Проблемы информационного обеспечения менеджмента

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации  данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная  и условно-постоянная (прейскуранты  цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности к  сферам деятельности и функциям  управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

     Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

А. Кузьмин и О. Мельник, всё-таки не противореча вышеизложенной классификации, предлагают несколько иной подход. Они различают информацию :

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;

2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;

3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная  и т. д.

4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

     Кроме того, классифицируя информацию, необходимо рассмотреть следующие понятия.

    Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, - данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами - это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

 Слухи - информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения [16].

Шум - фактор или совокупность факторов, искажающих информацию [1].

    Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать информацию и данные.

     Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

 

2.3 Требования, предъявляемые к менеджерской информации

    Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

    Основным требованием к информации является то, чтобы она при минимальном объеме достаточно полно характеризовала состояние контролируемых системой управления предприятия всех видов процессов.

    Кроме этого к ней предъявляются следующие требования [10]:

1.Обеспечивать устойчивость  производственно-экономической системы  при заданных стратегических  и оперативных решениях.

2.Обеспечивать работу  производственной системы в условиях  неопределенности окружающей среды.

3.Создавать возможность  сочетать подцели системы управления  для наиболее эффективного выполнения  главной цели функционирования  предприятия.

4.Обеспечивать прогнозы  и подготовку к возможным изменениям  производственной системы.

5.Обеспечивать адаптацию  предприятия к окружающей среде.

6.Обеспечивать разумное  поведение системы управления  предприятием для организационных  изменений в системе управления  при существенных изменениях  ситуации в окружающей среде.

7.Обеспечить своевременную  оценку окружающей среды для  создания условий эффективного  функционирования предприятия.

2.4 Источник информации. Информационные потоки

      Пытаясь определить понятие "информационный поток", сперва необходимо дать определение понятию "источник информации".

      Источник информации - это элемент информационной системы, способный распознавать состояние управляемого объекта и в меньшей среде и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния [10].

     Источником информации может быть человек или технические средства.

    Основной характеристикой источника информации является так называемый поток информации, определяемый как количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу времени. Поток информации - чрезвычайно важный компонент любой информационной системы (ИС), речь о которых пойдёт чуть позже. Рассмотрим основные аспекты информационных потоков в менеджменте.

2.5 Особенности характеристик информационных потоков на разных уровнях управления

    Такие особенности вытекают из наличия иерархий аппарата управления по уровням обработки информации.

     На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и регистрация сведений, характеризующих объект или процесс.

     На втором уровне производится группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей. Результаты обработки предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой для решения стратегических и сложных тактических задач управления [10].

     Особенность системы управления в том, что высший ее уровень решает стратегические задачи, связанные с перераспределением ресурсов в крупных масштабах. Решение тактических задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при наличии детальной информации о состоянии объекта. Имеющиеся у него кадровые и информационные ресурсы не позволяют решать долгосрочные задачи.

     Эта особенность системы управления не всегда отражается в информационной системе. Часто потоки информации, идущие от низших уровней к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются и обобщаются по мере продвижения к верхним уровням, Поэтому увеличивается дублирование и снижается коэффициент использования информации. Вместе с тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать и сжимать.

    При движении информации "вниз" элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

     Степень интеграции и наоборот степень генерации (размножения) характеризуется коэффициентом k, который равен [10]:

k = a/b

где a - объем информации, выходящей из элемента системы, b - объем информации, входящей в элемент системы.

     Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или трудоемкостью обработки. При движении информации вверх обычно k<1, а вниз - k>1.

     Агрегация информации может осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического,аналитического и статистического [10].

     Первое основано на функциональных и логических связях параметров и показателей между собой, а также на их отношениях к состоянию объекта и целей функции.

     Второе - на определении интегральных и экстремальных характеристик данных, связанных функциональными зависимостями.

    Третье - на представлении параметров их статистическими распределениями и характеристиками.

     Сжатие или свертывание информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение с использованием меньшего числа символов.

    При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации, используемой в системе управления, оценивается по тому эффекту, который она оказывает на результат управления.

В связи с этим А. А. Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

     Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения особенно сильно сказываются в оперативном управлении.

     Сокращение протяженности потоков документированной информации осуществляется двумя путями: установлением и содержанием минимально необходимого, но достаточного количества документов для управленческой деятельности и повышением оперативности документооборота.

Для реализации указанных путей разработаны следующие рекомендации[10]:

1.использовать в управленческой  деятельности рациональные графики  движения информации;

2.производить упорядочение  документов в соответствии с  номенклатурой дел;

3.согласовывать формы  и содержание документов, направляемых  в два и более адреса использования;

4.четко использовать формирование  и реализацию резолюций;

5.определять порядок рассмотрения  документов при отсутствии отдельных  должностных лиц;

6.своевременно тиражировать  документы в соответствии с  количеством потребителей;

7.рационально использовать  время с учетом предварительной  подготовки документа.

 

2.6 Обновление информационных потоков

      В большинстве случаев устойчивая работа систем управления обеспечивается путем систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления. Этими алгоритмами предусматривается использование и выдача новых информационных потоков, представляющих собой комбинации существовавших сведений или дополнительное введение новых. Новые потоки могут создаваться также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, функций, элементов, внедрение новых технологических средств управления, а иногда даже при замене сотрудников в подразделении. Старые, ранее установившиеся информационные потоки часто продолжают функционировать, что порождает дублирование, неполное использование части информации и снижает экономическую эффективность работы системы управления. Раз введенные форматы документов и каналы передачи информации отмирают с трудом через продолжительное время после того, как в них исчезла необходимость. Информационные системы имеют свойство накапливать неиспользованные потоки данных. Наоборот, вновь созданный орган управления обычно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойство консервативности информационной системы должно учитываться при анализе и создании автоматизированных систем управления [10].

     Понятие необходимой и достаточной информации возникает из-за необходимости удовлетворения определенных показателей в условиях изменения окружающей среды. В таких случаях при проектировании информационных потоков необходимо предусматривать доведение информации об изменении параметров до сведения лиц, принимающих управленческие решения. Указанные лица должны своевременно оценивать получают ли они необходимую и достаточную информацию для принимаемых ими решений. При определении необходимой информации статистического характера, а также параметров, значение которых оцениваются по выборке, используются известные методы расчетов среднего значения, вероятности, доверительного интервала, дисперсии и другие характеристики. С использованием указанных методов можно определить необходимую частоту контроля объекта, размеров выборок сообщений, правила анализа данных.

      Получение необходимой информации связано с определенными затратами, поэтому надо сопоставлять эффект сведений и ожидаемые потери от возможных ошибок при недостаточной информации. Время получения сведений должно быть увязано со временем принятия решений. В том случае, когда интервал изменений значений параметра нельзя определить, для каждого параметра полезно строить графики статистического контроля. Такие графики облегчают обнаружение тенденций и других неслучайных колебаний значений параметров [10].

     В системах управления имеет место совокупность информационных потоков, большая часть которых соответствует совокупности имеющихся данных, а меньшая - потокам отфильтрованной и обобщенной информации, которая используется в принимаемых решениях. Увеличение потоков информации не способствует улучшению ее практического использования, В системе управления часто наблюдается перенесение на более высокие уровни управления задач, которые должны решаться низшими уровнями. Это приводит к перегрузке информацией верхних уровней управления. При нерациональном распределении управленческих функций происходит увеличение плотности информационных потоков и рост объема неиспользуемой и дублирующейся информации [10].

      Неиспользуемая информация - это информация за прошедший период, которая уже известна и включается в формы и сводки из-за сложившихся традиций, из-за нечеткого понимания функций, а также из-за того, что сведения не меняют своего содержания в процессе функционирования объекта.

     Информация эффективно используется, если она в минимальном и достаточном объеме, более концентрирована, своевременна и соответствует решаемым задачам.

      При проектировании информационных потоков надо учитывать, что они используются в подсистеме общей системы организационного управления и органически входят в нее как составная часть. Поэтому, формируя потоки, надо знать цели, критерии, задачи, алгоритмы их решения и взаимосвязи задач. Затем надо для каждой задачи определить необходимую информацию, установить источники, построить схему передачи, поиска и хранения, а также что с ней в дальнейшем происходит. Так, например, ее можно кодировать, сжимать, обобщать, включать в документы или использовать только для выработки управленческих решений. К проектированию систем сбора, переработки и использования выходных результатов следует применять системный, комплексный подход, что обеспечит высокую эффективность информационной системы.