Контроль как функция управления

Министерство  культуры Российской Федерации

 

Кемеровский Государственный университет культуры и искусств

 

Кафедра управления социальной сферы

 

 

 

 

 

 

 

 

Контроль как функция  управления

 

Курсовая  работа

по менеджменту

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                     Кемерово

2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………… 4

ГЛАВА 1. Значение функции контроля в системе  управления …………… ... 6        

1. Понятие контроля, его сущность и задачи ……………………………... 6
2. Принципы контроля ………………………………………………………10

ГЛАВА 2. Виды контроля и области его  применения ………………………. .13

2.1.   Понятие предварительного, текущего и итогового контроля ………….13          

2.2.    Внешний и внутренний контроль ………………………………………. 22

2.3.    Управление по отклонениям …………………………………………….  24

ГЛАВА 3. Основные характеристики эффективного контроля ……………... 25

3.1.    Барьеры и сопротивление контролю ……………………………………. 25

3.2.    Характеристики эффективного контроля  ……………………………… 28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………. 35

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………. 40

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить  организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Поэтому тема контроля как функции управления актуальна в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации удается определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Все это достигается с помощью контроля. Контроль - это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Целью данной работы является более глубокое и  детальное изучение контроля как функции управления с помощью современной литературы.

Задачи:

1. Дать представление о сущности и задачах функции контроля;
2. Узнать какие существуют виды контроля;
3. Рассмотреть области применения различных видов контроля;
4. Изучить характеристики эффективного контроля.

 

 

ГЛАВА 1. Значение функции контроля в системе управления

 

 

1.1. Понятие контроля, его сущность и задачи

 

 

Контроль  представляет собой одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации  контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

1.Выработки стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

2.Измерения и анализа ее результатов, полученных в результате контроля;

3.Корректировки хозяйственных, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

Первый  этап — выработка стандартов, демонстрирует  органическую связь функций планирования и контроля. Данные стандарты согласуются  с методологией управленческого учета предприятия, а именно:

- внешними стандартами и нормами;

- внутренними (корпоративными) стандартами;

- стандартами на функциональность бизнес-процессов предприятия.

Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. В свою очередь эти цели формируются из процесса планирования и стратегий организации. Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, должны характеризоваться наличием временных  рамок и конкретных критериев (например, производительность труда к определенному времени должна быть повышена на 10%). Т.е. критерии, результативность которых оценить трудно, должны быть выражены косвенными показателями (например, удовлетворенность работой можно оценить показателем текучести). Однако косвенные показатели должны быть обстоятельно взвешены, так как на них могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные.

Второй  этап процесса контроля состоит в  сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка, как реальности выработанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые служат основой для принятия соответствующих управленческих решений. Это наиболее заметный этап всей системы контроля.

На третьем, заключительном этапе контроля менеджер должен провести корректировку в  хозяйственной, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо — стабилизации контролируемого показателя.

Во всех случаях сотрудники организации  должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство  установило стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью послужат основанием для распределения вознаграждений или наказаний [3, стр.227-228].

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. — в общем, все то, что прямо противоположно представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, — это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе — это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль  — это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они  сформулировали цели и задачи и создали  организацию. Контроль очень важен, для того, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Это и дало основание Дитеру Друкеру заявить: «Контроль и определение направления — это синонимы» [6, с.280].

 По мнению В.Р.Веснина, контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

По степени  охвата объекта контроль может быть сплошным или выборочным (при проверке большой партии изделий объекты отбираются и испытываются наугад); требовать или не требовать разрушения последних; происходить в нормальном или усиленном режиме. Контроль осуществляется руководителем, специально назначенными для этого лицами (контролерами), а также самими работниками (самоконтроль).

Контролю  подлежат, прежде всего: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели расходования ресурсов; экономическая эффективность и качество; величина запасов и прочее.

Контроль  решает в системе управления несколько  задач.

Во – первых, помогает изучить положение дел в организации и обнаружить в её внутренней или внешней среде факторы, которые могут оказать существенное влияние на её деятельность.

Во –  вторых, позволяет отследить недостаточно чётко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректировать планы.

В – третьих, контроль помогает своевременно выявить  неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В – четвертых, результаты контроля служат основой  оценки и вознаграждения персонала.

В – пятых, контроль ориентирует, на что нужно  обращать особое внимание в дальнейшем.

В процессе контроля могут иметь место объективные  и субъективные ошибки. К ним можно  отнести: контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый вдогонку; тотальный контроль, порождающий несамостоятельность и иждивенчество людей; отсутствие информирования контролируемых о результатах; поверхностный контроль из недоверия, например за отлучками с рабочего места и прочее [1, стр.227-228].

Таким образом, контроль является одной из важнейших функций в менеджменте. Он представляет собой управленческую деятельность, фиксирующую состояние объекта управления в заданные моменты времени. Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей состоящий из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

 

1.2. Принципы контроля

 

 

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Прежде  всего, контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о том, что он должен быть тотальным, с охватом всех событий. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, охватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности организации тщательно и постоянно проверять не целесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

Контроль  делается не ради выявления проблем, а для успешного решения и  достижения конкретных результатов, выявления  отклонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. Главная цель контроля — не исправление, а предотвращение ошибок, что обходится гораздо дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемую часть стратегического планирования.

Эффективный контроль увязывается не только с  процессом планирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структуре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы  выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные средства контроля.