Совершенствование системы управления персоналом в организации (на примере КГАУ "Управление общежитиями Пермского края")

• графики очередности отпусков работников кадровой службы.

Заместитель директора по управлению персоналом подписывает:

• приказы о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, кроме директоров филиалов и заместителей директоров организации;

• приказы об увольнении за нарушение трудовой и производственной дисциплины по статьям, предусмотренным ТК РФ;

• приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет, в пределах утвержденных смет; документа цию на выплату ежемесячного пособия неработающим матерям при воспитании детей в возрасте от рождения до 6 лет, а также семьям, имеющим детей в возрасте до 16 лет;

• приказы о материальном поощрении юбиляров в пределах утвержденных смет;

• приказы о предоставлении отпусков с сохранением (и без сохранения) заработной платы;

• поручения и документацию при оформлении пенсий; приказы о выделении единовременного вознаграждения при выходе на пенсию;

• приказы об обучении работников организации, подготовленные отделом обучения; приказы об организации практического обучения студентов вузов, учащихся техникумов и ПТУ, подготовленные отделом обучения; договоры с институтами повышения квалификации, учебными комбинатами, высшими и средними учебными заведениями и другими обучающими организациями в пределах утвержденных смет;

• приказы о присвоении квалификационных разрядов, подготовленные отделом обучения на основании протоколов квалификационных комиссий;

• договоры с научно-исследовательскими институтами и организациями на проведение НИР своей службы;

• приказы о сокращении штатов, согласованные с соответствующими службами и подразделениями;

• положение об оплате труда руководителей, специалистов и служащих службы управления персоналом; расчетные ведомости социального страхования, справки, относящиеся к заработной плате и социальному страхованию;

• исходящую служебную корреспонденцию и телеграммы; статистические отчеты и различные справки, исходящие из службы; заявки на приобретение наглядных пособий, методической, информационной литературы, технических средств по охране труда и пожарной безопасности;

• договоры о санитарной обработке подразделений организации; комплексный план улучшения условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий;

• другие приказы, подготовленные отделами службы управления персоналом, относящиеся к их компетенции.

Заместитель директора по управлению персоналом согласовывает;

• с директором назначение директоров филиалов и заместителей директоров организации, организацию обучения и стажировки работников организации за границей, сроки и программы обучения руководителей высшего уровня;

• с заместителем директора по экономическим вопросам сметы доходов и расходов, использование средств фонда потребления, заключение договоров и использование денежных средств;

• с заместителем директора по коммерческим вопросам обеспечение службы управления персоналом оргтехникой;

• с директорами филиалов мероприятия по коллективному договору, штатные расписания, планы перспективного развития

численности сотрудников и уровня оплаты труда, структурные изменения.

 Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб — отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и координации, деятельности по управлению человеческими ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и др.

Безусловно, функциональная структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организации, особенностями выпускаемой продукции,

На ряде организаций формируются функциональные структуры управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами. На рис. 2.6 приведен состав функциональных подсистем системы управления персоналом организации, объединяющих однородные функции, носителями которых являются различные подразделения по работе с кадрами. В зависимости от размеров организации состав подразделений будет меняться: в крупных организациях функции каждой подсистемы обычно выполняет отдельное подразделение, а в небольших и средних организациях функции всех подсистем, как правило, сосредоточены в одном подразделении — отделе управления персоналом. В табл. 2.4 приведен фрагмент схемы функциональных взаимосвязей отдела управления персоналом с другими подразделениями организации.

В заключение остановимся на характеристике содержания функций менеджера по персоналу кадровой службы организации.

Менеджер по персоналу должен обладать знаниями в области управления персоналом в организационном, управленческом, правовом, учетно-документационном, педагогическом, социально-бытовом, психологическом, социологическом аспектах, которые позволяют ему осуществлять весь цикл работ с персоналом: начиная с изучения рынка труда и найма на работу и заканчивая уходом на пенсию и увольнением. Он должен быть готов выполнять следующие функции:

• разрабатывать стратегию управления персоналом;

• разрабатывать кадровую политику и планировать кадровую работу;

• анализировать кадровый потенциал, прогнозировать и определять потребности в рабочих кадрах и специалистах, проводить маркетинг персонала;

• поддерживать деловые связи со службами занятости и организациями по рекрутингу персонала;

• комплектовать руководящими, рабочими кадрами и специалистами организацию с учетом перспектив ее развития;

• планировать, организовывать и контролировать подготовку, переподготовку и повышение квалификации рабочих, специалистов и руководителей;

• оценивать профессиональные, деловые и личностные качества

работников в целях рационального их использования;

• создавать условия для наиболее полного использования и планомерного роста работников, планировать карьеру и служебно-профессиональное продвижение персонала;

• участвовать в разработке организационной структуры, штатного расписания организации и предложений по подбору и расстановке специалистов;

• организовывать учет и движение персонала;

• изучать причины текучести персонала и разрабатывать меры по ее снижению;

• управлять занятостью персонала;

• оформлять прием, перевод и увольнение работников;

• заниматься мотивацией и стимулированием труда работников;

• участвовать в разработке и внедрении планов социального развития организации;

• работать по профориентации;

• формировать трудовой коллектив организации (групповые и межличностные взаимоотношения, морально-психологический климат,, единство методов и умений в достижении конечной цели, личная и коллективная заинтересованность);

71

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.6. Состав подсистемы управления персоналом организации и их важнейшие функции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2.4

Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей отдела управления персоналом с другими подразделениями организации

 

№ пп

Наименование функций отдела управления персоналом

Функциональные подразделения и должностные лица

Юридический отдел

Отдел безопасности

Канцелярия

Финансово-экономический отдел

Отдел социально-бытового обслуживания

Отдел управления персоналом

Лаборатория социологических исследований

Бухгалтерия

Второй отдел

Начальник отдела управления персоналом

Руководитель организации

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1

Подбор и расстановка кадров

У

О

С

Р

2

Составление плана потребности в персонале

п

П

П

П

П

О

П

п

П

Р

3

Оформление приема, перевода, увольнения работников

С

С

О

с

С

Р

4

Изучение причин текучести кадров

П

О

П

р

5

Контроль за правильным использованием персонала

п

О

У

р

6

Создание резерва кадров и его обучение

О

р

7

Ведение учета личных дел

О

с

р

8

Оформление документации для награждений

У

с

У

О

п

с

Р

9

Работа по профессиональному продвижению кадров

п

п

П

п

п

О

п

п

п

с

Р

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение табл. 2.4

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

10

Рассмотрение писем жалоб, заявлений

П

О

С

р

11

Трудовая мотивация персонала

П

П

п

п

п

О

п

п

п

С

р

12

Совершенствование стиля и методов работы с персоналом

О

С

р

13

Анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д.

П

п

п

п

п

О

п

п

п

Р

 

Условные обозначения:

О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее выполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы;

П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;

У - участвует в выполнении данной функции;

С - согласовывает подготовленный документ по функции;

Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.

организовывать трудовую адаптацию молодых специалистов с высшим и средним специальным образованием и новых работников, организовывать работу по их закреплению и использованию;

оценивать работу персонала, формировать резерв, проводить аттестации;

применять положения практической социологии при формировании и воспитании трудового коллектива, диагностировать социально-психологический климат;

разрабатывать и применять современные методы управления персоналом;

использовать новые информационные технологии управления персоналом;

применять законы о труде, решать правовые вопросы в трудовых отношениях;

управлять социальными и производственными конфликтами и стрессами;

обеспечивать соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда, организационной культуры; обеспечивать безопасные условия труда, экономическую и информационную безопасность; проводить работу с увольняющимися работниками.

 

2. Методы построения системы управления персоналом

 Методы построения системы управления персоналом - выработанный наукой и практикой инструментарий изучения состояния действующей системы управления персоналом, проектирования, обоснования и реализации новой системы (табл. 2.3).

Раскроем сущность методов построения системы управления персоналом.

Системный анализ служит методическим средством системного подхода к решению проблем совершенствования системы управления персоналом. Системный подход ориентирует исследователя на раскрытие системы управления персоналом в целом и составляющих ее компонентов: целей, функций, организационной структуры, кадров, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих решений; на выявление многообразных типов связей этих компонентов между собой и внешней средой и сведение их в единую целостную картину. Внешней средой для управления персоналом являются не только другие подсистемы системы управления данной организацией (например, подсистема управления внешними хозяйственными связями и т.п.), но и внешние организации (поставщики и потребители, вышестоящие организации и т.п.).

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на простые. Чем проще элементы, тем полнее проникновение в глубь явления и определение его сущности. Например, систему управления персоналом можно расчленить на подсистемы, подсистемы - на функции, функции - на процедуры, процедуры - на операции. После расчленения необходимо воссоздать систему как единое целое, т.е. синтезировать. При этом применяется метод декомпозиционного моделирования, где модели могут быть логическими, графическими и цифровыми.

Метод последовательной подстановки позволяет изучить влияние на формирование системы управления персоналом каждого фактора из тех, под действием которых сложилось ее состояние, в отдельности, исключая действия других факторов. Факторы ранжируются и отбираются наиболее существенные.