Лекции по "Менеджменту"

Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

Таким образом, формальная организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Неформальная организация – группа в составе формальной организации, которая возникает спонтанно и где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно.

В любой организации мы сталкиваемся с тем, что существуют формальная и неформальная структуры. Понимание неформальной структуры порой имеет решающее значение для функционирования организации.

Образование неформальных организаций происходит обычно в большинстве официальных структур, так как их сотрудники всегда бывают чем-то неудовлетворенны и пытаются решить свои проблемы собственными силами, объединяясь в неформальные группы. Зачастую последние со временем начинают приобретать черты официальных организаций и соответственно свойственные им пороки.

III. Организационные процессы. В организации постоянно протекают сложные внутренние процессы, в которых выражается ее функционирование и развитие. Суть функционирования состоит в достижении организационных целей на основе использования и преобразования окружающей среды и ее элементов; при этом организация сохраняет себя как целое в первоначальном виде. Развитие организаций заключается в ее постоянном преобразовании в соответствии изменяющейся внутренней и внешней средой. Путем таких преобразований и перехода к новому состоянию организация пытается восстановить нарушившееся в результате ее изменений равновесие, в котором она пребывала прежде и без которого ее нормальное функционирование невозможно.

Можно выделить два вида внутриорганизационных процессов и функций: поддержание сложившихся отношений и связей для сохранения организации как таковой и решения стоящих перед нею задач с помощью совокупности действий по постановке целей, выработке и принятию решений, распределению прав и обязанностей, ресурсов и т.п. и совершенствование существующих и создание новых отношений и связей, обеспечивающих развитие организации в целом. В последнем случае речь идет об организационном развитии, дополняющем развитие техническое, технологическое, экономическое, социальное.

Под развитием организации понимается ее систематическое планомерное совершенствование, которое находит выражение в следующих основных моментах:

- формировании новых и рационализации  существующих внутриорганизационных  структур;

- совершенствовании трудовых, производственных  и управленческих процессов и  их взаимодействия;

- регламентации функций отдельных подразделений и работников.

Развитие организации существует в двух формах: организационного проектирования и организационной рационализации.

Термин «организационное проектирование» означает формирование организационных структур, схем и процедур управления на стадии проектирования организации с учетом намечающихся технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет в ней работать. Оно имеет место, когда речь идет о создании организации что называется «с нуля».

Под организационной рационализацией понимается постоянное совершенствование организационных отношений на действующих структурах. Она может быть элементной, частичной или полной в зависимости от масштабов необходимых преобразований.

Успех или неуспех реорганизации зависит от ряда объективных и субъективных факторов. К объективным прежде всего относится способность организации быстро и гибко реагировать на изменение внутренних и внешних условий, а также наличие необходимых материальных, информационных, кадровых ресурсов. Главным субъективным фактором является уровень руководства, позволяющий безошибочно определять основной объект реорганизации, обеспечить преемственность преобразований, создать действенную систему стимулов для участников работ и т.п.

Организационное проектирование и рационализация во многом похожи, прежде всего потому, что имеют общий объект – организационные отношения и связи. Но в процессе проектирования эти связи создаются изначально вместе с самим объектом – организационной структурой, а организационное развитие нацелено на совершенствование уже существующих отношений.

Основными направлениями организационного развития, являются структуризация, композиция, регламентация, ориентация. Поскольку все они тесно взаимосвязаны, то чаще всего разрабатываются параллельно, по крайней мере структуризация и композиция. Последние основываются на главных характеристиках будущей организации – ее правом статусе, основных целях, задачах, функциях, предполагаемых масштабах деятельности.

В процессе структуризации, исходя из организационных функций, определяется состав подразделений, их внутренняя структура, формулируются задачи, стоящие перед каждым подразделением и его отдельными элементами – рабочими местами и должностями.

Композиция заключается в разработке общей структурной схемы организации с учетом всех взаимосвязей между ее подразделениями; общих требований к механизму функционирования организации – характеру взаимоотношений отдельных элементов (например, один может подчиняться другому, согласовывать или координировать свою деятельность); принципов подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.

Под регламентацией понимается разработка правил и процедур, которыми должны руководствоваться члены организации в своей повседневной деятельности (например, должностных инструкций), определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций.

Наконец, ориентация как направление организационного развития состоит из создания условий для упорядочения положения и движения объектов и субъектов в рамках организации.

Ориентация бывает: нумерационная (номера на дверях кабинетов); словесная (надпись на той же двери, содержащая фамилию хозяина); словесно-нумерационная, представляющая собой комбинацию того и другого; символическая (устрашающее изображение черепа и молнии на трансформаторной будке); графическая (часто в учреждениях на самых видных местах вывешивается план эвакуации сотрудников в случае пожара); цветовая (например, каждый этаж в здании может быть окрашен в свой цвет).

В заключение нужно отметить, что организационная структура может быть подвержена не только процессу организации, но и дезорганизации, который направлен на расшатывание ее основ. Последняя может развиваться стихийно, являясь побочным результатом организационной деятельности, которая наряду с созиданием вынуждена зачастую что-то и разрушать, или следствием различного ряда случайных нарушений. Однако дезорганизация может направляться и сознательно или быть следствием тех или иных действий членов организации в личных интересах, наносящих в конечном итоге ей немалый ущерб.

IV. Современные организационные структуры. Под организационной структурой понимается совокупность подразделений, составляющих ту или иную организацию (отделов, участков, цехов и служб, органов управления, целых предприятий и их комплексов). Особенности организационной структуры определяются характером, разнообразием, техническим уровнем производственных процессов, глубиной разделения труда, степенью его специализации, масштабами деятельности, ее диверсификацией (разветвленностью), спецификой продукции или услуг.

Основу организационной структуры составляет совокупность обособленных, но тесно связанных между собой видов деятельности, направленных на достижение целей организации. В рамках организации эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы в соответствии с рядом принципов, среди которых можно выделить: количественный, временной, функциональный, территориальный, рыночный, продуктовый, целевой, профессиональный, технологический, инновационный и пр. В ряде случаев не все они могут быть применимы.

Наиболее простым и исторически первым можно считать количественный принцип структуризации. Суть его состоите том, что подразделения в организации создаются, исходя из числа работников, необходимых для выполнения той или иной задачи. Такой принцип применим или в организациях, связанных с осуществлением наиболее простых видов деятельности (например, погрузочно-разгрузочные, сельскохозяйственные и т.п. работы), или на низовом уровне в крупных многопрофильных организациях.

Другой принцип структурирования - временной. Он используется на низших уровнях организации и проявляется в том, что подразделения, исходя из экономических или технических причин, объединяют людей, занятых одновременно. В качестве примера можно привести бригады, работающие по вахтовому методу.

Также на низовом уровне в производственных организациях может применяться технологический принцип структурирования, когда основу подразделения составляет какая-либо законченная технология. Чаще всего таким способом в рамках цехов выделяются участки.

Близок по сути к технологическому профессиональный принцип. Однако людей объединяет здесь не технология производства, а общая профессия. В соответствии с этим принципом, например, создаются кафедры в высших учебных заведениях.

На уровне отдельного предприятия основной принцип структуризации – функциональный, когда подразделения строятся в соответствии с функциями предприятия, то есть главными направлениями его деятельности. К таким функциям относятся, например, производство, финансы, сбыт, маркетинг и т.п.

В соответствии с функциональным принципом каждое предприятие можно представить составленным из отдельных крупных «блоков».

На практике функциональная структура обеспечивает предприятию достаточно высокие конкурентные преимущества. Это обеспечивает быструю концентрацию ресурсов и людей в нужном месте и в нужное время, позволяет оперативно доводить до сведения исполнителей и реализовывать управленческие решения.

Однако в условиях практического отсутствия горизонтальных связей функциональная структура, основанная на глубокой специализации внутренних процессов, оказывается негибкой.

Эта структура как нельзя лучше соответствовала условиям производства первой половины XX в., чье «лицо» определяли гиганты индустрии типа Уралмаша, Сталинградского тракторного завода и т.п.

В условиях современного этапа НТР положение в корне изменилось. За счет внедрения новых технологий, материалов, компьютеризации всех процессов непосредственная зависимость уровня затрат от объема выпуска продукции по существу преодолена. Одновременно продолжался рост фирм.

Структура крупной фирмы, перешагнувшей границы отдельного предприятия, уже не могла быть построена по функциональному принципу, хотя последний по-прежнему остается в силе для входящих в нее предприятий. Главенствующими принципами для нее стали иные: территориальный, рыночный, продуктовый, инновационный, при которых предприятия, сохраняя внутри себя функциональную структуру, приобретают в рамках фирмы «специализацию» по одному из перечисленных направлений.

При территориальной структуре фирмы каждое из входящих в нее предприятий производит весь набор профильных видов продукции или услуг для своего региона. Примером такого рода структур может служить сеть комбинатов бытового обслуживания, почтовых отделений и пр.

При продуктовой структуре входящие в нее предприятия практически полностью сосредоточиваются на производстве какого-то одного вида продукции для всех территорий и всех видов потребителей.

При рыночной структуре предприятия фирмы ориентируются на производство продукции для определенной группы покупателей; таким образом, рыночная направленность усиливается здесь еще более значительно.

Наконец, суть инновационной структуры, заключается в том, что в рамках последней формируются специальные центры, занимающиеся разработкой, освоением и развертыванием производства новых товаров и услуг или осуществлением тех или иных операций в новых сферах. Особенностью фирм, обладающих инновационной структурой, является наличие в аппарате управления ими специальных служб для руководства подобного рода деятельностью.

Описанные типы организационных структур получили общее название – дивизиональные (от латинского division - разделение). Особенность производственной структуры, построенной на базе дивизионального принципа, состоит в значительной автономности образующих ее подразделений, каждое из которых обычно обладает правом юридического лица. Реальное единство им придают тесные финансовые, производственные, информационные и иные связи.

В целом дивизиональная организационная структура характеризуется прямым подчинением всех подразделений требованиям рынка, разработкой и реализацией мощных межфункциональных целевых программ, более развитыми, чем у функциональной, горизонтальными связями, основывающимися прежде всего на финансовых потоках, мощными корпоративными службами, обеспечивающими ориентацию предприятий в условиях рынка.

Функциональная и основывающиеся на ней разновидности дивизиональной структуры фирм относятся к категории «жестких». Эта жесткость определяется фиксированностью границ, набора входящих в них элементов, закрепленностью связей. Именно они являются воплощением модели рациональной бюрократической организации Макса Вебера.