Совершенствование коммуникационной политики на ФГУП «Почта России»

Обратная связь в  значительной мере способствует повышению  эффективности управленческих коммуникаций. Несколько исследований, в ходе которых двусторонние коммуникации (т.е. включающие обратную связь) сравнивались с односторонним (без обратной связи), показали, что хотя первые медленнее, они реже приводят к непониманию, являются более точными и ведут к большей уверенности в правильности интерпретации сообщений. (Приложение 1)

 

 

 

 

 

2. Совершенствование коммуникационной  политики на ФГУП «Почта России»

2.1 Характеристика  ФГУП «Почта России» г. Кунгур

Полное наименование подразделения: Обособленное структурное подразделение Кунгурский почтамт управления федеральной почтовой связи Пермского края — филиал федерального государственного предприятия «Почта России».

Сокращенное: ОСП Кунгурский почтамт УФПС Пермского края - филиал ФГУП «Почта России».

Место нахождения подразделения: г. Кунгур.

Почтовый адрес: 617470, г. Кунгур, Пермского края, ул. Красная, 15.

Подразделение является структурным подразделением Филиала  ФГУП «Почта России» и осуществляет часть его функций на территории г. Кунгура и его пригорода, Березовского района, Кишертского района, Ординского и Суксунского районов.

Подразделение не является юридическим  лицом и действует на основании  Положения об обособленном структурном  подразделении КУНГУРСКИЙ ПОЧТАМТ  Пермского края.

Руководство и контроль за деятельностью Подразделения  осуществляет директор УФПС Пермского  края - филиал федерального государственного унитарного предприятия «Почта России», который находится в г. Пермь.

Основными задачами Подразделения  являются: оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности, с целью получения прибыли. Потребителями данных услуг являются как жители г. Кунгура, так и близ лежащих районов. В настоящее время у Подразделения нет конкурентов, и оно является монополистом на данной территории

Для достижения задач  Подразделение осуществляет в установленном  законом порядке следующие виды деятельности:

1. Прием, пересылка, вручение писем, бандеролей, посылок.

2. Прием заказной корреспонденции.

3. Прием и оплата денежных переводов. Наряду с почтовыми переводами и

телеграфными переводами предлагаются ЭЛЕКТРОННЫЕ ПЕРЕВОДЫ, имеющие ряд преимущесшм допустимая сумма перевода 1000 рублей; выплата денег происходит в течение нескольких часов.

4. Распространение печатнь: изданий по подписке и в розницу.
5. Доставка (распространение) информационно-рекламной продукции

(брошюры, листовки, буклеты) по адресной и безадресной системам.

6. ЕДИНАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ СВЯЗЬ ГАРАНТПОСТ – обеспечивает

ускоренную доставку почты по системе «от двери  до двери», когда отправление вручается непосредственно в руки адресату, как в России, так и в любой стране мира.

7. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА - электронной почтой можно передавать любое

сообщение в населенные пункты России, страны СНГ и Дальнего Зарубежья. (Прием и передача сообщений, как на бумажных, так и на электронных носителях).

8. ГИБРИДНАЯ ПОЧТА - это минимальные сроки сообщений по

электронной почте с  доставкой по указанному почтовому  адресу в пределах России.

9. Продажа государственных знаков почтовой оплаты (конверты, марки,

открытки), газет, журналов.

10. ТОВАРЫ ПОЧТОЙ. Это возможность приобрести .товары от пермских

производителей по очень  доступным ценам, не выезжая в  Пермь, а заказав их на почте по каталогу.

11. Пункт коллективного доступа в Интернет (самостоятельно и с помощью

оператора, аренда компьютера без выхода в Интернет, запись информации на электронный носитель, хранение информации на сервере, использование лазерного принтера).

12. Оформление подписки, для близких людей, содержащихся в колониях г.

Кунгура.

13. Различные виды подписки:

• подписка «с рассрочк платежа» (оплата производится ежемесячно в период подписной компании);

• коллективная подписка сэоком на 1,2,3 и т.д. месяцев с дальнейшим ее продлением;
• подписка «до востребование» (получение изданий на почте)

Непрофильные услуги:

14. Изготовление ритуальных овалов и пластин. (Надписи на овалах бесплатно, по желанию клиента). Срок гзготовления - 20 дней.

15. Оформление страхового полиса Автогражданской ответственности.

16. Розничная реализация: товаров народного потреблена книжной продукции, филателистической продукции.

17. Благотворительные лотереи.

18. Фотоуслуги.

19. Прием вкладов «Тинькофс Кредитные Системы».

20. Продажа ж/д и авиабилетов.

21. Реализация карт оплаты услуг связи, проездных билетов и Sim карт «Мегафон»

22. Прием миграционных уведомлений

23. Прием коммунальных платежей.

 

2.2 Анализ коммуникационных  процессов ФГУП «Почта России»  г. Кунгур

  В общепринятом смысле понятие качества выражает совокупность свойств продукции, обусловливающих ее пригодность удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением.

  Это определение в одинаковой мере применимо и к качеству продукции связи с тем лишь отличием, что свойством промышленной продукции являются такие признаки, как, например (в машиностроении, приборостроении и др.), производительность, надежность, долговечность, в то время как продукции связи присущи свойства:

1. скорость передачи информации, обеспечивающая в народно-хозяйственном отношении более высокую производительность общественного труда и эффект быстрой передачи информации;
2. достоверность переданной информации, точность его воспроизведения;
3. надежность (безотказность действия каналов связи, предоставленных потребителям или входящих в систему связи);
4. эстетичность воспроизведения информации.

 

  Система показателей качества продукции связи

Выше было установлено, что качество продукции связи определяется тремя основными ее свойствами: скоростью, точностью воспроизведения (достоверностью) переданной информации и надежностью (безотказностью) действия каналов связи.

Для того чтобы оценивать  уровень качества по каж дому из названных признаков, требуются  показатели, которые позволяли бы отличить хорошее качество от пло  хого, степень улучшения или ухудшения  качества, сте пень нарушения норм качества. Качество продукции оце нипаегся посредством целой системы показателей, кото to рая охватывает свойства продукции отраслей и предпри- ятий связи.

При этом следует различать  две группы показателей.

К первой группе относятся:

1. показатели, характеризующие степень нарушения заданного уровня качества;
2. показатели нарушения нормативных (контрольных) сроков пересылки и доставки почтовых сообщений (писем, газет, бандеролей и других почтов"Ых отправлений), показатели нарушения нормативных (контрольных) сроков передачи и доставки телеграмм, показатели нарушения нормативного времени ожидания предоставления междугородных телефонных разговоров и др.;
3. показатели нарушения точности вопроизведения переданных сообщений: дефекты (брак), допущенные в обработке телеграмм на этапе приема в кассе, а также на этапах передачи и приема по аппарату; плохая слышимость по междугородной телефонной связи; помехи в радиовещании и телевидении по вине станций и др.;
4. показатели нарушения действия каналов: технических остановок, количество и продолжительность перерывов в работе, повреждения каналов связи.

Ко второй группе показателей, определяющих повышение уровня качества продукции, относятся показатели:

1. повышения скорости передачи сообщений;
2. сокращения нормативных (контрольных) сроков прохождения (передачи) информации;
3. прироста (увеличения) автоматизированных систем коммутации и сокращения коэффициента транзита;
4. уменьшения вероятности возникновения искажений (нарушения достоверности);

5. повышения степени надежности действия каналов, сокращения среднего количества и времени устранения повреждений.

Показатели улучшения  качества предназначаются, главным  образом, для проектирования и плановых расчетов при разработке перспективных планов. Они используются также и при оценке результатов выполнения мероприятий по улучшению качества по учетным данным.

 

Точность  воспроизведения информации (сообщений)

Требования, обеспечивающие точность (достоверность) передачи сообщений, не регламентируются нормами допустимости нарушений качества продукции связи. Любое нарушение точности передачи сообщения считается нарушением качества продукции и не должно оставаться незамеченным.

Частота этих нарушений  характеризуется удельным весом  сообщений, переданных с нарушением точности, в общем их количестве. Так, в телеграфной связи это: а) процент искаженных телеграмм на передаче; б) процент брака при обработке телеграмм на этапе от подателя (в кассе), процент брака на приеме входящих телеграмм гю аппарату; в междугородной телефонной связи— процент несостоявшихся разговоров вследствие плохой слышимости; в радиовещании и телевидении — время передачи искаженного звуковоспроизведения и изображения.

В почтовой связи нарушением качества продукции в этом смысле являются утери почтовых отправлений (их количество и ценность), различные виды брака в процессах обработки, которые могут вызвать неправильное направление почтового отправления (засортировка, засылка), а вместе с тем и замедление.

Также помехами в передаче информации могут быть:

1.  Перебои в работе  интернета.

2. Искажение сообщений

-  непреднамеренное  искажение происходит, как правило,  из-за низкой профессиональной  пригодности;

3.  Информационные  перегрузки – невозможно реагировать  на всю информацию.

4. Возникновение конфликтов  между сотрудниками.

При этом:

·  нарушается устойчивость внутренней среды гостиницы

·  изменяются отношения  между сотрудниками

·  задачи, решаемые коллективом, перестают быть общими

·  каждый сотрудник  стремится изолироваться от других

·  взаимопомощь не поощряется

·  люди не доверяют друг другу и становятся замкнутыми

·  постоянно происходит выяснение отношений между людьми и т.д.

 

2.3 Разработка  рекомендаций по совершенствованию  коммуникационной политики ФГУП  «Почта России» г. Кунгур

Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации своих начальников, коллег и подчиненных. Для этого необходимо оценивать качественную и количественную стороны информационных потребностей в организации. Менеджеру необходимо определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

Управленческие действия. В организациях работниками руководящего звена проводятся еженедельные встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых обсуждаются и проясняются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

Системы обратной связи. Обратная связь является составной частью контрольно-управленческой информационной базы организации.

Опрос работников - из вариантов системы обратной связи, которые проводятся с целью получения информации от руководителей и рабочих по большому перечню вопросов: четко ли доведены до них цели их деятельности; с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; открыт ли их руководитель для предложений и др.

Система сбора  предложений. Целью сбора предложений является облегчение поступления информации на верх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Это, в свою очередь, способствует снижению уровня фильтрации или игнорированию идей на пути снизу вверх. Способы организации системы разнообразны - выделить отдельную телефонную линию, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене фирмы.

Информационные  технологии. Система электронной почты способствует совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это значительно уменьшает поток телефонных разговоров.