Повышение эффективности использования рабочего времени персонала

Нередко отличие одной  организации от другой объясняется  различием среды, в которой им приходится функционировать. Внешняя  по отношению к организации среда  состоит из двух уровней: общее окружение  и непосредственное окружение.

Руководители должны постоянно  анализировать текущую и, желательно, будущую расстановку сил в  общем окружении и требования, которые предъявляют к развитию отдельных частей или подразделений  организации институты непосредственного  соприкосновения.

Сложность внешнего окружения  определяется тем, как много факторов влияет на проектирование организации  и насколько эти факторы схожи  между собой. ' Динамизм внешнего окружения  характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации. ос таются ли они в основном неизменными, стабильными или же он , изменяются, нестабильны. В нашей стране в связи с переходом рыночной экономике на подавляющее большинство предприятий с стороны потребителей, поставщиков, банков, трудовых ресурсов т.д. стали влиять новые и сильно изменившиеся требования. В связи с этим многие предприятия стали пересматривать схемы своего построения, создавать новые подразделения, вносить изменения в работу существующих служб, сокращать те из них, у которых исчез контакт с институтами внешней среды.

Институты внешней среды, входящие с организацией в непосредственное соприкосновение, являются или организациями, или группами индивидов. Для конкретной анализируемой организации они  выполняют роль посредников между  силами общего окружения и частями  или подразделениями организации, формируя через задачи, которые они  решают, спрос на ту или иную функцию  организации.

 

Организация ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ», занимаясь консалтинговой деятельностью в области управления персоналом, испытывает на данный момент определенные трудности. В связи с кризисной ситуацией в стране уменьшился спрос на услуги компании. Так как в данный момент в городе достаточное большое количество безработных, это связанно с сокращением персонала, с банкротством компаний и т.п., поэтому с этим большинство организаций отказываются от услуг консалтинговых компаний (на рынке и так достаточно кандидатов и нет необходимости платить за подбор). Что касается обучения персонала, то в данный момент, так же в связи с нестабильной финансовой обстановкой в стране, практически все организации отказываются обучать персонал, по крайней мере в момент кризиса. Поэтому компания ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» находится практически в состоянии банкротства, т.к. долг по ежемесячным расходам продолжает расти, а доходов в ближайшее время не планируется.

2.2 Исследование рабочего  времени персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

Как показал анализ источников (глава 1), наиболее применимым методом  изучение затрат рабочего времени для  персонала является фотография рабочего времени, т.к. она позволяет более  детально изучить каждую минуту деятельности персонала в исследуемый период, и благодаря этому произвести точный анализ эффективности использования  рабочего времени.

Для того чтобы провести фотографию рабочего времени необходимо было выполнить 4 основных этапа:

- проведение наблюдения;

- обработка данных, полученных  в ходе наблюдения;

- анализ результатов наблюдения;

- разработка мероприятий  по повышению эффективности использования  рабочего времени.

Работа по исследованию рабочего времени персонала была начата с  определения срока наблюдения, в  связи с небольшим разнообразием  функций его деятельности было принято  решение о сроке 2 недели по 5 рабочих  дней (по 9 рабочих часов в день), каждый рабочий час разделен на 15-минутные перерывы; для обозначения вида работ  в карте фотографии  и диаграмме  структуры затрат рабочего времени  руководителя (рисунки 2, 3). Все работы персонала были занесены в «Классификатор рабочего времени руководителя» (Таблица 1), в котором эти работы были обозначены соответствующими цифрами. Работы персонала, представленные в «Классификаторе…»  были взяты из должностных обязанностей персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» (Приложение 2), а так же в процессе наблюдения в «Классификатор…» были добавлены работы, которые он выполняет помимо должностной инструкции. Для дальнейшего анализа эффективности использования рабочего времени персонала был использован его личный план на исследуемые две недели, представленный в программе Outlook Express. Изучение затрат рабочего времени производилось путем наблюдения и замеров всех без исключения затрат времени в порядке их фактической последовательности, при этом использовался секундомер, по которому были определены временные промежутки, потраченные на ту или иную работу.

Таблица 1 - Классификатор  затрат рабочего времени персонала

п\п	Перечень элементов затрат	Шифр затрат
	Оперативное совещание с управляющим  директором по текущим вопросам	1
	Оперативное совещание с менеджерами  отдела	2
	Телефонные разговоры с клиентами (общие вопросы)	3
	Другие деловые телефонные разговоры	4
	Участие в разработке мотивационных  схем совместно с управляющим  директором	5
	Разбор конфликтов с клиентами	6
	Определение потребности подразделений  в обучении	7
	Нерегламентированные перерывы	8
	Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	9
	Контроль за процессом заключения договоров	10
	Подготовка отчетов, различных  планов, учредительных, организационно-распорядительных и др. документов	11
	Анализ дебиторской задолженности (работа со счетами выставленным клиентам)	12
	Прием посетителей по деловым вопросам	13
	Служебные разъезды (дорога, выезд  на встречи с клиентами)	14
	Проведение мониторинга рынка  труда	15
	Организация корпоративных мероприятий	16
	Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	17
	Взаимодействие с региональными  подразделениями	18
	Обход помещений офиса (рабочих  мест)	19
	Работа над закрытием вакансии	20
	Проведение собеседований с  кандидатами (к клиенту)	21
	Составление плана по приходам	22
	Наведение порядка на рабочем месте	23

 

Обработка карт фотографии рабочего времени показывает, что  за весь период наблюдения руководитель выполнял работы в следующем объеме (таблица 2):

Таблица 2 - Объем выполненных работ

1	1 неделя	2 неделя	всего	минуты
Оперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам	135	105	240	мин.
Оперативное совещание с менеджерами отдела	60	30	90	мин.
Телефонные  разговоры с клиентами (общие  вопросы)	180	135	315	мин.
Другие  деловые телефонные разговоры	150	135	285	мин.
Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором	-	75	75	мин.
Разбор  конфликтов с клиентами офиса	45	60	105	мин.
Определение потребности подразделений в  обучении	-	30	30	мин.
Нерегламентированные  перерывы В том числе: Из-за нарушений трудовой дисциплины (личные телефонные разговоры, прием  посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.)). Из-за нарушений нормального хода технологического процесса – ожидание согласования решений, время на перезагрузку компьютера и т.д.)	120	75	195	мин.
	30	15	45	мин.
	90	60	150	мин.
Регламентированные  перерывы (обед, отдых)	300	300	600	мин.
Контроль  за процессом заключения договоров	135	105	240	мин.
Подготовка  отчетов, различных планов, учредительных, организационно-распорядительных и  др. документов	60	120	180	мин.
Анализ  дебиторской задолженности	30	30	60	мин.
Прием посетителей по деловым вопросам	120	15	135	мин.
Служебные разъезды (дорога, выезд на встречи  с клиентами)	180	180	360	мин.
Проведение  мониторинга рынка труда	-	90	90	мин.
Организация корпоративных мероприятий	150	120	270	мин.
Проведение  собеседований по поводу приемов  на работу новых сотрудников	90	60	150	мин.
Взаимодействие  с региональными подразделениями  в организации рекрутмента	120	180	300	мин.
Обход помещений офиса (рабочих мест)	60	105	165	мин.
Работа  над закрытием вакансии	405	495	900	мин.
Проведение  собеседований с кандидатами (к  клиенту)	240	135	375	мин.
Составление плана по приходам	45	45	90	мин.
Наведение порядка на рабочем месте	75	75	150	мин.
Итого:	2700	2700	5400	мин.

 

В результате двухнедельных  наблюдений, было выявлено, что персонала участвовал в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором, так же определял потребность подразделения в обучении и проводил мониторинг рынка труда только во вторую неделю. Так же необходимо заметить, что были затраты времени, которые на протяжении двух недель оставались неизменными. Например, во вторую неделю затраты на регламентированные перерывы составили 300 минут, так же как и в первую неделю. Подобная ситуация наблюдается и при выполнении им анализа дебиторской задолженности, при служебных разъездах, при составлении плана по приходам, и при наведении порядка на рабочем месте. Но, в отличие от второй недели, затраты на работу над вакансией в первую неделю были меньше на 90 минут, так же в первую неделю руководитель тратил меньше времени на взаимодействие с региональными представителями (на 60 минут), подготовку отчетов и различных планов (на 60 минут). Во вторую неделю, по сравнению с первой, увеличилось время на разбор конфликтов с клиентами (на 15 минут). Еще необходимо отметить следующие затраты времени, которые были увеличены в первую неделю по сравнению со второй: увеличение на 105 минут длительности проведения собеседований с кандидатами (к клиенту), на 105 минут - прием посетителей по деловым вопросам. Так же, было замечено увеличение времени в первую неделю на 30 минут при контроле над процессом заключения договоров, на 45 минут при нерегламентированных перерывах, на 15 минут при других деловых телефонных переговорах. Еще, в первую неделю, на 45 минут увеличились телефонные разговоры с клиентами, на 30 минут совещание с менеджерами и на 30 минут затраты на совещание с директором. Обо всех этих изменениях можно сказать, что по сравнению со второй неделей в первую основные затраты времени были связаны с работой административного характера, а в первую с основной работой. Так же можно сказать, что во вторую неделю затраты на нерегламентированные перерывы значительно сократились.

Далее проведен анализ структуры  фактических затрат времени персонала (таблица 3), за две недели. Для этого был определен удельный вес каждого вида затрат времени за обе недели наблюдения. Результаты расчетов представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Структура фактических  суммарных затрат рабочего времени  персонала

Наименование работ (перечень элементов  затрат)	1 неделя Удельный вес,%	2 неделя Удельный вес,%	Изменения
Оперативное совещание с техническим  директором по текущим вопросам	3,9	5	1,1
Оперативное совещание с менеджерами  отдела	1,1	2,2	1,1
Телефонные разговоры с клиентами	5	6,7	1,7
Другие деловые телефонные разговоры	5	5,6	0,6
Участие в разработке мотивационных  схем совместно с управляющим  директором	2,8	-	-2,8
Разбор конфликтов с клиентами  офиса	2,2	1,7	-0,5
Определение потребности подразделений  в обучении	1,1	-	-1,1
Нерегламентированные перерывы	2,8	4,4	1,6
Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.)	11,1	11,1	0
Контроль за процессом заключения договоров	3,9	5	1,1
Подготовка отчетов, различных  планов	4,4	2,2	-2,2
Анализ дебиторской задолженности	1,1	1,1	0
Прием посетителей по деловым вопросам	0,6	4,4	3,8
Служебные разъезды	6,7	6,7	0
Проведение мониторинга рынка  труда	3,3	-	-3,3
Организация корпоративных мероприятий	4,4	5,6	1,2
Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников	2,2	3,3	1,1
Взаимодействие с региональными  подразделениями в организации  рекрутмента	6,7	4,4	-2,3
Обход помещений офиса (рабочих  мест)	3,9	2,2	-1,7
Работа над закрытием вакансии	18,3	15	-3,3
Проведение собеседований с  кандидатами	5	9	4
Составление плана по приходам	1,7	1,7	0
Наведение порядка на рабочем месте	2,8	2,8	0
Итого:	100	100	0

 

Проанализировав структуру  суммарных затрат рабочего дня персонала, можно сделать следующие выводы. Наиболее значительное положительное отклонение затрат времени персонала, пришлось на проведение им собеседований с кандидатами (3,8%). А наибольшее отрицательное значение приходится на работу над закрытием вакансии (-3,3%) и проведение мониторинга рынка труда (-3,3%). Так же, есть довольно значительное положительное отклонение, это прием посетителей по деловым вопросам (3,8%) и значительное отрицательное отклонение – это участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором (-2,8%). Таким образом, можно сказать, что остальные затраты времени не имеют значительных отличий во времени, между первой и второй неделей. Но, так же из таблицы 3 видно, что есть затраты времени, которые вообще не имеют отличия, между двумя исследуемыми неделями, это регламентированные перерывы, служебные разъезды, составление плана по приходам и наведение порядка на рабочем месте (изменения равны 0).

Для наглядности структуры  использования рабочего времени  были построены диаграммы (отдельно за каждую неделю).

Рисунок 2 - Диаграмма структуры  затрат рабочего времени персонала за первую неделю наблюдения, в минутах

 

В первую неделю наибольший удельный вес в структуре затрат времени приходится на закрытие вакансии - 18,3%, а наименьший процент пришелся на анализ дебиторской задолженности - 1,1%, определение потребности в  обучении - 1,1% и совещание с менеджерами  отдела - 1,1%.

 

Рисунок 3 - Диаграмма структуры  затрат рабочего времени персонала за вторую неделю наблюдения, в минутах

 

На диаграмме видно, что  наибольший удельный вес в структуре  затрат времени за вторую неделю приходится на работу над закрытием вакансии - 15%, а наименьший процент пришелся на анализ дебиторской задолженности - 1,1%.

На диаграммах прекрасно  видно, что структура затрат рабочего времени не является одинаковой за две исследуемые недели. Так же видно, в каком временном соотношении  руководитель производил ту или иную работу. Несмотря на то, что структура  различна, все же самыми большими затратами  времени как в первую, так и  во вторую неделю остается работа над  закрытием вакансии (18,3% и 15% соответственно). Самым незначительным по затратам времени  в структуре оказался анализ дебиторской  задолженности – всего 1,1%. Общая  структура затрат показывает, сколько  времени требуется на определенную работу персоналу за весь период наблюдения.

 

 

 

 

 

2.3 Анализ использования  рабочего времени персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»