Сущность организации как системы управления

Характерной чертой современной  организации являются устойчивость; то есть способность функционировать  и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, либо возвращаясь в прежнее состояние, либо переходя в новую точку равновесия.

Устойчивость относится  к структуре организации и  к ее функциям. Структурная устойчивость - первична. Именно она позволяет организации и ее элементам восстанавливать свои функции, поэтому для обеспечения условий выживания организации постоянно поддерживаются равновесие и прочность ее структуры. Во многом это достигается за счет ее консерватизма, избыточности ресурсов. Однако, при этом усиливается инерционность, требующая высоких затрат на свое преодоление.

Устойчивость обеспечивается также простотой структуры предприимчивостью, самостоятельностью ее участников, их постоянной готовностью к новому, к изменениям, что составляет основу механизма самоподдержки и саморегуляции.

Другой особенностью современных организаций является сложность. Она обусловлена их масштабами; количеством и автономностью  элементов и связей между ними; разнообразием их функций и свойств. Крупные фирмы включают в себя десятки самостоятельных предприятий, разбросанных по всем уголкам света; на них заняты сотни тысяч работников, а объемы производства сопоставимы с величиной национального продукта небольших высокоразвитых государств.

1.2. Основные виды организации и их свойства

Организация как система может быть открытой и закрытой. Закрытая система - имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно не зависимы от среды, окружающей систему. Открытая система - характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Таким образом, открытая система - это система, в которой ее элементы взаимодействуют с окружающим миром. Закрытая система - это система, в которой такого взаимодействия нет. Фактически все организации взаимодействуют с их окружением, и задача состоит в том, чтобы определить оптимальную степень активности⁴.

Открытая  система имеет способность приспосабливаться  к изменениям во внешней среде  и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители, в основном, занимаются системами  открытыми, потому что все организации, в том числе аптека, являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Организация - это группа людей, деятельность которых, сознательно координируется для  достижения общей цели или целей.

Организация - структура, в которой люди строят отношения и взаимодействуют между собой. В организациях существуют официальные (формальные) и неофициальные (неформальные) отношения.

Официальные - связывают руководителей и подчиненных. Они должны быть четко определены и скоординированы с помощью функционально-должностных инструкций (ФДИ). Формальные отношения людей в организации складываются еще на стадии формирования ее структуры. При этом сразу должны быть определены сферы компетенции каждого специалиста, объем их власти и ответственность.

Неофициальные - это личные отношения, они накладывают  свой отпечаток на официальные и  будут предметом изучения при  отражении вопросов социально-психологического климата коллектива.

Организация всегда имеет хотя бы одну большую  цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное правление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Чтобы предприятию достичь поставленных крупных целей и стать крупнейшим предприятием (компанией, организацией), необходимо эффективно взаимосвязывать все цели с наименьшими затратами.

Все сложные  организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных  целей, но и имеют общие для  всех сложных организаций характеристики

Общая характеристика организации.

Цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией - это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология, информация.

Одной из самых  значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой. Организации, полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.

Самой очевидной  характеристикой организации является разделение труда. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. В организации существуют две внутренние ограниченные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

В обществе можно  выделить следующие типы организаций, если под организациями подразумевать  первичные образования, на нижнем уровне общества.

Деловые организации. Создаются отдельными коллективами предпринимателями и более широкими социальными системами: государством, местной властью, акционерными обществами, партиями. Они могут быть государственными, муниципальными, частными (акционерными, индивидуальными). Участие в них, то есть выполняемая там работа, дает доход, заработную плату. Основа внутреннего регулирования - административный распорядок, принципы единоначалия, назначения, целесообразности.

Союзные (общественные) организации. Их цели вырабатываются «изнутри»  и представляют собой обобщение  целей индивидуальных участников. Регулирование обеспечивается совместно принятым уставом, принципом выборности, то есть зависимостью руководства от руководимых. Членство в них дает удовлетворение политических, социальных, культурных, творческих, материальных и иных интересов участников.

Но в обществе возникают организационные образования и другого рода, не собственно организации, а имеющие многие признаки последних. Это ассоциативные организации - семья, научная школа, неформальная группа. В них заметны некоторая автономия от среды, относительная стабильность состава, иерархия (главенство, лидерство), сравнительное устойчивое распределение участников (по ролям, престижу), принятие общих решений.

1.3. Перспективные  направления развития организации

Главным свойством  организации будущего, как показывают исследования, станет постоянное приспособление к динамичной внешней среде. Образно говоря, организация будет напоминать хамелеона, меняющего свой цвет в связи с изменением света, эмоций, температуры. Как адаптирующийся механизм, организация будет меняться в соответствии с изменениями внешних условий и объективных требований к ней. Обобщение происходящих процессов и наметившихся тенденций показывает, что на первый план выйдут такие черты организаций, как большая гибкость, приверженность индивидуумам, преимущественное использование команд, высокая внутренняя конкурентоспособность, стремление к диверсификации.

Как показывают современные исследования наиболее перспективными организациями будущего станут сетевые, виртуальные, интеллектуальные, самообучающиеся организации.

Сетевые организации. Развитие сетевых организаций началось в 1980-х гг., когда международная  конкуренция и быстрые технологические  изменения вызвали масштабную реструктуризацию во всех отраслях. В рамках общей  тенденции к дезинтеграции руководители экспериментировали с различными организационными структурами. Вместо того чтобы использовать оперативные календарные планы и передачу информации о ценах координации деятельности внутренних подразделений, они обратились к контрактам и другим соглашениям для объединения внешних компонентов в различные типы сетевых структур.

Виртуальные организации. В последнее время  широко обсуждается вопрос о появлении  нового вида продукции, получившей название виртуальной. Эта продукция (или  услуги) может создаваться благодаря последним достижениям в области обработки информации, организационной динамики и развития производственных систем. Выпуск такой продукции становится доступным в любое время. В любом месте и в бесчисленном количестве вариантов моделей и форматов. Идеальный виртуальный продукт это то, что производится моментально и адресно. Общей чертой этой продукции является то, что она оплачивается потребителями мгновенно. В каждом случае заказчик может не только контролировать результаты, но в процессе производства устанавливать прочные и длительные связи с поставщиками⁵.

Интеллектуальные  организации. Исследование широкого круга  научно-технических, интеллектуальных, трудовых и иных факторов, оказывающих  воздействие на изменение организационных  систем, позволяет в определенной мере предвидеть их основные черты, свойства и характер функционирования в предстоящее десятилетие. Одной из таких разновидностей является интеллектуальная организация.

В исследованиях  специалистов по управлению отмечается, что интеллектуальная организация будет формироваться из большого числа мелких взаимодействующих предприятий по принципу скорее "свободного общества", чем "тоталитарного государства". По своей природе такие организации должны быть полностью плюралистическими, т.е. допускающими столкновение конкурирующих точек зрения и борьбу соперничающих поставщиков, что отличает их от затратных организаций, широко практикующих административный контроль. В будущем свобода и коллективизм будут иметь такое же основополагающее значение, какое имели бюрократия и иерархия в организациях ХХ века.

Обучающиеся организации. В теории организации  и на практике организационное обучение рассматривается как непрерывный  источник создания конкурентных преимуществ  компаний, как их стратегия постоянного  обновления методов и повышения эффективности всех видов деятельности. Организации, которые не обучаются (и соответственно не изменяются) в условиях быстрых перемен внешней среды, считаются обреченными. Отсюда и рекомендации создавать группы, обучающиеся в процессе деятельности, сосредоточивать на необходимости генерирования новых идей в процессе обучения. Имеются даже попытки дать символическую интерпретацию организационного обучения.

1.4. Подходы к процессу управления в организации

Применительно к менеджменту методологический подход означает использование определенных приемов познания и способов деятельности, направленных на достижение целей управления. 
Рассмотрим наиболее распространенные в современном менеджменте методологические подходы. 
Системный подход. В рамках этого подхода различные процессы и явления в управлении рассматриваются как системы (рисунок 4). 
При этом под системой управления понимается обособленная совокупность взаимосвязанных элементов, которая обладает новыми качествами, отсутствующими у образующих ее элементов. Каждый Элемент системы служит структурообразующей частью какой-либо подсистемы. Элементу присущи одно или несколько свойств, которые необходимы для функционирования системы. Эти свойства элементов и определяют их место в системе управления и позволяют объединять элементы в подсистемы, например в управляющую или в управляемую подсистему.

Рисунок 4. Системный подход 
Системный подход основан на системном анализе, который осуществляется по следующему алгоритму: 
 
• декомпозиция системы, т.е. ее расчленение на образующие элементы; 
• анализ элементов; 
• выявление наиболее существенных элементов, определяющих поведение системы в целом; 
• разработка рекомендаций по улучшению функционирования системы. 
 
С помощью системного подхода сложный объект исследования можно представить как совокупность простых, доступных для изучения элементов. Процедуры системного анализа направлены на выдвижение альтернативных вариантов управленческих решений, на выявление масштабов неопределенности по каждому варианту и на сопоставление вариантов по заданному критерию эффективности. 
 

Системный подход в ряде случаев дополняется ситуационным. 
 
Ситуационный подход способствовал дальнейшему развитию теории управления, позволив использовать возможности прямого приложения науки к конкретным ситуациям и условиям. Центральный момент ситуационного подхода - ситуация. Ситуация - это конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход требует «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации. 
 
Ситуационный подход - это не просто набор предписываемых руководств, это, скорее, размышления об организационных проблемах и их решениях. В нем, например, сохранена концепция процесса управления, применяемая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, инвариантны. 
 
Ситуационный подход позволяет увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно. Он пытается определить значимые переменные ситуации и их влияние на эффективность организации. 
 
Применение ситуационного подхода основано на альтернативности достижения одной и той же цели во время принятия или реализации управленческого решения (планов), учете непредвиденных обстоятельств. 
 
Конкретные ситуации могут изменяться по следующим признакам: 
• по содержанию - технические, экономические, политические, организационные, психологические и др.; 
• по виду управленческого решения во времени - стратегические, тактические, оперативные; 
• по ресурсам и способам обеспечения реализации управленческих решений; 
• по методам реализации управленческих решений.  
 
Комплексный подход. Применение этого подхода при принятии управленческих решений сводится к учету важнейших факторов внешней и внутренней среды. В частности, при принятии решений должны учитываться технологические, экономические, экологические, организационные, демографические, социальные, психологические, политические и другие факторы. Все эти факторы должны учитываться во взаимосвязи и взаимозависимости. 
 
Поисковый подход имеет цель определить состояние объекта 
правления в перспективе с учетом сохранения существующих тенденций его развития в будущем. При этом обычно не учитываются факторы, которые могут изменить эти тенденции. 
 
Целевой подход предусматривает целенаправленное изменение объекта управления в будущем. При этом особое внимание уделяется определению путей и сроков перехода управляемой подсистемы заданного состояния в желаемое.  
 
Количественный подход. Сторонники этого подхода стремились к формализации управленческого процесса. Подход позволял описать исследуемые процессы и явления при помощи математических моделей, просчитать возможные варианты развития на ПК и выбрать оптимальный вариант развития.  
 
Маркетинговый подход обычно выделяется как один из современных методологических подходов.  
Этот подход определяют как ориентацию управленческой подсистемы на потребителя. 
Маркетинг рассматривается как система управления, имеющая определенные принципы и функции. К основным принципам маркетинга относят: 
- обоснованный выбор целей и стратегий предприятия;