Повышение эффективности использования рабочего времени персонала

 

Для обеспечения возможности  анализа затрат времени, все виды затрат необходимо сгруппировать в  отдельные, относительно самостоятельные  группы по формуле 1 [5 с. 62]. Для этого  необходимо определить затраты времени  по каждому виду работ, используя  шифры классификатора, приведенного в таблице 1.

Так как наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составил 5400 минут.

Полученные таким образом  данные были занесены в таблицу 4 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям персонала».

В таблице 4, используются плановые затраты времени, которые заполнялись  на основании электронной программы  Outlook Express. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени – период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно были поделены на две части по 17,5%. Первая часть – период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть – период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план. Фактические затраты времени - это удельный вес каждого вида затрат за две недели.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 4 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени  выполняемым функциям персонала

Наименование работ (перечень элементов  затрат)	Плановые затраты времени (Outlook Express),%	Фактические затраты времени, %	Изменения
Оперативное совещание с управляющим  директором по текущим вопросам	2	4,4	2,4
Оперативное совещание с менеджерами	2	1,7	-0,3
Телефонные разговоры с клиентами	4	5,8	1,8
Другие деловые телефонные разговоры	4	5,3	1,3
Участие в разработке мотивационных  схем	1	1,4	0,4
Разбор конфликтов с клиентами  офиса	-	2	2
Определение потребности в обучении	1	0,6	-0,4
Нерегламентированные перерывы	-	3,6	3,6
Регламентированные перерывы	8	11,1	3,1
Контроль за заключением договоров	3	4,4	1,4
Подготовка отчетов	4	3,3	-0,7
Анализ дебиторской задолженности	1	1,1	0,1
Прием посетителей по деловым вопросам	-	2,5	2,5
Служебные разъезды	7	6,7	-0,3
Проведение мониторинга рынка  труда	1	1,7	0,7
Организация корпоративных мероприятий	4	5	1
Проведение собеседований	1	2,8	1,8
Взаимодействие с региональными  подразделениями в организации  рекрутмента	4	5,6	1,6
Обход помещений офиса (рабочих  мест)	2	3,1	1,1
Работа над закрытием вакансии	5	16,7	11,7
Проведение собеседований с  кандидатами	2	7	5
Составление плана по приходам	1	1,7	0,7
Наведение порядка на рабочем месте	1	2,8	1,8
Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:	17,5%	-	-17,5%
Резерв на управленческую деятельность:	17,5%	-	-17,5%
Итого:	100%	100%	0

 

Из таблицы 4, видно, что  наибольшее отклонение фактических  затрат от плановых, произошло при  работе над закрытием вакансии (11,7%). Наименьшее отклонение, при анализе  дебиторской задолженности 1,1%. Так  же при анализе были выявлены работы, плановые затраты которых превышают фактические, это оперативное совещание с менеджерами (план превышает факт на 0,3%), определение потребности в обучении (0,4%), подготовка отчетов (0,6%) служебные разъезды (0,3%). Так же необходимо отметит, что довольно большая разница между фактическими и плановыми значениями присутствует при проведении собеседований с кандидатами. Все значительные отклонения говорят о том, что руководитель неправильно планирует свой день, что где изменения положительные, он слишком много уделяет этой задаче время в жизни, а где изменения отрицательные, то он слишком много отдает этой работе времени в плане, не распределяя его на другие работы.

Для оценки уровня организации  труда могут использоваться такие  показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и другое – отражающие как  положительные стороны, так и  существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего необходимо было воспользоваться коэффициентом  экстенсивности.

Таким образом, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 195 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле (4):

.

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации  нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. – на обед и 20 мин. – на отдых  и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально  возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты  времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В  данном случае, потери рабочего времени 100 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле (5):

.

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя  говорит о том, что данный вид  потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени, из-за нарушения режима работ, можно  отнести следующие затраты времени. Это служебные перемещения (переход  в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные  с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились  затраты времени на служебные  разъезды на 100 минут (это относится  к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 2, потери рабочего времени  по причинам, независящим от персонала, составляют 150 минут + 120 минут = 250 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле (6) :

.

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает  на имеющиеся недостатки в организации  рабочего времени персонала.

В данном случае, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, рассчитывали по формуле (7):

.

В соответствии с нормативами  организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании  вычисленных коэффициентов можно  говорить о том, что у данного  руководителя происходит нарушение  режима труда и отдыха, а также  имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться  в качестве резервов лучшего использования  рабочего времени.

Степень рациональности использования  рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем  сравнения фактических затрат времени  с плановыми.

Далее был рассчитан коэффициент  рациональности использования рабочего времени, основываясь на данных приведенных  в таблице 5, здесь используются данные предоставленные персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ», т.е. его личный план работ, представленный в программе Outlook Express, а так же фактические затраты времени. Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле (8) : .

Нельзя сказать, что  показатель К_р близок к единице. Можно сделать вывод, что персоналу необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (К_э) и коэффициент рациональности (К_р).

Таблица 5 - Данные для расчета  коэффициента рациональности использования  рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов  затрат)	План. затраты времени (Outlook Express),%	Факт. затраты времени, %	в долях
Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам	2	4,4	0,024	0,024
Оперативное совещание с менеджерами  отдела	2	1,7	-0,003	0,003
Телефонные разговоры с клиентами	4	5,8	0,018	0,018
Другие деловые телефонные разговоры	4	5,3	0,013	0,013
Участие в разработке мотивационных  схем совместно с управляющим  директором	1	1,4	0,004	0,004
Разбор конфликтов с клиентами  офиса	-	2	0,02	0,02
Определение потребности подразделений  в обучении	1	0,6	-0,004	0,004
Нерегламентированные перерывы	-	3,6	0,036	0,036
Регламентированные перерывы	8	11,1	0,031	0,031
Контроль за процессом заключения договоров	3	4,4	0,014	0,014
Подготовка отчетов	4	3,3	-0,007	0,007
Анализ дебиторской задолженности	1	1,1	0,001	0,001
Прием посетителей по деловым вопросам	-	2,5	0,025	0,025
Служебные разъезды	7	6,7	-0,003	0,003
Проведение мониторинга рынка  труда	1	1,7	0,007	0,007
Организация корпоративных мероприятий	4	5	0,001	0,001
Проведение собеседований	1	2,8	0,018	0,018
Взаимодействие с региональными  подразделениями в организации  рекрутмента	4	5,6	0,016	0,016
Обход помещений офиса	2	3,1	0,011	0,011
Работа над закрытием вакансии	5	16,7	0,117	0,117
Проведение собеседований с  кандидатами (к клиенту)	2	7	0,05	0,05
Составление плана по приходам	1	1,7	0,007	0,007
Наведение порядка на рабочем месте	1	2,8	0,018	0,018
Итого				0,43

 

В данном случае этот показатель рассчитан по формуле (9) [5, с.66] и равен:

.

Максимальная величина данного  коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое  значение данного коэффициента (0,51) ниже нормативного, следовательно, персонал нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты  времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются  на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого персонала составляют около 3% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем  месте до и после работы в структуре  затрат времени составит:

.

Таким образом, время обслуживания рабочего места составят 2,8% от общего фонда времени, что соответствует  нормативу времени, отведенному  на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной  работы (ВОР) – это все затраты  времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3765 минут) и общественной работы (0 минут).

.

Время на выполнение оперативной  работы составляет 70% от общего фонда  времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура  затрат рабочего времени специалиста  достаточно рациональна.

Проанализируем затраты  времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты  делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого персонала время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1995/3765=0,53), время творческой работы – 12% (КТ =452/3765= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =866/3765= 0,23), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =489/3765= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К  сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть  в оперативном времени, что можно  считать «минусом» в работе персонала.