Управленческая структура

б) Экономическая  и социальная эффективность управленческого  труда.

 

  Формирование  и реализация полезного эффекта  управленческой деятельности выступает как длительный процесс, растянутый иногда на месяцы и даже годы. Оценить эффективность управления значительно сложнее, чем эффективность производства. Процесс управления можно разбить на отдельные этапы и операции, выделяя при этом взаимосвязанные между собой промежуточные (локальные) и конечные результаты деятельности органа управления в целом и его отдельных звеньев. Главные из них - обобщения, новые идеи, концепции, воплощенные в соответствующих решениях и планах. Кроме того, каждое звено управления, а также отдельные специалисты подготавливают для руководства разработки, нормативные и справочные материалы. Эти промежуточные результаты называются вспомогательными. Обобщающие оценки эффективности управленческой деятельности выражают конечные результаты функционирования управляемого объекта – цеха, предприятия. Можно

8

принять хорошее  своевременное решение, сбалансированный план. Однако это еще не гарантирует высокую эффективность: нужны организационные, контрольные,  стимулирующие, воспитательные меры воздействия на коллектив, чтобы реализовать намеченные цели с наименьшими затратами.  Сами по себе управленческие решения или план – только предпосылка для получения полезного эффекта производственной деятельности совокупного работника, частью которого выступает управление. Нельзя ожидать высокой эффективности, если принятый план или решение плохо обоснованы, не обеспечены ресурсами,  но хороший план или решение также могут быть не выполнены из-за невысокого уровня организаторской работы на последующих этапах.

 

Эффект управленческой деятельности не сводится только к  экономическим результатам. Большое  значение имеет и социальный эффект. Его значимость в управленческом труде весьма велика, но не имеет  количественных измерителей. И вообще, принято качественную сторону полученного  результата (эффекта) обозначать термином «критерий», а количественную –  термином «показатель эффективности». Термин «критерий» употребляется в  данном случае в его общепринятом смысле – признак, на основе которого оценивается факт, определение, классификация, мерило.

 

   Различают  два вида эффективности управленческой  деятельности: экономическую и социальную. Основой для оценки экономической  эффективности управленческого  труда  является отношение  суммы затрат на управление  к объему производства или  к стоимости единицы продукции.  При этом очень важно учитывать  такие характеристики:

 

-  соотношение  темпов роста затрат на управление  и объема прироста продукции  или производительности труда;

 

- объема  прироста затрат на управление  и объема прироста Соотношение  продукции, полученной за счет  роста производительности труда;

 

- соотношение  между приростом затрат на  техническое перевооружение и  приростом затрат на управление.

 

Экономическая эффективность оценивается по уровню и динамике издержек на тот или иной вид управленческой деятельности. Однако сам факт экономии денег, времени или численности кадров управления будет показателем эффективности лишь в том случае, если качество управления, по крайней мере, не ухудшится. О действительной экономической эффективности управления можно говорить тогда, когда затраты на управление не изменились, а качество управления улучшилось; затраты на управление увеличились, но еще в большей мере улучшилось качество

9

управления.

 

   Эффективность  управленческого труда – категория  социально-экономическая, она раскрывает  взаимосвязь результатов управленческой  деятельности, выраженных технико-экономическим  и социальным результатом, с  расходами на их достижение. За  общий критерий экономической  эффективности управленческого  труда принимают максимальный  результат на единицу расхода  или минимальный расход на  единицу результата. Две величины  – результат и расход –  имеют реальную ценность при  определении эффективности управления, только будучи сопоставленными  одна с другой. Высокий результат  обесценивается, если для его  цели израсходованы непомерно  большие суммы и средства. Но  бывают и противоположные случаи, когда нужно израсходовать большие  средства, чтобы получить требуемый  эффект. Примером может послужить  внедрение электронно-вычислительной  техники. Значительные капиталовложения  на ее закупку оправданы, так  как в итоге действительно  улучшились социально-экономические  результаты, в конечном счете снизился относительный процент управленческих расходов на единицу продукции.

 

  Эффективность  социального управления можно  довольно точно определить и  измерить, исследуя цепь «цель-результат-расходы». При сопоставлении результата  с расходами ставится задача: показать степень экономичности  управления, т.е. дать ответ на  вопрос, «ценой каких расходов  достигнуто данное приближение  к цели». Тогда под эффективностью  следует понимать как степень  достижения цели, так и степень  экономичности расходования ресурсов.

 

Чисто экономические  критерии превращаются в социальные; переплетаясь друг с другом они образуют единую систему критериев и показателей эффективности общественного производства. Конечный эффект (результат) является скорее ориентиром в системе оценки эффективности управления, чем непосредственно количественным показателем.

 

   Возможность  оценивать эффективность социального  управления объясняется тем, что  оно является относительно обособленной  подсистемой в любой социальной  системе и носит обслуживающий  характер. В обеих подсистемах  – управляющей и управляемой  – занято определенное число  людей, располагающими соответствующими  материальными или духовными  средствами воздействия. Подсистема  управления создается и существует  не для себя, а для обеспечения  правильного функционирования и  развития второй подсистемы, создающей  материальные или духовные блага.  Главным критерием является степень воздействия на управляемую подсистему. И в связи с тем, что система управления относительно самостоятельна и

                                                             10

функционирует в виде целостного комплекса, выделяется еще одна группа критериев эффективности. Это вторичные критерии. Они формируются  на базе первичного критерия и дают ответ на вопросы, связанные с  внутренним состоянием системы управления, с ее способностью действовать с  возрастающей степенью эффективности. Их называют критерии-факторы, ибо информация, полученная посредством их, используется для оптимизации функционирования и развития управляющей подсистемы. Вторичные факторы можно разделить  на две большие группы: факторы, связанные  с качественной характеристикой  элементов управленческого трудового процесса, средств труда,  и факторы, связанные со степенью их использования (организация управления и управленческого труда, технология управления, регулирование управленческой деятельности). В различных социальных системах роль каждого из этих факторов, разумеется, не одинакова. Например, для управления большими социальными системами необходимы специфические орудия труда – надежная система коммуникаций, современная техника и др. Для «низового» руководителя эти средства не нужны, так как он полагается на личное воздействие, на искусство руководить людьми, непосредственно организовывая их труд. Но в том или ином варианте все вышеуказанные факторы присутствуют в целостном управленческом процессе и направлены на его полную реализацию. Руководитель же обязан изучить влияние каждого фактора в отдельности и их воздействие в комплексе на уровень эффективности управления. Наряду с оценкой эффективности системы управления в общем аспекте следует определить эффективность основных компонентов управления – функций, организационных структур, технологий. Здесь речь идет о внутренних факторах самого управления, которые проявляются в то же время и как критерии его эффективности. Например, рационально организованная структура, имеющая минимальное число уровней и минимальный административно-управленческий персонал, как правило, улучшает соотношение между результатами и расходами. Правильное распределение и группирование функций в системе управления свидетельствует о рациональной организации управленческого процесса и может быть критерием его эффективности. Среди факторов, влияющих на эффективность управления, особое место принадлежит организации совместного труда. Успех или неуспех любого начинания в той или иной мере зависит от деятельности каждого сотрудника системы управления, от каждого из них зависит эффективность работы системы.

 

                        1.3. Культура управленческого труда.

 

       Управленческая деятельность - это,  прежде всего, осмысленная деятельность, цель которой поднять эффективность  организации производства. Отсюда  и высокая требовательность к  руководящему составу любого  ранга, будь это директор, сельский  бригадир, губернатор или 

11

министр, руководитель фирмы или дирижер симфонического оркестра. В их руках находится  успех дела,  благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения  с людьми в решающей степени зависит  успех любого дела или провалы  в работе. Новые условия хозяйствования, повышение образовательного  уровня и зрелости менеджеров дали мощный толчок развитию управленческой культуры. Сам термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.

 

Культуру  управленческого труда принято  подразделять на:

 

1). Личную  культуру руководителя, включающую  в себя: уровень квалификации, этическое  воспитание, личную гигиену и  внешний вид, форму обращения  к подчиненным;

 

2).Рациональное  распределение рабочего времени.  Рациональная организация труда  руководителя немыслима без четкого  представления о том, что он  делает, когда он это делает, сколько  времени затрачивает на различные  виды работ. Речь идет о строгом  планировании личной работы по  следующим направлениям:

 

  а) работа  с документами. Как правило,  руководители перегружены работой  с документами и из-за неупорядоченности  маршрутов движения документов, длительной их обработки и  плохо организованной доставки  до 40 %  директивных, учётных и  других документов могут доходить  до исполнителей с опозданием или вообще не доходить.

б) работа с  кадрами  и  решение социально - экономических вопросов.

 

в)  решение  коммерческих вопросов;

 

г)  совещания, переговоры;

 

д)  непроизводительные затраты времени, не уточненное время.

 

3). Культуру  содержания рабочего места. Отдельные  руководители считают, что в  процессе работы необходимо, чтобы  все находилось "под рукой",  и  с  этой целью на  рабочий стол выкладывают всю  имеющуюся документацию. Однако  при таком подходе трудовой  процесс сильно затрудняется:

 

12

уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться  на каком-либо одном деле;  ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко  потерять нужные в данный момент документы  и т.п.;

 

4). Культуру  проведения массовых мероприятий.  Речь идет, прежде всего, о культуре  проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.;

 

5). Культуру  приема посетителей. Она предполагает  соблюдение правил и требований  при приёме работников, как по  личным, так и по служебным  вопросам.

 

6). Культуру  в работе с письмами. Сюда входит  обязательная регистрация писем,  определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя  за своевременное и правильное  реагирование на них, обязательный  ответ на каждое письмо.

 

7).Культуру  речи. Около 80 % рабочего времени  руководителя связано с контактами  с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной  частью культуры труда руководителя.

 

8). Организационную  культуру,  к  числу процедур  которой можно отнести:

 

-   подбор  и расстановку кадров:

 

- анализ  предполагаемой работы, общие к  ней требования и обязанности  работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу  времени; минимальное, максимальное  или среднее количество производимых  продуктов), а также место работника  и должностное ограничение в  структуре организации

 

  - продолжением  процесса  подбора является спецификация  кадров, то есть детализация требуемых  признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент  и т. д.);

 

-   процесс   отбора кадров, включающий тесты,  собеседования, опросные листы  и т. д. На сегодняшний день  собеседование является особо  важным и

                                                            13

распространённым  элементом отбора, так как здесь  кандидатам даётся возможность наиболее полно себя проявить.