Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

поставленных  в   правительственном   документе.   Заместитель   губернатора

рассматривает   документ   и   определяет   исполнителей,   которые    будут

обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов  справок   о

результатах  исполнения  поручений. Контроль  за  сроками

исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник.  Срок

реализации поручений, если он не определен в  поручении,  устанавливается  в

один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в  3-дневный  срок,  а

требующие дополнительного изучения  -  в  течение  10  дней.  Если  в  самом

правительственном   документе   определена   дата   или   срок    проведения

мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с  учетом  этой

даты или мероприятия.

      Помощник  заместителя  губернатора  вносит  необходимые  указания  в

регистрационно-контрольную карточку документа (кому  поручается  исполнение,

содержание действий, срок исполнения)  и  оставляет  в  своей  картотеке,  а

документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для  передачи  его

исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие  указания

по данному правительственному документу в  общую  электронную  картотеку,  а

затем передает документ исполнителю.

      За  10  дней  до  наступления  промежуточного  или   конечного   срока

исполнения правительственного  документа  помощник  заместителя  губернатора

предупреждает  устно  или  письменно   исполнителя   о   приближении   срока

исполнения.  За  5  дней  до  истечения  установленного   срока   исполнения

документа исполнитель представляет письменную информацию о  ходе  исполнения

документа.

      В  случае,  если  срок  исполнения  правительственного  документа  был

определен в течение  месяца  или  более,  то  заместитель  губернатора,  как

исполнитель  указаний  губернатора  по  указам  или  поручениям   Президента

Российской Федерации готовит промежуточную информацию  о  принятых  мерах  с

приложением к ней  распорядительных   документов  губернатора,  принятых  во

исполнение поручений Главы  государства  в  Главное  контрольное  управление

Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1

      Если  поручение  не  может  быть  выполнено  в  установленные   сроки,

исполнитель представляет по нему промежуточную  справку  или  мотивированную

просьбу о продлении срока исполнения с  указанием  причин  отсрочки,  но  не

позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее  срока.   Справка  о

продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником  структурного

подразделения,  направляется  на   согласование   заместителю   губернатора,

установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника  в

сектор контроля,  где  вносятся  коррективы  в  электронную  регистрационно-

контрольную карточку.

      Если поручение выполнено в срок, то справки, информация  о  выполнении

поручения  за  подписью  заместителя  губернатора  направляются   в   сектор

контроля,  а   затем   вместе   с    оригиналом   правительственного

документа передается губернатору для согласования или визы. Причем,

если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка  по  исполнению

должна быть завизирована  всеми  соисполнителями  или  содержать  ссылку  на

согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.

      Если губернатор соглашается с полученной  справкой,  то  поручение  по

исполнению  правительственного  документа  считается  исполненным,   о   чем

делается соответствующая  запись  в  электронной  регистрационно-контрольной

карточке  в  базе  данных  сектора   контроля.   Поручения   по   исполнению

правительственного   документа,   не   требующие

непосредственного  доклада  об  их  исполнении,  считаются  выполненными  по

факту: отправка информации, заключений по проектам, если они  не  возвращены

на доработку или выпуск постановлений губернатора.

      Если исполнение  поручений  по  правительственному  документу  требует

выполнение  мероприятий,  указанных  в  документе   -   подготовке   проекта

распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет  проект

распорядительного документа губернатора или отчет о  выполнении  мероприятий

первому   заместителю   губернатора   на   согласование.   После    принятия

губернатором  соответствующего  распорядительного   документа   по   решению

вопросов, поставленных в правительственном документе или  отсылке  отчета  о

выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.

      Анализируя  существующую  систему  контроля  за  исполнением

поручений губернатора по правительственным документам, можно  отметить,  что

:

         2.2.2  Контроль за  исполнением  постановлений  губернатора

      В  системе  документооборота  контролю  за  своевременным  исполнением

документов губернатора области (постановлений) уделяется  большое  внимание.

Схема контроля за  исполнением  постановлений  губернатора  представлена  на

рис. 2.2.  Рассмотрим эту схему подробнее.

      Распорядительные   документы   губернатора,   в   которых   содержатся

контрольные  вопросы,  то  есть    конкретные   по   времени,   исполнителям

и

форме    поручения,    передаются     сектором     документирования   отдела

документационного  обеспечения  управления  делами  в  сектор  контроля.   В

секторе контроля распорядительные документы  регистрируются  в  базе  данных

ПЭВМ  и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.

|Сектор документирования   |             |Первые заместители            |

|отдела документационного  |             |губернатора области           |

|обеспечения управления    |             |                              |

|делами                    |             |Организация исполнения        |

|                          |             |резолюций.                    |

|                          |             |Контроль за сроками исполнения|

|                          |             |исполнением (помощник)        |

|                          |             |Подведение итогов исполнения  |

|                          |             |документа.                    |

|                            |         |     |

|Сектор по работе с официальными|        |Начальники структурных       |

|документами отдела             |        |подразделений                |

|документационного обеспечения  |        |1. Организация исполнения    |

|управления делами (сектор      |        |поручений.                   |

|контроля)                      |        |                             |

|1.  Постановка на контроль,    |        |                           |

|доведение до                   |        |                           |

|исполнителей.                  |        |                           |

|2.   Контроль за сроками       |        |                           |

|исполнения.                    |        |                           |

|3.  Сбор материала об          |        |                           |

|исполнении.                    |        |                           |

|                        |               |Ответственные работники      |

|                        |               |структурных подразделений    |

|                        |               |(исполнители)                |

|                        |               |Работа по исполнению         |

|                        |               |резолюций.                   |

|                        |               |Оформление контрольного дела.|

|      Контрольное управления   |        |                           |

|департамента государственной   |        |                           |

|службы и вопросов местного     |        |                           |

|самоуправления                 |        |                           |

|Постановка на контроль.        |        |                           |

|Проверка  полноты исполнения   |        |                           |

|документа.                     |        |                           |

|Сбор материала об исполнении.  |        |                           |

|Подготовка проекта             |        |                           |

|постановления о снятии с       |        |                           |

|контроля.                      |        |                           |

-  прохождение документов на исполнение.

                             -  прохождение документов после исполнения.

     Рис. 2.2.  Схема контроля за исполнением постановлений губернатора

Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.

      На лицевой  стороне  электронной  регистрационно-контрольной  карточки

указывается  :

88. вид документа (постановление губернатора) ;

89. орган, издавший документ ;

90. номер документа ;

91. дата издания документа и его регистрационный номер ;

92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;

93. ответственный исполнитель ;

94. номер пункта контролируемого документа ;

95. краткое содержание задания этого пункта ;

96. срок исполнения ;

97. отметка о снятии с контроля.

      На обратной стороне  регистрационно-контрольной  карточки  указывается

информация о ходе исполнения указанного  пункта и  заключение  о  выполнении

контролируемого документа в целом.

      Документ   с   регистрационно-контрольной    карточкой    одновременно

направляется в приемную заместителя  губернатора,  на  которого  возлагается

контроль (о  чем  делается  запись  в  тексте  документа)  и  в  контрольное

управление  департамента  государственной   службы   и   вопросов   местного

самоуправления (далее - контрольное управление).

      Заместитель губернатора  обязан  принять  меры  для  своевременного  и

качественного  исполнения  документа,  поэтому  он   определяет   из   числа

руководителей  или  работников  курируемых   подразделений,   ответственного

исполнителя  и  определяет  периодичность  анализа   и   рассмотрения   хода

реализации  данного  документа.  Контроль  за  сроками  исполнения  указаний

заместителя  губернатора  осуществляет  его  помощник.  Помощник   оформляет

контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя  губернатора

направляет его исполнителю,  при  этом  регистрационно-контрольную  карточку

оставляет  в  своей  картотеке.  Образец  контрольного  дела  представлен  в

приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное  дело  в  10-дневный  срок

разрабатывает план организационных мероприятий  по  выполнению  документа  и

представляет  его  на  утверждение  заместителю  губернатора,  который   дал

поручение по контролю.

      В плане предусматривается :

последовательность и способы решения поставленных в документе задач ;

сроки исполнения мероприятий ;

ответственные за исполнение  этих мероприятий ;

график проверок фактического исполнения.1

      Документ подлежит исполнению в указанные в  тексте  сроки.  Если  срок

исполнения в тексте не  указан,  то  по  согласованию  с  руководителем,  на

которого  возложен  контроль,  устанавливается  примерный  срок  :  квартал,

полгода, год - в зависимости  от  содержания  поручения  в  документе.  Если

документ (постановление) содержит ссылку  на  определенные  мероприятия,  то

документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.

       За  10  дней  до  наступления  промежуточного  или  конечного   срока

исполнения документа помощник первого заместителя губернатора  предупреждает

исполнителя о приближении срока исполнения. За 5  дней  до  истечения  срока

исполнитель  должен  оформить  контрольное  дело  в  котором   должны   быть

документы, свидетельствующие о контрольных действиях :

план организации выполнения документа ;

протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ;

промежуточные и итоговые справки об их реализации ;

статистические данные ;

материалы вневедомственного и ведомственного контроля ;

статьи из газет и т. д. ;

информация,  запрошенная  от  органов  местного  самоуправления  или  других

организаций-исполнителей.

      При  необходимости  продления  сроков  выполнения  документа,

исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на

имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о

продлении  срока  реализации.   В   промежуточной   информации   указывается

аргументированные причины внесенного предложения, а также  конкретные  меры,

принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении  срока  исполнения

документа принимается губернатором на основании предоставленной  информации.

Сектор контроля сообщает в приемную заместителя  и  исполнителю  о  принятом

губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ,  в  электронную

регистрационно-контрольную карточку.

      Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую  справку  за

подписью  руководителя   структурного  подразделения   на  имя   заместителя

губернатора  и  вместе  с  контрольным  делом  направляется  в   контрольное

управление на рассмотрение, где проверяется  полнота  исполнения  документа,