Развитие информационных технологий управления организацией

 

 

Глава 3 Программа развития информационных технологий на оконном заводе ООО «Амалия»

 

Внедрение информационных технологий может дать значительную эффективность по нескольким направлениям даже в одном бизнес процессе. Комплексная автоматизация учета добавит к эффектам задействованных бизнес-процессов эффект автоматизированной интеграции и консолидированной отчетности.

Однако, основная проблема большинства ИТ проектов, заключается в нечеткости целей проекта и как следствие отсутствии стратегии их достижения. Причиной является незнание всех потенциальных эффектов автоматизации предприятия и способа их достижения. Следствием является несоответствие вложенных ресурсов и полученного эффекта от внедрения новой технологии, а также невнимание к структурным проблемам ИТ предприятия.

Документ «Стратегия развития Информационных технологий (ИТ стратегия) предприятия» служит прежде всего для четкого определения целей и эффектов развития ИТ на предприятии. Он позволяет донести до руководства суть возможных перспектив, последовательность, длительность и стоимость шагов для их достижения. Это способствует адекватной реакции руководства на необходимые потребности ИТ для движения к обозначенным целям.

Невнятная, или неграмотная ИТ стратегия не достигает обозначенных целей и возвращает предприятию описанные проблемы.

Опыт показывает, что методологически-правильная ИТ стратегия часто оказывается невыполнимой на данном предприятии.

Для большинства предприятий информационные Технологии - это сопутствующее направление занимающееся поддержкой и сервисом основных и других сопутствующих направлений.

Системы работы знания (KWS) и системы автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на уровне знаний организации. Системы работы знания помогают работникам знания, в то время как системы автоматизации делопроизводства, прежде всего, помогают обработчикам данных.

Вообще, работники знания - это люди, обладающие учеными степенями, которые часто имеют такие профессии, как инженер, врач, адвокат и ученые. Их работа состоит прежде всего в создании новой информации и знания. Системы работы знания типа научных или инженерных рабочих станций (мест), а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) способствуют созданию новых знаний и гарантируют, что новые знания и технический опыт должным образом интегрируются в бизнес.

Обработчики данных обычно имеют меньшее образование и ближе к обработке, чем к созданию информации. Они состоят, прежде всего, из секретарей, бухгалтеров или менеджеров, чья работа должна главным образом использовать или распространять информацию.

Системы автоматизации делопроизводства - информационные приложения технологии, разработанные, чтобы увеличить производительность труда обработчиков данных в офисе.

Управляющие информационные системы (MIS). – это заголовок?

Управляющие информационные системы обслуживают управленческий уровень организации, обеспечивая менеджеров докладами, в некоторых случаях с интерактивным доступом к текущей работе организации и историческим отчетам. Обычно они ориентируются почти исключительно на внутренние, не относящиеся к окружающей среде результаты. MIS прежде всего обслуживают функции планирования, управления и принятия решений на управленческом уровне. MIS суммируют результаты и докладывают относительно основных действий компании.

Проект по разработке и внедрению ИСУ на предприятии, как правило, делится на три фазы:

- Обследование компании.

- Проектирование.

- Ввод в действие.

Обследование компании.

На первой фазе взаимодействия (обследование) проводится сбор данных и анализ деятельности компании (корпоративного центра и согласованного набора типовых структурных подразделений), строится модель бизнес-процессов «как есть», определяются основные элементы системы и технологии управления, вырабатывается видение будущей ИСУ, строится модель бизнес-процессов «как должно быть», определяются требования к будущей ИСУ. На основе этих требований вырабатывается концепция развития ИСУ: этапы создания ИСУ, их содержание, способы адаптации действующих автоматизированных систем управления, модель внедрения (разработка заказной системы либо адаптация готового программного пакета, либо гибридная модель - часть системы разрабатывается на заказ, часть охватывается готовым пакетом).

Проектирование.

Последующие конкретные шаги по совершенствованию системы управления компанией могут быть определены по окончании первой фазы взаимодействия, когда будет проведено исследование бизнеса компании, определены и согласованы пути реорганизации системы управления и пути развития информационных технологий.

Эскизный проект создается на основе технического задания (ТЗ), укрупненно описывает управленческие и информационные взаимосвязи в систем. После согласования эскизного проекта можно начинать детальное проектирование и внедрение выделенных подсистем (по бизнес-процессам и/или подразделениям) с целью сокращения сроков получения реальной отдачи от внедряемых технологий. В соответствии с согласованной очередностью внедрения разрабатываются детальные ТЗ на подсистемы и проводятся работы по внедрению подсистем вплоть до завершения опытной эксплуатации.

Основная работа, необходимая для разработки технического задания будет проведена при выборе системы, то есть на этом этапе необходимо окончательно согласовать и утвердить детали, касающиеся подсистем. На каждую подсистему оформляется и утверждается ТЗ, которое определяет порядок создания и требования к подсистеме.

Пробное внедрение предполагаемой технологии управления проводится в ручном режиме по выбранным направлениям деятельности. По результатам опробования производятся необходимые изменения.

Техническое проектирование отобранной подсистемы осуществляется в соответствии с утвержденным техническим заданием. На стадии проектирования по подсистемам проводится подробное моделирование бизнес-процессов и строится подробная модель бизнес процессов будущей системы управления. Технический проект подробно описывает рабочие места ИСУ, выполняемые на них бизнес-операции, соответствующие им проводки, структуры обрабатываемых баз данных, взаимосвязи данных и алгоритмы их обработки. Технический проект должен включать данные об объемах и интенсивности потоков обрабатываемой информации, количестве пользователей ИСУ и характеристиках требуемого оборудования и программного обеспечения.

Ввод интегрированной системы в действие.

На данном этапе проводится реализация/настройка программного продукта, осуществляется работа по созданию дополнительных модулей в соответствии с техническим проектом, например, создание конвертеров, позволяющих преобразовать нормативно-справочную информацию и другие хранимые данные из существующей системы в требуемый формат.

С самого начала работ по настройке/реализации интегрированной системы управления проводится обучение проектной группы заказчика, которая впоследствии будет сопровождать создаваемую систему.

Пробные пуско-наладочные работы проводят на стендовом (обособленном) оборудовании с тем, чтобы не мешать текущему процессу управления. Для проведения пробной пуско-наладки от компании назначают освобожденную группу, состоящую из перспективных сотрудников, которые освобождаются от текущей производственной нагрузки. Освобожденная группа в дальнейшем участвует в обучении остальных сотрудников и распространении настроенного пакета по всем рабочим местам.

Пробная пуско-наладка включает следующие этапы:

- обучение освобожденной  группы;

- техническая настройка  типовых рабочих мест;

- пробная конвертация  данных и дополнительные работы;

- пробный ввод в действие.

Основной задачей этапа опытной эксплуатации является доводка настроенного при пробных работах пакета модулей и распространение его по всем рабочим местам компании.

Основные пусконаладочные работы включают следующие стадии:

- обучение пользователей  рабочих мест;

- доводка технической  настройки на рабочих местах;

- промышленная конвертация  данных;

- проведение опытной эксплуатации.

По результатам опытной эксплуатации составля6ется акт о сдаче в промышленную эксплуатацию. На этом проект внедрения ИСУ на предприятии, как правило, считается завершенным. В дальнейшем в течении нескольких месяцев производится поддержка эксплуатации ИСУ силами собственных и приглашенных специалистов до тех пор, пока интеграционная система не станет рутинной практикой управленческих служб предприятия.

 

3.1. Анализ эффективности  внедрения информационных технологий  в управленческие процессы на  оконном заводе ООО «Амалия»

 

В первую очередь эффективность внедрения информационной системы определяется степенью достижения поставленной цели вне зависимости от ее характера. Экономическую цель в ряде случаев достаточно сложно сформулировать с необходимой степенью определенности. На современном этапе развития ИТ таких проектов - повышения эффективности процесса создания стоимости - очень немного.

Остальные типы ИТ-проектов - системы поддержки принятия решений, управленческие комплексы, на мой взгляд, не допускают формулирования целей на таком уровне детализации. На начальном этапе проведения анализа необходимо не останавливаться на общей цели внедрения интегральной системы, а сформулировать конкретные цели и задачи, которые она должна была решать.

При обосновании проекта необходимы четкая многоуровневая формулировка целей проекта, задач, которые должны быть решены, подробный сравнительный анализ функциональной структуры бизнеса и возможностей системы. Именно последний позволяет выявить потенциальные выгоды внедрения системы. В большинстве случаев этого не делается. Быть может, именно поэтому значительные усилия по внедрению информационных систем часто не приносят ожидаемых результатов.

Компания, заботящаяся о своем будущем, должна в рамках стратегического плана экономического развития разработать стратегию развития информационных систем. Таким образом, окажутся взаимоувязанными стратегические цели бизнеса и процесс развития информационных систем. На каждом этапе выполнения этого стратегического плана необходимо разрабатывать тактические планы реализации, в которых осуществляется переход на иной уровень детализации целей и задач.

Перед тем как количественно оценивать эффективность проекта, следует понять, какими источниками она порождается, то есть отметить и проанализировать изменения в бизнес-процессах, вызванные внедрением информационной системы, которые представляют собой потенциальный источник выгоды.

В настоящее время общепризнан тот факт, что сама по себе информационная технология не приносит финансовой отдачи. Поэтому для оценки дохода от использования информационной системы нужно рассматривать деятельность компании как комплекс задач и организацию работ по их выполнению с учетом обрабатываемых документов и данных. Экономическая категория, которая позволяет увязать все эти аспекты при рассмотрении, - бизнес-процесс.

Бизнес-процесс - описание последовательности работ, направленной на достижение определенной бизнес-цели, обладающее следующими признаками:

- интегрированное описание функций, документов, опосредствующих эти работы, и организационных подразделений;

- иерархический характер описания, то есть наличие "входа" и "выхода".

Характеристики бизнес-процесса:

- он может быть алгоритмизирован (схематизирован);

- его эффективность может быть измерена набором показателей;

- он может быть модифицирован путем изменения компонентов процесса и их связей.

Все бизнес-процессы можно разделить на два класса по отношению к процессу создания стоимости.

Основные - бизнес-процессы, непосредственно связанные с процессом создания стоимости. Например, производство, закупка материалов, сбыт.

Обеспечивающие - бизнес-процессы, не увеличивающие ценность продукта для потребителя, но необходимые для деятельности предприятия, в частности бухгалтерский учет, вспомогательные службы.

Эффективность бизнес-процесса может быть измерена набором показателей. Казалось бы, такое утверждение дает основание полагать, что существует инструмент измерения эффективности ИТ-проекта, изменяющего определенный бизнес-процесс. Но, как показывает практика, увы, далеко не всегда.

Три модельных примера:

ООО «Амалия» одновременно работает на нескольких объектах. В условиях жесткой ценовой конкуренции общество вынуждено внимательно следить за своими расходами, в том числе по доставке изделий на объекты. ООО «Амалия» имеет свой парк машин и не допускает срывов поставок на объекты. В этих условиях руководство приходит к решению об использовании программного обеспечения, позволяющего сократить расходы на доставку путем оптимизации плана последней.

Основное внимание обращается на взаимосвязь основной, тактической цели и показателя эффективности модифицируемого бизнес-процесса.

Попытка оценить достижение тактической цели с помощью единого показателя удовлетворенности клиентов, как правило, не оправдывает себя.