Роль та сутність стратегічного планування в системі управління організацією

Коло великих цілей групують ентузіасти, що сприяє формуванню сприятливого морально-психологічного клімату в колективі. Загальна ціль конкретизує статус організації і забезпечує напрямки та координацію для розробки більш конкретних цілей і стратегій на різних організаційних рівнях.

Загальноорганізаційні цілі визначаються на основі цілей організацій, які входять в організацію, і тих цінностей, на які орієнтується її керівництво. До них ставляться особливі вимоги.

Ці цілі повинні бути конкретними, що дає змогу для прийняття рішень і оцінити хід робіт по їх виконанню. Якщо вони з яких-небудь причин перевищують можливості організації, то діяльність організації з їх виконання може зайти в глухий кут, тобто привести до катастрофи.

При виконанні стратегічного планування  керівництво повинно враховувати велику кількість та ієрархічність цілей, об’єктивно існуючих в рамках її підрозділів. Цілі всіх рівнів ієрархії, розраховані на всі періоди дії повинні створювати єдину сукупність. Це дозволяє уникнути розбіжностей в стратегії і програмах. В протилежному випадку виникає внутрішня конкуренція, неможливо адекватно оцінити діяльність організації і здійснити контроль за нею. Повинна бути чітка постановка цілей, так як вони лежать в основі формулювання стратегічних задач організації.

Організація, по визначенню, це - група людей з усвідомленими загальними цілями. Організацію можна розглядати як засіб досягнення цілей, який дозволяє людям виконувати колективно те, що вони не можуть виконати індивідуально. Основна загальна мета організації, що є чітко вирізненою причиною її існування, визначається як її місія. Визначимо місію Дочірнього підприємства “Екотехнологія-Сервіс”, тобто причини її виникнення, її місце на регіональному рівні та культуру даної організації.

Дочірнє підприємство “Екотехнологія-Сервіс” було організоване у 2001р. Воно здійснює свою діяльність на принципах госпрозрахунку та самофінансування, має свій самостійний баланс, розрахункові рахунки (в т. ч. валютні). У своїй діяльності керується законами України, Постановами ВРУ, Наказами КМУ, постановами, розпорядженнями, а також статусом фірми, її наказами, розпорядженнями та іншими нормативними актами і діючими положеннями.

Місія Дочірнього підприємства “Екотехнологія-Сервіс” визначаєтья основними його завданнями:

• здійснення комерційно-посередницької діяльності за угодами;
• посередницькі послуги;
• автосервіс;
• впровадження у виробничі процеси прогресивних технологій, нової техніки і передового досвіду;
• складські роботи;
• здійснення контролю та проведення документальних ревізій та перевірок;
• здійснення інших видів діяльності, не заборонених чинним законодавством при одержанні відповідних ліцензій.

Цілі розробляються для здійснення цієї місії. Значення відповідної місії, яка формально виражена і ефективно представлена співробітниками організації, неможливо перебільшити. Розроблені на її основі цілі є критеріями для всього наступного процесу прийняття управлінських рішень. Якщо керівники не знають, яка основна мета їх організації, то в них не буде логічної точки відліку для вибору найкращої альтернативи. Місія деталізує стаж фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення цілей і стратегій на різних організаційних рівнях. Формулювання місії організації повинно визначати:

а) задачі фірми з точки зору ії основних послуг або виробів, ії основних ринків і технологій. Іншими словами, якою підприємницькою діяльністю займається фірма;

б) зовнішнє середовище по відношенню до фірми, що визначає робочі принципи фірми;

в) культуру організації. Якого типу людей приваблює цей клімат?

Задача – це те, що потребує виконання. Для того щоб задача була виконана, необхідно чітко визначити об’єм засобів необхідних для досягнення результату, якого хоче досягти організація в процесі реалізації своїх цілей до певного періоду.

Наприклад, ціль Дочірнього підприємства “Екотехнологія-Сервіс” можна сформулювати так: “завоювання організацією лідируючих позицій на ринку в найближчій перспективі”, для задачі подібне визначення неможливе. Задачі визначаються таким чином, щоб їх легко можна було дезінтегрувати в групи і поставити перед різними підрозділами, закласти в самостійні проекти і програми.

Для визначення реальних задач організацій необхідно детально проаналізувати і продумати наступне:

1. Детально вивчити ринок і особливо ті сектори, на яких здійснює або буде здійснювати свою діяльність організація;
2. Вивчати діяльність конкурентів і передбачати їх плани;
3. Вміти перерозподіляти кошти, в ті сфери діяльності, які будуть сприяти вирішенню задач організації;
4. Мати інформацію про нововедення.1

Якщо місія завдає загальні орієнтири, напрями функціонування організації, які виражають суть її існування, то конкретні кінцеві положення, до яких прямує організація, фіксуються у вигляді її цілей, тобто, кажучи інакше, цілі - це конкретний стан окремих характеристик організації, досягнення яких являється для неї бажаним та на досягнення котрих направлена її діяльність.

Неможливо переоцінити значимість цілей для організації. Вони являються вихідною точкою планування; цілі лежать в основі побудови організаційних відносин; на цілях базується система мотивування, яка використовується в організації; накінець, цілі являються точкою відліку у процесі контролю і оцінки результатів праці окремих робітників, підрозділів та організації в цілому.

Процес встановлення цілей в різних організаціях проходить по-різному. В одних організаціях встановлення цілей повністю централізоване, в інших організаціях може бути повна децентралізація. Існують організації, в яких процес встановлення цілей носить проміжний між повною централізацією і повною децентралізацією характер. Кожний з даних підходів має свою специфіку, свої переваги й недоліки. Так, у випадку повної централізації при встановленні цілей всі цілі визначаються найвищим рівнем керівництва організації. При такому підході всі цілі підпорядковані єдиній орієнтації. В той же час у цього підхода є суттєві недоліки, суть одного з них полягає в тому, що на нижніх рівнях організації може виникати несприйняття цих цілей і навіть опір.

У випадку децентралізації в процесі встановлення цілей приймають участь наряду з верхнім рівнем й низькі рівні організації. Існують дві схеми децентралізованого встановлення цілей. При одній - процес встановлення цілей проходить зверху вниз. Декомпозиція цілей відбувається слідуючим чином: кожний з нижчестоячих рівнів в організації визначає свої цілі, виходячи з того, які цілі були встановлені для більш високого рівня. Друга схема припускає, що процес встановлення цілей проходить знизу вверх. В такому випадку нижчестоячі рівні встановлюють собі цілі, які служать основою для встановлення цілей слідуючого, більш високого рівня.

Для різних підходів к встановленню цілей характерне існування суттєвих відмінностей. Однак загальною вимогою до встановлення цілей є те, що вирішуюча роль у всіх випадках повинна належати вищому керівництву.

З точки зору логіки виконання дій привстановленні цілей, можно вважати, що процес цілеутворення в організації складається з трьох слідуючих одна за одною стадій:

1. відбувається осмислення результатів аналізу середовища,
2. розробка відповідної місії,
3. безпосередньо розробляються цілі організації.

 

 

 

 

 

 

3. Обмеження стратегічного планування.

Можливості планування підприємства обмежені рядом об'єктивних і суб'єктивних причин. Найбільш важливими серед них є:

• Невизначеність ринкового середовища. Будь-яка економічна організація, будь то західна фирма чи українське підприємство, у своїй діяльності неминуче зіштовхується з невизначеністю. Фірми не мають достатні дані про своє сьогодення і майбутнє, вони не в змозі вгадати всі зміни, що можуть бути і відбутися в ринковому середовищі. Планування і є одним зі способів “прояснення” внутрішніх і зовнішніх умов діяльності.
• Витрати планування. Межа планування визначена і величиною витрат, що затрачуються на організацію і здійснення планування. Одним з найбільш істотних недоліків планової діяльності є необхідність додаткових витрат на:

-дослідження;

-організацію підрозділу планування;

-залучення додаткового персоналу.

Мова йде про ті дефіцитні засоби, що могли б бути використані для рішення інших важливих економічних задач. Якщо говорити про негрошові витрати, планування вимагає ще однієї найважливішої категорії – витрат часу – також дефіцитного і дуже обмеженого ресурсу.

• Масштаби діяльності фірми. Масштаби діяльності фірми  обмежують чи, навпаки, розширюють можливості планування в організації. Переваги планування належать великим фірмам, тому що вони мають необхідний потенціал для того щоб передбачати своє майбутнє:

*у них вище фінансові можливості;

*вони у своїй більшості займаються серйозними науковими і проектними розробками;

*вони мають висококваліфікований  персонал і в стані залучати  таких же висококваліфікованих  фахівців з боку і т.д.

Великі фірми, як правило, мають у своєму складі спеціальні планові підрозділи. Разом з тим навіть солідні економічні організації для визначення планових стратегій найчастіше звертаються до зовнішніх консультантів, що спеціалізується на питаннях планування

• Специфіка українського ринку. Вплив недосконалостей нашого ринку на перспективи їхнього використання у вітчизняній економіці є загальною рисою, що обмежує широке застосування прогресивних форм планування в російському бізнесі. До факторів, що обмежують використання планування у вітчизняних умовах, відносяться:
• надмірно високий ступінь невизначеності на російському ринку, обумовлений триваючими глобальними змінами і колізіями у всіх сферах громадського життя: економічної, політичний, соціальної, духовної й ін. (непередбачуваність таких змін знижує масштаби й обрії планування й утрудняє складання плану хоча б на 3 роки вперед);
• низький рівень нагромадження капіталу в українських економічних організаціях, що не дозволяє здійснювати ефективні витрати на організацію планування;
• відсутність ефективних юридичних і етичних норм, що регулюють поводження підприємців. Відсутність культури вітчизняного ринку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Реалізація стратегічного планування.

3.1. Етапи стратегічного планування.

Стратегічне планування включає в себе шість основних аспектів:

1. зовнішній аналіз;
2. внутрішній аналіз;
3. місія;
4. визначення цілей;
5. розробка плану дій;
6. оцінка результатів.

Аналіз внутрішнього середовища. Аналіз середовища організації - це процес визначення критично важливих елементів внутрішнього і зовнішнього середовища, що можуть вплинути на здатність фірми до досягнення своїх цілей. Аналіз середовища виконує ряд важливих функцій у діяльності фірми:

· з погляду стратегічного планування поліпшує облік найбільш важливих факторів, що впливають на економічну організацію і її майбутнє;

· з погляду політики фірми допомагає їй створити про себе найбільш сприятливе враження;

· з погляду поточної діяльності забезпечує інформацією, необхідною для найкращого виконання робочих функцій.

Процес аналізу організаційного середовища починається з визначення основних елементів внутрішнього і зовнішнього простору фірми. Після того, як ці елементи визначені, фірма виділяє ті з них, що є для неї найбільш важливими: їх називають “критичними крапками”. Потім фірма збирає необхідну інформацію про критичні крапки.

Середовище кожної організації можна визначити як сукупність трьох сфер –внутрішнього середовища, робітничого середовища, загального середовища. Внутрішнє середовище організації містить у собі наступні основні елементи: виробництво, фінанси, маркетинг, управління персоналом, організаційна структура.

На початковому етапі фірма визначає межі аналізу середовища. На встановлення таких меж впливають 3 основних фактори:

· число і характер критичних крапок, тобто найбільш значимих елементів середовища, змінюються від організації до організації;

· аналіз середовища обмежений тимчасовими рамками: у короткому періоді фірма в багатьох випадках може зосередитися тільки на тих елементах, що критично впливають на її поточні функції, тобто на елементах робітничого середовища, у тривалому періоді у фірми з'являтися можливість досліджувати загальний характер зовнішнього середовища;

· плідний аналіз можливий тільки в тому випадку, коли фірма зуміла визначити специфіку елемента, його унікальний характер.

Коли визначені найбільш значимі фактори середовища організації, необхідно одержати про них усю можливу інформацію. Але перш ніж приступити до пошуку інформації, фірма повинна визначити коло питань по кожному зі значимих елементів внутрішнього середовища.