Организация оптовых ярмарок и пути их совершенствования

Рассчитаем общую стоимость  аренды:

 руб.

 

Общая стоимость аренды за 4 дня  проведения выставки составит 4 324 800 руб.  Стендовая площадь выставки составляет  4000 по всему периметру павильона.

Застройку стендов выставки осуществляет генеральный застройщик “ГАО ВВЦ”, кем он и является.

Цена за 1 стенда экспонента составляет 1200 руб.

Также выставка-ярмарка выпускает  ежегодно рекламную продукцию и  полиграфию: визитки, пригласительные  билеты, каталог выставки, рекламные  буклеты, фирменные бланки участи я  в выставке.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие  в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры  экспоненту. Содержит условия участия  в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного  оборудования и услуг, предоставляемых  организатором.

Также в пакет заявочной документации необходимо включить сразу все дополнительные заявки и приложения, технические  требования к материалам, а именно: тематический рубрикатор; классификатор  продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров); информация/реклама в каталог  выставки, надпись на фризе стенда; потребность в конференц-залах, сценической  площадке, служебных и инфраструктурных помещениях и услугах 

Для эффективного привлечения как  больше экспонентов необходимо определить клиентскую базу и разработать рекламную  компанию. Важным пунктом в рекламной  компании является привлечение СМИ (теле, радио, печатные и Интернет). Соответственно, подготовить пресс-релизы и рекламные  макеты различных размеров и вариантов. Подготовить и сдать в печать в выбранную типографию рекламной  продукции.

 Разработать индивидуальные  и спонсорские программы. Для  крупных компаний, банков и СМИ  организаторы выставок предлагают  детализированный пакет участия  в выставке, который включает  максимальный набор рекламных  инструментов участия экспонента  в выставке по индивидуальной  программе способно принести  значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании.

Организаторам необходимо посещать выставки схожей тематики в крупных городах  для привлечения экспонентов.

В период проведения выставки организаторам необходимо проверять экспозиционный план и застройку отдельных стендов.  Бухгалтеру проверить  оплату экспонентов, и при выявлении должников связаться с ними. Технический директор должен держать под контролем организацию информационных стендов, обеспечением их информацией, рекламной продукцией. Также он отвечает за оформление выставочного комплекса изнутри и снаружи, символикой мероприятия, баннеры и стойки, организацию навигации по выставке – размещение указателей и надписей.

 

 

 

 

Разработка и  реализация оформления выставочного пространства

На данном этапе руководству  выставки-ярмарки необходимо инструктировать  персонал и распределить их обязанности.

Важным мероприятием в любом  проведении ярмарки-выставки это проведение анкетирования и опросов экспонентов  и посетителей. Для руководства  это служит основой для построения и корректировки стратегий. Объектами  исследования служат посетители и экспоненты, но для каждой группы существует свой тип анкет. Чаще всего в анкеты включают такие вопросы как  цели участия в выставке, оценка выставки, оправдание результатов и ориентации на участие в следующей выставке. Чтобы привлечь посетителей к  заполнению анкет необходимо применить  способы поощрения. На выставке-ярмарке  «Bath and SPA» каждая анкета имеет свой номер, и каждый номер участвует в розыгрыше призов.

Перед открытием выставки требуется  дополнительная проверка застройки  выставки. В период заезда экспонентов  руководство обязано координировать завоз оборудования и продукции.

При возможности провести фуршет для  экспонентов и VIP гостей.

В течение всех дней работы выставки необходим строгий контроль за состоянием стендов, оборудованием и другими технические вопросами выставки.

 В период работы выставки  руководство ведет переговоры  с экспонентами по предстоящим  проектам, для более эффективного  проведения последующих мероприятий.

Демонтаж выставки происходит после  закрытия выставки для посетителей, в нашем случае это 8 октября.

В конце выставке руководство подводит итоги выставки-ярмарки, а именно подготовка итоговых документов по договорам  с администрацией павильона и  генеральным застройщиком. В данном случае  это одна и та же организация «Государственное акционерное общество «Всероссийский выставочный центр». Оплата производиться после проведения выставки.

Следует отметить, что договоры с  выставочным павильоном и застройщиком на проведение выставки на следующий  год составляются за год. Аналогичная  ситуация происходит и с экспонентами.

Не стоит забыть и о подготовке официального отчета дирекции, которая включает в себя:

• экспозиционную информацию (фото и видео материалы)
• общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура участников и посетителей, др.,
• отчет о мероприятиях деловой, презентационной программы,
• отчет о рекламно-информационном сопровождении проекта,
• результаты статистического и социологического исследована по выставочному проекту
• приложения.

Все вышеуказанные отчеты используются в компании для формирования стратегии  и продвижения следующей выставки.

 

Пути совершенствования выставки-ярмарки «Bath and SPA»

Анализируя работу ярмарки-выставки «Bath and SPA» были выявлены несколько недостатков ярмарки и пути их совершенствования.

Первое что я хотела бы предложить это установление информационных терминалов. За прошедшие несколько лет терминалы  стали использоваться почти со всех сферах деятельности и получили повсеместное распространение. Информационно-справочные терминалы помогают компаниям оптимизировать собственную деятельность и за счет этого увеличить выручку от ее осуществления. Их достоинство состоит в том, что это быстрый и удобный доступ к информации в данном случае о ярмарке «Bath and SPA». Информационный терминал настолько удобен и пользуется популярностью, что сегодня без него невозможно представить торговый центр или молл.

Терминал необходимо снабдить информацией  об участниках ярмарки, отобразить интерактивный  план павильона, описание каждого участника  и пути прохода к тому или иному  экспоненту. Еще одно достоинство терминалов состоит в том, что их можно использовать в целях рекламы. Например, реклама того или иного участника ярмарки с помощью объявлений и всевозможных промо-роликов.  Реклама может транслироваться на экране аппарата и не отвлекать посетителя от поиска нужных данных.  Терминалы просты в использовании, поэтому каждый сможет разобраться в них и найти то, что необходимо.

Оборудование приобретается  в собственность. Их стоимость колеблется от 40 000 до 100 000 рублей.

Если выбирать терминал премиум - класса, его средняя стоимость  равна 52 500 рублей. Необходимо приобрести около 15 штук,  чтобы установить терминалы по всей территории павильона,

Итоговая сумма будет  равна:

 

Следующая проблема, которая  имеется на ярмарке это недостаток мест общественного пользования.  Необходима установка дополнительных туалетных кабин.

Кабины можно взять  в аренду или приобрести в собственность. Благодаря специальной конструкции  изделия легко собираются и транспортируются. Очистка помещения происходит с  помощью ассенизационной машины.  

Стоимость аренды туалетных модулей  зависит от количества. Например, взять в аренду 10 кабин среднего класса на месяц стоит 5 450 рублей. Здесь действует принцип, чем больше берешь, тем меньше платишь. Помимо этого, необходимо еженедельное обслуживание 10 единиц оборудования , цена которого 10 000 рублей в месяц.

Если приобретать в собственность (10 шт.) стоимость одной единицы оборудования равна 19 800 рублей. Также к итоговой сумме необходимо прибавить стоимость услуг ассенизационной машины, которая обслуживает кабинки раз в месяц.

В нашем случае, ярмарка проходит 4 дня и выгоднее взять туалетные  модули в аренду.

Следует отметить, большинство участников ярмарки-выставки приезжие, поэтому  в период действия им приходиться  снимать жилье или располагаться  у знакомых или у родственников. В Москве не хватает гостиничных мест эконом - класса, большинство старается работать в lux-сегменте.

Поэтому мое предложение состоит  в том, чтобы построить гостиничный  комплекс для участников всевозможных мероприятий проводимых в ВВЦ⁷ и неподалеку.

 Капитальные вложения необходимые  для строительства 15 000 000 рублей. Среднемесячная выручка будет примерно равна 600 000 рублей. Если говорить о сроках окупаемости, то проект сможет окупить себя примерно за 96 месяцев.

Гостиница предполагает 120 двухместных  номеров, их них 60 номеров с двуспальной  кроватью, и 60 номеров с двумя  полуторными кроватями.

Следует открыть точки общественного  питания. Это кафе на 70 мест, и ресторан на 50 мест.

Штат гостиницы должен состоять их 16 человек. Персоналу следует работать посменно, т.е. в смене 8 человек (администратор, 4 горничные, 2 повара, 1 охранник). Необходимо принять на работу администратора владеющего несколькими иностранными языками.

Так как многие участники мероприятий  приезжают на собственных автомобилях, необходима автостоянка на 60 мест.

Планируется сдать площадь в  аренду на первом этаже гостиницы, на которой расположиться киоск  «СОЮЗПЕЧАТЬ»

Средняя цена одного номера составляет 2 000 рублей. Оценивая текущие цены на рынке это значительно дешевле, чем у конкурентов.

Для увеличения объема продаж, необходимо создать web-сайт, который будет являться подсайтом официального сайта ВВЦ. Также необходимо предоставить возможность on-line бронирования.

Если строить собственное здание, то необходимо учесть удобное месторасположение  к ВВЦ.

Общая площадь гостиницы предполагает 3500 .  Инженерное обеспечение пользование городскими коммуникациями.

Благодаря внедрению информационных киосков повыситься интерес к  ярмарке, также из этого следует  увеличение выручки.

Если построить гостиничный  комплекс, это поможет любому мероприятию, проводимому в ВВЦ выполнить роль надежного делового партнера. Также это поможет обзавестись непосредственными контактами со специалистами предприятий- потребителей определяющими техническую политику в области закупки.

Для увеличения объема продаж на ярмарке  необходимо проводить целевую ориентацию  маркетинговых действий. Это предполагает полное изучение рынка, спроса, вкусов и потребностей покупателей.

Подводя итоги можно сделать  выводы, что внедрение предложенных мероприятий позволит ярмарки улучшить результаты деятельности и в будущем  достичь большей эффективности  деятельности не только ярмарки, а всего  предприятия.

 

Заключение

В заключении необходимо сказать, что неудовлетворительная степень достижения целей выставочной я ярмарочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

При этом необходимо отметить две  из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия  в ярмарке или выставке, а именно:

1. Выводы делаются ими сразу  же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность  заключения так называемых послеярмарочных  (послевыставочных) соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика.

2. Оценка значимости ярмарки/выставки, в которой участвовали эти  экспоненты, производится ими уже  с первого участия.

Если же выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд.

Существует предположение, что  в скором времени физическое присутствие  на ярмарке или выставке будет  заменено «интерактивным» присутствием. Однако сторонников, которые стремятся  превратить ярмарки и выставки в  обычную деловую процедуру, пока еще меньше, чем противников этой точки зрения, выступающих за сохранение колорита ярмарочных и выставочных  мероприятий.

С течением веков ярмарки и выставки постепенно трансформировались из сферы  узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.