Рекомендации по составлению договоров аутсорсинга и аутстаффинга

Создаваемый в  рамках соглашения об аутсорсинге комитет  по управлению утверждает все необходимые  изменения, дополнения к контракту, а также условия прекращения его действия по каким-либо причинам. Полномочия комитета охватывают также управление действием отдельных договоров на выполнение конкретных видов работ (оказание услуг), которые могут служить приложениями к основному контракту об аутсорсинге, указанными в перечне работ, выполняемых исполнителем.

Деятельность  комитета по управлению обеспечивает известную гибкость в выполнении условий соглашения об аутсорсинге. Комитет по управлению вырабатывает для себя коммерческий устав, регламентирующий его деятельность. Это необходимо для того, чтобы сам контракт об аутсорсинге не был перегружен деталями, касающимися текущей деятельности. Комитет по управлению обязан:

• следить за тем, чтобы уровень обслуживания соответствовал потребностям заказчика;
• постоянно анализировать и контролировать деятельность исполнителя и заказчика, чтобы предотвратить возможные проблемы;
• утверждать назначение или увольнение с должности ведущих специалистов, участвующих в реализации аутсорсинг-проекта;
• утверждать все необходимые изменения в мероприятиях, предусмотренных контрактом;
• нести ответственность за общую эффективность деятельности руководства.

   Комитет по управлению реализует на практике принципы, охваченные понятием менеджмента риска (chance management). Продолжительные отношения между сторонами даже при благоприятных внешних условиях связаны с необходимостью корректировки отдельных направлений совместной деятельности. Наибольшее значение управление контрактом об аутсорсинге приобретает в инновационной сфере, когда частично или полностью выносимые «за пределы» организации функции касаются разработки новых продуктов или ноу-хау. От качества управления контрактом напрямую зависят результаты реализации аутсорсинг-проекта: повышение эффективности и конкурентоспособности бизнес-системы.

Оценивая возможные  результаты аутсорсинг-проекта, С.О. Календжян, в частности, называет следующие основные принципы обеспечения успеха аутсорсингового контракта:

1)  формирование общей позиции заказчика и исполнителя, их совместного видения проекта по аутсорсингу;

2) единые позиции партнеров по бизнесу, что способствует экономической выгоде от реализации аутсорсингового контракта как для заказчика, так и для исполнителя;

3) четко работающий механизм связей между исполнителем и заказчиком, отражающий специфику и соответствующий сложности проекта. Простые, достаточно хорошо определенные услуги - таможенное оформление груза, уборка помещений, доставка продуктов или охрана территории — требуют выполнения контракта с систематической (зачастую ежедневной) отчетностью и выставлением счетов к оплате. По мере роста сложности предоставляемых услуг устанавливается все более тесная связь между партнерами;

4) участникам  проекта по аутсорсингу необходимо  выработать и утвердить заблаговременно  механизм поддержания связей  для обычных случаев, при нормальном режиме выполнения контракта, а кроме того, предусмотреть процедуры решения возникающих проблем в особых или чрезвычайных случаях.

Параграф 5. Гарантии безопасности, защита информации коммерческих интересов сторон

      Организации-заказчику всегда грозит риск того, что поставщик услуг может выйти из бизнеса в течение срока действий контракта. Если аутсорсер полностью прекращает производственную деятельность, это может иметь очень серьезные последствия. На практике подобная ситуация может возникнуть, например, при  разрыве договорных отношений аутсорсера с другими заказчиками, так как деятельность, в частности, в сфере информационных технологий характеризуется привлечением значительных заемных средств и высокой оборачиваемостью активов. Заказчик может обязать поставщика услуг предоставлять информацию о финансовой устойчивости, если считает, что в сложных ситуациях это поможет принять заблаговременные меры предосторожности. При этом аутсорсер может быть не заинтересован в предоставлении клиентам сведений о своих финансовых проблемах, так как видит в этом угрозу собственному бизнесу.

  Как правило, контракт точно определяет условия, при которых соглашение об аутсорсинге может быть расторгнуто до установленной даты его окончания. К ним, в частности, относятся:

•     банкротство или другие причины прекращения производственной деятельности одной из сторон;

•     отказ одной из сторон придерживаться условий контракта;

•     неплатежи;

•     завершение проекта или одной из его частей, если этот случай не  предусмотрен сроками действия контракта (например, в случае трансформационного аутсорсинга, когда на определенном этапе продолжение действия соглашения об аутсорсинге становится ненужным, так как заказчик достиг известных компетенций). Вполне вероятно, что в последнем случае аутсорсер потребует дополнительной оплаты на том основании, что вместо ожидаемого долгосрочного сотрудничества, обеспечивающего эффективное использование ресурсов, он выполнил работу в короткий срок и за меньшую плату.

Контракт должен также гарантировать, что любая  информация, представляющая собой коммерческую тайну, будет защищена. Аутсорсинг является формой довольно близких отношений между организациями заказчика и исполнителя, что потенциально дает каждой стороне доступ к конфиденциальной информации другой стороны, включая:

• личные сведения о сотрудниках организации-заказчика, например, там, где на аутсорсинг передается система создания платежных документов;
• принадлежащую заказчику деловую информацию, представляющую собой коммерческую тайну;
• информацию, которая может повлиять на цену акции организации-заказчика, такую, как планы приобретения или продажи;
• представляющие тайну коммерческие данные аутсорсера, которые необходимы заказчику, такие, как будущие деловые планы и издержки.

  В соответствии с законодательством, контракт должен требовать, чтобы обе стороны сохраняли информацию друг друга конфиденциальной и гарантировали, что их сотрудники, поставщики и консультанты делают то же самое. Особенно это касается тех видов аутсорсинга, которые связаны с сопровождением финансовой информации, юридическими услугами и т.п.

  Законодательством ряда стран оговариваются специальные условия, имеющие отношение к «личным данным». Например, в Великобритании законодательство по защите данных возлагает обязанности на «пользователей данных», которые регистрируют и хранят персональные данные. Пользователям данных приходится регистрироваться в реестреData Protection Register и соблюдать правила, излагаемые в законе, для обеспечения хранения, обработки и использования персональных данных должным образом, честно и законно и выполнения процедур по сохранению их в безопасности. Пользователи данных должны также гарантировать, что те, кто получает доступ к этим сведениям, имеют на это разрешение, выданное на законных основаниях. Организации, чей бизнес зависит от персональных данных, такие, как финансовые службы, и любая компания, которая передает по договору на аутсорсинг работу с платежными документами или другие системы по работе с персоналом, должны быть уверены в том, что контракт содержит достаточно гарантий безопасности для защиты персональных данных.

       При соглашениях об аутсорсинге контракт может также включать специальную статью, требующую, чтобы аутсорсер соблюдал внешние стандарты обеспечения безопасности. К ним относятся приобретение или использование продуктов обеспечения защиты данных, сертифицированных по общепризнанным схемам, как, например, схема ITSEC {InformationTechnology Security Evaluation), признанная во всей Европе. Великобритания, Франция, Германия, Австралия и Новая Зеландия выдают сертификаты ITSEC.

 

 

Параграф 6. Решение проблемы качества в управлении процессом аутсорсинга

Одним их факторов, свидетельствующих  о способности аутсорсера решать возложенные на него задачи, является его соответствие требованиям заказчика в отношении качества предоставляемых услуг аутсорсинга.

Рассмотрим ситуацию с  точки зрения предприятия-клиента. В случае наличия на предприятии системы менеджмента качества при передаче отдельных бизнес-процессов «на сторону» возникает проблема обеспечения целостности этой системы. Российский стандарт ИСО 9001:2000 в п. 4.1 допускает возможность передачи процессов системы менеджмента качества сторонней организации, т.е. аутсорсеру. В этом случае организация-клиент обязана обеспечить реализацию требований стандарта в аутсорсинговых процессах.

В выпущенном ИСО/ТК 176 Руководстве по разделу 1.2 «Применение» ИСО 9001:2000 в отношении передачи процессов сторонним организациям говорится: «...Организация должна быть в состоянии демонстрировать то, что она осуществляет достаточное управление для обеспечения того, чтобы такие процессы выполнялись согласно соответствующим требованиям ИСО 9001:2000.  Характер такого управления будет зависеть от особенностей аутсорсингового процесса и связанного с этим риска». В зависимости от характера процесса аутсорсинга проблема решается следующим образом:

•     в контракт может быть включено требование о наличии у аутсорсера системы менеджмента качества, удовлетворяющей требованиям стандарта ИСО 9001:2000, или

•     в контракте могут быть даны ссылки на внутренние документы организации-заказчика, которыми должен руководствоваться аутсорсер в своей работе.

       В отношении аутсорсинговых компаний, которые являются поставщиками сырья или комплектующих (т.е. в отношении производственного аутсорсинга), стандарт обязывает руководствоваться разделом 7.4 в полном объеме. В случае если ответственность за качество продукции лежит на организации, то организация должна выставить требования о соответствии деятельности поставщика в части переданного аутсорсингового процесса требованиям стандарта ИСО 9001:2000. Все документы, подтверждающие такое соответствие, прилагаются к контракту и являются его неотъемлемой частью.

Дополнительно организация  должна обеспечить свою способность демонстрировать, в том числе внешним аудиторам, что аутсорсинговые процессы протекают «в соответствии с относящимися к ним требованиями ИСО 9001:2000»:

•       наличие у компании, которой передан по аутсорсингу процесс сертификата на свою систему менеджмента качества может стать достаточным свидетельством реализации данных требований;

•       если требования к осуществлению аутсорсингового процесса установлены в виде ссылок на документированные процедуры организации-заказчика, то для демонстрации соответствия аутсорсинговых процессов требованиям стандарта ИСО 9001:2000 организации необходимо предусмотреть проведение аудита поставщика (аудита второй стороны).

Порядок управления процессами аутсорсинга необходимо определить в рамках системы менеджмента качества, что позволит минимизировать риски при передаче деятельности на аутсорсинг. Этот порядок может касаться таких аспектов взаимодействия организации и аутсорсера, как:

•       график работ;

•       управление изменениями;

•       процедура коммуникации;

•       предоставление отчетности;

•       разрешение конфликтных ситуаций и т.п.

Данные требования должны быть включены в соглашение (контракт) об аутсорсинге в виде конкретных требований или ссылок на соответствующие процедуры.

Добавим, что  при предоставлении услуг аутсорсинга  зарубежной компании в ряде случаев необходимо соответствие поставщика требованиям стандартов качества страны или компании-заказчика (отраслевым или же внутренним стандартам). Как правило, первоначальный аудит проводится представителями компании-заказчика на этапе выбора поставщика.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Изучив все рекомендации по составлению договоров аутсорсинга  и аутстаффинга можно сделать вывод о том, что контракт об аутсорсинге является инструментом управления рисками. Все процессы согласования спорных вопросов, если они описаны в контракте, протекают быстро и достаточно безболезненно  в финансовом отношении. Согласование механизмов разрешения спорных вопросов на этапе обсуждения проекта контракта позволяет предотвратить возникновение серьезных проблем в дальнейшем. В итоге, контракт защищает стороны от возможного ущерба и убытков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Аникин Б.А., Рудая И.Л.   «Аутсорсинг и аутстаффинг: высокие технологии менеджмента» 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2009. —320 с.
2. Аникин Б.А. Аутсорсинг - создание высокоэффективной и конкурентоспособной организации
3. Бучин С.А. Развитие аутсорсинга как инновационной формы интеграции промышленных предприятий: организационно-экономические аспекты
4. Котляров И.Д. Аутсорсинг: опыт теоретического описания
5. Филина Ф.Н. Аутсорсинг бизнес-процессов: Проблемы и решения
6. http://www.unikons.ru/outstaffing.htm
7. http://outsourcing-perm.ru