрой. В организации существует некий критический настрой работников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации. 
 
В рамках мероприятий по совершенствованию коммуникационного процесса можно выделить следующие проблемы и пути их решения: 
 
1. Плохо сформулированные сообщения. 
 
Для решения данной проблемы необходимо сформулировать сообщения точно. Выбирать значащие слова, излагать свои мысли с точно и последовательностью, а также составлять предложения лексически грамотно.  
 
Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем. 
 
2.Ошибочный перевод информации на различных этапах передачи. 
 
Для начала необходимо установить обратную связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы.  
 
Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов. 
 
3. Искажение сообщений. 
 
Для решения этой проблемы необходимо установить систему сбора предложений, которые будут разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получат при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому.  
 
ООО «Смак» может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно будут собираться для обсуждения предложений по усовершенствованиям. 
 
В ООО «Смак», как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобных ежемесячных можно издавать статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников. 
 
4. Несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления. 
 
Руководство ООО «Смак» компании необходимо использовать все возможности для организации встреч с коллективами на местах работы. А также служба персонала совместно с руководством ООО «Смак» должна разработать специальный проект, целью которого будет – своевременное и регулярное информирование всех сотрудников о направлениях деятельности компании, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в компании и обществе. 
 
Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в ООО «Смак». Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет. 
 
5. Психологический настрой. 
 
Необходимо усовершенствовать нисходящие вертикальные и горизонтальные коммуникации в ООО «Смак». А именно осуществлять нисходящие и восходящие коммуникации на ежегодных собраниях всего трудового коллектива, где будут обсуждаться успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников. 
 
Распространять неформальные коммуникации на празднованиях дней рождений, встречи «Нового Года», «23 февраля», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком.

Заключение

Управляет в организации  тот, кто владеет информацией. Потоки информации в организации, как нервные  импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным  сосудам, циркулируют в его "теле", питая подразделения и работу должностных лиц, связывая их воедино.

В процессе коммуникации возникает  множество препятствий, которые  называются барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены:

-трудностями восприятия;

-семантическими барьерами;

-невербальными барьерами;

-плохой обратной связью.

Основные функции коммуникации: информативная - передача истинных или  ложных сведений; интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между  людьми, (распределение функций, влияние  на настроения, поведение собеседника  путем использования различных  форм воздействия: внушение, приказ, просьба); перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и  фустановление на этой основе взаимопонимания; экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений  в организации, то она прекратит  своё существование. Коммуникация предоставляет  средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи  и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Список  использованных источников и литературы

1. Алешина И.В. PR-Технологии. - М.:ПРЕСС, 2000.

2. Андреева Г.М. Социальная психология. — М.: Мысль, 2001.

3. Гринберг Т.Э. Политические технологии: PR и реклама. — М.: Аспект-Пресс, 2005.

4. Катлин С.М. Сентер А.Х. Паблик pилейшнз. Теория и практика. — М.: Вильямс, 2001.

5. Кара-Мурза С.Г. Манипуляция общественным сознанием. – М.: Алгоритм, 2000.

6. Матиашвили В.М. Управление персоналом. Учебное пособие. - Н.Новгород: НРИ АПК. 1998.

7. Петрунин Ю.Ю. и др. Политические коммуникации: Учеб. пособие / Под ред. А.И. Соловьева. — М.: Аспект Пресс, 2004.

8. Харрисон Ш. Связи с общественностью: Вводный курс / Пер. с англ. под ред. Г.Е. Алпатова. - СПб.: Издательский Дом "Нева"; М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест, 2003.