Организация деятельности инспекции по работе с налогоплательщиками

В общении с налогоплательщиками со стороны должностных лиц, ведущих прием, недопустимы:

• любого вида высказывания и действия дискриминационного характера в отношении признаков пола, возраста, расы, национальности, языка, гражданства, социального, имущественного или семейного положения, политических или религиозных предпочтений;
• высокомерный тон, грубость, заносчивость, некорректность замечаний;
• споры, дискуссии и действия, препятствующие нормальному общению.

При общении  с налогоплательщиками должностные лица, ведущие прием, должны проявлять выдержку и быть готовы к неадекватному поведению с их стороны, в том числе проявлению агрессии.

В случае конфликтного поведения со стороны налогоплательщика должностным лицам, ведущим прием, необходимо принять меры для того, чтобы снять эмоциональное напряжение налогоплательщика, а затем спокойно разъяснить ему порядок решения вопроса.

Если налогоплательщик ведет себя агрессивно, позволяет грубые и нецензурные высказывания в адрес налогового инспектора или налоговой службы, категорически не участвует в диалоге, должностное лицо, ведущее прием, вправе отказать ему в дальнейшей работе, пригласив для разъяснения и устранения конфликтной ситуации начальника/заместителя начальника отдела по работе с налогоплательщиками. Отказ, несмотря на сложность и двусмысленность ситуации, должен быть выполнен в корректной форме [48, с.10].

Пример: «Простите, но, к сожалению, я не смогу продолжить работу с Вами. Надеюсь, что ваш вопрос сможет решить начальник отдела работы с налогоплательщиками, которого я приглашу сюда прямо сейчас».

Информация  о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, ведущего прием налогоплательщиков, должна быть размещена на личной информационной табличке (бейдже) и/или на рабочем месте.

Кроме того, в целях упорядочения организации работы с налогоплательщиками рекомендуется в случае, если количество заявителей, обращающихся в соответствующий территориальный налоговый орган, превышает 70 человек в день, выделить сотрудника для исполнения функций администратора – организатора работы по приему налогоплательщиков (далее – администратор).

В полномочия администратора входит предоставление информации по общим вопросам, в том числе:

• порядка и сроков предоставления государственных услуг (исполнения государственных функций);
• месторасположения и графика работы окон (кабинетов) приема, выдачи документов, окон (кабинетов) информирования налогоплательщиков;
• местонахождения и графика работы вышестоящих органов;
• иным общим вопросам.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с приветствия, информации о наименовании налогового органа, в который позвонил налогоплательщик, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

Пример: «Здравствуйте! (Возможно: доброе утро, добрый день, добрый вечер, в зависимости от времени суток) Управление Федеральной налоговой службы по Республике Мордовия, старший государственный налоговый инспектор Татьяна Ивановна Сидорова, чем могу быть полезна?»

Необходимо  предложить налогоплательщику представиться, назвав фамилию, имя, отчество и должность, а также реквизиты организации, которую он представляет.

Ответ налогоплательщику  должен быть максимально информативным, подробным (если в этом есть необходимость). Все разъяснения должны даваться в вежливой корректной форме.

Во время разговора следует четко произносить слова, избегать «параллельных разговоров» с окружающими и, по возможности, не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В случае, если возникла острая необходимость, вы можете ответить на другой телефонный звонок, предварительно извинившись перед налогоплательщиком и кратко обрисовав ему ситуацию.

Пример: «Простите, мне необходимо ответить на звонок по второй линии, если вас не затруднит, не вешайте, пожалуйста, трубку. Через 30 секунд я вам отвечу».

После ответа на звонок по второй линии необходимо еще раз извиниться и поблагодарить за ожидание.

Пример: «Еще раз  приношу свои извинения за доставленное неудобство. Благодарю вас за ожидание!»

При невозможности  самостоятельно ответить на поставленные вопросы необходимо извиниться перед налогоплательщиком и предложить ему консультацию другого специалиста, более компетентного в данном вопросе. Нужно пояснить, что консультацию налогоплательщик может получить через несколько секунд, после того, как его соединят с нужным специалистом по внутренней связи, или сообщить обратившемуся налогоплательщику телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае переадресации (перевода) звонка на другое должностное лицо, прежде чем начнется консультация, необходимо специалисту, которому предстоит продолжить разговор с налогоплательщиком, суть запроса, назвать полное имя обратившегося.

Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

В случае, если сотруднику территориального органа ФНС России, принявшему звонок, требуется время для выяснения нужной налогоплательщику информации, необходимо записать номер звонящего и в обязательном порядке перезвонить ему. Рекомендуется уточнять время возможного звонка.

Пример: «Я перезвоню в удобное для Вас время. Какое время удобно для Вас?»

В случае необходимости отказа налогоплательщику в удовлетворении его запроса по тем или иным причинам следует использовать корректную, вежливую форму.

В конце беседы сотрудник территориального органа ФНС России должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять для того, чтобы устранить (решить) возникшую проблему (кто именно, когда и что должен сделать) [89, с.10].

В заключение необходимо поблагодарить налогоплательщика за звонок.

Пример: «Благодарю Вас за звонок, надеюсь, что вы удовлетворены ответом. По всем возникающим вопросам вы можете звонить по телефону 33333333 в будние дни, с 9 до 18 часов. Кроме того, подробная информация есть на официальном сайте УФНС России по Мордовии (адрес сайта). Всего доброго, до свидания!»

Телефонное  информирование должно осуществляться ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в течение всего рабочего дня, без перерыва на обед. Для того чтобы телефонный консультант был доступен налогоплательщикам в обеденное время, перерыв необходимо организовывать по «скользящему» графику, с тем, чтобы у телефона всегда находился один из сотрудников отдела.

Сотрудник, осуществляющий подготовку письменного ответа на обращение налогоплательщика (далее – письмо), должен соблюдать следующие основные требования:

• письмо не должно быть длинным (оптимальный вариант – 1 – 2 страницы формата A – 4);
• письмо должно быть четким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, сложная профессиональная лексика);
• всегда необходимо придерживаться единого стиля письма;
• следует избегать слов, не имеющих юридически зафиксированного значения, которые могут создать проблему понимания в конфликтной ситуации;
• ответ налогоплательщику должен даваться по существу поставленных в его обращении вопросов;
• в случае обоснованных претензий налогоплательщика на действия налоговых органов необходимо принести извинения от имени руководителя налогового органа.

Должностным лицам, осуществляющим прием налогоплательщиков, рекомендуется носить форменную  одежду.

При отсутствии форменной одежды должностным лицам, осуществляющим прием налогоплательщиков, следует носить костюмы (платья) спокойных тонов и обувь строгого делового стиля, подчеркивающих аккуратность и опрятность сотрудников. Длина юбки – до колена (плюс-минус 5 см), длина брюк – до основания каблука, блузка (рубашка) – однотонная, спокойных светлых тонов и свободного покроя со строгим воротником, на пуговицах.

Женщинам рекомендовано  соблюдать скромность и умеренность в использовании аксессуаров (в том числе – ювелирных украшений и бижутерии). Допустимы небольшие скромные часы (ремешок: кожаный или металлический, аккуратный браслет), небольшой шейный платок, подходящий по цветовой гамме к костюму. В случае, если блузка заправлена в юбку, – аккуратный ремешок на юбке. Женщинам рекомендован легкий макияж (тональный крем, пудра, тушь для ресниц). Ногти на руках должны содержаться в идеальном состоянии. Волосы должны быть чистыми, уложенными в прическу. Длинные волосы должны быть убраны.

Вне зависимости  от времени года рекомендуется ношение чулок (колготок) телесных оттенков.

В помещениях, предназначенных для приема налогоплательщиков (операционных залах или кабинетах), должны быть оборудованы зоны для ожидания, информирования и приема.

Места для ожидания должны быть оборудованы стульями, столами (стойками) для возможности  оформления документов. Кроме того, на столах должны находиться письменные приборы, необходимые для заполнения и оформления документов.

Необходимо  следить за порядком на столах, за которыми идет заполнение документов налогоплательщиками. На них не должно быть испорченных, использованных бланков и посторонних предметов, кроме того, на столах не должна находиться информация о компаниях, оказывающих коммерческие услуги (буклеты, визитные карточки, проспекты и так далее).

В секторе для ожидания рекомендуется иметь систему звукового информирования.

Зона для  информирования должна располагаться  в непосредственной близости от зоны ожидания.

Зона для  информирования должна быть оборудована  информационными стендами (стойками). Стенды (стойки) должны располагаться  в доступном для просмотра (в том числе при большом количестве посетителей) месте, представлять информацию в удобной для восприятия форме. Тексты материалов, размещенных на стендах (стойках), должны быть напечатаны удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять заметным шрифтом.

Стенды (стойки) должны содержать актуальную и исчерпывающую информацию. Начальник отдела работы с налогоплательщиками несет персональную ответственность за актуализацию информации, представленной на стендах. Контроль информационного наполнения стендов осуществляет Руководитель МРИ ФНС №1 по РМ (заместитель руководителя).

Информация, размещаемая  на стендах, должна быть завизирована начальником отдела работы с налогоплательщиками, также необходимо указать дату ее размещения.

Зона для  информирования должна быть оборудована  стульями, столами (стойками) для возможности  оформления документов. На столах должны быть в наличии канцелярские принадлежности для письма.

Сектор для  информирования может быть оборудован световым информационным табло (видеоэкран с информацией). Световое информационное табло размещается недалеко от входа в помещение, где осуществляется прием граждан.

В секторе ожидания должно быть естественное и искусственное освещение, окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др., помещение оснащается оборудованием для поддержания температуры, влажности и скорости движения воздуха в соответствии с действующими санитарными нормами микроклимата производственных помещений.

Для удобства налогоплательщиков помещения для приема налогоплательщиков должны быть снабжены подробной навигацией. Вся навигация и оформление должны быть выполнены в едином стиле.

Помещения для  приема налогоплательщиков рекомендуется  оборудовать электронной системой управления очередью и Web-камерами, которые предназначены оптимизировать потоки посетителей.

В помещениях для приема налогоплательщиков рекомендуется иметь компьютеры общего доступа со справочно-правовыми системами и программными продуктами, разработанными ФНС России, и доступом на официальный сайт ФНС России по РМ.

В помещениях для приема налогоплательщиков не должно быть никакой лишней информации, подготовленной по инициативе сотрудников налогового органа (разнообразных «неформальных» объявлений типа «Дверями не хлопать», «Юридические лица здесь не обслуживаются», «Справок не даем», «Обед с 13 до 14» и т.д.).

Рабочее место  налогового инспектора, осуществляющего  прием граждан, должно содержаться  в образцовом состоянии. На столе не должно присутствовать посторонних предметов, отвлекающих инспектора и налогоплательщика от сути беседы. Недопустимо содержание на рабочем месте фотографий и прочих предметов, посвященных личной жизни налогового инспектора.

Таким образом, качество работы с налогоплательщиками зависит от того, насколько услуги, предоставляемые налоговыми органами, соответствуют потребностям и запросам налогоплательщиков. Качественное обслуживание является ключевым фактором повышения уровня добровольного исполнения налогоплательщиками своих обязательств, что в свою очередь значительно упрощает контроль за уплатой налогов, сокращает административные затраты и способствует высвобождению людских ресурсов, которые могут быть перенаправлены на работу с категорией недобросовестных налогоплательщиков. Перейдём к изучению необходимости автоматизации работы территориальных налоговых органов по обслуживанию налогоплательщиков.