Организация процесса контроля в организации

                  определение "точек контроля" для оценки различных аспектов реализации конкретных финансовых или хозяйственных операций и оценки состояния или наличия ресурсов организации; установление контролируемых параметров объектов контроля; установление "критических" точек контроля, где риск возникновения ошибок и искажений особенно велик;

                  выбор типов и методов проведения контроля.

Основная из современных форм управленческого контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному совету, совету директоров, исполнительному органу). Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних российских коммерческих организациях. В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется такое же пристальное внимание, как и внешнему. Но, если становление внешнего аудита в России, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в "зачаточном" состоянии. Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют "зоны риска" и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам. В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим:

а) оценка адекватности управленческих систем - осуществление проверок звеньев управления и предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению их эффективности;

б) оценка эффективности деятельности - осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию.

Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством (этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах).

Мною описаны лишь основные, на мой взгляд, положения, касающиеся управленческого контроля. Поэтому предложенный перечень может быть расширен как на основе детализации приведенных понятий, так и с учетом иных многочисленных аспектов контроля, например, таких, как: контроллинг, управленческие информационные системы, управленческий учет, контроль как обеспечение реализации разнообразных технологий управления, стратегический контроль, контроль в мотивационных механизмах деятельности, контроль в функциональных системах управления организацией и т.д.)

Но, именно вышеописанные положения в своей совокупности, по моему мнению, позволяют представить контроль как сложную социально ориентированную систему, которая в свою очередь является одной из важнейших структурных составляющих более крупной системы - системы управления организацией.

В связи с предложенными взглядами одной из основных задач в области исследования управленческого контроля является разработка типовых программ организации, развития и совершенствования контрольных систем для организаций, различных в плане организационно-правовых форм, видов и масштаба деятельности, размеров, организационных структур управления. Данные программы должны быть многочисленны и разнообразны, так как они зависят от различных начальных условий и возможностей организаций. Многое также определяют тенденции развития экономики страны в целом, действующие механизмы ее функционирования, сложившиеся национальные и местные традиции. В этих программах также должен учитываться менталитет персонала. Со временем в России должны быть созданы "библиотеки" таких программ для различных типовых начальных условий.

3.2.2 Управленческий контроль на примере организации ООО «Газэнергосервис»

Рассмотрим управленческий контроль на примере организации ООО «Газэнергосервис». 

На предприятии ведутся постоянные работы по управлению качеством. Управление качеством означает:

      контроль и постоянное повышение качества продукции;

      выполнение потребностей наших клиентов; 

      снижение затрат;

      повышение рентабельности производства.

Под качеством мы понимаем качество управления, процесса производства, информационных потоков, работы сотрудников. Поэтому качество нашей продукции является логической следствием цепочки системы качества. Качество продукции напрямую зависит от ряда факторов:

а) оборудование: в связи с расширением производства осуществляется поставка импортного оборудования, пуск и наладка которого выполняются представителями фирм – поставщиков. При этом происходит обмен опытом, повышение собственной квалификации.

б) обслуживающий персонал: для персонала, который в обязательном порядке подлежит обучению в аттестационных центрах, организовано обучение и аттестация (сварщики пластмасс). На предприятии ежегодно утверждаются программы повышения квалификации, согласно которым ИТР обучаются в Центрах повышения квалификации и ВУЗах городов: Великого Новгорода, Санкт-Петербурга и Москвы.

в) технология производства: обмен опытом, инновации, приобретение знаний. Предприятие ООО «Газэнергосервис» постоянно контактирует с представителями аналогичных производств из других регионов, представителями фирм – поставщиков оборудования и материала – все это дает им колоссальный опыт, который ни в одном литературном источнике не отражен. 

Контроль качества предприятия представляет собой ступенчатую схему, представленную на рисунке 2, согласно которой каждая единица продукции подлежит проверке трижды:

      внутренний контроль - контроль самими рабочими произведенной

ими продукции;

      приемосдаточный контроль - контроль ОТК;

      выборочный контроль - контроль СКК (проверка работы ОТК,

проведение испытаний в испытательной лаборатории).

Рисунок 2 – Схема процесса контроля качества предприятия

              Вместе с этим в организации осуществляется контроль за финансово-хозяйственной деятельностью при непосредственном участии Ревизионной комиссии.

Основными    задачами    деятельности    Ревизионной    комиссии
являются:

        осуществление   контроля   за   формированием    достоверной

финансовой и бухгалтерской  отчетности общества и иной  информации о финансово-хозяйственной деятельности и имущественном положении общества;

      осуществление   контроля за соответствием   законодательству

порядка   ведения бухгалтерского учета и за представлением обществом финансовой    отчетности    и    информации   в  соответствующие   органы и акционерам;

         повышение   эффективности  управления  активами  общества и

иной финансово-хозяйственной деятельности Общества, снижение финансовых и операционных рисков, совершенствование системы внутреннего контроля.

              Ревизионная комиссия в соответствии с законодательством:

 осуществляет проверки финансово-хозяйственной деятельности по

итогам деятельности за год;

 подтверждает достоверность данных, содержащихся в финансовых

документах;

 информирует органы управления о выявленных в ходе проверок

фактах нарушения порядка ведения финансовой отчетности.

При  проведении  проверок  (ревизий)  финансово-хозяйственной
деятельности Ревизионная  комиссия  в  соответствии  со  своей
компетенцией вправе:

        требовать   представления   структурными   подразделениями,

должностными лицами и  иными  работниками   организации документов и

материалов финансово-хозяйственной деятельности;

     требовать предъявления наличных денежных средств, денежных

документов, ценных бумаг, материальных ценностей, первичных документов и отчетов,  учетных регистров, форм отчетности, планов, смет и другой документации, в том числе, содержащих конфиденциальную информацию, а также предоставления копий указанных документов;

      требовать проведения инвентаризации материальных ценностей,

контрольных обмеров объема выполненных работ, опечатывать при необходимости кассы, склады, кладовые и другие служебные помещения;

     проверять правильность списания на издержки производства

материалов, заработной платы услуг  и других затрат;

    получать от  должностных  лиц и  иных работников организации

письменные и устные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;

 привлекать в установленном порядке к своей работе экспертов и

консультантов, а также работников предприятия.

По   итогам   проверки   финансово-хозяйственной   деятельности
организации Ревизионная комиссия составляет заключение с подтверждением достоверности   данных,   содержащихся   в   отчетах,   и   иных   финансовых документах, и информацией о выявленных нарушениях правил и порядка   ведения    бухгалтерского   учета   и    представления   финансовой отчетности,   а   также   нарушениях   прав   и   интересов   должностных лиц и иных работников предприятия.

Члены     Ревизионной     комиссии     обязаны     принимать     все
необходимые меры для выявления возможных нарушений и содействовать их
устранению.   Члены   Ревизионной   комиссии   несут   ответственность   за
объективность и добросовестность произведенной ими проверки (ревизии),
неисполнение     или     ненадлежащее     исполнение     иных     обязанностей,
превышение прав и полномочий.

3.3 Пути совершенствования процесса организации контроля в организации

Теперь кратко осветим отдельные задачи в области контроля, которые, на мой взгляд, могут возникнуть в будущем:

                  По оценкам ведущих западных исследователей, в современной мировой экономике на передний план выходят не столько процессы производства и обращения, сколько организации и управления. Социальный и организационный факторы выводятся в число определяющих. При этом, в центр современной концепции управления ставится человеческий фактор. Основное внимание в управлении любой социальной организацией, будь то государство или крупная корпорация, должно уделяться повышению уровня удовлетворения материальных и духовных потребностей человека, расширению его прав и свобод, совершенствованию его психофизического и социального здоровья, а также созданию благоприятных условий для реализации творческого потенциала и необходимого развития. Так, в США приводятся в пример те фирмы, которые известны не только экономической стабильностью, но и четкой ориентацией на людей, их запросы и интересы. В основе довольно успешного функционирования японских компаний лежит хорошо налаженная работа с персоналом. В настоящее время управляющими высокого ранга становятся выходцы из структур кадрового менеджмента и именно они будут занимать лидирующие позиции в управлении современным деловым миром. Исходя из этого, все большее значение будет приобретать контроль "психологического климата" в коллективах, межличностных отношений сотрудников, их общения и взаимодействия. Это говорит о том, что возникает необходимость глубоких исследований бихевиоральных аспектов систем контроля, т.е. влияния контролирующих систем на работников организации в свете биопсихосоциальных характеристик человека.