Цели и функции управления предприятием и организацией

ООО ресторан “BuonoChibo” делает упор на два метода управления: экономические и социально-психологические. Выбор в пользу этих методов сделан по причине небольшого размера организации и особенностей работающего коллектива. Именно в следствие верного и совместного труда всего персонала предприятие является прибыльным.

 

1.5. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ.

Передача информации о  положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между подразделениями  фирмы осуществляется на базе современной  электронно-вычислительной техники  с применением различных информационных решений.

В менеджменте к информации предъявляются определённые требования: краткость, чёткость формулировок, своевременность  поступлений, точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, непрерывность сбора сведений.

Для современных предприятий  характерно применение высокоэффективных  систем информации, основанных на использовании  новейших технических средств автоматизированной обработки информации, объединённых в единую сеть.

Управленческая информационная система состоит из компонентов  обработки информации, внутренних и  внешних каналов её передачи, собственно информации.

Информационные системы  последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путём  применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчётов. Весь информационный процесс направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и аналитической информации.

Внутрифирменная система  информации выполняет следующие  функции: определение потребности  каждого конкретного менеджера  в объёме и содержании необходимой  ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы, определение  потребностей в технических средствах  фирмы в целом и каждого  менеджера в отдельности для  обеспечения необходимой информацией, централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду, использование технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации, разработка программных средств, прикладных программ.

В производственно-хозяйственном  подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации “ снизу  вверх”, а также конкретизация  информации “ сверху вниз”.

Важную роль в использовании  информации играют способы её регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное  хранение и представление информации в требуемой форме.

Своевременный и быстрый  доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного  решения любого рода задач. Оперативность  и качество формирования документов, слаженность работы справочно- информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Уменьшение времени, которое  тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки  документов, является одним из главных  способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в  централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в  архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые  процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых  шаблонов, регистрацию входящей, исходящей  и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием  к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки  и регистрации различных типов  информации, такой, как текстовые  файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа  нередко участвует большое количество сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой  участник делового процесса мог в  любое время получить доступ к  документу и к любой требуемом  информации. При этом важно соблюдать  строгое разграничение доступа  и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации  деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий.

Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация  взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может  потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а  также обмен документами с  деловым партнером. Это достигается  распределенным доступом к общим  базам данных и встроенной электронной  почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно  используемых баз данных системы.

ООО ресторан “BuonoChibo” широко использует в своей работе компьютеры. С помощью компьютеров администраторы и менеджер могут обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации.

1.6. СИСТЕМА КОНТРОЛЯ И УЧЕТА НА ПРЕДПРИЯТИИ.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях  действительных значений отзаданных или  их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Предметом контроля может  быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят  о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль можно классифицировать:

. по принадлежности к  предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),

. основанию для обязанности  (добровольный, по уставу, договорной, по закону),

. объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),

. регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Процесс контроля в общем  случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля

"Controlling" или частные проверки);

2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса  управления),

3. Планирование проверки: а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.); б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные); в) субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля); г) методы контроля; д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные); е) сроки и продолжительность проверок; ж) последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение значений  действительных и предписанных.

5. Установление идентичности  расхождений (обнаружение, количественная  оценка).

6. Выработка решения, определение  его веса.

7. Документирование решения.

8. Мета-проверка (проверка  проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный отчет).

10. Оценка решения (анализ  отклонений, локализация причин, установление  ответственности, исследование возможностей  исправления, меры по устранению  недостатков).

Для принятия решения о  контроле и организации процессов  контроля могут иметь значение ряд  критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и  его границы.

Контрольные системы могут  анализировать довольно широкий  класс явлений: от измерения выходов  организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях  управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет  оценить поведение фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в  результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление  об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и  является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации.

Трансфертные цены показывают экономические взаимоотношения  между отделениями. Они могут  устанавливаться двумя способами: на основе рыночных цен и на основе себестоимости. Поэтому имеются  определенные проблемы их использования  в качестве показателя.

На дивизиональном уровне успех рыночного контроля зависит от способности менеджеров корпоративного и дивизионального уровня достичь равнозначных решений по ценовым ресурсам. Это очень важно для главного офиса компании со многими отделениями.

Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При  этом компания должна оценивать или  прогнозировать достижение соответствующих  целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.

На дивизиональном уровне оцениваются объемы продаж, производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений и отражают поведение менеджеров отделений.

На функциональном уровне также оцениваются степень достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией отличительных  преимуществ, они одновременно - мощные методы контроля поведения персонала.

Контроль по индивидуальным результатам обычен на всех уровнях - высшие менеджеры, сбытовики, производственники  и т.д. Однако, когда есть затруднения в оценки деятельности (например, в сфере НИОКР или при коллективной работе), очень трудно оценить индивидуальную отдачу.

Несоответствующее использование  контроля по выходу может привести к отрицательным последствиям на всех уровнях организации.

Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования  поведения подразделений, функциональных органов и работников, при этом им предписываются наилучшие способы  достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают, что должно быть сделано, и таким образом стандартное поведение дает предсказуемый результат и предсказуемую реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях, но затруднительно их использование в противоположном случае. Менеджер должен отслеживать использование бюрократического контроля, чтобы убедиться в его соответствии. Следует иметь в виду, что этот вид контроля достаточно дорогой, во всяком случае, дороже рыночного.

Стандартизация - очень важный способ контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты входы, процессы и выходы. Входы контролируются с  тем, чтобы обеспечить на них высокое  качество человеческих или физических ресурсов. Процесс стандартизируется  с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных издержек и высокого качества. Организационные  выходы стандартизируются по специфическим  критериям конечной продукции, по качеству и сервисному обслуживанию. При стандартизации своей деятельности компания создает  эффективную систему наблюдения за своим функционированием.

Когда ни выходы, ни поведение  не могут отслеживаться или оцениваться, организация должна найти другие формы контроля. Контроль со стороны  коллектива наиболее полезен. Он основывается на создании внутренней системы результатов  фирмы. Эта форма контроля, когда  работники сами устанавливают нормы  и результаты своего поведения. Такой  контроль полезен в соединении со стандартизацией входов.

В большой организации  различные отделения или продуктивные линии могут иметь различные  культуры, и такая ситуация подрывает  связи между ними.

Контроль со стороны коллектива неудобен, когда компания быстро растет или меняется, так как нет времени  для учета этих организационных  изменений.

На практике различные  типы контроля используются компанией  одновременно и очень важно их правильное сочетание.

Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая кладется в основу принятия управленческих решений. Важнейшие  задачи учета:

. сбор, обработка и отображение  первичных данных о хозяйственной  деятельности,

. систематизация данных  с целью получения и обобщения  итоговой информации о хозяйственной  деятельности,

. создание исходной информационной  базы для планирования и осуществления  контроля за выполнением планов.