Основные элементы и стадии коммуникационного процесса

 

 

Оглавление

 

Введение……………………………………………………………………….1

1.Основная часть……………………………………………………………...2

    1.1Что такое коммуникация? ……………………………………………...6

    1.2Коммуникация по форме общения……………………………………..8

    1.3Общение в организации и их классификация…………………………10

    1.4Эмоциональная основа межличностных отношений ………………...13

    1.5Основные элементы и стадии коммуникационного процесса……… .14

    1.6Как правильно использовать общение в организации?

Вывод

Список литературы…………………………………………………………....16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Для того чтобы использовать управленческую информацию, ее нужно передавать, перемещать с одного объекта на другой, организовывать взаимосвязи между этими объектами.

Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях организации для достижения намеченных целей, а также является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации.

 

 Процесс передачи информации  и средства для этой передачи  носят название коммуникации. Короче  говоря, обмен информацией важнейшая  составная часть практически  всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени менеджеры всех уровней тратят на коммуникации. Коммуникации занимают важнейшее место в жизни организации и оказывают огромное влияние на индивидов и групп. Коммуникационный процесс сложен. Он состоит из ряда этапов, которые взаимосвязаны между собой и взаимозависимы. Каждый из этапов необходим для того, чтобы мысли и идеи одного индивида стали понятны другому. Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций в управлении произошло не такдавно 10 лет это небольшой период, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта зарубежных стран. В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительныеработники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления. 1. Понятие и виды коммуникации.

 

Коммуникация от лат. communicatio буквально означающее общее или разделяемое всеми - это процесс обмена информацией идеи, факты, мысли, чувства и ценности между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Коммуникации в организации это сложная, многоуровневая система.

 

 

В самом широком смысле цель коммуникаций - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания организации. В узком же смысле цель коммуникации добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. К основным функциям коммуникации относятся 1 информативная - передача истинных или ложных сведений, осуществляет процесс движения информации 2 интерактивная побудительная - организация взаимодействия между людьми, распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия внушение, приказ, просьба 3 перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания 4 экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

 по следующим видам

1. По форме общения - вербальные  и невербальные коммуникации.

 

2. По субъектам и средствам  коммуникаций - межличностные коммуникации  и организационные коммуникации  с помощью технических средств, информационных технологий.

3. По каналам общения  формальные и неформальные.

4. По организационному  признаку по пространственному  расположению каналов вертикальные и горизонтальные.

5. По направленности общения  нисходящие и восходящие коммуникации.

Вербальные коммуникации коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50 рабочего времени. Коммуникация осуществляется вербальным устный, разговорный и невербальным тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения способами. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса. Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки. Организационные коммуникации это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Межличностные коммуникации устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы.

 

 

Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу. Внешние коммуникации это коммуникации между организацией и средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации.Если нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые были бы связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. И от того, какие факторы этой среды потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д. оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т. п а также проводя различные социологические опросы.

 Организация объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам статистики, налоговым, внебюджетным фондам различные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней. Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью паблик рилейшнз, специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию. Это далеко не полный перечень примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой. Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами различными уровнями и подразделениями.

 

 

Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства вертикальные коммуникации и между подразделениями горизонтальные коммуникации. Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам формальные коммуникации, циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций. Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа только между нами. Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Согласно исследованию 80 99 слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным. Виды слухов 1 мечты и чаяния - отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи.

Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников 2 вбивание клиньев - наиболее агрессивный тип, продиктован порой ненавистью. Наносят ущерб как репутации, так и отдельным работникам 3 финальный слух - вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками. Наличие в организации неформальных коммуникаций явление нормальное, однако, лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений, распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности. Формальные коммуникации это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Вертикальные коммуникации.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, о новых стратегических и тактических целях, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом руководителю среднего уровня о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений. Параллельно этим информационным потокам в любой организации осуществляется передача информации в противоположном направлении с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей.

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о реальном положении дел в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предположениях по их разрешению. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один раз неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений. Исследования показали, что 23 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов обеспечением вовлеченности в решение задач отдела обсуждением проблем эффективности работы достижением признания и вознаграждением с целью мотивации совершенствованием и развитием способностей подчиненных со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях. Поэтому, хотя коммуникации типа руководитель - подчиненный формально являются одной из разновидностей вертикальных коммуникаций, их в силу особой значимости принято рассматривать отдельно. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Горизонтальные коммуникации это коммуникации между различными отделами организации. Так как организация состоит из нескольких иногда множества подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией для координации задач и действий. Поскольку организация это система взаимосвязанных элементов, руководство  должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации. Таким образом, в дополнение к вертикальным, организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их существенное отличие заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации. 2. Процесс коммуникации. Коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения.