IАЕМ-контролiнг, як основа стратегiчного планування облiку i аналiзу розвитку пiдприємства

У дослідженнях кафедри контролю і аналізу господарської діяльності Донецького комерційного інституту під науковим керівництвом доцента Сухарьової Л..А. по програмі держбюджетної тематики "Внутрішній аудит комерційної діяльності підприємств в умовах формування ринкових відносин" (№ 01930033576) чітко просліджується реалізація конструктивного підходу до процесу організаційної побудови економічних служб підприємства (і особливо служби контролінгу), при якому визначаються інформаційні взаємозв'язки служби контролінгу з іншими економічними службами підприємства [63; 57].

Серед безлічі функціонуючих закордонних організаційних структур, звертають на себе увагу підприємства Німеччини, де просліджуються деякі особливості організаційної побудови служби контролінгу. Там існують наступні форми підпорядкованості: лінійна і штабна організації керування.

Лінійна організація, припускає  підрозділ контролінгу на два рівні керування. При цьому відбувається об'єднання з фінансовою сферою. Недолік цієї форми може полягати в тім, що фінансова сфера буде домінувати. З метою запобігання подібного явища контролінг часто включають у сферу керівництва.

Критичний аналіз даної організаційної структури контролінгової служби формує думка про недостатню обґрунтованість  і неприйнятність її для вітчизняних  підприємств, оскільки просліджується залежність служби контролінгу від інших економічних служб, що суперечить вимогам. пропонованим до контролінгу у відношенні його нейтральності.

З огляду на що негативну особливість лінійної організації керування, на багатьох підприємствах Німеччини контролінг функціонує з погляду штабної функції. При цьому він прямо підлеглий правлінню (рис. 2.2),

 

Рис. 2.2. . Фрагмент організаційної структури служби контролінгу в  Німеччині

Результатом логічних міркувань  вчених і практиків є те, що питання  внутрішньої організації контролінгу  висуваються в ранг дискусійних. Після включення в структуру підприємства служби контролінгу встає питання про ефективність роботи цієї служби, що у свою чергу виявляється в необхідності визначення основних вимог, пропонованих до неї.

На наш погляд, виконання викладених нижче вимог дозволить охарактеризувати роботу служби контролінгу як ефективну. До них відносяться:

·               створення системи збору оперативної інформації;

·               формування аналітичних звітів по витратах для керівників;

·               збільшення ступеня деталізації інформації про витрати;

·               рекомендації з ціноутворення;

·               аналіз і удосконалювання документообігу;

·               допомога в постановці задачі по автоматизації обробки інформації про фінансово - господарську діяльність;

·               і інші.

Логіка наших міркувань  привела до необхідності дослідження структури і складу спеціалізованої служби контролінгу на підприємстві.

З цього приводу існує точка зору, заснована на поетапному впровадженні служби контролінгу, де на початковій стадії достатнім буде включення до складу контролінгової служби 3-4 співробітників, наділених відповідними посадовими обов'язками [45; 15]. Ми цілком підтримуємо цю думку, тому що саме поетапне впровадження елементів системи контролінгу дозволить перебороти психологічний бар'єр без особливих на те витрат, а також дозволить одержувати споконвічно мінімальні вигоди при мінімальних витратах, тим самим розкриваючи повну картину переваг контролінгу, що волочуть за собою відповідно виправдане збільшення витрат на його розширення.

Поза залежністю від розмірів підприємства даний склад служби контролінгу дозволить сконцентрувати увага керівництва на витратах підприємства, що у свою чергу, вплине на правильність вибору і прийняття управлінських рішень з метою досягнення найкращих фінансових результатів. Значні ж по розмірах підприємства з метою витягу максимальних вигод від використання контролінгу вправі розширити штат даної служби, поглиблюючи і деталізуючи функціональну спрямованість у залежності від цілей і можливостей підприємства.

Авторами книг вироблені  науково-практичні рекомендації з  регламентного забезпечення функціонування служби контролінгу у виді розробки варіанта Посадової інструкції контролера і Положення про службу контролінгу  на підприємстві.

Виходячи з вищевикладеного, очевидним є те, що служба контролінгу, органічно убудована в систему  економічних служб підприємства, є функціонально відособленим напрямком у його роботі, що дозволяє оптимізувати діяльність інших економічних служб із погляду аналітичних позицій, а також найбільш повно реалізувати можливість вироблення альтернативних підходів для прийняття оперативних і стратегічних управлінських рішень. Розроблена і запропонована нами організаційна модель раціональної побудови економічних служб підприємства. (рис. 2.3.) підкреслює значимість вищесказаного.

 

.

Рис. 2.3. Організаційна модель побудови економічних відділів торгово-промислових  підприємств

 

 

2.2 Інформаційне  забезпечення оперативного контролінгу

З метою дослідження проблем інформаційного забезпечення зупинимося на визначенні понять «інформаційне забезпечення», «інформаційні потоки», «інформаційні системи».

Не вдаючись у критичні міркування з приводу трактування  цих термінів, виділимо їхні основні риси, а також елементи структурної організації інформаційного забезпечення.

Функціонування будь-якої системи керування вимагає правильної організації інформаційного забезпечення, тобто наявності сукупності оброблених зведень про стан об'єктів фінансово-господарської діяльності, що задовольняють вимоги керуючого блоку. У свою чергу інформаційне забезпечення містить у собі інформаційну систему, що володіє необхідним інформаційним фондом (персоналом і технічними засобами) і системою інформаційних потоків. Інформаційна система являє собою комунікації персоналу підприємства щодо питань, що стосується їх професійної діяльності.

Ми підійшли до цих елементів інформаційного забезпечення, тобто до інформаційних потоків, що являють собою рух (переміщення) інформації між людьми (співробітниками підприємства) або між підрозділами. Сукупність такого роду переміщень являє собою систему інформаційних потоків, що дають можливість здійснювати який-небудь процес. Система інформаційних потоків - це система потоків інформації, що дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність.

Виходячи з того, що потреба  в інформації породжується необхідністю вирішувати конкретні задачі керування, очевидним є, що система керування й інформаційна система повинні бути в тісній усебічній взаємодії. При цьому інформаційну систему можна розглядати як підсистему керування.

Визначивши логічну послідовність формування інформаційного забезпечення, зупинимося на початкових елементах даного процесу, тобто на дослідженні інформаційних потоків як найбільш значимої частини, що забезпечує нормальну роботу підприємства.

В основу дослідження інформаційних потоків покладено наступну послідовність:

·               аналіз існуючих інформаційних потоків на підприємстві з метою оптимізації всієї системи інформаційних потоків;

·               формуванні інформаційних потоків оперативного контролінгу й органічне їхнє включення в систему інформаційних потоків підприємства;

·               розробка комплексного підходу в дослідженні інформаційних, потоків при підготовці проекту автоматизації обліку, контролю й аналізу на підприємстві.

Отже, основна мета і призначення  інформаційних потоків - це оптимізація  роботи підприємства. Шляху досягнення, цієї мети різними авторами розглядаються по-різному. Дослідженнями інформаційних потоків на підприємстві займалися Гільде Э.К., Шмигель А.Д., Якубова Б.А. і ін.

Наприклад, систему народногосподарського  обліку А.Д. Шмигель розглядав з погляду ієрархічного принципу, де систему обліково-економічної інформації підприємства вважав первинною ланкою чи підсистемою системи народногосподарського обліку.

Скористаємося даним підходом при дослідженні руху інформаційних потоків обліково-економічної інформації в рамках підприємства.

Формування обліково-економічної інформації відбувається на рівні здійснення господарських операцій, угруповання яких приводить до створення підсистем обліково-економічної інформації з конкретних напрямків фінансово-господарської діяльності підприємства. Плавний і поступовий перехід інформації з підсистеми нижчої ланки в підсистему вищої ланки за допомогою руху інформаційних потоків супроводжується послідовним нагромадженням даних, їхньою переробкою, угрупованням і добором.

Ще одним, дуже важливим моментом, при формуванні системи обліково-економічної інформації є те, що обробка і використання даних повинні здійснюватися інтегровано. «Інтеграція повинна пронизувати весь інформаційний процес. Так, та сама первинна інформація використовується для різних, інформаційних потреб; зведення, передаються по одиничних каналах тільки один раз в одному напрямку - в обчислювальний центр, а відтіля можуть бути, викликані будь-яким органом керування» [65; 12].

Вищенаведені аргументи  підтверджують необхідність автоматизації всього інформаційного процесу на підприємстві. Обсяг постійно рухомий інформаційних потоків на сучасних підприємствах настільки великий, що обробка інформації вручну буде не тільки дуже затратна, але і недоцільна і неефективна з метою оперативного представлення даних для прийняття управлінських рішень.

Питанням автоматизації  процесу збору й обробки інформації присвячені роботи вчених Нарибаєва  К.Н., Ісакова В.И, Розенберга М.Я., Островського О.М. Підходи різних вчених у дослідженні інформаційної системи підприємства виявляють собою єдність у тім, що серед безлічі підсистем у керуванні підприємством вони виділяють підсистему «Бухгалтерський облік» як найбільш складну і «інформативну», тобто основу, що створюється, для функціонування інших підсистем. З врахуванням цього дослідження інформаційних потоків проводилося щодо підсистеми АСУ «Бухгалтерський облік». Скористаємося даними дослідженнями з метою формування інформаційних потоків підсистеми "Оперативний контролінг" і організації їхньої взаємодії з іншими підсистемами підприємства.

Перш ніж вивчати дану проблему в глибину, необхідно визначити. загальні вимоги, яким повинна відповідати  контролінгова інформація. Природно, що якість вихідної інформації підсистеми «Оперативний контролінг» у більшій мірі залежить від якості вхідної інформації, що надходить з інших підсистем. На цьому формується судження про те, що на границі, переходу потоків інформації з різних підсистем у підсистему «Оперативний контролінг» необхідне дотримання визначених інформаційних вимог. До основних з них можна віднести:

·               своєчасність, тобто представлення в необхідні для конкретної ситуації терміни,

·               вірогідність, тобто відповідність дійсним фактам господарського життя,

·               корисність, тобто ефект від використання інформації повинний перекривати витрати на її одержання;

·               зрозумілість, тобто бути здатної до сприйняття без додаткових зусиль,

·               регулярність надходження.

Відповідно і на виході з підсистеми «Оперативний контролінг» до інформації пред'являються визначені вимоги, що багато в чому збігаються з попередніми., і щоб виключити повторення, виділимо лише відміні вимоги:

·               надійність, тобто відсутність істотних помилок (на відміну від вхідної інформації вірогідність с бажаною, але не обов'язковою),

·               доречність, тобто здатність впливши на рішення користувачів, допомагаючи їм оцінити минулі, дійсні і майбутні події,

·               порівнянність, тобто можливість зіставлення даних;

·               об'єктивність і нейтральність, тобто воля від однобічності, (інформація не є нейтральною, якщо за допомогою добору чи форми представлення вона впливає на рішення й оцінки зацікавлених користувачів).

Зрозуміло, що система збору  контролінгової інформації спирається на функціонуючу систему інформаційних  потоків на підприємстві. А з цього випливає, що службі контролінгу не удасться побудувати свою підсистему збору інформації без від налагодженості роботи інших інформаційних потоків на підприємстві. В цьому відношенні ми поділяємо думку про те, що «система інформаційних потоків контролінгу повинна бути органічно убудована в загальну систему інформаційних потоків підприємства» [12; 21]. У розвиток цієї думки авторами розроблений і пропонується варіант упровадження інформаційних потоків підсистеми «Оперативний контролінг» у єдину систему інформаційних потоків підприємства.

Інформація, що надходить  у підсистему «Оперативний контролінг» для обробки, повинна бути згрупована відповідно до основних елементів витрат, сконцентрованих в даній підсистемі. При цьому її метою на рівні входу є збір і угруповання всіх необхідних даних у розрізі елементів підсистеми. Вироблення альтернативних варіантів по управлінському впливі на інші підсистеми з метою оптимізації їхньої роботи і досягненню максимальних вигод, а також по оптимізації алгоритму «витрати - випуск» є метою підсистеми «Оперативний контролінг» на виході. Отже, рух інформаційних потоків контролінгу відбувається в розрізі основних функцій керування. Однак, якщо функціонуючі інформаційні потоки підприємства недосконалі (тобто існує безліч «вузьких» місць, зайвих ланок, що дублюють інформацію і т д.), то робота з впровадження інформаційних потоків контролінгу також принесе мало користі. Тому формування інформаційних потоків контролінгу повинне проводитися паралельно з перебудовою й оптимізацією всієї системи інформаційних потоків підприємства, усього документообігу, а. також автоматизації процесу передачі інформації.