Функции менеджмента, их взаимосвязь и динамизм

Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями.

Организация как функция  менеджмента включает в себя две  составляющие:

- организационное проектирование;

- организацию  процесса работы.

Организационное проектирование - деление организации на блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации целей организации. Этот процесс предполагает установление полномочий различных должностей, определение должностных отношений конкретных лиц.

Организация процесса работы включает в себя обеспечение нормального функционирования и взаимодействия различных подразделений организации при достижении запланированных целей.

В управлении функция  организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений  между подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования и в то же время это – процесс объединения людей для достижения поставленных организацией целей.

Принципы формирования функции организации заключаются:

• в определении и детализации целей фирмы, которые выявлены в ходе планирования:
• в делегировании заданий, возникающих при планировании, а также властных полномочий;
• в определении видов деятельности по достижению целей организации;
• в поручении конкретных задач индивидуумам (разделение труда) и объединении их в управляемые рабочие группы и подразделения;
• в координации различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у каждого подчиненного должен быть только один линейный руководитель согласно принципу распорядительства и подчинения теории организации); каждый член группы должен знать, что ему необходимо делать, сроки выполнения работы и кто им руководит;
• в единстве цели: никто не должен работать против целей организации;
• в размахах контроля и менеджмента: отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Существует два  основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации  на подразделения соответственно  целям и стратегиям.

2.  Делегирование  полномочий.

Делегирование, как  термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Классификация организационных  структур.

1. Организационная структура по продукту.  Предполагает создание в структуре фирмы самостоятельных хозяйственных подразделении - производственных отделений, ориентированных на производство и сбыт конкретных видов продуктов. При этом предполагается  специализация производственных отделений в материнской компании по отдельным видам или группам продуктов и передача им полномочий по управлению производственными и сбытовыми дочерними компаниями.

Функциональные  службы производственных отделений  одновременно поддерживают тесные контакты с соответствующими центральными службами, получая от них указания по всем вопросам проведения единой политики и координации деятельности в рамках фирмы в целом.

Поскольку производственное отделение само выступает центром  прибыли, оно осуществляет не только финансовый, но и оперативный контроль за деятельностью предприятий во всемирном масштабе. Этот контроль часто реализуется путём совместных или переплетающихся директоратов  дополняется поездками руководителя производственного отделения на конкретные дочерние предприятия.

2. Организационная структура по региону. Предполагается, что управленческая ответственность за деятельность ТНК распределяется между самостоятельными подразделениями. Эти подразделения по содержанию и характеру деятельности могут выступать как производственные отделения и быть центром прибыли и ответственности. Они осуществляют координацию деятельности дочерних и производственных компаний по всем видам продуктов. Подразделение возглавляет распорядитель, который подчиняется непосредственно высшему руководству и осуществляет свою деятельность в тесном контакте со всеми центральными службами. Он может иметь в своем подчинении управляющих отдельными отделами.

3. Смешанная структура. Предполагает сочетание различных типов организационных структур управления.

Наиболее распространено сочетание отраслевого и регионального  принципов при построении организационной структуры. Эта структура наиболее распространена. Это отражает общие закономерности развития процесса производства в современных условиях, который требует комплексного подхода к формированию организационной структуры фирмы с учетом охвата всех сторон, направлений и сфер деятельности. В этих условиях сочетание отраслевого и регионального аспектов наиболее полно удовлетворяет потребностям развития фирмы.

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что  конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Ни одна задача не будет  успешно решена качественно и  с минимальными затратами, если люди не будут в этом заинтересованы. Отсюда вытекает еще одна важнейшая функция менеджмента – мотивационная.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других членов коллектива к деятельности для достижения как личностных целей, так и целей организации.

Задачками менеджмента при реализации функции мотивации являются:

1. Формирование у каждого менеджера демократических подходов к

управлению персоналом, применяя современные теории мотивации.

2. Способствование созданию у каждого сотрудника понимания

сущности и значения мотивации в процессе труда.

3. Обучение руководителей разного уровня и работников психологическим основам общения в организации.

Мотивацию как процесс  можно представить в виде шести  следующих одна за другой стадий:

1. Возникновение потребностей. Потребность проявляется в ощущении человеком нехватки чего-либо. Условно потребности можно разбить на три группы: физиологические, психологические, социальные.

2. Поиск путей устранения потребности. Если потребность возникает и создает проблемы для человека, то он начинает искать возможности устранить ее: удовлетворить, подавить или не заметить. Возникает необходимость что-то предпринять.

3. Определение целей действия. Человек фиксирует: что и какими средствами он должен сделать; чего добиться; что получить для того, чтобы устранить потребность.

4. Осуществление действия. На этой стадии человек затрачивает усилия для осуществления действий, которые в конечном счете должны предоставить ему возможность получения чего-то, чтобы устранить возникшую потребность. На этой стадии может происходить корректировка целей.

5. Получение вознаграждения за осуществление действия. На данной стадии выясняется, насколько выполнение действий дало желаемый результат. В зависимости от этого происходит или ослабление или сохранение, или же усиление мотивации к действию.

6. Устранение потребности.  В зависимости от степени снятия напряжения, вызываемого потребностью, а также от того, вызывает устранение потребности ослабление или усиление мотивации к деятельности, человек прекращает деятельность до возникновения новой потребности, либо продолжает искать возможности и осуществлять действия по устранению потребности.

Существует достаточно большое количество различных теорий мотиваций, которые объясняют отдельные  стороны этого процесса. Эти теории относятся к двум группам, концентрирующим внимание:

• на выявление и анализе содержания факторов мотивации – содержательные теории мотивации;
• на динамике взаимодействия различных мотивов инициирования, направления поведения человека – процессуальные теории мотивации.

Содержательные  теории анализируют влияющие на мотивацию факторы. Они описывают структуру потребностей, их содержание и связь потребностей человека с его мотивацией к деятельности. Основные содержательные теории: теория иерархии потребностей Маслоу, теория двух факторов Герцберга, теория потребностей Д.Мак-Клелланда, теория ERG Клейтона Альдерфера.

В 1943 году психолог Абрахам  Маслоу высказал предположение, что  человеческое поведение определяется широким спектром потребностей. Он разбил эти потребности на пять категорий  и расположил их в определенной иерархии:

Физиологические потребности – потребности в пище, воде, воздухе, убежище и другие, которые человек должен удовлетворять, чтобы выживать и поддерживать жизнедеятельность организма;

Потребности безопасности – связаны с желанием людей находиться в стабильном и безопасном состоянии, быть защищенным от страха, боли, болезней и др.;

Потребности принадлежности и причастности – человек стремится к участию в совместных действиях, он хочет дружбы, любви, быть членом каких-то объединений людей, участвовать в общественных мероприятиях и причастности;

Потребности признания и самоутверждения – отражает желание людей быть компетентными, сильными, способными, уверенными в себе, а также, чтобы окружающие признавали их таковыми и уважали за это;

Потребности самовыражения -  потребности человека, выражающиеся в его стремлении к наиболее полному использованию своих знаний, способностей, умений и навыков.

Концепция Маслоу оказала большое влияние на развитие теории и практики современного управления. Однако жизнь показала, что в данной концепции есть ряд уязвимых моментов:

1. потребности по-разному проявляются в зависимости от многих ситуационных факторов (содержание работы, положение в организации, возраст, пол и т.д.);
2. не всегда соблюдается жесткое следование одной группы потребностей задругой, как это представлено в иерархической структуре Маслоу;
3. удовлетворение верхней группы потребностей необязательно приводит к ослаблению их воздействия на мотивацию. Маслоу считал, что исключение из этого правила является потребность самовыражения, которая может не ослабевать, а даже усиливать свое действие на мотивацию по мере ее удовлетворения.

Теория двух факторов Герцберга. На рубеже  50-60-х годов XX века Фредерик Герцберг совместно с рядом коллег провел исследование, касающееся выяснения того, какие факторы, оказывающие мотивирующее и демотивирующее воздействие на поведение человека, вызывают его удовлетворенность или же неудовлетворенность.

Герцберг пришел к  заключению, что факторы, действующие  в процессе работы, влияют на удовлетворение потребностей. Гигиенические факторы (размер оплаты, условия труда, межличностные  отношения и характер контроля со стороны непосредственного начальника), всего лишь не дают развиться чувству неудовлетворенности работой. Для достижения мотивации необходимо обеспечить воздействие мотивирующих факторов - таких, как ощущение успеха, продвижение по службе, признания со стороны окружающих, ответственность, рост возможностей.

Теория потребностей Д.Мак-Клелланда. Эта концепция потребностей в продолжение предыдущих изучает и описывает влияние на поведение человека потребности достижения, потребности соучастия и потребности властвования. Мак-Клелланд рассматривает эти потребности как приобретенные под влиянием жизненных обстоятельств, опыта и обучения.

Потребность достижения – проявляется в стремлении человека достигать стоящих перед ним целей более эффективно, чем он это дела раньше. Люди с высоким уровнем потребности достижения предпочитают самостоятельно ставить свои цели. Люди с выраженной потребностью достижения склонны принимать умеренно рискованные решения и ожидают немедленной обратной связи от осуществленных ими действий и принятых решений. Им нравится отвечать за выполнение поставленных задач, и они легко берут на себя персональную ответственность.

Потребность соучастия – проявляется в виде стремления к дружеским отношениям с окружающими. Люди с высокой потребностью соучастия стараются устанавливать и поддерживать хорошие отношения, получать одобрение и поддержку со стороны окружающих, обеспокоены тем, что о них думают другие.

Потребность властвовать – развивается на основе обучения, жизненного опыта и состоит в том, что человек стремится контролировать процессы, протекающие в его окружении. Главная направленность данной потребности – стремление контролировать действия людей, оказывать влияние на их поведение, брать на себя за них  ответственность.

Люди с высокой мотивацией властвования могут быть подразделены на две группы, взаимоисключающие друг друга:

1 группа:		2 группа:
Лица, стремящиеся к  власти ради властвования. Их привлекает сама возможность командовать другими, интересы организации для них  часто отходят на второй план и даже теряют смысл.		Лица, стремящиеся получить власть ради того, чтобы добиваться решения групповых задач. Они  определяют цели, ставят задачи перед  коллективом и участвуют в  процессе их выполнения.