Информационная поддержка принятия политических и административных решений

Рис.1 Информационная технология поддержки  принятия решений как инерациональный процесс

Окончание инерационального процесса происходит по воле человека. В этом случае можно говорить о способности информационной системы (ИС) совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений.

Дополнительно к этой особенности  ИТ поддержки принятия решений можно указать ещё ряд её отличительных характеристик:

ориентация на решение плохо  структурированных (формализованных) задач;

сочетание традиционных методов доступа  и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач  на их основе;

направленность на непрофессионального  пользователя компьютера;

высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться  к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также  требованиям пользователя.

ИТ поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем, и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.³

Рассмотрим структуру системы  поддержки принятия решений (рис.2), а также функции составляющих её блоков, которые определяют основные технологические операции.

Рис.2. Основные компоненты информационной технологии поддержки принятия решений

В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная  подсистема, которая состоит из системы  управления базой данных (СУБД), системы  управления базой моделей (СУБМ) и  системой управления интерфейсом между  пользователем и компьютером.

База данных. Она играет в ИТ поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчётов при помощи математических моделей.

Рассмотрим источники данных и  их особенности.

1. Часть данных поступает от ИС операционного уровня. Чтобы использовать их эффективность, эти данные должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются две возможности:

- использовать для обработки  данных об операциях фирмы  систему управления базой данных, входящую в состав системы  поддержки принятия решений;

- сделать обработку за пределами  системы поддержки принятия решений,  создав для этого специальную  базу данных. Этот вариант более  предпочтителен для фирм, производящих  большое кол-во коммерческих операций. Обработанные данные об операциях  фирмы образуют файлы, которые  для повышения надёжности и  быстроты доступа хранятся за  пределами системы поддержки  принятия решений.

2. Помимо данных об операциях фирмы для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

3. Важное значение, особенно для поддержки принятия решений на верхнем уровне управления, имеют данные из внешних источников. В числе необходимых внешних данных следует указать данные о конкурентах, национальной и мировой экономике. В отличие от внутренних данных внешние данные обычно приобретают у специализирующихся на их сборе организациях.

4. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в базу данных ещё одного источника данных - документов, включающих себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если в содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (поставщикам, потребителям, датам, видам услуг и др.), то система получит новый мощный источник информации.

Система управления данными должна обладать следующими возможностями:

- составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;

- быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

- построение логической структуры данных в терминах пользователя;

- использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

- обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

База моделей. Целью создания моделей  являются описание и оптимизация  некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки  принятия решений. Модели, базируясь  на математической интерпретации проблемы, при помощи определённых алгоритмов способствует нахождению информации, полезной для принятия правильных решений.

 

2. Развитие информационных технологий

 

Рассматривая пути становления  и развития технологий управления, следует отметить, что базой управления являются информационные технологии, поэтому история управления тесно связана с историей становления информационных технологий. Долгое время основными инструментами подготовки информации для принятия решений была память человека, а устройствами ввода/вывода выступали только его язык и слух.

Первая информационная революция  наступила после изобретения  письменности и книгопечатания, которые создали принципиально новые информационные технологии накопления информации, усиливающие память человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации является бумага, то такие информационные технологии называют бумажными технологиями.⁴

Следует отметить, что с появлением бумаги модернизации подвергались лишь процессы хранения информации, а процессы обработки информации традиционно возлагались на человеческий мозг. Ситуация существенно изменилась с изобретением ЭВМ, (вторая информационная революция). Сначала ЭВМ использовалась для проведения отдельных расчетов, а затем – для автоматизации отдельных информационных процессов. К первым примерам таких систем относятся административные системы обработки данных, которые использовались для автоматизации банковских и бухгалтерских операций, резервирования авиабилетов и т.д. Решающим в таких системах было то, что все они использовали автоматизированные информационные банки. Информация в этих банках постоянно накапливалась и обновлялась в реальном масштабе времени.

Таким образом, информационные банки представляют собой динамическую информационную модель, описывающую  деятельность конкретного предприятия. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационных банков - первый шаг на пути внедрения безбумажных  информационных технологий.

Дальнейшее развитие информационных технологий идет по пути объединения  ЭВМ в вычислительные сети (третья информационная революция) с целью  обмена информацией с удаленными ЭВМ. Необходимость такого пути продиктована бурным развитием научно- технического прогресса, который существенно усложняет процессы управления как экономикой страны, так и отдельным предприятием, и делает невозможным применение традиционных методов управления, основанных, как правило, на бумажной технологии. Это объясняется тем, что производительность человеческого мозга как аппарата переработки информации ограничена. Не решает проблему и группа людей, организованных для решения этих задач управления. Проблема возникает из-за появления узких мест в потоках информации, обусловленных низкой пропускной способностью человеческого мозга. Таким образом, решение этой проблемы требует частичного вывода человека из контура управления и замыкания процессов обработки информации на ЭВМ. В этом и состоит суть безбумажной технологии. Отметим, что внедрение безбумажной технологии выводит человека из контуров процессов рутинной обработки информации, оставляя за ним такие творческие процессы, как принятие решений.

Процесс развития информационных технологий, используемых для разработки управленческих решений, сопровождается созданием соответствующих им информационных систем. Первыми стали информационные системы, предназначенные для обработки  данных (СОД). К таким системам относятся системы, реализующие контрольные (учетные) функции, например, бухгалтерские и банковские системы. Дальнейшее развитие информационных технологий позволяет переместить акцент с автоматизации функций контроля (учета) н автоматизацию других функций управления. Сначала появляются, та называемые, информационные системы управления (ИСУ), которые автоматизируют операции по составлению управленческих отчетов. Затем появляются и системы поддержки принятия решений (СППР) которые облегчают решение слабо структурированных задач.

 Дальнейшее развитие  информационных систем, используемых  для автоматизации процессов разработки управленческих решений, идет по пути моделирования процессов человеческого мышления, который получил название искусственный интеллект. Важнейшим приложение искусственного интеллекта стали экспертные системы, представляющий собой новый класс компьютерных информационных систем, основанные на обработке знаний. К современным информационным технологиям, которые получили широкое распространение, также относятся технологии, предназначенные для улучшения коммуникационные возможностей персонала организации в общении между собой. Эти технологии предназначены для замены традиционных бумажные технологий ведения документооборота на современные – электронные. Так как современные информационные технологии реализуются  системах автоматизации офиса, то последние еще называют электронный офис.

 

3. Системы поддержки принятия решений

 

Система поддержки принятия решений (СППР) – decision-making support system (DMSS) представляет собой индивидуальную компьютеризированную информационную систему поддержки и оказания помощи тому лицу, которое принимает управляющие решения на линейном, штабном или руководящем уровне, и располагается непосредственно на его рабочем месте.

Одной из характерных особенностей систем СППР является то, что эти системы решают частные задачи, то есть, реализуют частные функции и являются частью стадий процесса принятия управленческого решения. В этом смысле может сосуществовать множество СППР, построенных на различных базах (методических основаниях), например:

· стадий процесса принятия решения по какой-либо задаче;

· задач в рамках какой-либо функции;

· задач подразделения  в составе структуры предприятия.

В такой ситуации оказывается  необходимой интеграция СППР различных уровней (или, по меньшей мере, обеспечение коммуникации между ними).

В результате интеграции мы получаем Executive Support System (ESS) - Исполнительную систему поддержки, которая поддерживает и оказывает помощь на различных стадиях или для различных функций на одном рабочем месте. Именно этот класс систем представляет собой истинную цель построения такого инструмента компьютеризированной поддержки и оказания помощи при принятии управленческих решений, для которого системы представления данных (Data Support - “информационная поддержка”) и системы СППР являются лишь “строительными блоками”, используемыми для ее возведения. В свою очередь, система ESS представляет собой компоненты для системы Management Support System (MSS) - система поддержки административно-управленческого персонала или On- Line Analytical Processing (OLAP). Такая система должна, как минимум, интегрировать широкоформатную таблицу, пакет статистического анализа, презентационную графику и мощный интерфейс к реляционным СУБД, поддерживающий обмены со многими файлами. Иногда в состав OLAP включают географическую информационную систему (ГИС). С другой стороны, компьютерная система поддержки принятия решений должна не только облегчить выбор оптимального решения, но и способствовать его реализации.⁵

Какие информационные системы  можно отнести к OLAP? Для ответа на этот вопрос в 1993 году Ф. Кодд опубликовал статью «Обеспечение OLAP для пользователей-аналитиков». Эта статья включала 12 требований к OLAP, которые в 1995 году были дополнены еще шестью. Все эти требования были разбиты на четыре группы, которые Ф. Кодд назвал «особенностями».

Основные особенности  (B): Многомерное концептуальное представление данных; Интуитивное манипулирование данными; Доступность; Пакетное извлечение против интерпретации; Модели анализа OLAP; Архитектура «клиент-сервер»; Прозрачность; Многопользовательская поддержка.

Специальные особенности  (S): Обработка ненормализованных данных; Сохранение результатов OLAP: хранение их отдельно от исходных данных; Исключение отсутствующих значений; Обработка отсутствующих значений.

 Особенности представления отчетов (R): Гибкость формирования отчетов; Стандартная производительность отчетов; Автоматическая настройка физического уровня.

Управление изменениями  (D): Универсальность измерений; Неограниченное число измерений и уровней агрегации; Неограниченные операции между размерностями.

Кроме правил Ф. Кодда, для  определения принадлежности информационных систем к OLAP существует тест FASMI (Fast Analysis of Shared Multidimensional– быстрый анализ разделяемой многомерной информации), который сформулирован в начале 1995 года. Тест выдвигает следующие требования к информационной системе: Fast (быстрый) – обеспечение выдачи ответов пользователям приблизительно в пределах 5 секунд; Analysis (анализ) – проведение любого логического и статистического анализа; Shared (разделяемой) – защита конфиденциальности; Multidimensional (многомерный) – многомерное концептуальное представление данных; Information (информация) – получение необходимой информации там, где в ней нуждаются.