Описание организации ООО “ARIVERA”

Покупая товар в магазине ARIVERA, нам не требуется что-либо знать или изучать что-то из этой области, компания это сделали за нас.

Компания  была создана как "Общество с ограниченной ответственностью", при участии Межрайонной Инспекции  Федеральной Налоговой Службы №41 по г. Москве. Общество с ограниченной ответственностью (общепринятое сокращение — ООО) — это учрежденное одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами,  в данном случае одним юридическим лицом, хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[22].

Учредительными документом общества является Устав. Высшим органом является общее собрание его участников, также создаётся исполнительный орган, осуществляющий текущее руководство.

ООО «ARIVERA»  имеет форму  частной собственности и имеет уставной капитал: 10000 (руб.). Руководителем организации является Шведов Николай Сергеевич, генеральный директор, который также является её учредителем.

Компания ARIVERA находится по адресу: Москва, Дровяной Б. пер., 8, стр. 1.

 

 

 
    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2

Организационная структура ооо «ARIVERA»

2.1.Анализ  организационной структуры

 

Для выполнения основных функций, любая предпринимательская структура  должна иметь эффективную организационную  структуру. Организационная структура – это структура, отражающая состав и соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации [11].

ARIVERA - это небольшая компания. Структура организации включает в себя несколько отделов, таких как: отдел продаж; отдел закупок; отдел маркетинга; юридический отдел; бухгалтерия; логистический отдел. Все подразделения компании работают сообща, и учитывают интересы каждого отдела в компании, так как все они преследуют общие цели. Сотрудники отделов стремятся делиться свежими идеями и новыми взглядами, внедрять их в практику, фокусируясь на достигаемых результатах и производительности. В свою очередь руководство компании и другие подразделения фирмы одобряют и поддерживают инициативу сотрудников.  Данный фактор благоприятно влияет на работу компании.

Организационную структуру компании ARIVERA отражает следующая схема (см. Приложение 1).

Деятельность органов управления компании обеспечивает исполнение договоров, выполнение плановых установок по признакам своевременности и полноты объема. В поле постоянного контроля органов управления находятся задачи с различными сроками исполнения от немедленных до перспективных[8].

Функции отделов ООО «ARIVERA» отражает следующая таблица (см. Приложение 2).            

Данная структура организации  относится к функциональному виду структур. Функциональная структура компании ARIVERA основана на принципе специализации организационных подструктур по функциональным признакам (отдел продаж; отдел закупок; отдел маркетинга и др., т.е. однородных видов деятельности). Каждая специализированная функциональная подструктура подчиняется соответственно лицу высшего руководства, ответственному за это направление деятельности. Например,  отдел продаж состоящий из 5 человек, подчинен начальнику отдела - Филимоновой Татьяне Сергеевне.

 

Преимущества такой  структуры:

• высокий уровень специализации профессиональной деятельности, высокая компетентность специалистов, отвечающих за выполнение конкретных функций;
• расширение возможностей линейных руководителей по оперативному управлению производством в результате их высвобождения от подготовки сведений по вопросам функциональной деятельности;
• возможность роста и развития.
• отсутствие дублирования линейных и функциональных взаимосвязей.  

Недостатки:

• Трудности поддержания постоянных взаимосвязей различных служб;
• Длительная процедура принятия решений;
• Отсутствие взаимопонимания и единства действий между работниками функциональных служб различных подразделений фирмы;
• Снижение ответственности исполнителей за работу в результате отказа от использования принципа единоначалия;

 

 

2.2. описание  производственных технологических  процессов

Производственный процесс — это совокупность действий работников и орудий труда, в результате которых сырьё, материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, поступающие на предприятие, превращаются в готовую продукцию или услугу в заданном количестве, качестве и ассортименте в определённые сроки[23].

Содержание процесса производства оказывает определяющее воздействие  на построение предприятия и его  производственных подразделений. Производственный процесс является основой деятельности любого предприятия[5].

В зависимости от характера и масштаба выпускаемой продукции производственные процессы в компании ARIVERA являются сложными. Сложный производственный процесс в компании состоит из большого числа простых процессов, взаимосвязанных между собой. Например, при закупке продуктов будут задействованы абсолютно все отделы организации. Вкратце операция закупки начинается с формирования заказа (отдел закупок) далее юридический отдел подготавливает все документы (контракт, инвойс) генеральный директор подписывает документы, далее бухгалтерия открывает паспорт сделки (делает предоплату или выставляет аккредитив), далее логистический отдел определяет маршрут движения, определяют сроки доставки товара и бухгалтерия закрывает паспорт сделки и ставит на баланс. Отдел закупок занимается актом приема передачи этого груза на склад (согласно инвойса, упаковочному листу), отдел маркетинга распространяет рекламу о новом товаре. Далее начинают поступать заявки от клиентов на данный товар и отдел продаж начинает заниматься реализацией.

По своему значению и роли в производстве производственные процессы подразделяются на:

• основные;
• вспомогательные;
• обслуживающие.

В данном случае производственные процессы компании «ARIVERA» относятся к обслуживающим –  это процессы, связанные с обслуживанием как основных, так и вспомогательных процессов но в результате которых продукция не создается.

Обслуживающие производственные процессы обеспечивают создание нормальных условий для протекания основных и вспомогательных производственных процессов[23]Они не имеют собственного предмета труда и протекают, как правило, последовательно с основными и вспомогательными процессами, перемежаются с ними (транспортировка сырья и готовой продукции, их хранение, контроль качества)[6].

Совершенствование производственной структуры создает условия для интенсификации производства, эффективного использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов, повышения качества продукции.

 

 

2.3. Понятия,  характеризующие организационную  структуру

Важной характеристикой структуры  организации является объем управления. В организации лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, которые руководят различными подразделениями организации. Эти руководители среднего звена могут иметь несколько подчиненных из числа руководителей низшего звена управления. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой объем управления[18].Объём управления в компании ARIVERA представлен в Приложении 1.

Иерархия — это принцип, определяющий распределение элементов системы по уровням в зависимости от общности функций (свойств) этих элементов и силе оказываемого влияния на другие элементы[15].

 Стандартное иерархическое  взаимодействие между элементами  системы осуществляется в порядке  от высшего к низшему, иными  словами, в системе выделяются  управляющие уровни и элементы  и управляемые, которые от них  зависят. В исследуемой организации  вертикальная иерархия составляет 2 уровня управления, а горизонтальная иерархия содержит 7 отделов, которые представляют собой специалистов разного профиля и направленности( профессиональный признак)[8].

Рассматривая компанию «ARIVERA», выяснилось, что первым и высшим уровнем управления является директор и заместитель директора (объём управления - 6); второй или низший уровень управления- главный бухгалтер (объем управления-  2); Заведующий юридическим отделом (объём управления- 2); заведующий отделом продаж (объём управления- 6); заведующий отделом закупок ( объём управления- 5); начальник логистического отдела ( объем управления – 4); начальник отдела рекламы  (объем управления – 2).

Компания «ARIVERA» является организацией с оптимальным (в большинстве отделов минимальным) количеством подчинённых и минимальным количеством уровней управления.

Соотношение уровней иерархии и  масштаба управляемости представлены на рис. 1 где видно, что компания имеет масштаб управляемости - «малая конфигурация».

Рис.1.Соотношение уровней иерархии и масштаба управляемости

К числу основных принципов управления персоналом относится также выбор  в организации рационального  сочетания централизации и децентрализации  управления. Степень централизации (децентрализации) определяет, в какой степени в руках руководителя сконцентрировано право принятия управленческих решений. Управление в исследуемой организации является децентрализованным, потому что работникам, непосредственно занятым оказанием услуг, делегируются полномочия, позволяющие самостоятельно принимать необходимые управленческие решения[12]. Генеральный директор, а так же его заместитель, проверяют  результаты процесса деятельности специалистов в компании по окончании определённой работы (заключение сделки, сдача отчетов). В основном их деятельность является консультационной.  Специалисты в различных подразделениях, таких как, отдел продаж, юридический отдел, отдел закупок, бухгалтерия, отдел рекламы, логистический отдел являются   автономными в принятии решений. Они наделены  полной хозяйственной самостоятельностью и установлением ответственности за получение прибыли.

Специализация- это сосредоточение деятельности на относительно узких направлениях, отдельных технологических операциях или видах выпускаемой продукции. Существует 2 вида специализации в организации: рутинная специализация и специализация, основанная на знаниях работников[8]. В исследуемой организации ARIVERA имеет место быть специализация, основанная на знаниях работников. Деятельность в организации каждого сотрудника требует иного подхода к работе и иного склада ума, нежели стандартизации деятельности. Главную роль играет способность сотрудником применять навыки и знания, необходимые в процессе работы. Более того, такая деятельность требует наличия навыка постоянного обучения. Творческий подход также приветствуется. Данная специализация, например, позволяет искать сотрудникам отдела закупок наиболее интересные, выгодные и подходящие варианты заключения сделок с поставщиками. Логистический отдел подбирает наиболее краткий и безопасный маршрут по которому проедет транспорт с грузом.

Известно, что формальная организационная  структура может успешно функционировать  только при наличии целого ряда документов, регламентирующих отношения, связи  и процедуры управления, на которых строится организационный механизм. Регламентация - Установление правил, регламентирующих какую-либо деятельность[6].

Деятельность компании «ARIVERA» регламентируется различными документами. Внешняя деятельность (взаимодействие с государственными органами, с поставщиками, третьими лицами) регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на территории Москвы. Внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами. Внутренний регламент предпринимательской фирмы создается в целях налаживания механизма оперативного взаимодействия учредителей и выполняет функцию её важнейшего нормативно-правового документа, раскрывающего и развивающего основные положения устава. Регламентация компании ARIVERA содержит следующие документы: правила внутреннего распорядка, штатное расписание, правила документооборота в организации,  должностные инструкции.

Организационная структура «ARIVERA» характеризуется двойным подчинением сотрудников. Двойное подчинение существует, когда работник имеет не одного руководителя, а двух руководителей перед собой (при этом, перед каждым он должен быть подотчетен)[11].При двойном подчинении и работник, и его начальники должны обладать высоким уровнем деловой культуры, чтобы осуществлять корректный обмен ресурсами: человек отдает свой труд (рабочее время, выполнение определенных действий) взамен каких-либо благ. Каждый работник может обратиться за советом и любым интересующим его вопросом к руководству компании. Любой сотрудник отдела (юридический, бухгалтерия, продажи, закупок, маркетинга, логистический) при возникновении трудностей в работе, касающихся непосредственно своей специализации,  могут обратиться к начальнику отдела, при более важных и сложных вопросах каждый может проконсультироваться с заместителем директора ООО «ARIVERA», Ольховской Ольгой Викторовной. Начальники отделов непосредственно связаны с заместителем директора и непосредственно с генеральным директором компании – Шведовым Николаем Сергеевичем. Генеральный директор проверяет отчетности каждого из отделов в конце месяца и следит за результатами и продвижениями компании. В некоторых случаях он непосредственно сам может отдавать распоряжения сотрудникам.  Николай Сергеевич оценивает будущие перспективы компании и на основе них отдает распоряжения начальникам отделов, а они, в свою очередь, сотрудникам более низшего уровня.