Функции менеджмента и пути их эффективного использования в деятельности организации

Современная теория менеджмента  имеет два абсолютно разных значения понятия «организация». Первое тождественно понятием «предприятие», «компания», «фирма». Второе понятие – это одна из функций менеджмента. Таким образом, организация (как функция менеджмента) – это процесс расстановки во времени и пространстве ресурсов, а также определение способов их взаимодействия.

В понятии «организация»  теория управления выделяет три элемента: норма управляемости, формализация управления и структура управления.

Норма управляемости –  это определение числа работников, которыми один человек может управлять  лично. Если у него под руководством будет большое количество людей, он не сможет уделить внимание каждому, если мало – будет недогружен. Практика управления эмпирически пришла к тому, что один руководитель может уделить достаточно внимание каждому подчиненному если их будет не более десяти. К примеру, из истории: в войске знаменитого полководца Чингисхана управление строилось следующим образом. Боевую единицу – десятку – составляли 10 воинов. Один из них был ее командиром –десятником. Десять десяток составляли сотню. Командовал ею сотник (через десятников). Десять сотен во главе с тысячником составляли тысячу. Десять тысяч воинов назывались тумен, и командовал ими темник.

Формализация управления – это установление взаимоотношения  полномочий и ответственности между сотрудниками в письменной форме ( в инструкциях, приказах, нормативов). Линейная подотчетность работников и менеджеров называется «командной цепочкой». Линия властных полномочий от вышестоящего начальника к нижестоящему определяется как «скалярная цепь».

Структура управления –  это схема управленческой иерархии предприятия. Структуры управления делятся на высокие и плоские. Высокие структуры имеют более трех ступеней управленческой иерархии. Их еще называют пирамидальными (рисунок 1.7).

 

 

 

 

 

 

1-й уровень – президент фирмы

2-й уровень – вице-президенты

3-й уровень – руководители  департаментов

4-й уровень – руководители  групп

Рисунок 1.7

 

Плоские структуры управления имеют лишь две-три ступени управленческой иерархии (рисунок 1.8).

 

 

 

 

1-й уровень –  директор

2-й уровень –  менеджеры

Рисунок 1.8

 

По утверждению современных теоретиков, число уровней иерархии должно быть минимальным. Иными словами, плоские структуры управления значительно эффективнее высоких.

На заре создания теории научного менеджмента Тейлор и его  единомышленники понимали высокую роль работника в любом деле. Однако, эффективная реализация этой роли складывалась не только из квалификации работника, но и из его желания хорошо работать. Поэтому на протяжении стольких лет в теории управления выделилась такая функция, как мотивация – процесс побуждения человека к деятельности под воздействием внутренних и внешних движущих сил для достижения личных целей и целей организации.

Целями функции мотивации  являются определение возможностей и мотивов (целевых установок) стремления сотрудников к интенсивному труду и создание условий для их реализации при выполнении необходимой (конкретной) работы для достижения желаемого результата деятельности предприятия.

Сущность мотивации сотрудников  в современном менеджменте состоит  в познании и реализации путей  их личных интересов, предоставлении им возможностей реализовать себя в процессе достижения целей организации.

Мотивация представляет процесс  побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Мотивация, рассматриваемая как процесс, теоретически может быть представлена в виде шести следующих одна за другой стадий, изображенных на рисунке 1.9.

 

Рисунок 1.9

На первой стадии работник ощущает, что ему чего-то не хватает. На второй – ищет пути устранения потребности (например, подавить, удовлетворить или не замечать). На третьей работник определяет, что он должен сделать, чтобы получить то, что необходимо для устранения потребности. На четвертой – затрачивает усилия для получения чего-то, что необходимо для устранения потребности. На пятой работник получает то, что он может использовать для устранения потребности. На шестой – устраняется потребность (полностью или частично). Таким образом в структуру мотива входят:

• потребность, которую хочет удовлетворить работник;
• благо (вознаграждение), способное удовлетворить эту потребность;
• действие, необходимое для получения блага.

Процесс мотивации очень  сложен и неоднозначен. Существуют различные теории мотивации, пытающиеся объяснить этот процесс. Их обычно делят на две большие группы. Первая группа теорий называется теориями содержания мотивации (или содержательными теориями мотивации). Эти теории анализируют потребности и их влияние на мотивацию человека. Вторая группа теорий называется теориями процесса мотивации (или процессуальными теориями мотивации). Эти теории изучают механизм удовлетворения потребностей и поведения людей с учетом восприятия ими ситуации.

В современном менеджменте  грамотно разработанная система  мотивации обеспечивает работнику:

1. Ощущение безопасности, а именно:

• материальную стабильность (адекватная заработная плата, ясная и максимально объективная система материального поощрения);
• душевный комфорт, базирующийся на прозрачной и предсказуемой организационной среде благодаря выработке и доведению до сведения всех общих корпоративных установок, налаживанию системы обратной связи.

2. Ощущение успешности, возникающее как следствие:

• созданного имиджа успешной компании и культа профессионализма;
• знание историй успехов сотрудников, места организации на рынке;
• адекватной оценки собственной рыночной стоимости.

3. Осознание собственной значимости, достигаемое за счет:

• внимания к особенностям личности работника;
• лично ориентированных поощрений;
• предоставления возможности реализации личных свобод.

4. Ощущение принадлежности социуму, достигаемое путем:

• формирования устраивающего круга общения;
• заботы о сотрудниках;
• предоставления возможности развития, наличия перспектив роста и самореализации, действенной системы обучения.

Контроль как функция  менеджмента представляет собой  вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность удержания предприятия на выбранном  пути достижения целей путем периодической оценки, сопоставления текущих результатов его деятельности с установленными планами и принятия необходимых корректирующих действий.

Более простой формулировкой  служит следующая: контроль – это  проверка выполнения поставленных задач.

В процессе управления контроль завершает весь процесс, начатый  выработкой и постановкой цели, дает начало новым управленческим действиям. Эффективный контроль предполагает постоянное взаимодействие со всеми другими функциями управления.

Контроль имеет двоякое  значение. С одной стороны, он нацелен  на своевременное выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации, с другой – на оценку добросовестности исполнителей. Необходимость проведения контроля:

• уменьшает неопределенность, характерную для изменчивой внешней среды организации
• помогает вовремя обнаружить и исправить свои ошибки
• выявляет позитивные тенденции и поддерживает сильные стороны организации
• предупреждает о возникновении кризисных ситуаций

Существуют разнообразные  виды контроля. Можно выделить внутренний и внешний контроль, по времени  осуществления и назначению выделяют предварительный, текущий и заключительный.

Объектами учета и контроля являются:

• средства и предметы труда, их приобретение и использование;
• персонал предприятия, его наличие и трудовое поведение;
• внешняя среда предприятия и происходящие в ней изменения;
• производственные и управленческие процессы, происходящие на предприятии.

Разработка планов, нормативов и стандартов

Процесс контроля можно представить  в виде схемы, изображенной на рисунке 1.10.

 

Получение фактических показателей  деятельности

Совершение действий по выполнению планов

Сопоставление фактических  показателей деятельности с нормативами и стандартами

Разработка планов, корректирующих действий

 

 

Определение отклонений

Анализ причин отклонений и оценка эффективности деятельности

 

 

Рисунок 1.10

Контроль оказывает влияние  на поведение людей в организации. Его главная цель состоит в  том, чтобы не допустить ошибок, недобросовестного  отношения к работе, обмана и т.п.

 

1.4. Зарубежный  опыт реализации функций менеджмента  в деятельности организаций

В менеджменте существует такое понятие как «модель менеджмента», ко-

торое представляет собой совокупность определенных приемов, методов и стилей управления организацией. Моделей существует достаточно много, истоки их разнообразия лежат в национальных характерах людей, определяемых различиями географических, исторических, социальных, культурных и др. условий их формирования.

В данной работе рассмотрены наиболее «продвинутые»  модели менеджмента: американская, японская и европейская. В указанных моделях в первую очередь существуют различия в содержании и понимании основных функций менеджмента.

В американской школе менеджмента содержатся следующие функции:

1. планирование (включая миссию, цели и прогнозирование);
2. организация (включая порядок использования власти, 
   разрешение конфликтов);
3. связующие процессы (включая, коммуникации и методы принятия решений);
4. обеспечение эффективности деятельности организации 
   (включая, управление трудовыми ресурсами, функционированием операционных производственных систем).

В японской школе менеджмента основные функции представлены в виде цикла:

1. планирования;
2. организация работы;
3. оперативное руководство;
4. мотивация;
5. координация;
6. контроль.

В европейской (немецкой) школе менеджмента цикл функций представлен в виде:

1. определение цели;
2. получение информации;
3. планирование;
4. принятие решений;
5. реализация;
6. контроль.

Если сопоставить представленные модели менеджмента, то обращают на себя внимание следующие особенности. В американской модели менеджмента большое внимание уделяется коммуникационным процессам, координации и прогнозированию как планированию в организации. В японской модели менеджмента основа эффективности жизнедеятельности любой организации ассоциируется с высококвалифицированным и активным персоналом. Поэтому мотивации придается первоочередное значение, а координация лишь способствует повышению результативности работы активного персонала. В европейской (немецкой) модели менеджмента большое значение придается целеполаганию, наличию достаточных объемов информации, принятию обоснованных решений.

Сравнительный анализ американской, японской и европейской моделей менеджмента показывает, что они достаточно близки между собой. На современном этапе это во многом определяется стремительным развитием транснациональных корпораций, стирающих границы в движении не только товаров и капиталов, но и трудовых ресурсов, привносящих свою субкультуру в любое общество.