Развитие информационных технологий управления организацией

При составлении автоматизированной финансовой отчетности используется почти все существующие базы данных бухгалтерских программ, так как осуществляется обобщение информации на всех аналитических и синтетических счетах, с дальнейшей группировкой данных по одному или ряду счетов, для формирования данных для составления отчетности.

Счета служат средством экономической группировки хозяйственных средств и их источников, позволяя получить в удобном виде информацию, необходимую для управления предприятием. После обобщения счетов, в соответствии с требованиями, предъявляемыми составлению финансовой отчетности, осуществляется этап заполнения бухгалтерского баланса и отчетности, который является завершающим этапом учетного процесса и выполняется автоматически, по окончанию отчетного периода.

Формы отчетности подразделяются на типовые и специализированные. Приказом Минфина РФ от 22.06.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организации» предусматривается включение в состав промежуточной (квартальной) и годовой бухгалтерской отчетности бухгалтерский баланс (форма № 1) и Отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Все другие формы: Отчет о движении капитала (форма № 3), Отчет о движении денежных средств (форма № 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5), Отчет о целевом использовании полученных средств (форма № 6), пояснительная записка.

Бухгалтерский баланс занимает центральное место финансовой отчетности организации, так как он наиболее полно характеризует ее имущественное положение на дату составления баланса. В нем отражаются источники средств предприятия и направления их использования.

Отчет о прибылях и убытках содержит информацию о процессе формирования и использования прибыли за определенный период времени.

Для реальной оценки деятельности организации и обеспечения пользователей дополнительной информацией, которая не включена в бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках, в соответствии с ПБУ 4/99 даются пояснения в других формах годового отчета (Отчет об изменении капитала, отчет о движении денежных средств, приложения к годовому отчету, пояснительная записка).

Отчет об изменении капитала дает детализацию данных исходя из учредительных документов и учетной политики организации. В справочной информации отчета раскрываются факторы, повлиявшие на величину капитала за отчетный и предыдущий периоды.

Данные отчета о движении денежных средств характеризуют изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности за отчетный период и за аналогичный период предшествующего года.

Увязка показателей бухгалтерского баланса с показателями других форм отчетности является одним из требований по составлению годового отчета. Бухгалтерский баланс составляется на основании данных Главной книги и соответствующих ведомостей аналитического учета.

В настоящее время эффективное управление производственной деятельностью предприятия в основном зависит от уровня информационного обеспечения его служб и подразделении. Сейчас немногие российские организации имеют, таким образом поставленный бухгалтерский учет, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления.

Последние версии программ автоматизации бухгалтерского учета имеют также и аналитические функции. Так, например, аналитические функции встроены в систему «1С: Предприятие» версии 8.0.

Программа Optima WIN™ создавалась для автоматизации производства окон, дверей, фасадов из ПВХ, дерева и алюминия. Первая версия программы была внедрена на одном из петербургских оконных предприятий в 1998 году. Эволюция программы происходила с развитием оконного бизнеса в стране: фирмы росли, появлялись новые требования, которые потом реализовывались в программе. За 10 лет своего развития программа стала неотъемлемой частью работы многих компаний России и стран СНГ, производящих светопрозрачные конструкции.

Программа Optima WIN™ позволяет:

Оперативно спроектировать и рассчитать изделие любой сложности. Настроить шаблоны и правила проектирования изделий, в результате чего требования к уровню знаний технологии оконного производства сотрудников отдела продаж значительно снизятся. Автоматически сформировать все необходимые документы: коммерческое предложение, задание в цех, заказ материалов. Вести гибкую ценовую политику с учетом скидок и наценок, а также любых накладных расходов, которые вводятся в программе.

1. Оптимизировать раскрой профиля.
2. Организовать учет материалов.
3. Контролировать график выполнения заказов.
4. Равномерно распределять загрузку производства и количество установок.
5. Автоматизировать обмен информацией с дилерами и удаленными офисами.
6. Вести базу данных клиентов и поставщиков.
7. Разграничивать права доступа сотрудников к информации.

Экономия рабочего времени при работе с программой Optima WIN™ достигает до 95% на рутинных операциях, а эффективность работы персонала увеличивается в 2 раза.

Преимуществом данного программного продукта является и наличие различных конфигураций в рамках одной программы (по функциональности и по цене), что позволяет автоматизировать работу как вновь открывающихся, так и давно работающих фирм-производителей светопрозрачных конструкций.

Таким образом, в итоге работы с программой на выходе получается изделие, полностью просчитанное в электронном виде.

        SWOT-анализ. Понятие.

 

SWOT — метод анализа  в стратегическом планировании, заключающийся в разделении факторов  и явлений на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы).

Внутренняя среда 

Положительное влияние Отрицательное влияние

Strengths (сильные стороны) Weaknesses (слабые стороны)

Внешняя среда 

Положительное влияние Отрицательное влияние

Opportunities (возможности) Threats (угрозы)

Акроним SWOT был впервые введён в 1963 году в Гарварде на конференции по проблемам бизнес-политики профессором Кеннетом Эндрюсом (англ. Kenneth Andrews). Первоначально SWOT-анализ был основан на озвучивании и структурировании знаний о текущей ситуации и тенденциях.

В 1965 году четыре профессора Гарвардского университета, Леранед, Кристенсен, Эндрюс и Гут (Leraned, Christensen, Andrews, Guth), предложили технологию использования SWOT-модели для разработки стратегии поведения фирмы. Была предложена схема LCAG (по начальным буквам фамилий авторов), которая основана на последовательности шагов, приводящих к выбору стратегии.

Поскольку SWOT-анализ в общем виде не содержит экономических категорий, его можно применять к любым организациям, отдельным людям и странам для построения стратегий в самых различных областях деятельности.

Таким образом, в качестве основных факторов SWOT-анализа выделяют:

Потенциальные внутренние сильные стороны (S): четко проявляемая компетентность, адекватные финансовые источники, высокое искусство конкурентной борьбы, хорошее понимание потребителей, четко сформулированная стратегия, использование экономии на масштабах производства, ценовое преимущество, собственная уникальная технология, надежная сеть распределения, высокое искусство НИОКР и др.

Потенциальные внутренние слабости (W): потеря некоторых аспектов компетентности, недоступность финансов, отсутствие анализа информации о потребителях, слабый участник рынка, отсутствие четко выраженной стратегии, непоследовательность в ее реализации, высокая стоимость продукции, устарелая технология, потеря глубины и гибкости управления, слабая сеть распределения, слабые позиции в НИОКР и др.

Потенциальные внешние благоприятные возможности (О): обслуживание дополнительных групп потребителей, ввод новых рыночных сегментов, расширение диапазона товаров, благодушие конкурентов, снижение торговых барьеров, благоприятные экономическая, политическая и социальная обстановки, доступность ресурсов и др.

Потенциальные внешние угрозы (Т): ослабление роста рынка, неблагоприятные демографические изменения, увеличение продаж заменяющих товаров, изменение вкусов и потребностей покупателей, ожесточение конкуренции, появление иностранных конкурентов с товарами низкой стоимости, неблагоприятный сдвиг в курсах валют, усиление требований поставщиков, законодательное регулирование цены и др.

Хорошая стратегия требует опоры на сильные стороны: уникальные возможности дают фирме шанс использовать рыночные благоприятные обстоятельства, создают конкурентные преимущества на рынке, потенциально могут быть краеугольными камнями стратегии. С другой стороны, необходимо вмешательство в слабые стороны организации.

Общее правило: компания должна накапливать свои конкурентные сильные стороны и защищать свои конкурентные слабости, строя стратегию на сильных сторонах и предпринимая действия по устранению ситуации со слабостями. В то же самое время рейтинг сильных сторон соперников показывает, откуда можно ждать их атак и, наоборот, где они слабее. Если компания имеет конкурентные сильные стороны там, где соперники относительно слабы, то можно предпринять действия по эксплуатации этого обстоятельства.

В результате проведенной работы, можно сделать следующие выводы:

SWOT-анализ - это определение  сильных и слабых сторон предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего  окружения (внешней среды) для повышения  эффективности использования таких  инструментов, как SWOT-анализ, следует  аккуратнее вникать в суть предлагаемых этими авторами технологических рекомендаций, пытаясь глубже осмыслить, что стоит за этими рекомендациями.

Отдавая дань такому инструменту, как SWOT-анализ, следует иметь в виду, что аналитическая работа требует много сил и времени.

 

Проведем SWOT-анализ для ООО «Амалия»:

 

Таблица 2.9 - Определение сильных и слабых сторон ООО «Амалия»(разработано автором)

Параметры оценки	Сильные стороны	Слабые стороны
Организация	Высокий уровень квалификации и предприимчивость руководителя
Производство	Проверенный и надежный поставщик ПВХ профиля. Себестоимость продукции ниже чем у региональных конкурентов.	Высокая степень износа оборудования - до 70% по отдельным группам Высокий % отходов производства
Финансы		Сезонный характер поступления основного потока денежных средств (конец весны, лето, начало осени)
Инновации	Внедрение нового программного обеспечения (1 С и Optima WIN)
Маркетинг	Возможность производства и продажи изделий круглогодично	Необходимость налаживания гарантированного сбыта Нет отдела маркетинга производства

 

Таблица 2.10 – Определение рыночных возможностей и угроз ООО «Амалия»(разработано автором)

Конкуренция	Расширить ассортимент продукции за счёт внедрения новых видов изделий и технологий.	Наплыв дешевого сырья. Большое количество конкурентов за счёт продаж некачественной продукции.
Сбыт	Расширить сбытовую сеть за счет открытия дополнительного розничного офиса.	Трудности в реализации нестандартной продукции.
Спрос	С ростом доходов населения увеличиваются объёмы продаж
Природные и экологические факторы		Плохие погодные условия (заморозки, дождь, град) которые снижают спрос.
Экономические факторы		Падение спроса по причине снижения доходов населения

 

 

Таблица 2.11 – Оценка сильных и слабых сторон, возможностей и угроз ООО «Амалия»(разработано автором)

Сильные стороны	5	Высокий уровень квалификации и предприимчивость руководителя
	4	Возможность производства и продажи изделий круглогодично
	3	Внедрение нового программного обеспечения (1 С и Optima WIN)
	2	Себестоимость продукции ниже чем у региональных конкурентов
	1	Проверенный и надежный поставщик ПВХ профиля.
Слабые стороны	1	Высокая степень износа оборудования - до 70% по отдельным группам
	4	Высокий % отходов производства
	2	Нет отдела маркетинга производства
	5	Необходимость налаживания гарантированного сбыта
	3	Сезонный характер поступления основного потока денежных средств (конец весны, лето, начало осени)
Возможности	3	Расширить сбытовую сеть за счет открытия дополнительного розничного офиса
	2	Расширить ассортимент продукции за счёт внедрения новых видов изделий и технологий.
	1	С ростом доходов населения увеличиваются объёмы продаж
Угрозы	3	Плохие погодные условия (заморозки, дождь, град) которые снижают спрос.
	5	Наплыв дешевого сырья
	4	Трудности в реализации нестандартной продукции
	2	Падение спроса по причине снижения доходов населения
	1	Большое количество конкурентов за счёт продаж некачественной продукции