Практика исчисления и взимания налога на доходы физических лиц

(15 000 руб. - 3000 руб.) x 13% = 1560 руб.

На руки работник получил:

15 000 руб. - 1560 руб. = 13 440 руб.

Бухгалтер ЗАО «Техсервис» сделал в учете следующие проводки.

31 января 2012 г.:

Дебет 26 Кредит 70

- 15 000 руб. - начислена заработная  плата работнику за январь 2012 г. (в составе общей суммы заработной платы по организации);

Дебет 70 Кредит 68, субсчет  «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»,

- 1560 руб. - удержан налог  на доходы физических лиц.

6 февраля 2012 г.:

Дебет 50 Кредит 51

- 13 440 руб. - получены в  банке денежные средства на  оплату труда за январь 2012 г. (в составе общей суммы заработной платы по организации);

Дебет 70 Кредит 50

- 13 440 руб. - выдана  заработная плата работнику за  минусом удержанного налога (в  составе общей суммы заработной  платы по организации);

Дебет 68, субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц», Кредит 51

- 1560 руб. - налог  на доходы физических лиц перечислен в бюджет (в составе общей суммы платежа по организации).

За 2011 г. Сидоров  заработал 180 000 руб. (15 000 руб. x 12 мес.). Из этих денег в течение года бухгалтерия  ЗАО «Техсервис» удержала 18 720 руб. налога ((180 000 руб. - (3000 руб. x 12 мес.)) x 13%).

Документами, подтверждающими  право на стандартные налоговые  вычеты по НДФЛ, предоставляемые в  размере 3000 руб. различным категориям налогоплательщиков, указанным в  пп. 1 п. 1 ст. 218 Налогового кодекса РФ, могут, в частности, являться:

• специальные удостоверения инвалидов (Великой Отечественной войны, детства, I и II групп и т.д.), участников ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС и т.д.;
• справки (военного комиссариата, врачебно-трудовой экспертной комиссии, органов здравоохранения, т.д.);
• другие документы, выданные уполномоченными органами, являющиеся основанием для предоставления данного вычета.

Неправомерное предоставление работникам стандартных  вычетов или неправильное их применение могут привести к неполному удержанию  НДФЛ и, соответственно, к начислению штрафа по ст. 123 НК РФ. В частности, оштрафуют компанию за неуплату НДФЛ при отсутствии заявлений работников и документов, подтверждающих право на вычет (см., например, Постановления ФАС Поволжского округа от 03.07.2012 N А55-19965/2011). Поэтому в случае, когда компания самостоятельно обнаружила ошибки в предоставлении вычетов, необходимо пересчитать налог, удержать соответствующие суммы НДФЛ с работников или сообщить в инспекцию о невозможности удержания в порядке, установленном п. 5 ст. 226 НК РФ. Если справки по форме 2-НДФЛ уже представлены в налоговый орган, то необходимо подать уточнения. Если первоначальные справки 2-НДФЛ представлены своевременно, то оснований для привлечения организации к ответственности по ст. 126 НК РФ не будет. Такого мнения придерживаются и суды.

Принято считать, что неоформленный работник бесправен  и потому безобиден. К тому же он сам настаивал на работе без оформления, поэтому неприятностей вроде  бы ждать неоткуда. Однако наличие  такого работника может оказаться для компании бомбой замедленного действия. Ведь если человек с ведома и по поручению работодателя приступил к работе, то, несмотря на то, что трудовой договор не оформлен, он все равно является заключенным. А значит, у компании автоматически возникают все связанные с этим обязанности, как перед работником, так и перед государством. И за невыполнение каждой из них - своя ответственность.

Открыться все  может, например, в результате несчастного  случая с этим работником на вашей  территории или конфликта с ним, после которого тот пожалуется на не оформление отношений в трудовую инспекцию, фонды, налоговую инспекцию, прокуратуру, обратится в суд и т.д. Для них это может стать поводом для проведения у вас проверок.

Для налоговиков  поступившая от граждан информация о не оформлении трудовых отношений - один из поводов включить компанию в план выездных проверок.

И если факт работы будет доказан судом, куда обратится  работник, либо этот факт сочтут доказанным проверяющие, ждите неприятностей. Причем иногда в качестве доказательств приема на работу суду достаточно одних только свидетельских показаний (бывших либо нынешних сотрудников, клиентов и других контрагентов, с которыми имел дело неоформленный работник).

 Директора  и компанию привлекут к административной  ответственности за нарушение трудового законодательства. Для компании это штраф от 30 000 до 50 000 руб. Для директора - штраф от 1000 до 5000 руб.

Срок давности привлечения к ответственности - 2 месяца со дня совершения нарушения. Нарушением тут будет не только само по себе не оформление трудового договора, но и невыполнение каждой из обязанностей работодателя, возникающих из отношений с этим работником (не ознакомление работника с внутренними документами, невнесение записи в трудовую книжку, отсутствие приказа о приеме на работу, не проведение обязательных медосмотров, невыдача средств индивидуальной защиты и т.д.). Оштрафуют за самое последнее нарушение, например за привлечение к работе в выходной без письменного согласия.

Если же директора  уже штрафовали в течение последнего года хотя бы за одно из таких же «трудовых» нарушений, то ему грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет. Дисквалифицировать могут в течение года с момента повторного нарушения.

Ссылаться на то, что работник сам отказался подписать  трудовой договор, скорее всего, будет бесполезно.

Инспекция и  фонды до начислят НДФЛ, взносы, пени и штрафы, если докажут, что неоформленный работник получал черную зарплату.

А если для выплаты  неоформленному сотруднику «белой» зарплаты ее начисляли другому человеку, то в ваших интересах для уменьшения доначислений переоформить выплаты в соответствии с действительностью. Но и в этом случае совсем избежать доначислений получится не всегда. Может возникнуть недоимка по страховым взносам, если:

(или) у работника  и у человека, который был оформлен вместо него, разный возраст. Тогда уплаченные в ПФР взносы могут оказаться неверно распределенными на страховую и накопительную части;

(или) зарплата  неоформленного человека начислялась  другому сотруднику компании  за «совмещение» и годовой доход последнего с учетом доплаты превысил 512 000 руб., а без нее до этой величины не дотягивает.

Аналогичные проблемы могут возникнуть и с НДФЛ, ведь у каждого свои вычеты.

Налоговая и  фонды оштрафуют за непредставление  отчетности по неоформленному работнику. Возможны штрафы:

• за не сдачу сведений персонифицированного учета по неоформленному работнику и, если зарплата работника-невидимки начислялась другому сотруднику, за недостоверные сведения по тому, кому начислялась его зарплата. Штраф для компании - 10% от суммы взносов с зарплаты каждого из них за каждый из отчетных периодов, штраф для директора - от 300 до 500 руб.;
• не сдачу 2-НДФЛ по неоформленному работнику. Штраф для компании - 200 руб. за каждую несданную справку, для директора или главбуха - от 300 до 500 руб.

Если с неоформленным  работником произойдет несчастный случай на территории фирмы, нужно будет уведомить целый ряд госорганов (в том числе трудовую инспекцию и прокуратуру) и назначить расследование. За попытку скрыть несчастный случай фирму могут оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб., а руководителя - от 500 до 1000 руб.

Страховое обеспечение пострадавшему работнику, несмотря на то, что он не был оформлен, должен выплатить ФСС (если работник туда обратится). Однако если работник получал «черную» зарплату, Фонд, скорее всего, потребует от компании возместить суммы страхового обеспечения, предъявив к ней так называемый регрессный иск. Если же зарплата была «белой» (то есть с нее платили взносы на «несчастное» страхование), но начислялась она другому человеку и после несчастного случая ее удалось переоформить на пострадавшего работника, то у Фонда претензий не должно быть.

При наступлении  страхового случая с работником он потребует через трудовую инспекцию  выплаты пособия по больничному  либо по беременности и родам. Пойти  на это может, к примеру, сотрудница, которая сначала отказалась от оформления, а позже, пополнив ряды будущих мам, решила все переиграть ради получения декретных и «детских» отпускных. Пособие придется выплачивать из своего кармана. Впрочем, если взносы на зарплату неоформленного работника будут до начислены, ФСС должен сумму пособия возместить.

Если выплачивать неоформленному работнику зарплату «в конверте» и он нигде не расписывался в ее получении, он может смошенничать - будет отрицать, что получал зарплату, и потребует ее с вас опять, да еще и с компенсацией за просрочку. Размер компенсации - 1/300 ставки рефинансирования от суммы задержанной зарплаты за каждый день просрочки. Когда письменных договоренностей о величине зарплаты нет, трудовые инспекторы могут рассчитать компенсацию исходя либо из МРОТ, либо из оклада, установленного вашим положением об оплате труда (штатным расписанием), и из графика работы для должности, по которой трудился работник.

Работник откажется  возмещать причиненные компании убытки, и суд может его поддержать. Известен такой случай. Суд установил  факт работы неоформленного сотрудника и присудил тому невыплаченные зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск. Несмотря на это, суд отказал компании во взыскании с этого работника убытков, которые возникли из-за того, что после окончания последней перед увольнением смены тот не сдал принадлежащие работодателю документы. Мотивировка у суда такая: во-первых, трудовой договор оформлен не был, а значит, и обязанности сдавать по окончании смены документы у работника не возникло. Во-вторых, поскольку бездействие не оформившей трудовой договор компании «не находится в правовом поле», она не вправе требовать судебной защиты своих интересов и «должна нести неблагоприятные последствия своего бездействия».

Опускные и компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемые работнику при увольнении, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). На практике достаточно часто возникает ситуация, когда работник использовал отпуск авансом и уволился до конца рабочего года. Тогда начисление отпускных, а равно как удержание с них НДФЛ, по сути, было произведено без должных на то оснований.

В такой ситуации, как правило, работодатель уменьшает  выплаты увольняемому работнику  на сумму задолженности. Однако работодатель может простить работнику сумму  излишне начисленных отпускных  или же взыскать ее через суд.

При прощении долга  у работника возникает новый  доход. В силу положений п. 1 ст. 210 НК РФ при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так  и в натуральной форме. Соответственно, с суммы прощеного долга работнику следует уплатить НДФЛ (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-04-06/6-106 и от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3).

Вместе с  тем при выплате отпускных  компанией уже был удержан  налог. Во избежание возникновения  двойного налогообложения спорных сумм представляется, что целесообразно на основании ст. 78 НК РФ зачесть сумму налога, уплаченную с отпускных, в счет НДФЛ, подлежащего перечислению с дохода в виде прощеного долга.

Для организации  данная ситуация сопряжена с определенными  налоговыми трудностями. Во-первых, если выплата отпускных и прощение долга приходятся на разные налоговые периоды, бухгалтеру потребуется внести изменения в отчетность. Кроме того, для осуществления зачета в налоговый орган необходимо будет представить два письменных заявления - не только от имени работодателя (налогового агента), но и от имени самого налогоплательщика (п. п. 4 и 14 ст. 78 НК РФ).

Что касается начисления страховых взносов, то чиновники относят сумму прощеного долга к выплатам, произведенным в рамках трудовых отношений, на которые взносы начисляются в общем порядке (Письмо Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 N 1283-19).

Если при  выплате отпускных взносы были начислены, то вносить изменения в отчетность, корректировать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и представлять уточненные декларации работодателю придется лишь в том случае, если выплата отпускных и прощение долга приходятся на разные налоговые периоды. Однако может сложиться ситуация, когда при выплате отпускных страховые взносы не были начислены (в частности, в связи с достижением предельного размера базы для начисления страховых взносов, составляющего 512 тыс. руб., на основании п. 1 Постановления Правительства России от 24.11.2011 N 974). В этом случае организации необходимо начислить страховые взносы на спорную сумму в периоде прощения долга.

Компания может  принять решение о взыскании  с работника излишне выплаченных  отпускных. В этом случае организации  необходимо будет скорректировать  базу по налогу на прибыль на сумму  ошибочных отпускных, которые, в свою очередь, будут возвращены. Для этого бухгалтеру необходимо будет высчитать сумму переплаченных отпускных, а также сумму НДФЛ, на которую организация уменьшит перечисляемые в бюджет суммы НДФЛ за данного сотрудника.

Корректировка суммы отпускных при увольнении работника до окончания рабочего года

Сумму отпускных, подлежащую удержанию у увольняющегося работника, можно рассчитать следующим  образом:

- определить  стаж работника, дающий право  на ежегодный оплачиваемый отпуск, по правилам ст. 121 ТК РФ (при этом стаж определяется в полных месяцах: менее 15 дней отбрасываются, а 15 дней и более - округляются до полного месяца);

- определить  количество дней отпуска, соответствующее  продолжительности стажа работника  (продолжительность отпуска, полагающегося работнику, разделить на 12 месяцев и умножить на количество месяцев, включенных в стаж);

- количество  дней отпуска, на которые работник  имеет право, умножить на среднедневной  заработок, использованный при  исчислении отпускных;