Особенности оформления документов по персоналу предприятия

Приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма № Т-8) применяется для оформления и учета увольнения работников. Составляются сотрудником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работникам под расписку в порядке, установленным законодательством РФ.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

3. Приказы по личному  составу – порядок их издания,  оформления, регистрации

 

Приказ по личному составу фиксирует  сведения о кадрах ( прием на работу, перемещение по работе, увольнения с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.). Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы ( трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному  составу:

1. Приказ не тестирован по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции организации по работе с документами).

2. Номер (индекс) пишется с буквой «К», что значит приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По личному составу».

4. Констатирующей части в приказе может и не быть.

5. Распорядительные пункты оформляются в последовательности: прием на работу, перевод или перемещение по работе, установление разрядов, категорий рабочим и служащим, возложение временного исполнения обязанностей, предоставление отпусков, установление неполного рабочего дня, изменение фамилии, увольнение с работы, прекращение работы в связи со смертью. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. в организациях, где командировки не носят массового характера, сведения по ним включаются, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка, распоряжение и т.д.)

7. В пункте приказа о приема на работу следует указывать, на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы ( постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок …, по совместительству и т.д.), особые условия работы ( с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.)

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад, в случае временного перевода – его длительность. В основании приказа дается ссылка на заявление работника о переводе на другую работу, в случае перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении работника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении работника с работы в приказе указываются причина увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса и дата увольнения; в основании к приказу дается ссылка на заявление работника об увольнении, при увольнении по инициативе администрации – ссылка на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

10. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника.

Приказы по личному составу готовятся  отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы  по кадрам, если нет отдела кадров.

Приказы вступают в силу с момента  их подписания. Нумеруются приказы  в течение календарного года.

Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник отдела кадров или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с  приказом. Сотрудник должен поставить  свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дату ознакомления.

Срок хранения приказов 75 лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Подготовка, оформление и порядок утверждения  должностных инструкций работников

 

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием.

Должностную инструкцию разрабатывают руководители структурных  подразделений, отделы кадров или специалисты  по работе с персоналом. Текст согласовывается  с юристом, специалистами отдела труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителем организации или распорядительным актом.

Изменения в должностную  инструкцию вносятся приказом руководителя организации или распорядительным актом. Датой введения инструкции в  действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).

Текст инструкции носит  характер указаний – рекомендуются  четкие формулировки с распорядительными  словами: «должен», «имеет право», «не  допускается», «запрещается» и т.д. текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа новой формы (карты учета, акта, плана здания и т.п.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте должен быть описан порядок использования прилагаемого документа.

Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора (контракта) и может использоваться при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Требования должностной  инструкции являются обязательными  для сотрудника, работающего в  данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Правовые  аспекты приема и высвобождения  работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов

 

Прием на работу оформляется  приказом работодателя, который издается на основании трудового договора. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику в трехдневный срок со дня подписания трудового договора под расписку.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего  трудового распорядка, нормативными актами, которые имеют отношения к характеру работы и трудовым функциям работника, с коллективным договором. Оформление ознакомления работника с вышеприведенными документами производится письменно под расписку.

Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух экземплярах и подписывается сторонами.

Трудовой договор считается  заключенным, даже если он не оформлен надлежащим образом, если работник фактически приступил к работе с ведома или  по поручению работодателя и работодатель обязан оформить с ним трудовой договор не позднее трех дней с момента преступления работника к своим обязанностям.

Высвобождение работников – это одно из направлений кадрового  планирования в организации.

При высвобождении персонала  необходимо соблюдать трудовое законодательство, придерживаться четких, максимально объективных критериев отбора, привязки к рабочим местам, минимизировать затраты и получать экономию, пытаться избежать последующих и связанных затрат, вести процесс высвобождения персонала открыто, информируя работников, использовать компенсации и оказывать помощь в трудоустройстве.

В соответствии с трудовым законодательством РФ при увольнении по сокращению численности или штата  преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. В случае равной производительности предпочтение отдается:

- семейным (имеющим двух и более иждивенцев и тем, в семье которых нет других лиц с самостоятельным заработком);

- работникам, имеющим длительный стаж непрерывной работы в данной организации;

- получившим в ней увечье или профессиональное заболевание;

- сотрудникам, которые повышают свою квалификацию без отрыва от производства в высших и средних специальных учебных заведениях в соответствии с выполняемой работой, и ряду других категорий работников.

Обо всех изменениях в  соответствии с требованиями трудового  законодательства РФ работник должен быть поставлен в известность  не позднее чем за два месяца, и если он при этом будет возражать  против продолжения работы в новых  условиях, трудовой договор прекращается. В течение срока предупреждения работник должен выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать правила трудового распорядка.

При любой возможности  сокращения следует избегать психологических  последствий или максимально  смягчать их, используя для этого все имеющиеся возможности. Задачи менеджера по персоналу состоят в применении недирективных методов сокращения персонала. Они связаны с доведением до индивидуального сознания каждого работника необходимости изменить свое поведение, место в структуре, задуматься о необходимости оставаться именно в этой организации. Основной инструмент недирективного сокращения – эмоционально-ценностные мотивы при формировании решения об увольнении, и, в конечном итоге, принятие каждым решения или преодоление негативного отношения к решению руководства о возможностях ухода из организации. Именно недирективные методы позволяют получить экономический и психологический эффект от сокращения персонала.

 

Заключение

 

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

- Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства.

- Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

- Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

- Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практические  задания

31. Вам поручили оформить  протокол собрания работников  коммерческого отдела организации,  где вы работаете ведущим специалистом, с повесткой дня: а) о направлениях  развития коммерческой деятельности  предприятия; б) о введении новых регламентов по экспертизе качества товаров.

31.1. Оформите протокол  в соответствии с требованиями  ГОСТ(ов). Недостающие реквизиты  укажите самостоятельно.