Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом на примере ОАО «Виктория»

5. Производительность труда характеризует эффективность живого труда. Непрерывный рост производительности труда – это основной источник расширения производства и увеличения внутреннего валового продукта.

Общепринятым показателем  производительности труда в денежном выражении является объем выпущенной (реализованной) продукции на одного работника ППП (см. формулу 2.1):

,                                                                                                   (2.1)

где ПТ – производительность труда; N – это выручка от реализации товаров, работ и услуг; Ч_ППП – численность промышленно – производственного персонала.

С 2006 по 2008 год производительность труда увеличилась на 19,9 %. Это позитивный признак,  который говорит о повышении эффективности использования трудовых ресурсов для получения большей прибыли.

6. Общая численность персонала с 2006 по 2008 года стабильно растет и ее рост составил 7,4%.

Одним из показателей, характеризующих  кадровый потенциал и качество деятельности по управлению персоналом, является коэффициент текучести.

Коэффициент текучести кадров ( ) определяется как отношение числа работников, уволившихся по причинам, относимым непосредственно к текучести (по собственному желанию, за нарушения трудовой дисциплины), к среднесписочной численности работников:

                 (2.2)

Где – число работников уволенных по собственному желанию; – число работников уволенных за нарушение трудовой дисциплины; – среднесписочная численность работников за период.

Среднесписочная численность  работников предприятия в 2008 г. составила 507 чел., по причинам текучести кадров было уволено 82 чел., тогда текучесть кадров за 2008 г.составляет 16,2%.

Проведенный анализ показал, что по основным показателям хозяйственной  деятельности предприятия за 2006-2008 гг. наблюдается определенный рост, однако настораживает сравнительно высокое значение текучести кадров, относительно оптимального значения текучести (до 10%). Это может объясняться недостатками в организации как всей системы управления персоналом, так и в ее делопроизводственном обеспечении.

2.3 Анализ делопроизводственного  обеспечения системы управления  персоналом

В изучаемой организации основу системы делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом составляет отдел кадров, который организует эту работу как для ОАО «Виктория», так и для ее дочерних предприятий. (см. Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 – Схема структуры отдела кадров

В отделе кадров работают 3 сотрудника – начальник отдела кадров, старший инспектор отдела кадров и машинистка I категории, которые  занимаются ведением документационного обеспечения системы управления персоналом в изучаемой организации.

Начальник отдела кадров  с высшим профессиональным образованием (экономическим), инспектор кадров и  машинистка со средним профессиональным. Никто из работников отдела образования в области документационного обеспечения управления не имеет. Курсы повышения квалификации по делопроизводству кадровой работы за последние три года проходила только начальник отдела.

Должностные инструкции работников отдела были разработаны 6 лет назад и, по мнению начальника отдела кадров, требуют пересмотра.

Каждый работник отдела на своем рабочем месте имеет компьютер, телефон и общий лазерный принтер. Компьютеры отдела кадров объединены локальной сетью. Данное обстоятельство позволяет работникам использовать общие ресурсы, включенные в ее состав (программы, принтер), обмениваться документами и сообщениями.

Для удобства работы каждый сотрудник имеет необходимый  набор канцелярских принадлежностей (дырокол, степлер, ножницы, клей, карандаши, ручки, папки – органайзеры и др.). Кабинет оснащен кондиционером, лампами дневного света.

Начальник отдела кадров имеет доступ в Интернет, факсимильный аппарат находится в приемной генерального директора.

Несмотря  на достаточно хорошую техническую  оснащенность в отделе кадров, следует отметить, что существуют определенные проблемы в рациональной организации рабочих мест.

Так, к примеру, старший  инспектор отдела кадров, имеет один рабочий стол, на котором находится  компьютер, телефон, комбинированный  канцприбор, лотки для документов и т.п. Стул для посетителей поставлен так, что между ним и инспектором находятся все эти составляющие рабочего места работника отдела кадров. Все это создает определенные трудности для инспектора как при выполнение служебных обязанностей, так и при собеседовании с посетителями.

Кроме этого осмотр помещения отдела кадров показал, что следует переустановить мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было более удобно пользоваться

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

• подготовку, рассмотрение проектов приказов, других нормативных документов, относящихся к работе с персоналом;
• определение совместно с руководством предприятия мероприятий по реализации кадровой политики;
• документальное оформление приема, перевода, увольнения работников, направление их в отпуска всех видов, командировки;
• организация технического обеспечения работы с документами, выполнение контрольно – множительных работ;
• оформление и рассылка распорядительных документов;
• осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

Порядок работы работников отдела кадров регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69;
• Общероссийскими классификаторами;
• Положением об отделе кадров;
• Порядок приема кадров;
• должностными инструкциями;
• номенклатурой дел.

В отделе кадров ведутся следующие системы документации: плановая система документация; первичная учетная система документации;  отчётно-статистическая система документации; документация по социальному обеспечению; организационно-распорядительная документация.

Анализ динамики организационно-распорядительных документов в системе управления персоналом показал неуклонный рост за последние три года (См. Таблицу 2).

Таблица 2.2 – Сводка учёта организационно-распорядительных документов системы управления персоналом

Год	Количество организационно – распорядительных документов системы управления персоналом
2006	875
2007	936
2008	1031

Схема документооборота, связанного с делопроизводственным обеспечением системы управления персоналом в ОАО «Виктории» представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Схема документооборота в системе управления персоналом

Схема наглядно демонстрирует ключевое значение отдела кадров в организации делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Виктория».

Контроль за исполнением документов в отделе кадров осуществляется вручную в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

Анализ на соответствие требований к основополагающим видов документов по управлению персоналом (по О.Н. Шинкаренко) показал, что из 16 различных видов документов присутствует только 11: личные дела; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры; приказы по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.); положение об аттестации; положение об обучении; положение о материальном и нематериальном стимулировании персонала; положение о подборе и отборе персонала; правила внутреннего трудового распорядка; план работы кадровой службы; табель форм документов по работе с персоналом.

Большинство положений (6 из 9 необходимых), регламентирующих различные направления работы по управлению персоналом, оказались отсутствующими: положение о персонале; положение о материальной помощи работникам предприятия; положение о работе с резервом кадров; положение о контроле за состоянием социально-психологического  климата; положение об управлении карьерой.

Определим коэффициент уровня разработанности Положений в системе управления персоналом ОАО «Виктория», который определяется по формуле 1.2, если где N₁ = 3 (количество Положений. которые разработаны) и N₂ = 9 (необходимое количество Положений).

К_УР = N₁/N₂ = 3/9 = 0,33.

Используя данный подход, можем определить и уровень наличия на предприятии необходимых документов (К_НД) по управлению персоналом (по О.Н. Шинкаренко):

К_НД = N_Д1/N_Д2 = 11/16 = 0,69,

где N_Д1 = 11 (количество имеющихся видов документов в системе управления персоналом); N_Д2 = 16 (количество необходимых документов в системе управления персоналом).

Проведенный анализ кадрового документооборота в исследуемой организации показал, что в целом он организован грамотно, но при этом были вскрыто ряд недостатков (изложенных выше), с которыми согласились работники отдела кадров.

В заключении начальнику отдела кадров было предложено провести самооценку уровня организации кадрового делопроизводства К_ОД (см. формулу 1.1), т.к. количественных данных по направлениям делопроизводства представлено не было. Им было определено, что К₁ = 0,85 (уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации); К₂ = 0,9 (уровень оперативности размножения документов); К₃ = 0,8 (уровень оперативности работы с письмами).

Тогда,

К_ОД  =  (К₁ + К₂ + К₃) / 3 = 0,85 + 0,9 + 0,8 = 2,55/3 = 0,85.

Проведенный анализ делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом ОАО «Виктория» дает основания в новом разделе сформулировать рекомендации по совершенствованию изучаемого процесса и оценить их эффективность.

3. Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Виктория»

3.1 Рекомендации по совершенствованию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом организации

Проведенный анализ документационного обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Виктория» позволяет выделить основные направления совершенствования этой деятельности, к которым следует отнести:

1. Создание и использование необходимых  документов,  определяющих   основные направления деятельности по управлению персоналом.

В первом разделе было установлено, что существует определенный перечень документов, определяющий основные направления деятельности по управлению персоналом (по О.Н. Шинкаренко). В ходе анализа делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом исследуемого предприятия было установлено, что ряд рекомендуемых Положений не разработано и поэтому не применяются в практике управления персоналом.

Для приведения в соответствие с рекомендуемым списком документов предлагается разработать и внедрить следующие Положения:

• положение о персонале;
• положение о материальной помощи работникам предприятия;
• положение о работе с резервом кадров;
• положение о контроле за состоянием социально-психологического  климата;
• положение об управлении карьерой.

Это приведет как к  созданию всех необходимых Положений  в системе управления персоналом, так и выполнения требования по наличию  всех документов в этой системе.

2. Пересмотреть и утвердить новые должностные инструкции работников отдела кадров.

Должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника: в ней сообщается, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, она дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника.

В современных условиях прежние отделы кадров, которые занимались лишь кадровым делопроизводством, быстро превращаются в центры делопроизводственного обеспечения всей  системы управления персоналом. При этом меняются как функции, выполняемые отделами, так и задачи выполняемыми их работниками. Эти изменения стремительны, поэтому и возникает необходимость изменения должностных инструкций работников отдела кадров на изучаемом предприятии.

3. Привести в соответствие образовательный уровень работников отдела кадров с их выполняемыми обязанностями.

Начальнику отдела кадров следует получить второе высшее образование (или пройти переподготовку) по специальности  «Документоведение и документационное обеспечение управления» или  «Управление персоналом».