Повышение эффективности использования рабочего времени персонала

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры  затрат рабочего времени в течение  каждого дня исследуемого периода  необходимо дать оценку каждой выполненной  работы по следующим критериям:

I. Необходимость выполнения работы;

II. Оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

III. Целесообразность выполнения работы;

IV. Сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня  периода наблюдения. В процессе анализа  определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому из критериев  определили продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ  соответствующего дня.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно  сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением  приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени  отличаются от плановых затрат более, чем на 10%, то будем считать затраты  на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев  расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы  организации труда (технические  приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев  исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был  определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Учтем, что распределение  плановых затрат по дням и неделям  было рассчитано пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось  делать ту или иную работу.

Анализ первого дня  наблюдения показывает: так как затраты  времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. А время на разбор конфликтов не присутствуют в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они являются спонтанными), но они являются безусловно необходимыми, целесообразными и время на ее выполнение является оправданным, то по данному виду временных затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,028 или 2,8%;

II = (15+30+30+15+15)/540 = 0,19 или 19%;

III = (15+15)/540 = 0, 056 или 5,6%;

IV = (30+15+30+45+15)/540 = 0, 25 или 25%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного  дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II и IV коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что  руководитель неверно определил  затраты времени на выполнение некоторых  работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, так же временной  интервал был не сознательно определен.

Анализ второго дня  наблюдения показывает: так как затраты  времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ.

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 45/540 = 0,083 или 8,3%;

II = (45+90+30+60+15)/540 = 0,44 или 44%;

III = (45+15)/540 = 0, 111 или 11,1%;

IV = (15+45+60+30)/540 = 0, 28 или 28%.

Так как значение коэффициента I меньше 10%, следовательно, работа данного  дня была обязательной. Но, так как  значение II, III, IV коэффициентов превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени  на выполнение некоторых работ или  же эти затраты невозможно было предусмотреть, так же руководитель не сознательно  определил временной интервал и  работа данного дня была не целесообразна.

Анализ третьего дня наблюдения показывает: так как затраты времени  на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Оперативное совещание с управляющим директором», «Телефонные разговоры с клиентами», «Другие телефонные разговоры», «Разбор  конфликтов с клиентами офиса».

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%;

II = (30+45+75+15+15)/540 = 0,33 или 33%;

III = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%;

IV = (15+15+60+15)/540 = 0, 194 или 19,4%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и  целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно  говорить, что руководитель неверно  определил затраты времени на выполнение некоторых работ или  же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ четвертого дня  наблюдения показывает: так как затраты  времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Контроль  за процессом заключения договоров», «Служебные разъезды», «Проведение  собеседований с кандидатами (к  клиенту)».

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 30/540=0,05 или 5%;

II = (30+90+15+15)/540 = 0,28 или 28%;

III =30/540=0,05 или 5%;

IV = 15/540 = 0,028 или 2,8%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным  интервалом. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно  говорить, что руководитель неверно  определил затраты времени на выполнение некоторых работ или  же эти затраты невозможно было предусмотреть.

Анализ пятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени  на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Телефонные  разговоры с клиентами», «Контроль  за процессом заключения договоров», «Подготовка отчетов», «Работа над  закрытие вакансии».

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03или 3%;

II = (30+15+45+30+75)/540 = 0,36 или 36%;

III = 15/540 = 0,03или 3%;

IV = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным  интервалом. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно  говорить, что руководитель неверно  определил затраты времени на выполнение некоторых работ или  же эти затраты невозможно было предусмотреть.

Анализ шестого дня  наблюдения показывает: так как затраты  времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Прием посетителей по деловым вопросам», «Взаимодействие с региональными  подразделениями», «Составление плана  по приходам».

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 30/540 = 0,056 или 5,6%;

II = (30+15+60+15)/540 = 0,22 или 22%;

III = 30/540 = 0,056 или 5,6%;

IV = (30+60)/540 = 0, 17 или 17%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и  целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно  говорить, что руководитель неверно  определил затраты времени на выполнение некоторых работ или  же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ седьмого дня наблюдения показывает: так как затраты времени  на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Телефонные  разговоры с клиентами», «Другие  деловые телефонные разговоры», «Работа  над закрытием вакансии».

Таким образом, коэффициенты соответствующих критериев будут  равны:

I = 0;

II = (30+30+30+120)/540 = 0,39или 39%;

III = 0;

IV = (30+30+45)/540 = 0,19 или 19%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного  дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что  руководитель неверно определил  затраты времени на выполнение некоторых  работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает  на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ восьмого дня наблюдения показывает: так как затраты времени  на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Подготовка  отчетов, различных документов», «Обход помещений офиса (рабочих мест)».

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03 или 3%;

II = (315+45+30)/540 = 0,17 или 17%;

III = 15/540 = 0,03 или 3%;

IV = (45+30+15+30)/540 = 0,22или 22%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного  дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что  руководитель неверно определил  затраты времени на выполнение некоторых  работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает  на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ девятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени  на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Работа  над закрытием вакансии», «Проведение  собеседований с кандидатами (к  клиенту)». Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 30/540 = 0,05 или 5%;

II = (15+105+15)/540 = 0,25 или 25%;

III = 15/540 = 0,03или 3%;

IV = (45+15)/540 = 0, 111 или 11%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и  целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно  говорить, что руководитель неверно  определил затраты времени на выполнение некоторых работ или  же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ десятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени  на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в  плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного  вида работ. Так как время на следующие  виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Другие  деловые телефонные переговоры», «Проведение  мониторинга рынка труда», «Организация корпоративных мероприятий».

Тогда коэффициенты соответствующих  критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03 или 3%;

II = (15+15+90+30)/540 = 0,28 или 28%;

III = 15/540 = 0,03 или 3%;

IV = (30+15+15)/540 = 0, 11 или 11%.

Так как значения коэффициентов I и III равны 10%, следовательно, то это является знаком для руководителя, свидетельствующем  о том, что ему стоит обратить внимание на расстановку приоритетов  в работе и на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

А так же значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что  руководитель неверно определил  затраты времени на выполнение некоторых  работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает  на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

А теперь дадим аналогичную  оценку по таким же критериям по итогам деятельности руководителя за каждую неделю и за весь период наблюдения.