Основные элементы и стадии коммуникационного процесса

 

Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса. Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов отправитель, сообщение, канал связи, получатель. Отправитель лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации. Сообщение информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов. Канал связи средство передачи информации. Получатель лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение. Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов. Формулировка идеи и отбор информации Кодирование информации и формирование сообщения

 

 

Выбор канала связи и передача сообщения Декодирование сообщения и восприятие информации Интерпретация сообщения и формирование ответа на него Передача ответа отправителю Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.

 

1.Формулировка идеи.

Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания.

Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму задача следующего этапа.

2. Кодирование информации  и формирование сообщения.

Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова звуки, буквы, интонации, жесты, рисунки графические изображения и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

3. Выбор канала связи  и передача сообщения.

Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д. Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания пои передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка. В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями. Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

4. Декодирование и восприятие  информации.

Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения шум, способные изменить смысл сообщения. Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем. Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

5. Интерпретация сообщения  и формирование ответа.

На этом этапе отправитель и получатель меняются местами получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.

6. Передача ответа.

Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации. Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью. Как уже отмечалось выше, в системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Поэтому необходимо знать основные причины шумов и возможных искажений и учитывать их влияние в процессах коммуникации.

Эффективность коммуникации. Коммуникативные барьеры. Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90 всего времени тратит на коммуникации. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. Для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем управления.

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73 американских, 63 английских и 85 японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях.Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. В результате можно отметить, что эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании, обеспечивают реализацию всех основных функций управления планирования, организации, руководства и контроля. Понимание сообщения в коммуникативном процессе может быть ограничено целым рядом помех или барьеров, которые могут возникать либо в физическом окружении, либо в сфере эмоций человека. Помехи могут сделать невозможными коммуникации либо через них прорывается только часть информации, либо получатели неправильно интерпретируют значение сообщения. Итак, барьеры это коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.

 

Выделяют следующие типы барьеров

1. Личностные барьеры  это коммуникативные помехи, порождаемые  человеческими эмоциями, системами  ценностей и неумением слушать  собеседника. Нередко они возникают  в связи с разницей в образовании, расе, поле, социально-экономическом  статусе участников коммуникаций. К личностным барьерам относится  и так называемая психологическая  дистанция чувство эмоциональной  несовместимости людей, аналогичное  реальному физическому расстоянию  между сторонами.

2. Физические барьеры  представляют собой коммуникативные  помехи, возникающие в материальной  среде коммуникаций. Физические  барьеры - это неожиданный отвлекающий  шум, который временно заглушает  голос, передающий сообщения, расстояния  между людьми, стены или статические  помехи, возникающие во время  приема радиопередачи. Обычно участникам  коммуникаций становится известно  о возникновении такого рода  барьеров, и они стремятся преодолеть  препятствия.

3. Семантические барьеры  коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях. К символам общения относятся, в частности, слова, действия.

4. Языковые барьеры коммуникативные  барьеры, возникающие вследствие  языковых различий отправителя  и получателя. Обе стороны не  только должны знать буквальные  значения слов используемого  я зыка, но и интерпретировать  в контексте использования. Одним  из проявлений этого барьера  выступает внутригрупповой язык. Трудовые, профессиональные и социальные группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп. Он облегчает внутригрупповое общение. Однако при взаимодействии с другими людьми, не входящими в данную группу, и с другими группами его использование может привести к серьезным помехам в общении.

5. Организационные барьеры  коммуникационные помехи, обусловленные  характеристиками любой организации  число звеньев и ступеней управления, тип взаимосвязей между ними, распределение прав, обязанностей и ответственности в системе управления и т.д.

6. Различие в статусе  также может стать барьером  на пути коммуникации. Лицо более  низкого уровня иерархии может  воспринимать различия в статусе  как угрозы, что мешает общению  или даже прерывает его.

7. Культурные барьеры  коммуникативные помехи, возникающие  вследствие культурных различий  отправителя и получателя, незнания  национальных обычаев, традиций, норм  общения, системы жизненных ценностей  и т.д. Культурные различия проявляются  как при вербальном так и при невербальном общении.

8. Временные барьеры коммуникативные  помехи, возникающие вследствие  недостатка времени для осуществления  полной коммуникации.

9. Коммуникативные перегрузки - препятствуют эффективному общению. Они возникают, когда объем коммуникативных  входов существенно превышает  возможности их обработки или  реальные потребности.

10. Нежелание делиться  информацией. Обладание информацией  один из источников власти. Те, кто располагают эксклюзивной информацией, получают возможность использовать ее для влияния на других людей. Часто такие владельцы не хотят ею делиться, хранят для того, чтобы использовать в подходящий момент. Владеющие полной информацией могут передать лишь незначительную ее часть, использование которой не дает возможности принять оптимальное решение. Также существуют и другие барьеры, влияющие на коммуникативные отношения. Заключение Каждый руководитель хотел бы иметь дружный и работоспособный коллектив, способный вместе с ним достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем его деятельность. Среди этих условий важнейшее организация внутренних и внешних связей коммуникаций. Управление в организации осуществляется через людей.

Одним из важнейших инструментов управления является информация.

Используя и передавая эту информацию, а также, получая обратные сигналы, руководитель организует и мотивирует подчиннных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватного восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность.

Коммуникация является средством, с помощью которого осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление. Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления

 

функции руководства и лидерства.

Согласно исследованиям руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

Приложение 1. Библиография 1. Антонов В.Г Бобылева Н.В. Организационное поведение в таблицах и схемах Под научной редакцией д. э. н. Г.Р. Латфуллина, д. э. н. О.Н. Громовой М. Айрис-пресс, 2002 288с. ил Высшее образование. 2. Батаршев А.В. Организаторские и коммуникативные качества личности

Для деловых людей Таллин Центр информационных и социальных технологий Регалис, 1998. 3. Виханский О.С Наумов А.И. Менеджмент Учебник М Высшая школа, 2000 г. 4. Лукичева Л.И. Управление организацией М 2004. 5. Мескон М.Х Альберт М Хедоури Ф. Основы менеджмента М. Дело, 1999. 6. Машков В.Н. Психология управления .Учебное пособие 2-ое издание. СПБ Издательство Михайлова В.А 2002 254с. 7. Ньюстром Дж. В Дэвис К. Организационное поведение Перевод с англ. Под ред. Ю.Н. Каптуревского СПБ -Издательство Питер, 2000 448с. ил. Серия Теория и практика менеджмента.