Социально-психологический климат организации и менеджмента

Информация по каналам  передается по вертикали сверху вниз, снизу вверх, а также в горизонтальной плоскости.

4.По организационному  признаку (по пространственному  расположению каналов):

-вертикальные – коммуникации, координирующие и интегрирующие  деятельность сотрудников различных  отделов и подразделений в  вертикальной плоскости иерархии, либо сверху вниз, либо наоборот;

-горизонтальные –  коммуникации, направленные на координацию  и интеграцию деятельности сотрудников  различных отделов и подразделений  на одних и тех же уровнях  иерархии для достижения целей  организации; способствуют повышению  эффективности использования всех видов ресурсов организации;

-диагональные – коммуникации, осуществляемые работниками отделов  и подразделений различных уровней  иерархии. Они используются в  случаях, когда коммуникации работников  организации другими способами затруднено.

5.По направленности  общения:

-нисходящие коммуникации  – коммуникации, направленные сверху  вниз от руководителя к подчиненным; -восходящие – коммуникации, направленные снизу вверх от подчиненных к руководителю.

 

1.5. Коммуникативные барьеры в организации

Даже если получатель получает сообщение  и честно пытается его декодировать, понимание может быть ограничено целым рядом помех или барьеров, которые могут возникать либо в физическом окружении, либо в сфере  эмоций человека. Помехи могут сделать  невозможными коммуникации: либо через них “прорывается” только часть информации, либо получатели неправильно интерпретируют значение сообщения.

Итак, барьеры – это коммуникативные  помехи, препятствия, любые вмешательства  в процесс коммуникации на любом  из его участков, искажающие смысл сообщения.

Выделяют следующие типы барьеров:

1.Личностные барьеры  – это коммуникативные помехи, порождаемые человеческими эмоциями, системами ценностей и неумением  слушать собеседника. Нередко  они возникают в связи с  разницей в образовании, расе, поле, социально-экономическом статусе участников коммуникаций.

К личностным барьерам относится  и так называемая психологическая  дистанция – чувство эмоциональной  несовместимости людей, аналогичное  реальному физическому расстоянию между сторонами.

2.Физические барьеры  – представляют собой коммуникативные  помехи, возникающие в материальной  среде коммуникаций. Физические  барьеры - это неожиданный отвлекающий шум, который временно заглушает голос, передающий сообщения, расстояния между людьми, стены или статические помехи, возникающие во время приема радиопередачи. Обычно участникам коммуникаций становится известно о возникновении такого рода барьеров, и они стремятся «преодолеть» препятствия.

3.Семантические барьеры  – коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях. К символам общения относятся, в частности, слова, действия.

4. Языковые барьеры  – коммуникативные барьеры, возникающие вследствие языковых различий отправителя и получателя. Обе стороны не только должны знать буквальные значения слов используемого я зыка, но и интерпретировать в контексте использования. Одним из проявлений этого барьера выступает внутригрупповой язык. Трудовые, профессиональные и социальные группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп. Он облегчает внутригрупповое общение. Однако при взаимодействии с другими людьми, не входящими в данную группу, и с другими группами его использование может привести к серьезным помехам в общении.

5. Организационные барьеры  – коммуникационные помехи, обусловленные  характеристиками любой организации:  число звеньев и ступеней управления, тип взаимосвязей между ними, распределение прав, обязанностей  и ответственности в системе  управления и т.д.

6.Различие в статусе – также может стать барьером на пути коммуникации. Лицо более низкого уровня иерархии может воспринимать различия в статусе как угрозы, что мешает общению или даже прерывает его.

7.Культурные барьеры  – коммуникативные помехи, возникающие  вследствие культурных различий отправителя и получателя, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей и т.д. Культурные различия проявляются как при вербальном, так и при невербальном общении.

8.Временные барьеры  – коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации.

9. Коммуникативные перегрузки - препятствуют эффективному общению. Они возникают, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности.

10. Нежелание делиться  информацией. Обладание информацией  – один из источников власти. Те, кто располагают эксклюзивной  информацией, получают возможность  использовать ее для влияния на других людей. Часто такие владельцы не хотят ею делиться, хранят для того, чтобы использовать в подходящий момент. Владеющие полной информацией могут передать лишь

незначительную ее часть, использование которой не дает возможности  принять оптимальное решение.

 

 

2.Практическая часть

2.1.Характеристика предприятия.

     Пункт продаж  страховых полисов «Автострахование» является молодым, но перспективным предприятием, существует с января 2010 года.

     Открытое акционерное общество «Автострахование» , сокращенное название ОАО «Автострахование» является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании Федерального закона "Об акционерных обществах", Гражданского кодекса Российской Федерации, действующего законодательства РФ и устава данного акционерного общества.

      Место  нахождения и почтовый адрес Общества: 188932, РФ, Ленинградская область, г.Выборг, ул. Куйбышева 13.

     Целью создания ОАО «Автострахование» является дополнение в рынке Выборга предоставления услуг страхования с определенной направленностью - автострахование, а также создание дополнительных рабочих мест и получения дополнительной прибыли.

     Коллектив  достаточно молодой. Общее число  работников предприятия, включая руководителей составляет 8 человек.

    Предприятий,  предлагающих свои услуги в  автостраховании в Выборге общее количество 18. Конкуренция на этом рынке услуг достаточно высока.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 2.2 Проектирование организационной структуры управления предприятия

       Организационная структура – это упорядоченное расположение ее взаимосвязанных и взаимодействующих элементов. Основу организационной структуры составляет совокупность обособленных видов деятельности, направленных на достижение тех или иных целей организации. Эти виды деятельности объединяются в самостоятельные группы и служат основой процесса департаментализации, или формирования соответствующих подразделений, то есть официально созданных групп людей, ответственных за выполнение определенного набора конкретных функций. Подразделения различаются статусом, числом работающих, величиной средств, которыми могут оперировать в процессе своей деятельности.

В зависимости от характера  связей между различными подразделениями  наиболее часто используются  следующие типы организационных структур: линейная, линейно-функциональная, линейно-штабная и матричная.   Линейная организационная структура управления характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководителей, наделенные всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

Достоинствами линейной организационной структуры являются:

• единство и четкость распорядительства;
• согласованность действий исполнителей;
• простота управления (один канал связи);
• четко выраженная ответственность;
• оперативность в принятии решений;
• личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

 К недостаткам линейной организационной структуры принято относить:

• высокие требования к квалификации руководителя, который должен иметь высокую эрудицию и опыт для того, чтобы обеспечивать эффективное руководство по всем функциям управления;
• отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;
• перегрузка руководителя информацией, множество контактов с подчиненными и вышестоящими структурами;
• концентрация власти и полномочий в управляющей верхушке.

Управление предприятием должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура  предприятия и его подразделений  определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной  структуры управления компанией необходимо было обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. Пункт продаж страховых полисов «Автострахование» использует линейную организационную структуру.

 

 

 

       Схема линейной организационной структуры ОАО «Автострахование» представлена на рис.1.

Директор

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Менеджер

Главный бухгалтер

 

 

 

 

Агент

Агент

Агент

Агент

Бухгалтер

 

Рис. 1. Линейная структура

 

 

 

 

 

 

2.3 Определение должностных обязанностей и прав сотрудников организации.

                                                                                           

В России применяется единая форма штатного расписания. До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания, особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.

В апреле 2001 года кадровики, наконец, получили официальный  ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание. А с принятием  Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.

 

 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ (форма № Т-3) — применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением); содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы; утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом; изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.                                                                                                   

 

 

 

Таблица 1.

    «Штатное расписание организации»

 

 

 

 

Должность	Количество         единиц	Оклад ,руб.	Фонд  оплаты       труда, руб.
Директор	1	35 000	35 000
Главный бухгалтер	1	25 000	25 000
Менеджер	1	26 000	26 000
Бухгалтер	1	17 000	17 000
Агенты по продажам	4	15 000	60 000
Итого	8		159 000

 

 

 

 

 

 

 

 

При установлении прав и  ответственности необходимо руководствоваться следующим:

• каждый работник фирмы должен выполнять определенные обязанности и обладать правами, обеспечивающими возможность выполнения этих обязанностей;

-не допускается дублирование ответственности;

                               

 

 

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ — определенная трудовая функция соответствующего должностного лица, которую он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность.

 

Таблица 2.

                    « Должностные обязанности сотрудников  организации»

Должность	Должностные обязанности
	Выбраны из списка	Определены   самостоятельно
Директор	1.Контролировать подготовку  и организацию работы офиса. 2.Организовывать и  проводить деловые переговоры. 3.Осуществлять    организацию и контроль за  выполнением своих обязанностей  менеджером. 4.Составлять и оформлять  трудовые договора и контракты, вести личные дела работников и другую кадровую документацию. 5.Посещать ежемесячное  собрание сотрудников фирмы для  подведения итогов, выявления проблем  и предложения.	1.Обеспечивать всеми необходимыми документами для оформления страховых полисов. 2.Начислять и выплачивать  заработную плату. 3. Создать все необходимые  условия для развития предприятия.
Менеджер	1.Помогать сотрудникам фирмы разрешать возникающие в ходе работы проблемы. 2.Осуществлять организацию  и контроль за выполнением  своих обязанностей отделом продаж. 3.Подбирать кадры,  проводить собеседования с нанимающимися  на работу. 4.Вести делопроизводство, выполнять различные операции  с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.	1.Своевременно представлять  директору отчет по выполненной  работе.   2.Составлять рабочий  график. 3.Разрешать конфликтные  ситуации в коллективе. 4.Разрешать небольшие  сложности и проблемы ,возникающие  по ходу работы.
Агенты по продажам	1.Печатать по указанию руководителя служебные  материалы, необходимые для его работы или введение текущей информации в банк данных. 2. Составлять кассовую  отчетность. 3. Осуществлять операции  по приему, учету, выдаче и хранению  денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. 4.Посещать ежемесячное  собрание сотрудников фирмы для  подведения итогов, выявления проблем и предложения способов их решения.	1.Представлять полную  информацию страхователям. 2.Вести строгий учет оформленных страховых полисов. 3.Разрешать конфликтные  ситуации ,возникающие со страхователями.
Главный бухгалтер	1. Посещать ежемесячное собрание сотрудников фирмы для подведения итогов, выявления проблем и предложения. 2.Вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и тому подобное). 3.Отражать на счетах  бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. 4.Производить начисления  перечисления налогов и сборов  в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников фирмы. 5.Разрабатывать рабочий  план счетов, форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  типовые формы, а также форм  документов для внутренней бухгалтерской отчетности, определять содержание основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.	1.Обеспечивать выполнение  фирмой всех обязательств перед  федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, партнерами, кредиторами, включая учреждения банка,  а также хозяйственных и трудовых договоров и бизнес планов.
Бухгалтер	1.Осуществлять, принимать  и контролировать первичную документацию по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготовку их к счетной обработке. 2.Составлять отчетные  калькуляции себестоимости услуг,  выявлять источники образования потерь и непроизводственных затрат, подготавливать предложения по их предупреждению. 3.Обеспечивать руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям счета.	1.Передавать в соответствии  с установленным порядком денежные средства инкассаторам. 2.Регулярно представлять  учредителю финансовую отчетность  о деятельности фирмы.