Общие и конкретные функции управления

 

15. Основные группы функций системы управления

Основные группы функций  СУ системы управления являются:

функции принятия решений  — функции преобразования содержания информации {fc};

рутинные функции обработки  информации {fp};

функции обмена информацией {fo}.

Функции принятия решений  выражаются в создании новой информации в ходе планирования, анализа и  оперативного управления. Эта группа функций является главной, поскольку обеспечивает выработку информационных воздействий по удержанию системы в соответствующем положении или переводу системы в новое состояние.

 

18. Связующие  процессы, объединяющие функции  управления

1) процесс принятия  решения

2) процесс коммуникаций

 

19. Аспекты  управленческого контроля

три аспекта управленческого  контроля:

1) Установление стандартов - точное определение конкретных  промежуточных целей, которые  должны быть достигнуты в обозначенный  при планировании отрезок времени.

2) Измерение того, что  было в действительности достигнуто, и сравнение достигнутого с  ожидаемыми результатами.

3) Определение отклонений  от первоначального плана и  выявление причин отклонений  в целях его корректировки.

Каждая из названных  функций управления должна осуществляться либо самим руководителем предприятия или подразделения либо при помощи плановой службы, но под тщательным и постоянным контролем со стороны руководителя. Фактически детальное планирование и постоянный контроль - неотъемлемые составляющие полноценного труда любого руководителя.

 

20. Понятие  система. Основные принципы системного  подхода.

Система – целенаправленный комплекс взаимосвязанных элементов, образующих целые новые качества.

Основные свойства системы : целостность (изменение любого компонента системы оказывается на других компонентах), иерархичность, функциональность, целенаправленность

Условия системного образования : наличие как минимум 2 элемента, наличие связей между элементами, наличие функций и целей.

Принципы : цели, двойственности (вытекает из принципа цели и означает, что система должна рассматриваться как часть системы более высокого уровня и в то же время как самостоятельная часть, выступающая как единое целое во взаимодействии со средой. В свою очередь каждый элемент системы обладает собственной структурой  и также может рассматриваться как система.), целостности, сложности

 

21. Основные  общесистемные свойства

1) целостность 

2) взаимосвязь и взаимозависимость 

3) структурность 

4) иерархичность

5) непрерывность функционирования и эволюции

6) целенаправленность

7) состояние устойчивого  равновесия

8) наследственность

9) приоритет качества  и интересов

10) надежность 

 

22. Необходимые  условия системного образования

1) наличие как минимум  2 элементов

2) наличие связей между элементами

3) наличие функций  и цели

4) наличие технологических  границ (область соприкосновения  нескольких подсистем явл контуром  системы)

 

24. Классификация  систем

1) взаимосвязь с окружающей  средой (Изолированная система. Границы такой системы закрыты для экспорта и импорта вещества и энергии (или информации). Закрытая система. Границы ее препятствуют экспорту и импорту вещества, но открыты для энергии (или информации). Открытая система. Такая система обменивается и веществом, и энергией (информацией) с внешней средой. Все управленческие системы являются открытыми, хотя при анализе мы иногда рассматриваем их как закрытые, игнорируя всякое взаимодействие с внешней средой.

2)По возможности адаптации к изменению параметров окружающей среды (адаптируются / не адаптируются)

3) устойчивые и не  устойчивые системы

4)  по назначению

5) по степени сложности 

 

23. Понятие  подсистема.

Крупные составляющие сложных  систем, таких как организация, человек  или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.

 

25. системный  подход в менеджменте 

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Основные системные принципы: целостность, структурность, взаимосвязь системы и среды, иерархичность, множественности описания каждой системы. В силу принципиальной сложности каждой системы её адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определённый аспект системы и др.

Открытые  и закрытые системы. Существуют два основных вида систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей системы. Часы - знакомый пример закрытой системы. 
Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой проницаемые границы системы. Такая система не является само обеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающий извне.

 

26. понятие  системы как целостности, Людвига  фон Берталанфи

привлёк понятие «система», которое позволило вычленить  два важных аспекта исследуемых объектов - их организованность и многообразие типов связи. На первое место он выдвинул свойство эквифинальности, которое распространил на все открытые системы. Данное свойство выражает способность достигать конечного состояния системы независимо от нарушений в определённых пределах её начальных условий. Тем самым подчёркивается особое значение целостных характеристик в системном исследовании и неприменимости к анализу систем однозначной детерминации - причинно-следственных связей. За этим стоит осознание неспособности последних выступать в качестве средства реализации системного подхода. Постановка новой проблематики научных исследований с неизбежностью порождала изменение типа решаемых задач

 

29. Подсистемы  организации по Дж. Клоусону

Джеймс Клоусон. выделяет шесть основных подсистем, необходимых для выживания и развития открытой системы:

1) подсистема управления является органом, формулирующим цели, планы и средства контроля. Она отражает роль руководителей исполнительного уровня.

2) подсистема адаптации отслеживает экономическую обстановку. Эта подсистема обеспечивает также соответствие продуктов и услуг фирмы меняющейся ситуации на рынке, а следовательно, выживание. Информация, поступающая от маркетологов, агентов по обслуживанию потребителей и торговых агентов, делает компанию способной к адаптации.

3) подсистема контроля поступлений в организацию контролирует приток ресурсов - того, чем "питается" организация. К функциям этой подсистемы относятся подбор кадров, закупка исходных материалов и мобилизация денежных средств.

4) подсистема производства преобразует то, что поступает в организацию, в товары и услуги. В производственной компании эту функцию выполняют производственные мощности.

5) подсистема контроля оттоков из организации связана с распределением средств, продуктов и отходов. Маркетинговая группа помогает компании в выпуске продуктов и услуг. Кадровая служба занимается освобождением организации от работников, которые не отвечают стандартам компании. Наконец, отдел общественных связей старается приладить "хорошее лицо" ко всем действиям компании.

6) подсистема поддержки старается обеспечить эффективную совместную работу других подсистем: она поддерживает равновесие в организации, координируя все осуществляемые действия. К средствам, используемым подсистемой поддержки, относятся стимулирование работников и информационные бюллетени компании и т.п.

 

30. Модель шести  систем по С. Адамс и Б.  Адамс

модель шести подсистем (1999) предлагают консультанты по организационным изменениям Синди Адамс и Билл Адамс. Они выделяют следующие подсистемы:

система коммуникаций - обеспечивает организацию открытым свободным обменом информацией; система лидерства (стратегического управления) - создает и поддерживает условия процветания организации;

система норм - позволяет организации оценивать собственные достижения;

система производства - регулирует средства и методы производства товаров и услуг, востребованных потребителями;

система ответственности - формирует такую среду, в которой люди чувствуют себя ответственными за эффективность деятельности организации;

система производительности труда - отбирает, поддерживает и развивает сотрудников, соответствующих целям организации.

Следует однако помнить, что теория систем, будучи описательной моделью, лишь раскрывает взаимосвязи в организации, но не дает никаких конкретных рекомендаций руководителям.

 

31. Методология  ситуационного подхода. 

Можно рассматривать  как 4 шага :

1) руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, группового и индивидуального поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов принятия решения.

2) каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны, или сравнительные характеристики в случае, когда он применяются к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия.

3) руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4) руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы , которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективными путем в условиях существующих обстоятельствах.

 

32. Внутренние  переменные организации. 
Внутренняя среда организации – это факторы внутри организации, от которых зависит успех фирмы. Внутренние переменные – это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, это состав и взаимосвязи сложной системы организации. Основные внутренние переменные организации - это цели, структура, задача, технология и люди.

Цели  организации – конкретные конечные состояния системы или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Структура организации – это логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней управления подразделений, построенная в форме, позволяющей наиболее эффективно достигать целей организации. Структура организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее оговоренные сроки. Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми, работа с предметами, работа с информацией.

Технология – это средство преобразования сырья – будь то труд, информация или материалы – в конечные продукты или услуги. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной организации.

Существуют три основных аспекта  человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение  отдельных людей, поведение людей  в группах, характер поведения руководителя, как лидера, его влияние на поведение отдельных людей.

 

33. Специализированное разделение  труда.

Специализированное  разделение труда – это закрепление конкретного вида работы за специалистами, то есть теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Например, разделение управленческого труда между специалистами по маркетингу, финансам и производству. Разделение работы по производству автомобиля на многочисленные маленькие операции, такие, например, как установка фар, также можно рассматривать как конкретную специализацию труда.

 

34. Определение  внешней среды организации.

Внешняя среда организации - это силы внешнего окружения, к которым должна приспособиться организация.

 Элементы внешней среды  :  1) среда прямого воздействия – это факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации. К ним относятся: поставщики, акционеры, трудовые ресурсы, учреждения государственного регулирования, профсоюзы, потребители, конкуренты;  2) среда косвенного воздействия – это факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на организацию, но сказываются на ее функционировании: состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов, существенные для организации события в др. странах.

Основные характеристики: 1) взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Изменение какого-либо фактора окружения может обуславливать изменение других;

 сложность внешней среды  – число факторов, на которые организация должна реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора; 2)подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. В высокоподвижной среде организация или подразделение должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения; 3)неопределенность внешней среды – соотношение между количеством информации о среде, которой располагает организация, и уверенностью в точности этой информации. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.