Проблемы информационного обеспечения менеджмента

Система информации, в конечном счете, должна обеспечивать необходимой информацией в требуемые сроки и в удобной для использования форме все элементы организационной структуры, а также создавать требуемый механизм контроля и регулирования.

2.7 Совершенствование информационных потоков

    Совершенствование информационных потоков в системе управления базируется на использовании следующего перечня рекомендаций, ориентированных на конечные результаты управленческой деятельности[10].

1.Терминология при формировании  схем информационных потоков  должна быть единой.

2.Информировать и получать  информацию следует у того, кто  связан с выполнением или подготовкой  решения.

3.Чтобы не было незаменимых  работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать  процедуру подготовки и прохождения  документов.

4.Прежде чем готовить, принимать и исполнять решение, следует убедиться в его необходимости.

5.Всякое управленческое  решение должно готовится и реализоваться с минимальными затратами средств.

6.Исполнитель должен быть  заинтересован в качественном  своевременном исполнении решения.

7.Контроль исполнения  должен быть двойным, работу контролеров  также надо стимулировать и  контролировать.

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся  решения должны контролироваться  не в процессе исполнении, а  по результатам с возложением  максимальной ответственности на  исполнителя.

9.Готовящий решение и  его исполняющий должны быть  достаточно о нем информированы.

10.Управленческое решение  должны готовить и исполнять  квалифицированные исполнители.

11.Исполнение решения  следует поручать работникам, которые  обладают реальной возможностью  выполнить его в установленное  время.

12.При подготовке и  исполнении решения сотрудникам  в большей

мере следует взаимодействовать по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать только о результатах.

13.Следует не забывать что статистическая информация за длительный период важнее, чем сиюминутные сведения.

14.Вмешиваться в исполнение  решения следует только в том  случае, когда имеются отклонения, которые не могут быть устранимы  исполнителями.

15.Источники первичной  информации по одному и тому  же решению должны быть едиными.

16.Первичные документы  должны готовиться в минимальном  количестве экземпляров, передаваться  в порядке подотчетности и  храниться в архивах или в  конечных контрольных подразделениях.

17.Документы следует конструировать  таким образом, чтобы, детально не  вчитываясь, можно было выносить  оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.

18.Деятельность исполнителей  не следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность  находить рациональные пути в  организации своей работы.

19.При большом количестве  документально оформляемых технологических  процессов управления следует  отдавать предпочтение стандартным  решениям

20.Каждое вновь принимаемое  решение следует проверять на  наличие связи и непротиворечивости  с ранее принятыми решениями.

21.Каждое управленческое  решение следует проверять на  надежность по исполнителям, техническим  средствам и финансовым возможностям.

2.8 Информационное обеспечение

     Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

     Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

     Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений [8].

     Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

      Цель разработки ИО - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений [8].

      Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий [8].

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ

3.1 Что такое информационная система

     Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

     Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (ИС).

     Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений [8].

     Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

      Информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия [2].

      Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем и создания новых изделий или услуг, - это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки этот сырой материал преобразуется в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где они будут использоваться.

     Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

     Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы [2].

     Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования этих данных.

     Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств - вне темы данной курсовой работы.

    Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером и компьютерной программой, с одной стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

     Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью молотков, гвоздей и дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения на пути к созданию элементов - это тоже части дома. Компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры должны объединить компьютерную грамотность с системной информационной грамотностью.

    Существует и иное толкование ИС, принципиально не отличающееся от вышеизложенных. Так, например, М. И. Крулькевич несколько иначе определяет информационную систему.

     Информационная система - это средство организации информационного обеспечения процессов управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней.

     Другими словами, информационная система - это совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию всего комплекса операций по осуществлению процесса управления необходимой информацией.

Информационная система включает следующие элементы [10]:

1.информационные ресурсы - массивы данных, архивы, методики, инструкции, машинные программы  и документы;

2.материальные ресурсы - носители информации, технические  средства сбора, передачи, обработки  и представления информации;

3.каналы циркулирования информации - контингент работников, средства связи, средства хранения.

Информационная система характеризуется следующими параметрами[10]:

1.объем массивов информации;

2.пропускная способность  каналов передачи информации;

3.способность хранения  единицы информации;

4.время реакции системы  на информационные работы;

5.уровень безотказности  технических средств;

6.быстродействие поиска, передачи и оперативности в  информационной работе;

7.комплекс решаемых системой  задач управления.

Рассмотренные выше подходы в определении понятия "информационная система" свидетельствуют о многоаспектности и большом значении данного понятия.

3.2 Меняющаяся роль ИС

     Информационные системы начала 50-х годов развивались как системы с эксплуатационным уровнем, разработанные для выполнения элементарных, но жизненно важных операций типа контроля платежей. В 60-х годах ИС использовались для контроля и управления, а в 70-х годах - для планирования и моделирования. К 80-м годам информационные системы развились в изготавливаемые по заказу системы поддержки принятия решений и ранние стратегические системы планирования. Сегодня информационные системы помогают создавать и распространять знания и информацию в организации через новые системы работы знания, приложения, обеспечивающие компаниям доступ к данным и системам коммуникаций, связывающим разветвленное предприятие по всему миру.

      Положение и роль специалистов информационных систем с течением времени также менялись. Раньше группа информационных систем состояла обычно из программистов, которые писали программное обеспечение для компьютера. Сегодня большая доля сотрудников - аналитики систем, которые осуществляют связь между группой информационной системы и остальной частью организации. Менеджеры информационных систем - лидеры групп программистов и аналитиков, руководителей проекта, менеджеров физических средств, менеджеров передачи данных и глав групп автоматизации делопроизводства. Они - также менеджеры обеспечения работой компьютеров и штата ввода данных. Конечные пользователи- представители отделов, для которых приложения созданы, за исключением группы информационных систем. Эти пользователи играют все большую и большую роль в создании и развитии информационных систем.