Самоменеджмент: понятие, принципы, содержание

 

1.2. Принципы самоменеджмента

Сущность самоменеджмента базируется на ряде принципов. Рассмотрим принципы самоменеджмента, как организации эффективной работы менеджера,  руководителя какого либо предприятия.

1. Принцип личной значимости выполняемой работы для руководителя. Данный принцип основан на психологической закономерности, заключающейся в том, что любая человеческая деятельность, при прочих равных условиях, тем эффективнее, чем она более значима для личности.
2. Принцип персональной ответственности менеджера за результаты своей деятельности. Ответственность менеджера за итог работы организации в целом, за полученную прибыль, мотивирует менеджера к более эффективной организации труда.
3. Принцип инновационной направленности деятельности руководителя. Одна из функций менеджера - инновационная функция, которая предусматривает изготовление нового, неизвестного потребителю материального блага, открытие новых способов производства, освоение новых рынков сбыта, освоение новых источников сырья и др.
4. Принцип процессуальности самоменеджмента управленческой деятельности основан на следующих закономерностях процесса управления: целенаправленности, плановости, непрерывности, цикличности, взаимосвязи и взаимообусловленности процессуальных функций, контролируемости.
5. Принцип системности самоменеджмента руководителя основывается на свойствах большой системы самоменеджмента: целостности, эмерджентности, синергетичности, мультипликативности, централизованности, адаптивности, совместимости, взаимозависимости системы и внешней среды, непрерывности функционирования и развития, альтернативности путей функционирования и развития, инертности и обратной связи.
6. Принцип взаимосвязи и взаимообусловленности функций самоменеджмента исходит из закономерности и взаимосвязи производственной, финансовой, маркетинговой, ресурсной, инновационной и других функций менеджмента при решении управленческих задач.
7. Принцип взаимосвязи и взаимообусловленности этапов самоменеджмента базируется на утверждении о целостности и единстве подготовительного (планирование), основного (организация) и заключительного (контроль) этапов самоменеджмента.
8. Принцип обусловленности функционирования и развития системы самоменеджмента условиями функционирования и развития организационной системы управления. Данный принцип объясняется тем, что система самоменеджмента является подсистемой организационной системы управления. Поэтому элементы этой системы, ее связи, процессы функционирования и развития служат детерминантой для элементов, связей, процессов функционирования и развития системы самоменеджмента руководителя.
9. Принцип единства теории и практики самоменеджмента. Любое решение самоменеджмента должно отвечать логике, закономерностям и принципам функционирования и развития системы управления, решать одну из ее практических задач.
10. Принцип научности самоменеджмента руководителя основан на объективной необходимости проектирования и организации самоуправленческой деятельности с учетом результатов научных исследований, новых знаний в области управления и предпринимательства, а также научных принципов объективности, достоверности и т.д.
11. Принцип социализации самоменеджмента руководителя исходит из требований личной и общественной значимости предпринимательской деятельности, соблюдения нравственных и эстетических норм и правил.
12. Принцип многовариантности самоуправленческого решения. Принятие управленческого решения есть результат анализа альтернатив. Многофакторность и полифункциональность системы самоменеджмента постоянно ставят перед руководителем задачу выбора рационального решения.
13. Принцип адаптивности самоменеджмента руководителя объясняется необходимостью приспосабливаться к изменениям во внешней среде (политическим, экономическим, научно-техническим, рыночным и другим факторам внешней среды организации).
14. Принцип оптимальности исходит из утверждения о том, что в природе не существует универсальных технологий, как управления, так и самоуправления. Руководитель должен их знать, и умело использовать согласно ситуации. Оптимальность выбора форм, методов и средств для достижения поставленных целей - одно из ведущих условий успешного функционирования и развития самоменеджмента руководителя.
15. Принцип индивидуального стиля самоменеджмента руководителя основывается на утверждении о необходимости учета индивидуальных особенностей руководителей при проектировании технологий самоменеджмента и выборе своего стиля (учет возраста, пола, характера и других типических свойств личности). В природе не существует абсолютно одинаковых личностей, поэтому нет абсолютно одинаковых стилей самоменеджмента.

Учет данных принципов основа для выполнения основных целей и функций самоменеджмента руководителя, которые в свою очередь приведут к эффективной работе, как самого менеджера, так и организации в целом. Следует отметить, что исследования в области изучения самоменеджмента будут продолжаться. Это связано с большим значением данного вопроса для эффективного менеджмента, и тем, что вряд ли какая-либо имеющаяся концепция самоменеджмента может быть предложена в качестве достаточно обоснованной и полной методики управления собственной карьерой и жизнью.

 

Глава 2. Механизм реализации самоменеджмента

2.1. Постановка целей

Каждый управленческий работник должен ставить перед собой цели, что означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель формулирует конечный результат. Она является  мотивом, определяющим активность. Если поставлена цель, то возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и исчезает, лишь тогда, когда цель достигнута.

При этом следует учитывать, что профессиональные цели менеджера должны отвечать следующим требованиям:

• реальность;
• гибкость;
• измеримость,
• ориентированность во времени;
• конкретность;
• совместимость друг с другом;
• приемлемость для соответствующих субъектов. 11

Процесс постановки целей состоит из нескольких фаз:

1. Определение желаемых целей и их дифференциация по следующим временным критериям:

• долгосрочных жизненных целей (личных и профессиональных).

Мы рассмотрим лишь профессиональные цели менеджера и планы по их реализации.

• среднесрочных целей (на ближайшие 5 лет).
• краткосрочных целей (на ближайшие 12 месяцев).

При этом выделяются профессиональные ориентиры, усиливающие трудовую мотивацию и направляющие профессиональные устремления.

2. Определение личных ресурсов.

Для этого целесообразно провести своеобразный SWOT-анализ применительно к  менеджеру, для чего необходимо:

• определить свои достоинства;
• определить свои недостатки. Для этого составить перечень имевших место в прошлом неудач и отметить, в результате каких причин они произошли. Подумать, как избавиться от них;
• указать внешние благоприятные, способствующие карьере факторы;

- указать внешние неблагоприятные факторы и угрозы;12

3. Проведение анализа "цель - средства".

В ходе этого анализа наличные и реально достижимые ресурсы (личные, финансовые, временные) сравниваются с необходимыми для достижения этих целей. Для этого нужно обратиться к составленной "инвентарной описи" целей и выбрать 3-4 важнейшие цели, определить необходимые для их достижения средства и проверить, чего еще нужно достичь или к чему приступить, чтобы достичь целей. Для этого предусмотреть усиление влияния факторов, способствующих достижению целей, и снижение (или устранение) влияния факторов, препятствующих этому.

По профессиональным целям следует указать необходимую для их достижения квалификацию и культурный уровень и поставить реальные практические задачи, например приобретение опыта, которого еще недостает.

4. Формулирование конкретных целей.

При этом нужно учитывать, что каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены конкретные сроки ее воплощения и определены желаемые результаты. Далее целесообразно сформулировать их применительно к своим желаниям и перепроверить с точки зрения того, насколько они реалистичны.

Не следует брать на себя слишком много, так как нереальные задачи имеют мало шансов быть выполненными. Чем больше целей мы перед собой ставим, тем больше придется изменять в прежней жизни и в большей мере активизировать свою деятельность.

Необходимо, исходя из долгосрочных глобальных целей, установить также краткосрочные цели.

Рассмотренные цели фиксируются в профессиональном (карьерном) плане, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться. Ниже приведен в качестве примера фрагмент такого плана (табл. 1).

Таблица 1. Карьерный профессиональный план.

Цель	Значимость	Срок (год)	Практические меры	Срок (к какому времени)	Контроль
Стать коммерческим директором крупного предприятия	Высокая	2017	Окончить  университет  по специальности "Менеджмент  организации"	2009
			Приобрести опыт коммерческой работы	2012
			Стать руководителем коммерческого отдела	2014

Следует учитывать, что постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели, как правило, не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться со временем, например, если в процессе контроля за их реализацией выясняется, что прежние представления были неверными или запросы оказались завышенными либо заниженными.

Таким образом, процесс постановки целей охватывает три фазы:

1. нахождение цели: "Что я хотел бы?";
2. ситуационный анализ: "Что я реально могу?";
3. формулировка целей: "К реализации чего я конкретно приступаю?".

 

2.2. Планирование личного времени менеджера

При планировании личного времени менеджера обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния - времени: либо имеющееся время использовать для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).13

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование времени. При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование. Можно выделить следующие основные правила планирования рабочего времени менеджера:

1. Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.
2. Осуществлять реалистичное планирование.
3. Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.
4. Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.
5. Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.
6. В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.
7. Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.
8. Резервировать большие периоды времени на решение крупных задач.
9. Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.
10. При планировании учитывать значимость дел для достижения целей.
11. Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.
12. При планировании учитывать изменения работоспособности в течение дня.
13. Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.
14. Устанавливать точные сроки выполнения дел.
15. Обеспечивать гибкость планов.
16. Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.
17. Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.
18. Составлять план на день накануне вечером, а утром его корректировать.
19. Все планы составлять в письменной форме.14

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:

1. долгосрочный (3-5 или более лет);
2. среднесрочный (1-3 года);
3. текущий (1 день-3 месяца).

Планирование времени представляет собой закрытую систему, в которой прослеживается тесная связь между отдельными видами планов.15 Так, долгосрочные планы конкретизируются в средне- и краткосрочных планах, в планах текущего периода и планах дня.

Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы, которые держат в голове, легко отвергаются, а письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе.

Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.

Важность или значимость предстоящих дел менеджера значительно варьирует от одного дела к другому. Зачастую руководители пытаются выполнить сразу слишком большой объем работы либо, наоборот, тратят свое время и силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела. В результате этого к концу напряженного рабочего дня, хотя сделано немало, важные дела остаются либо неоконченными, либо вообще не сдвигаются с места.

Необходимо устанавливать приоритеты, последовательно выполнять задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью, что позволяет:

• сосредоточить внимание на выполнении только одной задачи;
• более целеустремленно приступать к делу и соблюдать установленные сроки;
• достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;
• исключать дела, которые могут быть выполнены другими;
• к концу планового периода решить наиболее важные вопросы;
• избегать конфликтов и стрессовых перегрузок.16

В связи с этим целесообразно обратиться к принципу Парето. Этот принцип в общем виде гласит, что внутри определенной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем их удельный вес в численности этой группы.17 Данный принцип неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

Применительно к принципу Парето говорят о "соотношении 80/20". Перенесение этой закономерности на работу руководителя означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.