Организация службы управления персоналом на предприятии

Деятельность службы по управлению персоналом определяется Положением о подразделении - документ, регламентирующий деятельность и включающий следующие разделы: общие положения (место в структуре предприятия; кому подчиняется; какими документами руководствуется); задачи; функции; права; взаимоотношения с другими подразделениями; ответственность подразделения[24].

Финансовая подсистема предназначена для изыскания средств на решение задач кадрового менеджмента, в том числе на найм, отбор и развитие персонала. На предприятии существует два основных типа финансирования на базе себестоимости (заработная плата основных работников; заработная плата управленческого персонала (менеджер по персоналу); отчисления на социальное и медицинское страхование) и на базе прибыли.

Социально-психологическая подсистема предназначена для обеспечения социально-психологической поддержки функций управления (мотивация, адаптация, создание благоприятного психологического климата, формирование рабочих групп). Для этого предусматривается проведение мероприятий: изучение потребностей персонала; диагностика психического состояния работников; изучение условий труда; управление конфликтами; создание условий для отдыха и психологической разгрузки[25].

2.3 Организационное  проектирование системы управления  персоналом

Организационное проектирование - процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Целью оргпроектирования является придание процессу создания новой системы управления персоналом или развитию действующей. Оргпроектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации. При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления персоналом проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента, а также организации в целом как системы. Система управления персоналом является основой системы управления организацией.

Системный функционально-целевой подход к разработке проектов систем управления всех уровней иерархии позволяет комплексно подойти к решению данной проблемы. Проектируются все подсистемы: линейного руководства, все функциональные и целевые подсистемы, подсистемы обеспечения управления. Подсистема линейного руководства включает всех линейных руководителей: директора организации, начальников цехов и участков, мастеров, линейных руководителей непроизводственных подразделений. Функциональные подсистемы системы управления обеспечивают выполнение конкретных функций управления для достижения целей всех сфер деятельности организации. Целевые подсистемы обеспечивают комплексность управления для достижения главной цели деятельности организации путем интеграции и координации выполнения конкретных функций подсистемы линейного руководства, функциональных и обеспечивающих подсистем системы управления (управление качеством, управление социальным развитием организации и др.)[26].

Проект системы управления организацией состоит из технико-экономического обоснования (ТЭО) - предназначено для обоснования целесообразности и необходимости совершенствования системы управления персоналом и включает следующие разделы: введение, характеристика существующей системы, цели и критерии совершенствования, ожидаемые технико-экономические результаты. Основным разделом ТЭО является «Характеристика существующей производственной системы и системы управления персоналом». Сюда включаются: результаты анализа производственной системы и ее основных элементов; результаты анализа системы управления организацией и ее составных частей подсистем линейного руководства, а также целевых, функциональных и обеспечивающих подсистем и их основных элементов; перечень и характеристика недостатков, резервов, узких мест в производственной системе и системе управления персоналом; оценка производственных потерь, возникающих из-за недостатков в производственной системе и системе управления персоналом.

Задание на оргпроектирование системы управления персоналом (ЗО) является исходным документом для разработки проекта. В состав ЗО включаются разделы, в которых раскрываются: 1) основание разработки проекта совершенствования системы управления персоналом; 2) цель разработки проекта; 3) результаты анализа состояния производственной системы и системы управления персоналом; 4) предложения по совершенствованию; 5) технико-экономические результаты разработки и внедрения проекта; 6) состав, содержание и организация работы по разработке и внедрению проекта; 7) источники информации, используемые при разработке проекта; 8) сроки разработки проекта и источники финансирования.

Организационный общий проект системы управления персоналом (ООП) разрабатывается на основе ЗО на систему управления организацией. Основное содержание ООП составляют проектные решения, направленные на совершенствование специализации производства и производственной структуры организации. Особое внимание уделяется рассмотрению предложений по совершенствованию системы управления персоналом. Расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта включает: исходные данные для расчета экономической эффективности; расчет единовременных затрат; расчет текущих затрат.

Организационный рабочий проект системы управления персоналом (ОРП) разрабатывается на основе (ООП), его цель - разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления персоналом, проведения приемосдаточных работ, а также обеспечение нормального функционирования системы управления персоналом. Его содержание отличается от ООП более глубокой детализацией проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта.

Этап внедрения проекта включает в себя следующие стадии: материально-техническую подготовку, профессиональную подготовку управленческих работников, социально-психологическую подготовку работников, разработку системы стимулирования внедрения проекта, опытное внедрение и внедрение проекта, контроль за ходом внедрения, расчет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, социальная эффективность проекта. Материально-техническая подготовка к внедрению проекта начинается на этапе общего проектирования и заключается в подготовке к проведению работ по закупке монтажу и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом.

Профессиональная подготовка управленческих работников заключается в обучении, переподготовке и повышению квалификации.

Социально-психологическая подготовка состоит в проведении бесед для разъяснения целей и задач проекта и необходимости перестройки.

Опытное внедрение и внедрение осуществляются в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержденным на этапе разработки ОРП. Опытное внедрение может начинаться на этапе ООП. Контроль за ходом осуществляет руководство организации[27].

Успешность проекта определяется экономической и социальной эффективностью. Экономическая эффективность – многофакторное понятие, которое складывается из эффективности в сфере управления персоналом, производственной эффективности и эффективность в сфере эксплуатации продукции (услуг).

Экономический эффект в сфере управления персоналом достигается за счет снижения трудоемкости выполнения функций управления в результате избавления от излишних, несвойственных и дублирующих функций, связей, документации; излишних затрат в результате выбора наиболее экономичных способов выполнения функций.

Экономический эффект в сфере производства образуется за счет уменьшения простоев в производстве, непроизводительных расходов, снижения сверхурочных часов работ, устранения сверхнормативных запасов материальных ресурсов, снижения себестоимости продукции (услуг), повышения качества, повышения производительности труда.

Экономический эффект в сфере эксплуатации продукции (услуг) образуется за счет уменьшения текущих издержек по использованию продукции.

Все это, в конечном итоге ведет к росту рентабельности производства, прибыльности организации.

Характеристику социальных результатов совершенствования системы и технологии управления персоналом представим в разрезе отдельных функциональных подсистем системы управления персоналом.

Подсистема найма и учета персонала: обеспечение найма персонал, способного быстро адаптироваться к организации; использование персонала в соответствии с индивидуальными интересами, способностями и возможностями; повышение обоснованности кадровых решений по перемещению персонала.

Подсистема условий труда: соблюдение требований психофизиологии, эргономики и технической эстетики; реализация требований стандартов охраны труда и техники безопасности и санитарно-гигиенических требований; уменьшение загрязнения окружающей среды.

Подсистема трудовых отношений: своевременное выявление проблем в групповых и индивидуальных взаимоотношениях; соблюдение этических норм взаимоотношений; формирование организационной культуры; формирование механизмов координации работ по решению проблем социально-трудовых отношений.

Подсистема развития персонала: всесторонняя адаптация персонала к условиям работы в организации; повышение содержательности труда; развитие индивидуальных способностей работников; повышение профессионализма персонала; обеспечение согласованности целей работников и администрации при управлении карьерой.

Подсистема социального развития: удовлетворение потребностей персонала; создание благоприятного морально-психологического климата; улучшение условий быта работников.

Таким образом, исходя из вышеизложенного отметим:

1. Роль и организационный  статус службы управления персоналом  во многом определяются уровнем  организационного, финансового, потенциального  развития организации и позиции  ее руководства.

2. Система управления персоналом, центральным ядром, которой является функциональная подсистема, базируется на четырех обеспечивающих подсистемах: информационная (сбор, систематизация, анализ информации, необходимой для принятия кадровых решений) социально-психологическая (обеспечение социально-психологической поддержки функций управления), финансовая (финансирование мероприятий в системе управления персоналом) и правовая подсистемы (обеспечение соответствия действий системы управления персоналом требованиям и условиям законодательно-правовой базы).

3. Для создания новой  системы управления персоналом  или развития действующей используется  организационное проектирование, включающее  этапы по анализу системы, выявлению  взаимосвязей и проблем, разработке  мероприятий по совершенствованию  с учетом их достижения и  эффективности, осуществлению мероприятий, контролю и их корректировке  в случае необходимости.

4. Экономическая и социальная  эффективность оргпроектирования взаимосвязаны: с одной стороны, социальную эффективность в виде стимулов для персонала можно обеспечить только тогда, когда существование организации является устойчивым и она получает прибыль, позволяющую предоставить эти стимулы. С другой – экономической эффективности можно добиться только в том случае, если работники предоставят в распоряжение организации свою рабочую силу, что возможно при наличии у организации определенных социальных благ, а значит, и соответствующего уровня социальной эффективности.

Заключение

Персонал является основным ресурсом предприятия, поскольку, субъекты управления, в первую очередь, воздействуют на людей, а затем с их помощью на различные процессы. Поэтому вопросы управления персоналом затрагивают все подсистемы организации, а деятельность системы управления персоналом распространяется на каждого работника. Построение системы управления персоналом преследует следующие цели и задачи: повышение эффективности деятельности системы управления персоналом и повышение конкурентоспособности организации вцелом; повышение качества выполнения функций службы управления персоналом; рационализация функциональных взаимосвязей службы с другими подразделениями и внешними организациями; совершенствование технологии управления персоналом; совершенствование кадрового, информационного и технического обеспечения службы. Существуют разные методы измерения эффективности системы управления персоналом: количественные - являются не всегда точными и не всегда с их помощью можно сделать однозначные выводы. Часто это - сопоставление экономических показателей (показатели прибыли и доходности предприятия) до и после изменений по совершенствованию системы управления персоналом, источниками являются отчет о прибылях и убытках, финансовая отчетность предприятия по годам. К качественным показателям относят - удовлетворенность (на основе оценок руководителей) персоналом, потребность в кадрах (отсутствие дефицита в квалифицированных работниках), морально-психологический климат (удовлетворенность условиями труда, отношения в коллективе), стабильность или текучка кадров. Качественные показатели можно выявить путем проведения интервью, анкетирования носителей информации, изучения кадровых документов по движению персонала. Эти показатели изучаются с целью диагностики системы управления персоналом и оценки изменений. На основании комплексной оценки следует принимать решение о построении эффективной системы управления персоналом. Методическим средством к решению проблем совершенствования системы управления персоналом является системный подход - означающий исследование объекта как системы, включающий в себя другие составные элементы, без которых невозможно осуществление функций управления: кадры управления, организационная структура, подсистемы управления, информация. Рассматриваются внутренние связи между элементами системы, которые находятся во взаимодействии, а также внешние связи системы управления персоналом с другими подразделениями и вышестоящими органами. Объектом анализа может быть аппарат управления организации в целом или отдельное функциональное подразделение, аппарат управления цехом (отделом), отдельный управленческий работник. Цель - выявление недостатков системы, на основании которых и строится дальнейшая работа по повышению эффективности. Рассматривается место службы управления персоналом в оргструктуре предприятия, возможно повышение или понижение ее статуса, создание в случае отсутствия. Возможны следующие варианты оргструктуры службы управления персоналом: 1) при малой численности персонала и незначительной трудоемкости функций выполнение отдельных задач поручается отдельному специалисту, а не подразделению; 2) для средних и крупных предприятий при достаточно создается служба управления персоналом, имеющая несколько подразделений; 3) при продуктовом типе структуры центральная служба персонала, подчиненная руководителю организации, включает в себя службы персонала по продуктам; 4) в крупных организациях с широкими финансовыми возможностями может наблюдаться дальнейшее структурирование внутренних подразделений системы управления персоналом с выделением самостоятельных отделов. Система управления персоналом в своей деятельности опирается на методы управления: административные (организационные) - методы власти и принуждения, экономические - материальные методы стимулирования и социально-психологические методы - направленные на создание оптимального психологического климата, создание у работников чувства удовлетворенности от работы в данной организации, создание сплоченного коллектива. Проводится оценка влияния методов на эффективность управления, кроме того, оценивается достаточность или избыток средств на их осуществление. Целесообразно было бы делать упор на тех методах, которые покажут наибольшую эффективность, однако они должны постоянно совершенствоваться и здесь полезным является изучение передового опыта других компаний. Система управления персоналом должна базироваться на четырех обеспечивающих подсистемах: информационная, социально-психологическая, финансовая и правовая подсистемы. Исследуется обеспеченность подсистем, реализация основных функций, обеспеченность кадрами.