Управление персоналом

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники служб управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего использования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

      -  общие положения;

      - порядок приема и увольнения персонала;

      - основные обязанности персонала;

      - основные обязанности администрации;

• рабочее время и его использование;
• поощрения за успехи в работе;

   - ответственность за нарушения трудовой дисциплины²

     Важнейшим методом регламентации является составление коллективного договора, разрабатываемого при непосредственном участии службы управления персоналом (отдела кадров; отдела организации труда и заработной платы; юридического отдела). Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе хозяйственной деятельности на календарный год.

     В рамках регламентации трудовой  деятельности существенным организационно-регламентирующим методом является составление положений о подразделении и должностных инструкций.

     Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения предприятия: его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

• общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его 
  самостоятельности,     какими     нормативно-правовыми     документами     оно 
  руководствуется в своей деятельности и т.п.);
• задачи подразделения;
• организационная структура подразделений (схема с указанием линейно- 
  функциональной, методической и иной подчиненности отдельных звеньев и 
  работников подразделения);
• функции подразделения;

 

- взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, передаваемой данным подразделением (от кого, кому, сроки и периодичность);

- права подразделения (в пределах, возложенных на него функций);

      - типовые   положения   о   подразделения   содержатся   в   специальной литературе по управлению персоналом, но требуется их адаптация, уточнение, применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой должности персонала и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Ряд авторов дает несколько другое определение должностных инструкций как "нормативного документа, в котором обозначены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника учреждения, на основании которой с работником составляется трудовой договор (контракт)". Должностная инструкция может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационных справочниках, но с учетом конкретных социально-экономических и хозяйственных условий.

Чтобы составить  качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить те прочесу, работы, которые должны выполняться по данной должности (или на данном рабочем месте), а также определить требования к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам опыту, то есть составить личностную спецификацию.

Для правильного  и в полном объеме составления  должностной инструкции необходимо иметь описание должности, в рамках которой выполняются функции, зафиксированные в ней.

       Требования к должности формулируются на основе анализа и описания должности и процессов, выполняемых работником, порядок описания которой может быть представлен схемой на рис.1.

Рис.1. Стадии составления  описания должности и личностной спецификации

     Анализ должности - это определение  наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или работой. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности. ³

    Основными методами анализа должности, которые поодиночке или в комбинации могут быть использованы для сбора информации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.

Цели описания должности - фиксация данных о содержании работы на данной должности. Такое описание включает разделы:

• наименование должности;
• кому подчиняется работник;
• за кого непосредственно отвечает работник;
• общая цель работы; 
• условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вредные 
  воздействия и т.п.);

- рабочие взаимоотношения, то есть наиболее значительные контакты данной должности с другими;

- показатели   ответственности   (за   результаты   работы,   дисциплину, 
подчиненных и другие).

     Описание должности в рамках  предприятия может осуществлять работник кадровой службы (службы управления персоналом) — специалист-аналитик данной работы или кадровик совместно со специалистом в данной сфере работы. Описания необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции.

 

 

 

 

 

 

 

 

                Глава 3 Организация труда персонала кадровой службы.

    

     В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.

     Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации.

 Основные направления научной организации труда (НОТ) были приняты на Всесоюзном совещании по организации труда (26–29 июня 1967 г.):

· разработка и внедрение  рациональных форм разделения и кооперации труда;

· совершенствование организации  и обслуживания рабочих мест;

· проектирование и внедрение рациональных методов и приемов выполнения трудовых процессов;

· создание благоприятных условий  труда;

· применение прогрессивных форм и  систем стимулирования и оплаты труда;

· совершенствование нормирования труда и др.⁴

     В дальнейшем эти направления работы по организации труда работников различных категорий дополнялись и обосновывались соответствующими научно-теоретическими разработками и методическими положениями.

    Об этом свидетельствует и Концепция государственной политики в области организации, нормирования и содействия повышению производительности труда Минтруда России.

    Для персонала кадровой службы характерны функциональные, технологические и профессионально-квалификационные разделение труда.

     Функциональные разделение труда неразрывно связаны со структурой предприятия (организации), созданием подразделений и служб, ориентированных на выполнение определенных функций по управлению трудовыми ресурсами, например создание службы управления персоналом наряду с отделом кадров.

     Четкое разграничение задач, функций и форм работы различных служб должно быть отражено в положении о данном структурном подразделении предприятия (организации).

     Функциональные разделение труда работников службы кадров базируются на должностных обязанностях, определенных штатным расписанием и организационной структурой кадровой службы. Например, при традиционном варианте работу по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по труду; по табельному учету – табельщик, в бюро пропусков – дежурный.

Основой технологических  разделения и кооперации труда является разработка четкой технологии выполняемых  работ (функций).

    Для технологического разделения труда характерно закрепление отдельных операций или их комплекса за конкретным исполнителем. Например, один работник оформляет документы при приеме на работу, составляет приказ, на основе которого делается запись в трудовой книжке, составляет личное дело, знакомит работника с правилами трудового распорядка; другой – занимается составлением статистической отчетности и справок по учету личного состава, отчетов о численности и составе специалистов с различным уровнем образования, о движении кадров и т. п. Основа такого разделения – перечень закрепленных операций и процедур с указанием их объема и, соответственно, затрат рабочего времени на их осуществление.

    Профессионально-квалификационные разделение труда предполагают распределение обязанностей между работниками с учетом осуществляемой деятельности и требуемой для выполнения работы квалификации и установление взаимосвязей работников в их трудовой деятельности.

     С целью четкого разделения трудовых функций и обязанностей специалистов и технических исполнителей и регламентации их труда применительно к условиям данного предприятия (организации) разрабатываются должностные инструкции для всех видов должностей, предусмотренных штатным расписанием, кроме должности руководителя, права и обязанности которого определяются соответствующим положением.

Должностная инструкция позволяет исключить дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе, своевременность и обязательность осуществления закрепленных за конкретными  исполнителями работ. При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и прочее.

     Инспектор по труду состоит в штате службы организации труда и заработной платы, подчиняется старшему инспектору по труду (начальнику бюро организации труда и заработной платы) или начальнику отдела. 
Основные права и обязанности инспектора по труду:

·   оформление документации при приеме, переводе (перемещении) и увольнении работников;

·   ведение документооборота и учета движения личного состава;

·   учет и контроль явок на работу, передача необходимых сведений на ГВЦ;

·   обработка листков нетрудоспособности, документов по сверхурочным и другим работам;

·   оформление всех видов отпусков;

·   уточнение и корректировка отработанного времени работников по итогам работы за месяц;

·   составление отчетов, справок, заявок, предоставление их в вышестоящие организации и заинтересованным специалистам.

Инспектор по труду несет  ответственность:

·   за учет затрат рабочего времени;

·   оформление и своевременное предоставление отчетной и информационной документации.

Квалификационные требования:

·   среднее специальное образование (без требований к стажу работы);

·   практические навыки работы на электронно-вычислительных устройствах, счетной и другой оргтехнике;

·   знания основ кадрового менеджмента, условий оплаты труда и основных положений по учету рабочего времени.

При этом инспектор должен уметь профессионально:

·   рассчитывать и применять графики труда и отдыха работников;

·   оформлять необходимые документы при приеме на работу, переводе (перемещении) и увольнении;

·   пользоваться кодификатором профессий, должностей и прочей документацией;

·   проводить анализ затрат рабочего времени, обрабатывать документацию по учету рабочего времени;

·   пользоваться действующими руководящими и организационными материалами.

     Планировка и оснащение рабочих мест зависят от специфики трудовой деятельности работника и занимаемой должности. Можно использовать типовые проекты, которые содержат перечень работ, соответствующее оснащение и планировку, обслуживание, включая схему информационных связей, перечень поступающих документов для хранения и использования и т. п.

     Применительно к рабочим местам работников кадровых служб – это типовой набор мебели, отвечающий как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна. Комплексность оснащения предусматривает наличие на рабочем месте современной техники и ее рациональное размещение, в т. ч. безопасное для здоровья. Обслуживание рабочего места должно предусматривать информационные связи, документооборот и пр., обеспечивающие оперативность, объективность и достоверность получения и обработки информации. Все вместе должно способствовать эффективной работоспособности работника в течение рабочего дня, качественному выполнению функций и обязанностей.