Роль и функции решения в процессе управления

Связующая функция решений состоит в том, что в процессе их принятия и реализации взаимодействуют все функции менеджмента.

Проблема принятия решения есть проблема анализа, экономиче-ского обоснования и выбора альтернативы из нескольких вариантов достижения цели.

Принятие управленческого  решения в сложных ситуациях  требует тщательного учета и  анализа ряда факторов и представляет собой многошаговый процесс, состоящий  из последовательности связных этапов. Эти этапы описывают так называемый нормативный процесс принятия решения  – процессуального инварианта, т.е. некоторой последовательности шагов, необходимой для принятия рационального решения. Методологическое содержание решения позволяет выделить определенные этапы, количество которых может быть различным и зависит от требуемой степени детализации ПРУР. Методологическое содержание решения раскрывает технологию его разработки.

Типовая технология разработки УР включает в себя этапы: информационный, оценки ситуации, определение  и диагностики проблемы, разработки и оценки альтернатив, лишь после  этого наступает этап принятия решения.

Рассмотрим более  подробно основные элементы и последова-тельность шагов процесса принятия решений.

На информационном этапе осуществляется сбор, обработка, сжатие и хранение информационных массивов о состоянии макросреды, мезосреды и микросреды. Основным предметом данного этапа выступает управленческая информация – совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окружении. Информация может классифицироваться по ряду признаков:

- по назначению;

- одноцелевая - связана с решением конкретной проблемы;

- многоцелевая - используется при решении нескольких разнооб-разных проблем.

Управление, основанное на выявлении ситуаций, их квалификации и выполнении различных преобразований, приводящих к ихразрешению, получило название ситуационного, позволяющего правильно интерпритировать ситуацию, выявить ее переменные, Конкретный набор переменных находит разное толкование у различных авторов, но тем не менее, возможно выделить не более десятка факторов, которые можно сгруппировать по двум основным класса внутренних и внешних переменных.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. В основном, они являются результатом реализации ранее принятых УР. Основные внутренние перемены – цели, структура, задачи, технология и человеческие ресурсы. Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Критические переменные, которыми могут быть как внутренние, так и внешние, никогда не могут  рассматриваться отдельно друг от друга. Значительные изменения одной переменной будут в определенной степени  влиять на все остальные переменные.

Один из способов определения внешних переменных состоит в делении на две группы: факторов макросреды и факторов мезосреды, исследование которых базируется на стратегическом анализе.

Наличие и проявление системной взаимосвязи элементов  микросреды и внешнего окружения  приводит к выводу о закономерной обусловленности возникновения  ситуаций при взаимодействии этих элементов. Поэтому каждому типу ситуации должны соответствовать определенная последовательность процедуры управления с ее информационным обеспечением, спицифические формы взаимодейст-вия элементов организации, критерии и методы принятия решений. Это должно быть реализовано путем осуществления следующих этапов:

1. Исследование причин  и источников возникновения ситуаций, а так же объектов, на которые  может быть направлено управленческое  воздействие с целью разрешения  ситуации.

2. Разработка методов  формирования процедур управления, адекватных целям разрешения  всей совокупности ситуаций и  соответствующим циклам управления:

- по возможности  хранения: финансируемая может храниться практически бесконечно, не подвергаясь искажению и не фиксируемая используемая, используемая в момент получения, подвержена постепенному искажению;

- по степени готовности  для использования: первичная – совокупность полученных непосредственно из источника несистемати-зированных данных, содержащих много лишнего; промежуточная –  
сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная – информация, используемая для обоснования решения;

- по полноте: частичная и комплексная (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте, первая используется только в совокупности с другой информацией);

- по степени надежности: достоверная и вероятностная (вероятност-ный характер обусловлен невозможностью получить надежные сведения).

Для выделения состояния  системы относительно выбранной  в организации цели необходимо сформировать массив достаточной и достоверной  информации о состоянии ее ключевых параметров. Именно на этом этапе реализуется  принцип постепенного увеличения информации.

 

Ситуация, сущность, классификация.

На основании  информации, полученной в результате выполнения операций первого этапа, происходит оценка ситуации. Ситуация – совокупность условий, возникающих  под влиянием внутренних и внешних  воздействий. Возникающие ситуации являются результатом различных  взаимодействий, происходящих в механизме, структуре и процессе управления, и связаны со статикой и динамикой  внешней и внутренней среды организации. Ситуации могут иметь как внешний, так и внутренний источник, то есть являться результатом нарушения  взаимодействия подсистем организации  между собой и с внешней  средой.

Управленческая  ситуация – это характеристика сложившегося состояния производственной организации, которое с точки зрения субъекта управления, может быть удовлетворительным или не удовлетворительным. В последнем  случае ситуация становиться проблемной, она характеризует реальные несовпадения желаемого и действительного  уровней удовлетворения потребности  субъекта.

3. Выявление последовательности, объема и содержательного разнообразия  информационных процессов, совершаемых  в рамках процедур разрешения  ситуации.

При выявлении признаков  возникающих ситуаций главным элементом  должна стать целевая направленность в описании деятельности объекта. Все  ситуации связаны, в первую очередь  либо с реализацией ранее установленной  цели, либо с формированием новых  целей. Однако существует еще и третий вид процессов, которыеусловно называют адаптивными или переходными. В таких процессах различаются определенные этапы накопления проблем и знаний, необходимых для их решения.

После выявления  признаков ситуации, следующим шагом  является ее корректное описание. В  этой связи необходимо найти приемлемую для этой цели классификацию информационных потоков.

Первым признаком  классификации является разбиение  информа-ции по шкалам:

- номинальная, позволяющая  определить черты объекта в множестве других сообщений;

- порядковая, дающая представление о доминировании объектов в ряду сообщений;

- количественная, которая  устанавливает единицы измерения  объектов.

Второй признак - логическое содержание сообщений об объектах, их свойствах и отношениях.

Третий признак  – отношений информационных потоков  к целевой функции хозяйственной  системы.

Четвертый признак  – отношение информационных потоков  к данной системе управления. По этому признаку выделяют внутренние и внешние сообщения.

Пятый признак –  характер преобразований относительно рассматриваемой системы. На его  основе все сообщения относятся  к следующим видам процедур: эврестическим, расчетным, моделиро-вания; параметрам: времени, субъектам и объектам управления; типу преобразований: агрегирование, фильтрование и др.

Шестой признак  – временной, он характеризует состояние  хозяйственных систем относительно времени событий, цикла управления и периодичности поступления  сообщений.

Приведенная классификация  позволяет описать как формальные, так и содержательные характеристики управленческих ситуаций (УС).

Для полного раскрытия  содержания и определения класса ситуаций возникает необходимость  их моделирования. Разработка моделей  возникновения и развития управленческих ситуаций позволяет заранее оценивать  их возможные параметры и выбирать пути разрешения ситуаций.

Учитывая иерархическую  природу возникновения и развития ситуаций в целях адекватного  отображения функционированияорганизации необходимо формирование набора иерархических связных моделей УС. При этом можно использовать три вида стратегии:

- стратегии «Снизу  вверх» - моделирование процессов  возникнове-ния ситуаций, начиная с нижнего уровня;

- стратегии «Сверху  вниз» - формирование моделей  ситуации высшего уровня, а затем  их разукрупнение и детализации;

- комбинированная  стратегия – создание моделей  как сверху, так и снизу. Она  требует особого внимания к  понятийному единству и совместимости  моделей всех уровней иерархии.

Для выбора адекватной стратегии моделирования ситуации необходимо четко представлять к какому типу они относятся. Для этого необходимо провести классификацию ситуаций по ряду признаков:

- по отношению  к источникам возникновения: ситуации  внешней среды, ситуации внутренней  среды и ситуации взаимодействия  микросреды и внешнего окружения;

- по причине появления:  ситуации, связанные с сохранением  нормального функционирования объекта;  с появлением новой цели; возникновением  случайных обстоятельств; ситуации, связанные с искусственно создаваемыми  трудностями (например конкурентами);

- по содержанию: производственные, экономические, технические, организационные, социальные и психологические;

- по масштабу: общественные, подсистемные и элементные;

- по сложности:  простые и сложные;

- по степени структуризации: структурированные и трудно поддающиеся  анализу;

- по времени: краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные;

- по оценке субъекта  управления: удовлетворительные и  проблемные.

Проблемная ситуация характеризует реальные несовпадения же-лаемого и действительного уровней удовлетворения потребностей субъекта.

Таким образом, проблемная ситуация выступает с одной стороны  как совокупность целей субъекта, а с другой стороны – как  состояние субъекта, объекта и  внешней среды. Для разрешения подобной ситуации необходимо решить возникшие  проблемы.

 

Проблема: сущность и внутренние характеристики.

Существует несколько  подходов к определению понятия  «проблема».

Во-первых, проблема понимается, как расхождение между  действительным и желаемым при неизвестных  способах преодоленияэтого расхождения. Такого рода проблемы возникают когда цели деятельности организации не достигнуты. Такие проблемы называют проблемами функционирования.

Во-вторых, проблема может рассматриваться как потенциальная  возможность. В этом случае она означает расхождение между действительным и желаемым при неизвестных способах преодоления этого расхождения. Чаще всего они связаны с не использованием потенциала организации  в полной мере - это проблемы развития.

Распознание и формулирование проблемы занимает важное место в  методологии организации ПРУР. Проблема определяет выбор методов исследования, подведения результатов. Проблема –  это преграда, противоречие, которое  несет в себе элементы новых, неизвестных  ранее изменений. Не следует путать понятия проблема и задача. Решение первой всегда требует творческого подхода, решение задачи предполагает знание алгоритма ее разрешения.

Проблему как  предмет исследования характеризуют  такие параметры: реальность, актуальность, ресурсосообеспеченность, ценность предполагаемого результата.

Чтобы ее решить необходимо ее сначала определить, т. е. «увидеть»  возникшее противоречие. Определение  – это сложная процедура, состоящая  из нескольких фраз, основными являются:

- выявление проблемы, т. е. определение ее симптомов  (первых признаков, сформулированных  на этапе описания ситуации), что  позволяет установить наличие  проблемы, но не причины ее  возникновения, поэтому необходима  вторая фаза – диагноз проблемы, т.е. установление причин ее  возникновения; диагностика базируется  на сборе и анализе информации  о факторах, послуживших причиной  появления проблемы и выделения  среди них управляемых, воздействуя  на которые можно решить проблему. Основным инструментом диагностики  выступает причинно-следственный  анализ; несмотря на очевидность  различий понятий «симптомы», «причины»,  «последствия», в практике управленческой  деятельности довольно часто  они подменяются друг другом, что приводит не к решению  проблемы, а к усугублению и  тиражированию.