Контроль деятельности подчиненных в организации

 

ЧОУ ВПО «Институт экономики, управления и права (г.Казань)»

Экономический  факультет

 

 

Максимова Светлана Викторовна

                                                                       1 курс заочного отделения

                                                              экономического   факультета

                      гр. 131у

 

 

 

 

 

                

 

Контрольная   работа

по  менеджменту

тема  «Контроль деятельности подчиненных в организации»

(вариант  № 8)

за 1 семестр 2013/2014 уч.года

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Чебоксары,

пр. Тракторостроителей, д. 73/1,  кв. 75

Тел. 89278447876

 

 

 

 

Казань  – 2014

 

 

Содержание 

 

Введение                                                                                                                 3

1. Контроль как функция менеджмента                                                              4

   1.1. Понятие и функции  контроля                                                                  7

   1.2. Виды контроля                                                                                          8

   1.3. Формы контроля                                                                                    12

2. Процесс контроля                                                                                             13

   2.1.  Характеристики эффективного контроля                                            16

3. Поведенческие аспекты контроля                                                                 17

Заключение                                                                                                             20

Список литературы                                                                                                21 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

 

 Темой данной работы является «Контроль деятельности подчиненных в организации». Актуальность темы связана с особенностями Российского менталитета, так как в нашей стране если над деятельностью подчинённых не осуществляется контроль, то эта деятельность является менее эффективной. Только при правильной организации кадрового учёта и контроля результатов труда работников можно достигнуть высокой производительности и качества труда, а как следствие конкурентоспособного предприятия.

Контроль, как управленческое (или шире как  социальное) действие не пользуется любовью  как со стороны контролируемых, так  и со стороны контролирующих. А  общая нелюбовь психологически сближает людей, делая контроль формальной.  Если контроль — это сравнение того, что есть, с тем, что должно быть, значит, контролировать может только человек, который знает, что должно быть. Он доводит это до сведения подчиненных. И, конечно, он имеет достоверную информацию о состоянии дела, то есть знает, что есть. Из этого следует один очень важный вывод: своевременная подсказка, совет, информирование и корректирование действий сотрудников с учетом их права на ошибку есть несомненная услуга, которую шеф оказывает своим подчиненным. И это сближает людей, но уже не в негативном (нелюбовь к контролю), а в позитивном смысле.  

Исходя  из вышесказанного, целью  настоящей работы является анализ действующих в организациях систем контроля и оценки деятельности работников, а также определение возможных методов налаживания контроля деятельности подчинённых. Причем, основным условием любой разрабатываемой на основе предложенных принципов системы является комплексное решение проблем контроля и оценки, система должна быть максимально гибкой, а затраты времени на ее эксплуатацию руководящим составом–минимальными.  

1. Контроль как функция менеджмента

 

На дело организации оказывают  влияние многочисленные факторы  внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не вечно удается. Планы не вечно выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не вечно удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.

У руководства появляется вероятность  обнаружить собственные ошибки и  ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению одной из функций менеджмента - функции контроля.

Контроль относится к числу  тех функций менеджмента, сущность которых не вечно правильно понимается людьми. Слово "контроль" как и  слово "власть" вызывает чаще всего  отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, реально, контроль как функция, которую  выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается вероятность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

Основная проблема контроля содержится в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Выполнение менеджерами функции  контроля начинается одновременно с  выполнением функции планирования в процессе выработки целей и  задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса менеджмента  в любой организации. Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация  функционировала успешно.

Одна из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

Равно важной является и положительная  сторона контроля, состоящая во всемерной  поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы  определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи  организации и их причины, мы получаем вероятность, довольно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям  внешней среды.

Хорошо продуманные планы и  организационные структуры не вечно  могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать  должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный  механизм своевременной оценки воздействия  на них этих факторов перемен. Такой  механизм может быть создан на основе контроля.

Среди многочисленных факторов внутренней среды особенно отличается высокой  степенью неопределенности такой фактор как люди, работающие в организации. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Познать механизм поведения людей в процессе трудовой деятельности не вечно удается полностью.

Ещё труднее прогнозировать ответную реакцию людей на введение новых  инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей в связи с  изменениями в организационной  структуре менеджмента.

С помощью контроля менеджер может  своевременно отреагировать на изменение  в поведении людей в процессе их работы.

Использование механизмов контроля позволяет  обнаружить ошибки и проблемы, возникающие  в процессе выполнения работ и  соответственно скорректировать дело организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Ярким примером необходимости контроля могут служить бесчисленные банкротства  мелких фирм, причиной которых, как  правило, является непонимание предпринимателями  важности выполнения функции контроля.

В малых фирмах отношения строятся, в основном, на доверии приятель к другу и механизмы контроля за ходом работ отсутствуют, поэтому  допускаемые ошибки, накладываясь и  нарастая, в большинстве случаев  приводят к серьезным финансовым потерям. Предупреждение возникновения  кризисных ситуаций является одной  из основных целей контроля.

Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие - неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свое дело.

Контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности. Благодаря нему обеспечиваются единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждаются ошибки и недоработки.

1. Понятие и функции контроля.

 

Контроль - это функция менеджмента по оценке получаемых результатов и текущей деятельности организации, а также обеспечение нормального функционирования организации по достижению поставленных целей при оперативном руководстве и в долгосрочной перспективе. Контроль должен предупреждать появление кризисных ситуаций. Контроль, как и планирование, с которым он неразрывно связан, является непрерывным процессом.

Контроль - одна из функций управления. Как функция контроль имеет двоякий характер. С одной стороны, это элемент каждой функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой - это самостоятельная функция управления.

Можно выделить важные функции контроля:

1. Проверочная  - установление целесообразности, обоснованности, законности решений;  проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений.

2. Информационная - сбор, передача, обработка информации  о состоянии объекта.

3. Диагностическая  - изучение и оценка реального  положения дел в организации  и ее окружении, выявление основных  тенденций его изменения и  возможностей, скрытых резервов.

4. Прогнозтическая - создающая основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонений от заданных параметров.

5. Коммуникационная - обеспечивающая установление и  поддержание обратной связи.

6. Ориентирующая  - подсказывающая, на что нужно  обращать особое внимание.

7. Стимулирующая - по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание.

8. Корректирующая - на основе полученных результатов состояние и поведение объекта изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или  устойчивость функционирования при отклонении от них.

9. Защитная -  способствует сохранности ресурсов.

Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать  деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

Имея  большой диапазон воздействия на организацию, контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных  органов. Он входит в обязанности  руководителя любого ранга. В замкнутом  цикле управленческой деятельности контроль взаимодействует с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ - методом его проведения.

 

1.2. Виды контроля.

Эффективное сочетание различных  видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды – залог успеха функционирования организации. В литературе авторы по-разному подходят к вопросу классификации видов контроля. Наиболее часто встречающиеся представлены в таблице 1.

Рассмотрим три основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный.

По форме осуществления все  эти виды контроля схожи, так как  имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе  к требуемым. Различаются они  только временем осуществления.