Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом на примере ОАО «Виктория»

Специалисту отдела кадров рекомендуется получить высшее образование по вышеуказанным специальностям.

Для всех работников отдела кадров регулярно организовывать курсы  повышения квалификации.

4. Провести в отделе кадров работу по рациональной организации рабочих мест.

4.1 Анализ показал, что в отделе кадров рабочее место инспектора отдела кадров организовано нерационально. Для устранения выявленных недостатков предлагается оборудовать рабочее место инспектора так, как показано на рисунке 3.1.

Установка приставного столика для компьютера позволит освободить рабочее место инспектора, а расположение стула для посетителей справа от работника, позволит ему общаться с посетителями без помех.

Рисунок 3.1 – Рекомендуемое  рабочее место инспектора по кадрам

4.2 Произвести в отделе переустановку мебели, оборудования для сортировки и хранения документов так, чтобы ими было более удобно пользоваться.

Автор выражает уверенность, что высказанные рекомендации будут способствовать совершенствованию делопроизводственному обеспечению управления персоналом в ОАО «Виктория». С этими рекомендациями согласились и работники отдела кадров изучаемого предприятия.

 

3.2 Оценка эффективности предлагаемых рекомендаций

 

Оценка эффективности  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования.

Анализ научно-методической литературы по управленческой и  документоведческой литературе показывает, что в настоящее время отсутствует устоявшееся и общепринятая методология оценки эффективности делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом. Однако, на наш взгляд, имеющиеся методики, технологии и инструментарии диагностики и оценки позволяют выбрать необходимые критерии, с помощью которых мы будем оценивать эффективность предлагаемых мероприятий по совершенствованию предмета исследования.

Следует отметить, что оценка эффективности управления персоналом состоит из двух компонентов:

1) экономическая эффективность, характеризующая достижение целей фирмы путем использования персонала на основании принципа экономичного расходования имеющихся ресурсов;

2) социальная эффективность, характеризующая степень ожидания потребностей и интересов наемных работников.

К экономической эффективности управления персоналом относят: балансовая прибыль; объем продукции; себестоимость продукции; качество продукции;  производительность труда и др.

К социальной эффективности относят: структура и уровень квалификации персонала;  текучесть персонала; удовлетворенность трудом; уровень трудовой и исполнительской дисциплины; социально-психологический климат трудового коллектива и др. [4].

Кроме показателей эффективности всей системы управления персоналом организации существуют частные показатели, которые характеризуют эффективность применения различных функций управления персоналом [1].

Ряд показателей, характеризующие  эффективность применение функции «Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом» было рассмотрено в п. 1.3 курсовой работы.

К сожалению не все  показатели из вышеуказанных групп  показателей эффективности были в ходе написания курсовой работы определены и проанализированы. Причиной этому послужил недостаток временных и информационных ресурсов при исследовании объекта и предмета курсовой работы. Несмотря на это, основываясь и на мнении руководителей и специалистов предприятия, попытаемся дать оценку эффективности предлагаемых рекомендаций совершенствования.

Экономическая эффективность от предложенных автором мероприятий заключается  в повышение производительности труда работников, связанных с управлением персоналом; снижение трудоемкости управленческих процедур; улучшения качества управленческих работ; повышение эффективности использования действующих средств оргтехники.

Социальная эффективность  будет заключаться в улучшении  условий работы и психологического климата среди работников, обеспечивающих делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом.

При реализации предлагаемых рекомендаций произойдет изменение  коэффициентов эффективности документационного  обеспечения системы управления персоналом:

1 Коэффициент разработанности  положений увеличится с 0,33 до 1 (т.к. все 12 рекомендуемых Положений будут разработаны).

2 Коэффициент наличия необходимых документов по управлению персоналом (по О.Н. Шинкаренко) увеличится с 0,69 до 16 (все документы будут в наличии).

3. Коэффициент организации кадрового делопроизводства К_ОД возрастет с 0,85 до 0,88.

Начальник отдела кадров определил, что после внедрения мероприятий совершенствования частные коэффициента показателя изменятся и станут равными: К₁ = 0,90 (уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации); К₂ = 0,9 (уровень оперативности размножения документов); К₃ = 0,85 (уровень оперативности работы с письмами).

Тогда,

К_ОД  =  (К₁ + К₂ + К₃) / 3 = 0,90 + 0,9 + 0,85 = 2,65/3 = 0,88.

Проведенное исследование показало, что в ОАО «Виктория» делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом не является идеальной и требует изменений. Анализ предмета исследования дал основания для определений мер по его совершенствованию, которые и были автором сформулированы в курсовой работе.

Проведенная оценка эффективности предлагаемых мероприятий дает основания утверждать, что после реализации мероприятий произойдут как качественные, так и количественные изменения. Оценки экспертов и произведенные расчеты коэффициентов показателей эффективности кадрового делопроизводства показывают, что предлагаемые мероприятия должны принести определенный положительный социальный и экономический эффект.

Таким образом, можно  сделать вывод, что поставленные задачи курсовой работы решены, цель исследования достигнута.

 

Заключение

Специалисты утверждают, что надежность и качество системы управления персоналом напрямую зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов, именно этим и была выражена актуальность определения в курсовой работе направлений по совершенствованию делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом.

В ходе написания первого  раздела курсовой работы была раскрыта сущность, содержание делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом; определены основные унифицированные системы документации этой системы; установлены требования к организации кадровых служб и основные показатели эффективности изучаемого процесса.

Во втором разделе работы дана общая характеристика предприятия, проведен краткий анализ системы управления и хозяйственной деятельности предприятия, а также анализ документационного обеспечения системы управления персоналом. Анализ позволил выявить позитивные и негативные стороны, как в деятельности предприятия, так и изучаемого процесса.

В третьем разделе курсовой работы, на основе проведенного анализа, приведены рекомендации по совершенствованию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом предприятия и проведена оценка их эффективности.

Таким образом, можно утверждать, что поставленные задачи исследования автором были успешно решены и, соответственно, достигнута цель курсовой работы.

Надеемся, что предложенные мероприятия по совершенствованию делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом в ОАО «Виктория» будут реализованы и помогут ее руководителям в дальнейшем более эффективно управлять как персоналом, так и в целом предприятием.

 

Список литературы

1. Большаков, С. Оценка эффективности управления кадрами. Методы и показатели / С.Большаков, А.Костюков [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.dialogvn.ru/uk/autors/kostukov.htm,
2. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учебник / Т.В. Кузнецова [и др.]. –  М.: ЮНИТИ, 2003. – 359 с.
3. Кибанов, А. Я. Основы управления персоналом: Учебник / А. Я. Кибанов. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 238 с.
4. Кибанов, А. Я. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 638 с.
5. Кибанов, А. Я. Управление персоналом: регламентация труда: Учебник/ А. Я. Кибанов, Г. А. Мамед-Заде, Т. А. Родкина. – М.: Экзамен, 2003. – 480 с.
6. Магура, М. И. Современные персонал-технологии / М. И. Магура, М. Б. Курбатова. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. – 375 с.
7. Оганесян И. А. Управление персоналом предприятия / И. А. Оганесян. – Мн.: Амалфея, 2000. – 256 с.
8. Спивак, В.А. Делопроизводство / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2002. – 208 с.
9. Травин, В.В. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. 3-е изд./ В.В. Травин, В.А Дятлов. – М.: Дело, 2000. – 272с.
10. Управление человеческими ресурсами / Делопроизводственное и информационное обеспечение [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.jobgrade.ru/modules/Articles/topics.
11. Шинкаренко, О.Н. Управление персоналом организации при внедрении стандартов серии ISO 9000:2000 / О.Н. Шинкаренко. – М.: Дело и Сервис, 2007. –  368 с.
12. Щекин, Г. Организация и психология управления персоналом: Учебно-методическое пособие / Г. Щекин. – К.: МАУП, 2002 – 832 с.

Приложение А

Наличие документов, определяющих основные направления деятельности по управлению трудовыми ресурсами (по О.Н. Щинкаренко)

1. личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации;
2. личные карточки;
3. трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты);
4. проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.);
5. положение о персонале;
6. положение об аттестации;
7. положение об обучении;
8. положение о материальном и нематериальном стимулировании персонала;
9. положение о материальной помощи работникам предприятия;
10. положение о работе с резервом кадров;
11. положение о контроле за состоянием социально-психологического  климата;
12. положение о подборе и отборе персонала;
13. положение об управлении карьерой;
14. правила внутреннего трудового распорядка;
15. план работы кадровой службы;
16. табель форм документов по работе с персоналом.

 

Приложение Б

Организационная структура  ОАО «Виктория»

 

Рисунок 1 – Схема организационной структуры управления ОАО «Виктория»