Понятие и сущность делегирования полномочий

Немаловажным фактом является принципиальный подход к процессу делегирования полномочий директора в том плане, что директор организации тверд и последователен в своих решениях, и делегирует полномочия не личности, не индивиду, который занимает должность в данный момент, а самой должности, поскольку, лицо, занимающее должность, то есть первичный элемент в структуре управления, обладает определенно сферой компетенции. Компетенция здесь - совокупность прав и обязанностей действовать в интересах организации или подразделения, распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами. Так вот, важнейшими при делегировании полномочий остается условие, согласно которому лицо, наделенное этими полномочиями, не использовало перечисленные выше ресурсы в корыстных интересах. И обеспечение объективности также играет принципиальную роль в данном случае.

Должностные права и обязанности руководителя находятся в тесной зависимости от тех задач, которые ему предстоит решать в процессе своей работы. Поэтому их рассмотрение целесообразно начать с анализа важнейших функций руководителя.

В процессе управления любой руководитель осуществляет ряд функций, т.е. обязательных видов деятельности (обязанностей), среди которых необходимо выделить следующие:

1)административная;

2)стратегическая;

3)экспертно-консультативная;

4)инновационная;

5)представительская;

6)коммуникационная и социальная.

Разберемся в содержании названных выше функций.

Административная функция является одной из наиболее значимых в деятельности руководителя. В переводе с латинского "администратор" буквально означает "управитель", человек, выполняющий управленческую работу.

Традиционно специалисты склонны разделять управленческий процесс на пять этапов: планирование, организация, руководство людьми, мотивация и контроль. Считается, что именно через них проходит в своей работе каждый управленец. Поэтому в административную функцию входит пять подфункций, приведение которых необходимо в контексте данной работы с одновременным указанием тех должностей, которые осуществляют эти функции в ООО "Выбор-Сервис":

1)планирование, в процессе которого руководитель определяет этапы выполнения задания, намечает, как достичь единых рабочих целей, предполагает возможные варианты решения потенциальных проблем - директор;

2)организационная, связанная  с созданием необходимых условий  деятельности, - распределение среди  исполнителей полномочий, задач, ресурсов, инструктирование и др. - заместитель  директора;

3)кадровая, заключающаяся в организации подбора необходимых работников, их ориентации, профессионального обучения, обеспечения необходимым инструктажем и т.п. - менеджер по отчетам;

4)стимулирующая, предполагающая действия, направленные на убеждение и воодушевление исполнителей, их поощрение за успешно выполненную работу, наказание за провинности - заместитель директора;

5)контрольная, заключающаяся в оценке промежуточных и конечных результатов деятельности организации, проведение ее необходимой корректировки - главный инженер.

В основе стратегической функции лежат планирование и прогноз возможных событий в сфере деятельности не только конкретного руководителя, но и всей организации в целом в процессе разработки стратегии и составления планов. Для ООО "Выбор-Сервис" - это, прежде всего, своевременное обеспечение комплектующими, а также бесперебойная работа офиса обслуживания клиентов с одновременной профилактикой жалоб и нареканий со стороны клиентов на качество обслуживания, сервис.

Экспертно-консультативная функция имеет как минимум три основных направления развития деятельности руководителя:

1)в связи с реализацией им профессиональной компетентности;

2)в связи с действиями  по оптимизации организационного  процесса, который выражается в  передаче части руководящих полномочий  подчиненным;

3)в связи с контролем работы подчиненных, осуществляемым в форме консультирования, проведения собеседования, публичного сообщения результатов и др.

В рамках нового этапа НТР все большее значение приобретает инновационная функция, тесно связанная с предыдущей. В процессе ее реализации директор ООО "Выбор-Сервис" направляет разработку и внедрение новых видов продукции и услуг, создает условия для соответствующей перестройки организации и системы управления ею, постоянно знакомится с новинками и дает необходимые консультации подчиненным. Осуществляя представительскую функцию, директор ООО "Выбор-Сервис" в той или иной мере представляет свой коллектив на разных уровнях внутриорганизационной иерархии как по горизонтали (например, отношения со смежниками), так и по вертикали (отношения с директором). Эта сторона представительства выражается в умении руководителя отстаивать интересы своего коллектива (коллектива подразделения).

Кроме этого, представительская функция реализуется в активности коммерческого директора за пределами его организации, т.е. во взаимоотношениях с другими организациями. Во всей этой деятельности он является своеобразным "лицом коллектива".

В век информации все большую роль играет коммуникативная функция, включающая большой диапазон действий, затрагивающих человеческий фактор: прием на работу, проведение совещаний, прием посетителей, ответы на письма и телефонные звонки, распространение деловой информации, проведение переговоров и др.

Все возрастающее значение человеческого фактора в жизни организации выводит на одно из первых по значению мест социальную функцию. В ООО "Выбор-сервис" ее реализует заместитель директора. Выполняя ее, заместитель директора создает в организации благоприятный морально-психологический климат, атмосферу комфорта, поддерживает существующие традиции и стандарты поведения и формирует новые, помогает подчиненным в трудную минуту.

В рамках рассмотренных функций для руководителей - приемников функций ООО "Выбор-Сервис" определены:

1)соответствующие права по решению возникающих вопросов самостоятельно или по согласованию с вышестоящим руководством;

2)круг подчиненных и  степень их участия в подготовке  документов различного уровня;

3)полномочия во внешних  контрактах.

В период стабильного развития ООО "Выбор-Сервис" на первое место выдвигаются руководители-плановики - заместитель директора, создающие, исходя из текущих реалий, планы и программы развития, а также руководители-администраторы - менеджер по отчетам, осуществляющие в соответствии с плановыми заданиями организаторскую координирующую, контролирующую деятельность с помощью приказов, поощрений и наказаний.

В работе руководителя много привлекательного. Она предоставляет широкие возможности для развития личности, для принятия самостоятельных решений интересных и сложных проблем, а также престижна, приносит уважение окружающих и сама по себе увлекательна. При этом основная его задача состоит не в том, чтобы делать ту или иную работу самому, а чтобы, изучив ситуацию и наметив план действий, организовать ее выполнение силами подчиненных, проконтролировать и оценить их действия.

В современных условиях руководитель не в состоянии единолично решить все возникающие управленческие проблемы, даже непосредственно входящие в круг его служебных обязанностей, поскольку их очень много - они разнообразны и специфичны, а его знания, опыт и имеющийся запас времени ограничены. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, он передает решение менее значительных проблем, необходимые для этого права и сопряженную с ними ответственность подчиненным, которые обладают необходимыми знаниями, опытом и заинтересованы принять участие в управлении.

В рамках управленческой структуры ООО "Выбор-Сервис" происходит расщепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между ее субъектами.

С точки зрения необходимости контроля, делегируемые проблемы ООО "Выбор-Сервис" можно разделить на следующие виды, требующие: текущего контроля за результатами; обычного контроля или самоконтроля с периодическим информированием руководителя; специального контроля в отношении отдельных моментов; полного контроля и не допускающие отклонений от предписываемых действий. В предпоследнем случае полномочия делегируются выборочно, а в последнем вообще не делегируются.

При этом черновая и малоинтересная работа чередуется с увлекательной, побуждающей исполнителей совершенствовать свои знания, навыки, соревноваться друг с другом, добиваться первенства. Игнорирование этих обстоятельств, постоянное вмешательство в процесс самостоятельной деятельности исполнителей, их подавление и т.п. приводят к резкому ухудшению морально-психологического климата и подрывают саму идею делегирования.

В то же время и ни при каких обстоятельствах не делегируются: решения проблем, связанных с выработкой общей политики организации или подразделения, а также особо важных и срочных; предполагающих действия в условиях критических ситуаций или повышенного риска; общее руководство; рассмотрение конфиденциальных задач, вопросов, связанных с поощрением и наказанием сотрудников.

Чаще всего на данном предприятии полномочия делегируются непосредственным подчиненным, а те уже, по согласованию с руководителем, передают их дальше. Это способные и компетентные в своей области сотрудники, имеющие склонность к организаторской и управленческой деятельности, стремление преуспеть в ней и добиться успеха. Кроме того, они привержены целям организации и разделяют взгляды руководителя, что позволяет оказывать им соответствующее доверие. Процесс делегирования полномочий тщательно планируется исходя из целей организации, обычно отдельно по каждой задаче. При необходимости разрабатываются графики работы и контроля за ее выполнением, создаются инструкции, определяющие границы ответственности подчиненных, которые заблаговременно знакомятся с этими документами и вносят в них необходимые предложения и поправки.

Поскольку способность людей реализовывать полномочия в тех или иных конкретных ситуациях не может быть четко определена заранее, делегирование полномочий связано с определенным риском. Однако риск этот оправдан, так как сулит всем сторонам немалые выгоды.

Прежде всего, делегирование полномочий приближает принятие решений к месту их реализации, а следовательно, повышает их качество и оперативность, предотвращает растрату времени на ожидание распоряжений и указаний, отчего процесс управления в целом становится более эффективным.

Делегирование полномочий освобождает директора ООО "Выбор-Сервис" от многих текущих дел и позволяет заняться решением глобальных, наиболее сложных проблем, а также дает возможность более рационально распределить нагрузку среди подчиненных, выделить среди них возможных преемников, которые смогут их заменить при продвижении или уходе на пенсию.

Делегирование полномочий подчиненным позволяет:

1)максимально продуктивно  использовать имеющиеся у них  способности, знания, опыт и приобрести  новые;

2)проявить инициативу  и самостоятельность;

3)развить себя как личность;

4)продемонстрировать окружающим  собственные возможности, повысить  в их глазах свой престиж  и создать "стартовую площадку" для дальнейшего продвижения  по служебной лестнице;

5)наконец, просто получить большую удовлетворенность от работы.

Таким образом, делегирование полномочий обладает целым рядом положительных последствий как для директора ООО "Выбор-Сервис" и исполнителя.

Однако бывают и сопротивления делегированию полномочий. Среди причин этого можно выделить следующие:

1)излишняя загруженность текущими делами, не оставляющая времени для постановки задач подчиненным и осуществления контроля за их решением;

2)непонимание важности  проблемы делегирования полномочий  и неумение правильно определить  объект для делегирования;

3)неверие в способности подчиненных; боязнь ответственности за их возможные неудачи;

4)нежелание расставаться с любимым делом, которому отданы многие годы;

5)и, наконец, боязнь подчиненных и конфликтов с ними.

Подчиненные, в свою очередь, могут уклоняться от принятия полномочий. Среди причин нежелания принимать дополнительную ответственность можно выделить наиболее распространенные:

1)отсутствие веры в себя; страх допустить ошибки, за которые придется нести ответственность;

2)недостаток знаний, некомпетентность  в поручаемом для разработки  вопросе;

3)нехватка информации, ограничивающая возможность качественно выполнить задание;

4)формальный подход к делу со стороны руководителя; т.е. так называемое фиктивное делегирование - передача подчиненному тех полномочий, которые он давно уже имеет.

Эффективность процесса делегирования полномочий во многом определяется разумным сочетанием интересов организации или подразделения, руководителя и исполнителя. Интересы организации учитываются путем соблюдения существующих там традиций; принятых стандартов и нормативов деятельности; исключения возможности злоупотребления полученными полномочиями. Интересы руководителей и исполнителей обеспечиваются рациональным распределением обязанностей и ответственности между ними, а также своевременным вознаграждением.

Директор ООО "Выбор-Сервис" должен обеспечивать организационную сторону процесса делегирования полномочий, например, первоочередным предоставлением необходимых материальных ресурсов, информации; проведением консультаций и оказанием помощи в трудных ситуациях. В его обязанности входят также активизация исполнителей и защита предоставленных им полномочий от сотрудников, которые обычно их нарушают.

При распределении управленческих полномочий в данной организации необходимо учитывать ряд важных обстоятельств, о которых необходимо упомянуть.