Тайм - менеджмент

Робота  з кореспонденцією займає значний  проміжок часу і складається з  наступних етапів:

По-перше  – сортування кореспонденції

По-друге  – вивчення кореспонденції та відбір необхідної інформації з неї, відповідь  на частину кореспонденції, на яку  потрібно відповісти. Підраховано, що керівник переглядає в день 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні. Слід відразу ж визначити, чи буде оброблятись вхідна пошта секретарем або іншою особою, або ж її буде обробляти сам керівник. Раціональний спосіб – це довірити обробку пошти секретарю. Необхідно також визначити, що буде відбуватися з кореспонденцією, яка не є необхідною в діяльності підприємства і роботи керівника. Відповідь необхідно писати відразу, не відкладаючи, можливе використання спеціальних форм, або передача підготовки відповіді секретарю.

Значну  частину часу займають так звані  «злодії часу». Серед них одне з перших місць за своєю тривалістю займають телефонні дзвінки. Дзвінки  мають таку особливість, що вони часто  відбуваються несподівано, при чому в тому числі і в такі моменти, коли керівник зайнятий важливою відповідальною роботою і перерви, і перешкоди  в роботі є вкрай не бажаними, наприклад, під час проведення хірургічної  операції. Тому слід доручити секретарю  прийом вхідних дзвінків на стаціонарний телефон. Номер ж мобільного телефону не  слід давати клієнтам та іншим  особам, які можуть звернутися для  вирішення виникаючих проблем в  інший відділ підприємства, крім керівництва, наприклад, на рахунок запису на прийом до того чи іншого лікаря можна зробити, звернувшись і до секретаря; або також при погіршенні стану тварини – необхідно відразу приїхати в клініку, а не надзвонювати лікарю. Так як господарі тварин можуть неправильно словами передати стан тварини.

 Також  при виникненні якихось питань  чи проблем не можна дозволяти  людям напряму звертатись до  керівника. Необхідно це робити  через секретаря, який організує  зустріч, або попередить керівника  про відвідувачів. Яскравим прикладом  може стати поява сторонніх  людей в операційній під час  операції, тільки тому, що їм терміново,  о посередника немає або «не  знайшли». В такому випадку можлива  неуважність лікаря і як наслідок  виникнення ускладнень або навіть загибель.

Інші  види «злодіїв часу» не мають чітких ознак, які давали б можливість заздалегідь  до них підготуватися і для  боротьби з ними можна лише порекомендувати аналізувати виникаючі проблеми і виробляти будь-які шляхи вирішення ї або мінімізації втрат від їх виникнення.

Значний час у керівника і його підлеглих  займають різного роду наради. Для  оптимізації часу, що використовується для цієї мети слід проводити аналіз проведення нарад з урахуванням  витраченого часу, матеріальних ресурсів тощо. Порядок денний раціонально  складати з зазначенням часу, необхідного  для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час  відповідно з його значущістю. Після  наради необхідно контролювати, виконуються чи ні прийняті рішення всіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання і не вирішені проблеми повинні бути першим пунктом наступного порядку денного.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Постановка цілей

Постановка  цілей допомагає зорієнтувати дії  і вчинки на цілі, на їх виконання. Для  цього мета повинна описувати  кінцевий результат, а не ті дії, які  необхідно виконати. Навіть найкращий  співробітник безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Усвідомлення своїх  цілей дуже часто означає само мотивації для роботи, тому що мета дає чітке уявлення про те, в  якому напрямку необхідно рухатися.

Для того, щоб домогтися успіху необхідно  правильно вибрати мету. У кожної фірми, у кожного менеджера є  одна основна, найважливіша мета, яка  розбивається на безліч невеликих проміжних  цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення мети більш  високого рівня і, в кінцевому  результаті, вищої мети. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично  здобувають обов’язковий характер, спонукають до постійного аналізу і ревізії.

Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів  для досягнення цілей) і дозволяє з’ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим треба працювати (слабкі сторони). Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що взагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він має в своєму розпорядженні. З іншого боку, менеджер повинен ясно уявляти собі свої слабості, щоб уникати дій, які можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити заходів до позбавлення від цих недоліків. Допомогти в цьому може складання балансу своїх найбільших невдач і поразок виділення, наслідком відсутності яких якостей вони були.  «Знати свої слабкості – значить зміцнювати свої сильні сторони». Встановлення термінів цілей і формулювання бажаних результатів. Це остання ступінь при постановці цілей, коли формулюються конкретні практичні цілі для наступної стадії планування.

Не можна  брати на себе занадто багато, щоб  не втопився в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові  цілі, погоджені з досягненням  довгострокових глобальних цілей.

 

Реалізація  та організація робочого дня

Ці поняття  передбачають складання розпорядку дня й організації трудового  процесу з метою досягнення поставлених  цілей. Організація свого робочого дня повинна відповідати основному  принципу: «Робота повинна підкорятися  мені, а не навпаки». Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини  дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1. Починати день з позитивним настроєм
2. Починайте роботу по можливості в один і той же час
3. Повторний огляд плану дня, складеного напередодні
4. Спочатку – ключові завдання
5. Приступати без розгойдування
6. Погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе відговорити керівника від непотрібних перешкод)
7. Ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер звичайно буває зайнятий поточними справами

Правила основної частини дня:

1. Гарна підготовка роботи
2. Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах
3. Ще раз перевірити всі акції з точки зору їх необхідності
4. Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми
5. Уникати незапланованих імпульсивних дій
6. Вчасно робити пази і дотримуватись розміреного темпу
7. Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу)
8. Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи потребує деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці)
9. Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності
10. Працювати анти циклічно (на початку дня доцільно займатися найважливішими справами, а в більш неспокійний період – справами менш важливими)
11. Викроювати спокійний час
12. Контролювати час і плани

Правила завершення робочого дня:

1. Завершити початі невеликі справи
2. Контроль за результатами і самоконтроль
3. План наступного дня
4. Кожен день повинен мати свою кульмінацію

Крім  правил також важливо дотримуватись  природного денного ритму. У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку, деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей – так це відносні ритмічні коливання. Все це необхідно враховувати у своїй роботі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«Пожирачі (злодії) часу»

«Пожирачі»  часу – це ціла група «злочинців», що складається з непотрібних  дій, шкідливих звичок та обставин, що невдало склалися. День у день вони забирають наш час, перешкоджають  зосередженню і не дають викластися на всі сто. Про те, хто вони, і  як з ними боротися, вам і розповість дана статті.

 

Всіх  «пожирачів» часу можна розділити  на дві групи: зовнішні і внутрішні. До зовнішніх відносять як обставини, змінити які в ваших силах, так і ті, вплинути на які ви не в змозі. До внутрішніх відносять  ситуації, які виникають виключно через ваші особисті риси та особливості  характеру. Незважаючи на те, що теоретично на внутрішніх «пожирачів» часу можна  впливати, зробити це на практиці виявляється  дуже важко. Характер, почуття і звички виробляються роками, і змінити їх в одну мить є неможливим.

Внутрішні перешкоди, що перешкоджають  ефективній праці

1. Звичка  робити кілька справ одночасно.  Це тільки Юлій Цезар міг  одночасно і писати, і говорити, а от сучасній людині так  ризикувати не варто. Сконцентрувавшись  на одній конкретній справі, ви  зможете досягти кращих результатів.

2. Природна  повільність. Ви флегматик? Змінити  темперамент неможливо, але прийняти  деякі заходи, щоб ваша особливість  не перетворилася на недолік,  звичайно ж, реально.

3. Невміння  відмовляти. Говорити «ні» – теж  свого роду мистецтво.

4. Постійна  сонливість, брак енергії. Відпочивати  теж треба вміти. Зауважте, відпочинок  – це не тільки зміна діяльності, а ще й повноцінний здоровий  сон. У людини, яка не виспалася,  порушується концентрація уваги,  з’являється апатія до всього, що її оточує. Порада одна –  спіть! Спіть 7-8 годин на добу  і перевтома вам не загрожує.

5. Природна  неуважність. Кращими «ліками»  від природної неуважності є  органайзери, записні книжки.

6. Пошук  речей і предметів. Знову кудись  зникла ручка? Не можете знайти  свою сумку? Не пам’ятаєте, на  якому з дисків зберегли важливий  документ? – Наведіть порядок  в комп’ютері і на робочому  місці, визначте для кожної  речі своє місце. Звичайно, це  не панацея від усіх проблем,  але жити однозначно стане  легше.

7. Невміння  розставляти пріоритети. Використовуйте  в роботі матрицю Ейзенхауера,  і вам буде легше визначати  важливість того чи іншого  завдання.

8. Невміння  визначити скільки часу вам  потрібно на виконання завдання. Без цього дуже важко скласти  точний план на день. Але не  варто засмучуватися, адже ці  навики можна розвинути, потрібно  лише навчитися оцінювати власні  сили та зусилля, які вимагає  від вас конкретна справа.

9. Захоплення  блогами, форумами і соціальними  мережами. Порада одна – навіть  не відкривайте дані сайти  під час роботи, а в ідеалі  – встановіть обмежений доступ  до такого роду ресурсів в  корпоративній мережі.

Зовнішні  перешкоди, що «крадуть» час

1. Затримки  в дорозі. Автобус не прийшов  вчасно? Поламався автомобіль? Потрапили  в пробку? Або не влізли в  маршрутку? – Буває. Чи можливо  уникнути подібних ситуацій? З  одного боку – так. Для цього  слід виходити з дому трохи  раніше, отримавши, таким чином,  запас в часі в декілька  хвилин. Але, з іншого боку, плануючи  на дорогу більше, ніж потрібно, ви «розкидається» дорогоцінними  хвилинами. Не виключено, що  діставшись на місце раніше, ніж  потрібно, ви даремно прочекаєте  весь час, що залишився.

2. Комп’ютерні  поломки або проблеми з доступом  в Інтернет. У даній ситуації  від вас мало що залежить, і  попередити такі ситуації навряд  чи вдасться. Вихід – мати альтернативну  лінію для доступу до мережі  й толкового майстра, що здатен  швидко виправити будь-які неполадки.

3. Прийом  відвідувачів. Ви не можете напевно  знати, скільки людей захочуть  до вас сьогодні прийти. Як  варіант, можна обмежити кількість  відвідувачів до n-го числа в  день або скоректувати графік  відвідувань, чітко позначивши  години прийому.

4. Телефонні  дзвінки. Відключати телефон,  швидше за все, не варто –  інакше можна пропустити і  важливий дзвінок. В ідеалі  слід не повідомляти номер  свого мобільного всім підряд. Дзвінки ж, що надходять на  стаціонарний апарат, найкраще «фільтрувати»,  пропускаючи через секретаря.